遼寧地區城建檔案館數字檔案資源有效利用現狀調查

郭 瑤 謝永憲 薛 婷 秦晶亮

隨著信息化、網絡化、數字化蓬勃發展，“智慧城市”概念的提出，GIS、BIM、CIM等技術在城市建設管理中的應用，為城建檔案工作開辟了新的領域。在海量數字資源管理模式下，城建檔案管理如何適應“智慧城市”建設發展的需要，實現數字檔案資源的有效利用為城市建設服務是我們亟待解決的問題。本文通過調研，試圖摸清遼寧地區城建檔案館數字檔案資源有效利用的現狀，找到數字檔案資源有效利用工作中存在的問題、面對的困難，以期為我國城建檔案館數字檔案資源的有效利用研究和實踐提供現實依據。

一、調查方案設計

本課題的調查研究對象是遼寧地區城市建設檔案館。城市建設檔案館是一個城市集中統一管理城市建設檔案的專業檔案館。

1.調查內容。本課題將調查研究的核心內容“數字檔案資源有效利用”，具體為以下六個方面：第一，數字檔案資源開發基礎；第二，數字檔案資源有效利用的制度建設；第三，數字檔案資源利用需求；第四，數字檔案資源開發程度；第五，數字檔案資源提供利用；第六，數字檔案資源的系統平臺保障。

2.抽樣方案。本次調查采用普查法。截至2020年底，遼寧省共轄14個地級市，分別是沈陽市、大連市、鞍山市、撫順市、本溪市、丹東市、錦州市、營口市、阜新市、遼陽市、盤錦市、鐵嶺市、朝陽市、葫蘆島市。14個地級市城建檔案館相關工作負責人根據工作經驗填寫了問卷。

3.調研數據收集方法。本次調查采取的數據收集方法為問卷自填法，具體做法是：首先，將設計好的問卷發布在問卷星上；然后，與普查對象的相關負責人電話溝通問卷填寫事宜，說明調研目的、意義及填寫注意事項；同時，將問卷星的鏈接發給相關負責人，并約定完成問卷填寫的截止時間；最后，按計劃下載問卷數據[1]。

二、數字檔案資源有效利用的調查數據分析

1.數字檔案資源的開發基礎。統計數據顯示，樣本單位館藏囊括了綜合類、城市勘測類、城市規劃類、城市建設管理類、市政工程類、公共設施類、交通運輸工程類、工業建筑類、民用建筑類、名勝古跡園林綠化類、環境保護類、縣（村）鎮建設類、人防軍事工程類、水利防災類、工程設計類、地下管線類、聲像類、其他等18種檔案類型[2]。其中，達到或超過50%的樣本單位擁有綜合類、城市規劃類、城市建設管理類、市政工程類、交通運輸工程類、民用建筑類、工業建筑類、地下管線類等8個種類的檔案。57.14%的樣本單位（8家）數字化率達到了40%，28.57%的樣本單位（4家）數字化率達到了60%。57.14%的樣本單位（8家）制定了電子檔案接收制度/管理辦法，用于指導移交單位行程符合規范的電子檔案。42.86%的樣本單位（6家）實現了館藏的全文檢索。

數據表明，樣本單位數字檔案資源開發基礎有待加強。樣本單位館藏內容種類豐富，但是數字化率偏低，沒有任何樣本單位數字化率達到80%，42.86%的樣本單位（6家）沒有制定電子檔案接收制度/管理辦法，57.14%的樣本單位（8家）沒有實現館藏的全文檢索。

2.數字檔案資源有效利用的制度建設。統計數據顯示，71.43%的樣本單位（10家）制定了檔案提供利用的制度/管理辦法。50%的樣本單位（7家）制定了本單位檔案提供利用工作的計劃/規劃。數據表明，樣本單位對檔案利用工作重視程度有待加強。

