城市建設項目文件收集研究與實踐

蔡 軍

一、項目文件收集存在的主要問題

1.項目文件收集還不盡齊全完整。如工程立項、用地拆遷、招投標等項目前期文件經常出現缺漏現象；施工管理、施工技術、原材料進廠檢測、施工記錄等施工文件普遍收集不全。此外，項目建設過程中形成的照片、錄像資料不能如實反映項目建設過程。

2.項目文件質量還不能得到有效保證。如施工記錄、試驗記錄、檢測文件常常出現漏簽名、漏蓋章或簽錯名現象，有的施工日志日期與施工總結日期前后矛盾。此外，設備說明書、產品合格證多為復制件，項目文件真實性難以保證。

3.項目竣工圖編制還不盡規范。如一些竣工圖未按變更通知單更改或修改不到位，有些竣工圖沒有加蓋竣工圖章，或竣工圖章中的內容漏簽、不簽。有的利用施工圖改繪竣工圖，未標注變更修改依據，加蓋上竣工圖章就成了竣工圖等，造成竣工圖與工程實際不相符，影響了竣工圖的準確性。

二、問題成因分析

1.對項目文件收集重視支持不夠。《報送竣工檔案責任書》制度取消后，建設單位在項目審批過程中就不再與城建檔案管理部門簽訂檔案移交進館責任書，城建檔案管理部門無法自項目建設伊始就對項目文件收集進行跟蹤指導，導致項目文件收集范圍不清、責任落實不明。許多項目在臨近驗收時才想起需要移交檔案，造成項目文件收集不全或質量下降。

2.項目文件收集具體措施不到位。由于重進度、趕工期等心理驅使，建設單位普遍未將項目文件收集納入項目建設議事日程，既沒有明確項目檔案管理人員，也沒有明確相關人員對項目文件形成質量的審查責任，項目文件隨意編制、任意存放、管理混亂，項目文件的齊全性、完整性和形成質量無法保障。

3.項目文件收集管控機制不完善。由于溝通協調不到位，加之項目主管部門和有關單位不了解城建檔案工作，導致工程項目備案、不動產登記與項目文件收集、接收進館工作脫節。一些項目已建成使用多年，但項目文件卻遲遲無人負責收集、整理、移交進館。

三、解決對策

針對項目文件收集工作存在的問題，作者從事前、事中、事后控制三個方面，就如何加強項目文件收集進行了深入研究，并結合實際，創新性地提出了具體解決辦法和措施。

1.事前控制，落實項目文件收集責任。（1）明確項目文件收集任務。項目主管部門應積極采取措施，督促建設單位自項目審批階段就與城建檔案管理部門取得具體聯系。城建檔案管理部門應一次性告知項目文件收集范圍、收集標準和移交進館時限，促進項目文件收集與項目建設同部署、同檢查、同推進。（2）建立健全項目檔案管理機制。建設單位應將檔案工作納入項目建設議事日程，確定項目檔案管理機構，分別在建設單位各部門及施工、監理等參建單位設置兼職檔案人員（以下統稱“檔案人員”），建立健全檔案人員管理網絡，為做好項目文件收集工作奠定基礎。（3）明晰參建單位項目文件收集職責。建設單位與參建單位簽訂合同時，應設立專門條款，明確項目文件收集范圍、質量標準。監理合同條款還應明確監理單位對所監理項目文件的審查責任。（4）分解落實項目文件收集任務。建設單位應以表格形式分解項目文件收集、質量檢查任務，確保將項目文件收集、質量檢查任務落實到具體責任人。

2.事中控制，運用6S管理模式確保項目文件收集效果。6S是精細化管理的重要理念和方法。6S，顧名思義，包含6個要素，分別是整理、整頓、清掃、清潔、素養和安全。運用6S管理模式，應從以下6個方面對項目文件收集進行事中管理，提高項目文件收集效率和質量。（1）認真做好項目文件登記保管工作。建設及參建單位，應將項目文件收集納入項目建設、施工、監理計劃，促進項目文件收集與項目建設同步推進。建設及參建單位檔案人員應建立項目文件收集臺賬，分別做好項目文件核查、登記、保管工作。項目建設及參建單位管理人員圍繞項目建設形成的應歸檔文字、圖紙、照片、錄像資料等，應及時交給本部門、本單位檔案人員登記保管。設備使用說明書、圖紙等設備儀器文件資料，應由檔案人員登記入賬后，方可借閱使用。（2）保證項目文件擺放有序。建設及參建單位檔案人員，對登記保管的項目文件，應按文字、圖紙、照片、錄像等分門別類保管，并做好標識。（3）定期檢查項目文件保管情況。建設及參建單位檔案人員，應定期對項目文件保管情況進行清點、檢查、核對，包括設計變更通知單與竣工圖更（修）改核對、文件簽字蓋章手續核對、照片與文字說明核對等，做到賬物相符、真實準確，確保項目文件保管場所整潔、安全，嚴防文件損毀、丟失。建設項目質量檢查、階段性驗收時，應同步檢查項目文件收集、保管情況。城建檔案管理部門應定期對項目文件收集情況進行檢查指導，提出整改意見，確保項目文件的完整與安全。（4）鞏固項目文件收集成果。建設及參建單位檔案人員應持續做好項目文件登記、保管、檢查工作，并把具體辦法固定下來，形成可執行的具體操作步驟，在工作中不斷鞏固并形成習慣。（5）養成自覺做好項目文件收集工作的好習慣。通過開展項目文件收集工作，促使項目建設、參建單位管理人員養成按制度要求自覺將本職崗位工作形成的項目文件移交檔案人員集中統一管理的好習慣，推動項目文件收集全員化、制度化。（6）樹立正確的檔案安全觀。積極開展項目文件收集教育引導工作，教育引導項目管理人員把自覺形成好、主動移交好、集中保管好項目文件，視為項目建設工作不可分割的重要組成部分，促使全體員工養成“項目文件收集人人有責”意識，營造全員參與項目文件收集工作的良好氛圍。

3.加強事后控制，保證項目文件收集質量。（1）嚴格項目文件質量考核制度。建設單位對參建單位進行合同履約考核時，應對項目文件歸檔情況作出評價，并把項目文件齊全、準確、系統作為合同款支付前提條件。（2）全面實施項目文件接收進館審查補缺制度。項目建成后，由建設單位負責，及時將項目文件報送城建檔案管理部門。經審查確認不全或質量不合格的文件，城建檔案管理部門應一次性告知建設單位，提出整改意見。待項目文件收集齊全、質量符合標準后，方可出具檔案合格認證文件。（3）把好項目備案登記關。住建部門開展工程項目備案時，應認真查驗項目檔案移交進館情況，對未取得檔案合格認證文件的建設項目，不予辦理備案手續。（4）把好項目產權登記關。不動產登記部門開展產權登記時，對未取得檔案合格認證文件的建設項目，不予辦理產權登記。

總之，項目文件收集工作是一項非常細致的工作，既需要項目主管部門的高度重視和大力支持，也需要項目管理人員的積極參與和共同努力，共同把好接收進館關。只有這樣，才能確保項目文件的齊全、完整、準確和系統。