智慧校園背景下高校檔案信息化建設研究

方小麗

隨著高校信息化建設的不斷推進和高校管理理念的進步，云計算、大數據等新興互聯網技術與高校管理服務的融合逐漸加深，智慧校園就是在這一背景下誕生的[1]80。智慧校園背景下，高校檔案在信息技術、管理制度、工作流程的革新下迎來了新的發展機遇，個性化檔案服務、檔案內容分析、分布式存儲等應用應運而生。在此背景下的高校檔案信息化建設就應突破原有格局，將多樣化的檔案信息資源作為前提，將檔案信息化資源的管理作為核心，進而有效保障安全管理的效率，建立數據管理中心，對互聯網、物聯網及通信網進行構建，進一步延長和發展高校檔案管理的業務領域和服務范圍。

一、智慧校園背景下高校檔案信息化建設的主要支撐技術

1.云計算。云計算具有多重優勢。第一，存儲規模十分龐大。傳統高校檔案管理模式下，紙質檔案的存儲需要消耗較多的庫房空間，同時還要進行防潮、防火、防蟲等保障工作。隨著檔案信息化建設，電子檔案的出現解決了這一問題。檔案館可以將實體檔案進行數字化轉化，之后將其同步到云端上，大大節省了存儲空間。第二，成本較低，計算機軟硬件和網絡基礎設施的維護和更新每年都要消耗大量的金錢。而從一所學校的角度來看，智慧校園背景下教職工、學生服務信息平臺建設和各項細分服務領域的誕生更使得數據產生量呈幾何式增長。無論是數據分析還是基礎設備的采購，都需要預留大量的存儲空間，消耗很多的人力物力。而云計算則可以通過集成化的服務，根據檔案業務的需求制定模塊化的存儲方案，大大降低了管理成本。第三，便于共享。高校傳統的檔案信息傳遞的模式是單向的，而云計算則將信息傳遞去中心化和分散化，只要通過一定的授權和認證，就能在網絡環境下訪問自己想要的檔案資源，突破了檔案利用服務的時空局限。

2.物聯網。IBM曾經提出過“智慧地球”的概念，其本質就是將互聯網和物聯網融合在一起，讓虛擬和現實的分界線更加模糊，而物聯網更是智慧校園背景下檔案信息化建設不可或缺的一部分。從內涵上看，物聯網在本質上仍是一種信息交換的過程，只是信息交換的對象變成了“人”和“物”。從其運行的原理上看，第一步要對目標物體的屬性進行標記和識別。體現在高校檔案管理中，就是對檔案的位置、數量或是內容進行識別。第二步，要搭建底層的硬件設備與設施為物聯功能的實現提供基礎，如定位系統、二維碼、條形碼等等，通過這些識別設備完成對所標記物體的識別，獲得其屬性，然后就通過相應的轉碼技術將其傳輸到數據處理中心進行計算。如在進行實體檔案的展覽時，可以通過掃碼的形式獲取檔案的具體資料和詳細信息，讓師生能夠更加全面、立體地獲取展品的相關信息，縮短師生與展品間的距離。又如當檔案的位置發生異常變動時，能夠通過實時物聯網及時獲取信息，保障檔案的安全。

3.大數據。大數據是檔案管理中應用較早的一種技術，它進一步擴大數據分析的范圍，將結構化和非結構化的數據統一進行分析，從而獲取數據之間的關聯，以發現各種數據新的價值。從其內涵來看，大數據首先要在種類和數據量上都異常龐大，它是在傳統數據分析基礎上的進一步延伸，其最終呈現出來的效果和價值不取決于技術的先進與否，更多的是由數據庫決定的。信息技術的快速發展不僅催生了很多新的經濟領域，同時也對傳統行業產生了革命性的顛覆。當前，數據已經成為全世界公認的重要戰略資源，大數據也因其在各行各業的重要作用受到了世界范圍內的廣泛關注。在智慧檔案管理中，大數據的應用也是十分重要的，檔案管理部門本身就具備海量的信息資源，可以說天然具備應用大數據的優勢。同時在檔案資源的收集、傳遞等過程中又產生了一系列新的數據，這些數據都存在著價值。通過大數據對檔案資源以及檔案管理進行深度分析，有助于檔案館發現館藏資源的價值，同時也能在一定程度上挖掘不同類型檔案之間的關聯性，給檔案服務的開發和利用提供幫助。此外，大數據的價值還體現在前端，大數據能夠全面分析用戶的行為數據，有助于檔案館挖掘用戶的需求，制定個性化的服務模式。

二、高校檔案信息化建設的規劃與設計

智慧校園背景下檔案信息化建設是一項系統性和全局性的工作，主要包括四個層面：即設備層、感知層、數據層、服務層。

設備層就是指網絡配套、服務器配置、計算機軟硬件、存儲設備等基礎設施。設備層是開展檔案信息化建設的先決條件，缺乏基礎的網絡設施，那么互聯網和物聯網都無從談起。面向前端的設備應根據高校檔案工作的特點和業務需要自主選擇。與普通的檔案信息化建設有所不同的是，智慧校園背景下的設備層不是簡單地買幾臺電腦和幾款軟件，而是要將信息服務的對象和主體有機地連接起來，讓設備層提供檔案業務創新與發展的網絡環境，為云計算、物聯網和大數據的應用提供必要的物資支撐。