3.數字檔案資源的利用需求。統計數據顯示，檔案利用者的目的比較集中，從高到低的百分比依次是建設審批及竣工驗收（85.71%、12家），舊城區改造利用規劃（78.57%、11家），改造拆遷利用規劃、編修史志、部門工作考察（71.43%、10家），學術研究（42.86%、6家），查閱辦學和開辦公司安全保障資料（28.57%、4家）。利用者查詢利用較多的內容主要是工業建筑類、民用建筑類（57.14%，8家），城市規劃類、市政工程類（50%，7家），城市建設管理類（42.86%，6家），其他類別所占比例不高。

4.數字檔案資源的開發程度。數據顯示，57.14%的樣本單位（8家）確定了檔案信息開發流程。50%的樣本單位（7家）建立了檔案開發利用體系的平臺。樣本單位主要圍繞城市規劃管理（50%、7家）、城建工程設計（42.86%、6家）、名勝古跡（35.71%、5家）等內容開展了檔案展覽等多種檔案開發形式。78.57%的樣本單位（11家）、42.86%的樣本單位（6家）、35.71%的樣本單位（5家）分別圍繞重大工程項目、新中國成立70周年、中國共產黨成立100周年開展了檔案展覽等多種檔案開發形式。樣本單位每年為城市改建、擴建、領導規劃決策提供必要數據的比例由高到低依次是1—2次（35.71%、5家）、9—10次（28.57%、4家）、5—6次（21.43%、3家）、7—8次（7.14%、1家）。35.71%的樣本單位（5家）沒有建立專題知識庫，14.29%的樣本單位（2家）分別建立了1個、4個、5個和其他數量的專題知識庫，7.14%的樣本單位（1家）建立了2個專題知識庫。數據表明，樣本單位數字檔案資源開發程度不高。還有42.86%的樣本單位（6家）沒有確定檔案信息開發流程，50%的樣本單位（7家）沒有建立檔案開發利用體系的平臺，日常和專項檔案開發形式與比例都不多，為城市改擴建、領導決策提供必要數據的次數、建立專題知識庫的個數都很少。

5.數字檔案資源的提供利用。統計顯示，樣本單位熟悉館藏檔案與利用流程工作人員的百分比由高到低分別是30%—50%（含）（42.86%、6家）、10%—30%（含）（35.71%、5家）、70%—90%（含）（14.29%、2家）、50%—70%（含）（7.14%、1家）。樣本單位在利用服務過程中使用模糊檢索技術的比例是78.57%（11家），使用語義分析技術的比例是64.29%（9家），使用電子簽章的比例是42.86%（6家），使用知識圖譜的比例是35.71%（5家）。利用者檢索檔案方式的比例由高到低依次是主題詞（78.57%、11家）、題名（64.29%、9家）、著者和代碼（50%、7家）。71.43%的樣本單位（10家）收集了利用者評價。樣本單位在數字檔案資源提供利用過程中出現困難的比例由高到低依次是缺少經費（64.29%、9家）、缺少專業人員（57.14%、8家）、缺少必要技術（50%、7家）、領導不重視（28.57%、4家）。數據表明，樣本單位對數字檔案資源提供利用工作做了大量工作，但困難重重。78.57%的樣本單位（11家）熟悉館藏檔案與利用流程的工作人員百分比沒有超過50%，知識圖譜、電子簽章使用比例偏低，樣本單位收集利用者評價的比例有待提高，經費、人員、技術嚴重短缺。

6.數字檔案資源有效利用的系統平臺保障。統計數據顯示，21.43%的樣本單位（3家）建設了符合國家檔案局要求的數字檔案館，比例較低，數字檔案資源有效利用的系統平臺保障問題嚴重。

三、數字檔案資源有效利用優化策略

1.夯實開發基礎。（1）提高檔案數據質量。堅持“存量數字化、增量電子化”原則，盡早實現檔案館館藏存量檔案100%數字化。保障檔案數據質量，進一步提高館藏存量數字資源質量，確保移交進館的數字化副本符合進館質量要求。（2）接收建筑信息模型數據入館。建筑信息模型檔案的存儲與利用，有利于解決建筑項目長期運營和維護過程中的數據存儲、動態更新與各種數據利用問題，為智慧城市建設提供建筑的基礎信息。各城建檔案館應盡快接收建筑信息模型數據入館，建設建筑信息模型數據開發的基礎，提高輕量化展示能力，滿足建筑信息模型數據利用需求。

