解讀《脫貧攻堅檔案和疫情防控檔案歸集工作實施方案》

□ 遼寧省檔案局 劉薇薇

為深入貫徹落實全國檔案局長館長會議和全省檔案工作會議精神，推進脫貧攻堅檔案和疫情防控檔案歸集工作，省檔案局研究起草了《脫貧攻堅檔案和疫情防控檔案歸集工作實施方案》（以下簡稱《實施方案》），明確省（中）直有關單位開展脫貧攻堅檔案和疫情防控檔案歸集工作的總體目標、工作原則、報送范圍、報送要求、工作安排等內容，為各單位開展兩類檔案歸集工作提供了基本依據和遵循，也為全省各地區同步推進此項工作提供了有益的借鑒和參考。

一、《實施方案》出臺背景

2020年12月29日，全國檔案局長館長會議工作報告中國家檔案局將“以脫貧攻堅和疫情防控檔案為重點全面記錄新時代新成就”列入2021年全國檔案系統的重點任務之一。在2021年3月10日召開的全省檔案工作會議上，省檔案局提出要扎實做好疫情防控和脫貧攻堅檔案收集整理歸檔工作。5月18日至19日，國家檔案局舉辦兩類檔案歸集工作培訓班，會議指出，各地區各部門要樹牢責任意識，把檔案認真完整歸集起來。結合我省當前檔案工作實際，印發《實施方案》，對做好兩類檔案歸集作出再安排再推進。

二、任務目標和工作原則

1.總體目標。統一思想認識，提高政治站位，以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，充分認識兩類檔案歸集工作的重要性、緊迫性，要建立職責明確、保障有力、指導到位、監督有效的工作機制，突出重點，整體推進，將習近平總書記親自指揮、親自部署兩場戰役形成的檔案收集好、管理好、保存好、利用好，高質量建成兩類檔案專題數據庫，啟動新時代新成就國家記憶工程，用檔案記錄和見證黨帶領全國人民取得脫貧攻堅全面勝利、疫情防控重大戰略成果的偉大成就。

2.階段目標。各任務單位于6月30日前完成應歸檔文件材料的收集、整理工作，將收集齊全、整理規范的檔案交由單位的檔案部門集中統一管理并進行傳統載體檔案數字化。對檔案目錄、數據認真自查，建立專題目錄，并將目錄及數據報送同級檔案館，鄉鎮要將脫貧攻堅檔案目錄報送縣級綜合檔案館。年底前，縣鄉兩級脫貧攻堅檔案要向縣級綜合檔案館完成移交，應對疫情工作臨時機構形成的檔案要向同級綜合檔案館完成移交。各級綜合檔案館負責對各單位報送的目錄、電子檔案及檔案數字復制件進行審核、驗收，主要核對目錄內容、格式是否規范，電子檔案和檔案數字復制件格式及命名是否準確，掃描圖像質量是否符合要求等問題，對驗收通過的目錄和數據進行匯總，在此基礎上建設專題檔案數據庫，并于年底前基本建成。省檔案局適時對各單位收集、整理、報送情況進行通報。

3.工作原則。一是確保內容完整準確。各單位應當提高檔案意識，把握任務要求，確保歸檔材料做到全覆蓋、無遺漏，嚴格把好檔案收集、整理、數字化的質量關，確保數據完整、真實、準確。二是實現集中統一管理。各單位形成的、屬于歸檔范圍的文件材料不得散存于各部門，更不能留存在個人手中，必須按照歸集范圍做好收集、整理，及時交由本單位檔案部門集中管理，各單位檔案部門再按照規定時限將各種門類和保管期限的兩類檔案統一向綜合檔案館歸集。三是扎實做好檔案安全保密工作。各單位應當建立健全數據管理機制，明確管理職責、人員、權限、流程，在檔案歸集過程中嚴格落實安全保密措施、提高安全管理水平，杜絕失泄密事件的發生。

三、歸集范圍

1.脫貧攻堅檔案。（1）責任單位。原省扶貧開發領導小組39家成員單位。（2）檔案來源。黨的十八大以來至2020年底前形成的脫貧攻堅檔案都納入歸集范圍。一類是貫徹落實黨中央、國務院及省委、省政府領導關于脫貧攻堅工作指示批示形成的檔案；另一類是各成員單位履行行業管理職責在打贏脫貧攻堅戰中形成的檔案。需要注意的是，報送范圍不包含本單位在開展定點扶貧工作中形成的檔案。比如，各單位駐村幫扶工作隊和派駐第一書記等工作中形成的檔案不列入本次檔案歸集范圍。但是，開展定點扶貧工作的文件材料也要收集齊全、整理規范，并統一在各單位的全宗內保管。（3）具體范圍。按照《國家檔案局 國務院扶貧開發領導小組辦公室關于做好精準扶貧檔案工作的意見》（檔發〔2016〕12號）、《國家檔案局 國務院扶貧開發領導小組辦公室關于印發〈精準扶貧檔案管理辦法〉的通知》（檔發〔2016〕13號）、《遼寧省檔案局 遼寧省扶貧開發領導小組辦公室關于印發〈遼寧省全面加強精準扶貧精準脫貧檔案工作的實施意見〉和〈遼寧省精準扶貧精準脫貧檔案管理辦法〉》（遼檔發〔2016〕8號）以及各單位制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表執行。