感知層主要發揮的是物聯網的作用，其具體的操作是在云檔案館和線下檔案館中布置識別設備，通過傳感器、二維碼和攝像頭來實現對整個檔案館的實時觀測，也能夠更大程度上收集不同類型的數據和事件。感知層分布于智慧檔案館的各個角落，貫穿于檔案管理的每個環節，其目的是為了保證各項數據的安全穩定傳輸。高校檔案工作本身就屬于數據密集環境，而智慧校園則更突出了這一特點。高校檔案信息化建設中，為了實時獲取檔案管理、服務和流轉中的各項數據，我們通常會將識別設備安置在各個角落，因此檔案館每時每刻都在產生和收集大量的數據，這就需要數據層對這些海量數據進行深度分析。

數據層是感知層和服務層的有機連接，它是感知層的目的，同時又是服務層的基礎，只有通過客觀的數據分析，才能夠獲取真實的數據價值，為服務層的運作提供數據參考[2]5。

服務層是檔案信息化建設的最終目的，無論是哪個工作環節，其最終都是為服務層服務的，它直接面向用戶，為使用者提供相應的服務。考慮到檔案保密性的特點，高校檔案服務一直以來都較為閉塞，不為人所知。但隨著移動互聯網的發展，這一現象被逐漸打破。在現代社會，通過移動終端來查看自己想要的檔案信息已成為檔案服務的必然趨勢，正因為如此，檔案信息化建設也顯得尤為重要。

三、智慧校園背景下高校檔案信息化建設路徑

智慧校園背景下高校檔案信息化建設要堅持“深入、融入、引入”的思路，即要將檔案信息化建設融入檔案管理工作的深處，有效解決當前困擾高校檔案管理工作的問題，在這一過程中不斷融入智慧校園，讓檔案信息化建設從理念、技術、實效等方面實現既定的目標。

“深入”是指現代檔案管理體制下檔案管理工作發展的必然趨勢就是數字化、信息化、智慧化，這既是高校發展的需要，也是檔案管理工作能夠持續提升的必然要求[3]。對此，高校應在檔案信息化的基礎上進行統籌和規劃。從技術的角度上來看，要充分研究物聯網、云計算和大數據在檔案管理中的應用，從高校管理、師生和社會的實際需求出發，結合檔案的具體工作情況，推動先進技術在檔案管理中的有效落實，進而使得智慧類型的檔案館在構建過程中可以向系統發展，形成一個集成化的資源，使得檔案在收集和管理以及利用過程中向高度智慧化方向發展。建設數據化的資源時，不但需要對數字化的檔案資源進行活化，還要注重檔案價值的深度挖掘，通過深度的內容分析讓檔案發揮新的價值。第二就是要推動檔案資源的共享，讓不同的使用主體和不同類型的檔案能夠在一個共有的平臺中互聯互通，促進檔案資源利用的最大化，切實幫助智慧檔案館的建設。

“融入”就是要求高校檔案信息化建設融入智慧校園建設中。當前，我國各大高校都在穩步推進智慧校園工作，搭建信息服務平臺。無論是在資金政策還是技術保障方面，智慧校園建設都得到了社會各界的大力支持。智慧校園最終的目的是提高高校的運轉效率，提高師生和社會公眾的獲得感、幸福感，是高校管理內涵式發展的重要舉措。當前，高校檔案管理與利用也呈現出多元化、社會化趨勢，信息服務的領域和對象逐漸擴大。因此，高校檔案信息化建設要融入智慧校園建設，主要體現在兩個方面：一是檔案信息化建設本身就是智慧校園建設的環節之一，借助智慧校園的各項便利加速智慧檔案館建設，同時還可獲得相應的資金和政策紅利；另一方面是要將檔案管理、服務與共享平臺系統融入智慧校園系統中，如在校園信息門戶、自主傳播平臺中切入智慧檔案館的接口和功能，進一步擴大高校檔案的服務對象[4]62。

同時，檔案信息化建設要融入智慧校園的基礎設施建構中，檔案信息化建設一方面借助智慧校園的便利，借用其基礎網絡設施和物聯網識別設備，另一方面也要將自有的基礎設施共享給智慧校園，將有限的資源最大化利用，也能讓檔案信息化建設成為一項常態化的工作。從廣義的角度上來看，基礎設施建設是為了實現相應的功能而在檔案館及相關的部門布置基礎設施，如庫房建設、機房建設、服務器建設、數據庫建設、電網、基站等等。而從狹義的角度上來看，智慧檔案館基礎設施的建設主要針對檔案用戶的具體需求，根據用戶的具體需求來進行網絡設施和基礎設施的搭建。高校檔案信息化建設所探討的基礎設施建設指狹義方面的，在信息網絡設施方面包括廣播網、互聯網、電視網。信息共享基礎設施包括云計算平臺、智慧檔案管理系統、檔案信息安全平臺等等。