2.持續加強制度建設。各城建檔案館需要建設數字檔案資源開發利用制度體系，在管理制度層面統一檔案開發利用工作的開展，做好頂層設計和系統布局，規范管理檔案資源建設要求、檔案開發業務流程、開發成果評審與評比納入等方面的內容，加強檔案開發工作的頂層策劃，推動檔案開發成果向系列化、專業化發展。

3.多方面做好開發工作。檔案開發工作是在深入研究檔案信息內容的基礎上，對檔案信息進行收集、篩選、加工，形成不同形式的開發成果，以滿足利用需求的一項專業性工作。（1）利用數字技術提升檔案展覽吸引力。將數字技術應用于檔案展覽，能提升展覽的互動性、多維性以及體驗感，以此提升檔案展覽效果，從而達到更高效的傳播與科普作用；能幫助觀眾更好地理解與吸收檔案展覽內容，滿足人們的精神文化需求。（2）拓展開發形式。除了檔案展覽，各城建檔案館可以積極利用館藏數字檔案資源，開發多種類型的檔案產品，如綜合類開發成果，包括史、志、年鑒、大事記、畫冊、展覽大綱等；工程項目類開發成果，包括工程項目建設史、工程項目情況簡介、工程項目建設專題片、工程項目建設大事記、工程項目建設圖冊等。（3）建立專題知識庫。各城建檔案館可根據館藏檔案內容，建立專題資源庫，通過有組織地分析、篩選、整合，把某一特定專題的檔案集中、有序、系統地組織在一起，為城市改建、擴建、領導規劃決策提供必要數據。（4）協同開發檔案資源。聯合開發、協同開發是檔案資源開發的新趨勢，可以為檔案資源的開發注入新活力，為檔案管理帶來優勢，并通過新穎的檔案資源開發方式更加充分地發揮檔案的價值。

4.持續做好提供利用工作。（1）加強人員培訓。首先，善于學習借鑒兄弟單位的或者不同行業，如博物館、圖書館等單位的好做法。其次，及時總結經驗教訓，發揮專業優勢。最后，“走出去”與“請進來”相結合開展知識培訓。（2）善用利用者評價。利用者是檔案提供利用的服務對象，檔案的提供利用應充分了解用戶當前和未來的需求，選定資源基礎，明晰檔案開發的方向，根據利用者最關心、最感興趣、最具代表性的話題進行選題，并選擇合理的開發模式，為利用者提供檔案開發產品，滿足利用者多樣的利用需求。（3）主動推送數字檔案資源產品。在現有的檔案開發基礎上，運用大數據分析手段，分析出利用者對城建檔案相關知識的需求，按照專業分類，將微信公眾號及新聞媒體的相關碎片信息，整合資源，主動推送，為社會大眾提供系統性的城建知識，滿足社會各類人員的需求。（4）使用電子印章技術。電子印章技術的應用可以減少紙質材料和實體印章使用，建立程序更便利、資源更集約的政務服務新模式。在城建檔案館提供利用過程中使用電子印章技術，可以大幅度減少人工操作，提高工作效率。（5）引入知識圖譜技術。在城建檔案知識開發利用中，用可視化技術描述城建檔案知識資源及其載體，挖掘、分析、構建、繪制和顯示知識及它們之間的相互聯系，將在很大程度上幫助社會公眾理解、發現城建檔案知識點，提高城建檔案的利用率。

5.加強平臺保障建設。數字檔案館是數字檔案資源有效利用的依托平臺。數字檔案館利用知識管理、大數據等理念和技術，創新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和知識化組織，以檔案利用需求為導向，有針對性地主動提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務，最終實現檔案服務的知識化[3]。各城建檔案館需建設集基礎設施、檔案管理系統、數字檔案資源、標準規范、安全保密體系于一體的檔案數字化綜合應用平臺，實現檔案信息資源的全過程管理和高效便捷利用。