2.疫情防控檔案。（1）責任單位。省疫情聯防聯控機制成員單位。（2）檔案來源。疫情爆發以來至2020年底前形成的疫情防控檔案。一類是貫徹落實黨中央、國務院及省委、省政府領導關于疫情防控指示批示形成的檔案；另一類是各成員單位承擔聯防聯控機制工作職責形成的檔案；還有各成員單位就疫情防控工作履行行業管理職責形成的檔案。但是，本單位在開展本部門疫情防控工作中形成的檔案不屬于歸集范圍。（3）具體范圍。按照《遼寧省檔案局關于做好全省新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知》（遼檔函〔2020〕6號）以及各單位制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表執行。

3.多種形式檔案。根據《機關檔案管理規定》、《重大活動和突發事件檔案管理辦法》，各責任單位保管或形成的下列文件材料均應納入歸集范圍：（1）領導指示、批示，機構成立及分工文件材料，工作制度、預案、方案、報告、報表、簡報、總結，會議材料，獎懲材料，大事記、宣傳報道，各單位按照分工或職責形成的其他文件材料；（2）照片、錄音、錄像；（3）業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體信息；（4）印章、題詞、活動標志、證件、證書、紀念冊、紀念章、獎杯、牌匾、錦旗等實物檔案；（5）其他具有保存利用價值的文件材料等。

四、報送要求

1.整理標準。各單位要按照進館要求對檔案進行整理，脫貧攻堅檔案一般與責任部門履行其他職能形成的檔案進行統一整理，應按照相應門類檔案整理規則對脫貧攻堅檔案進行組件、分類、排列、編號和編目等整理工作，方法與全宗內檔案保持一致。具體來說，文書檔案執行《遼寧省歸檔文件整理實施細則》，音像檔案執行《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T 50-2014）、《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T 78-2019），建設項目主要是執行《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28-2018）。疫情防控檔案主要是依據《遼寧省檔案局 遼寧省檔案館關于新冠肺炎疫情防控檔案向省檔案館移交的通知》（遼檔函〔2020〕30號）進行分類和整理。

2.檔案目錄。（1）目錄結構。目錄數據中應當含有責任者、頁數、年度、保管期限、檔號等字段，文書、照片、錄音、錄像、實物及其他類型檔案目錄數據字段項的名稱、類型、長度設置要按規定執行，保證目錄與對應的數字復制件及電子檔案順利掛接。（2）目錄格式。檔案目錄分為電子目錄、紙質目錄兩種形式。電子目錄應當包含目錄結構中要求的所有字段項，宜為DBF格式，也可采用XLS格式。文書、照片、錄音、錄像、實物檔案電子目錄應當分別編制。紙質目錄僅包含關鍵字段項，可通過系統或軟件打印，省直單位是按照《遼寧省歸檔文件整理實施細則》中提到的格式進行打印。

3.數據格式。文書、照片、錄音、錄像類電子檔案格式應當符合《電子文件歸檔和電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）規定。文書、照片檔案數字復制件采用單頁TIFF或JPG格式，同一全宗內只能選擇其一，不得混用。掃描宜采用彩色模式，具體要求參照《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）。錄音檔案數字復制件采用WAVE或MP3格式，錄像檔案數字復制件采用AVI、MP4、MOV或MPG格式，具體要求參照《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T 62-2017）。電子檔案、檔案數字復制件應當以檔號為基礎命名，確保目錄與文件或圖像之間用檔號建立唯一關聯。列入歸集范圍的檔案為電子檔案或已完成數字化的，相應電子檔案、檔案數字復制件應隨目錄一并報送。

各單位檔案實體原則上在原單位保管并按正常移交期限進館，不提前移交，文件有明確規定的情況除外。2020年12月31日之后形成兩類檔案的目錄和數據報送工作另作要求。

各地區、各單位要切實加強對兩類檔案歸集工作的組織領導，制定實施方案、細化工作任務、明確時間節點，要采取切實措施，分工負責、形成合力，積極支持兩類檔案歸集工作，在檔案數字化經費等方面給予充分支持，確保各項工作任務如期高質量完成。省檔案局將加強業務指導，按照有關要求對工作落實情況進行監督檢查。