“引入”。當前，檔案信息化在高校的發展已較為成熟，但從整個檔案管理的歷史來看，檔案信息化建設仍是較為新興的事物，各地高校雖然大多已經完成檔案資源數字化、檔案傳輸網絡化，但在多元業務應用和檔案服務與利用的開發方面還缺乏經驗。在這方面，國外的檔案界也是如此。對此，國內高校檔案界應積極探索，創新數字檔案管理方式、管理理念，主動與其他檔案管理部門交流溝通，學習對方的先進經驗和理論，推動檔案信息化建設的持續健康發展。在理論方面，要加強智慧校園和智慧檔案館基礎理論以及相關學科的學習，逐漸完善檔案信息化建設的理論支撐；而在實踐層面，檔案信息化建設要充分汲取和借鑒智慧校園、智慧城市建設其他模塊的先進經驗，借助智慧校園的便利，獲取師生的檔案需求，以需求為指引、技術為保障開發出滿足師生、滿足大眾的檔案應用。

四、智慧校園背景下高校檔案信息化建設的保障與支撐

1.政策法規。當前，我國智慧檔案建設還缺乏國家層面的政策法規，僅有部分地區在檔案工作會議或者講話中對智慧檔案建設有所提及，但總的來說還缺乏較為權威的政策法規。因此，首先應在領導層面予以高度重視，通過完善的頂層設計推動智慧檔案的落地執行。從國家的層面來看，國家檔案局應發揮牽頭作用，為智慧檔案建設制定具體化的政策規定，內容不僅要有基礎的檔案管理和檔案館建設，還要進一步擴展，涵蓋智慧檔案館建設的方方面面，如技術政策、信息標準、通信標準、安全體系等等。從高校的層面來看，就是要在智慧校園建設中納入智慧檔案建設，以國家層面的政策規定為指引，結合本校的檔案工作現狀，制定完善的智慧檔案信息化建設規劃。

2.標準體系。檔案信息化建設涉及多個部門，同時也與智慧校園建設深度融合。作為信息服務的一種方式，是否具有嚴格的標準體系是決定其服務水平和服務內容的關鍵因素。對此，高校應一方面對照智慧校園建設的標準體系制定與本單位業務密切相關的檔案信息化建設標準體系，實現信息數據的標準化和規范化管理，提高信息流通的效率。另一方面，也可開展試點工作，通過小范圍的試點發現標準體系存在的問題，為今后的普及打下良好的基礎。此外，高校還應注重與國際檔案界的交流，在檔案信息化建設中建立與國際接軌的標準體系。

3.管理體制。在檔案信息化建設中，涉及大量部門的數據并軌問題，由此而產生的不同的管理風格也在一定程度上影響了其融入智慧校園的進程。從整體的發展態勢上來看，高校檔案信息化建設還存在著發展不平衡的情況。對此，應在智慧校園的模塊下，推動檔案資源的規范化與標準化，在檔案的時間、格式、大小、范圍、內容上進行細化分類。同時，平衡信息化建設的投入配比，保證內部各個部門的相對平衡。此外，推動各部門信息收集標準的統一，進而提高信息共享和流通的效率。通過制度進一步明確各個管理部門在檔案信息化建設中的職責，形成分工明確、合作有據的良好局面。針對外部不平衡的問題，應由省級以上的檔案管理部門牽頭，主動協調建立檔案共享平臺，積極承擔檔案信息化建設的職責與任務，為我國檔案事業的發展提供強有力的信息支持。

4資金保障。高校應更重視檔案信息化的資金投入，并將資金融入制度方面。此外，還要進一步拓寬資金來源。我國對于檔案信息化建設的資金投入的主體還是政府。對此可以借鑒國外的先進經驗，鼓勵校友、校辦企業和合作企業投資，共享建設成果，保障檔案信息化建設持續進行。另一方面，除了對建設方面的投入外，還有對人才培訓方面的資金投入。

5.人才培育。人才是檔案信息化建設的創新之源。智慧校園背景下高校檔案管理人才的培養要加強工作人員的自我發展意識，只有自己重視自身的專業發展，才能在處理問題的過程中充滿積極性，智慧檔案館建設工作才能更順利。首先，樹立良好的職業觀及發展觀，讓檔案工作者全面了解自己、認識自己，發現自己的不足，并從中找出完善自身的方法，積累各方面知識，加深對自己職業的熱愛程度；其次，加強管理人員的職業使命感和責任心，增強管理人員對本職工作的興趣，在工作崗位感受到成就感，從而完成自我實現的需求。此外，還可以結合資金保障，建立完善的激勵制度，提高檔案管理人員的工作積極性。