大數據背景下高校檔案精益化管理探究與思考

丁志高 井泓全 付 杰 馬林剛

一、高校檔案精益化管理的科學內涵

高校一直都是科技發展的前沿陣地，無論是技術研發還是技術應用。隨著大數據時代的來臨，高校檔案管理也迎來發展的新契機，高校檔案精益化管理應運而生。精益化管理的相關理念最早是來自汽車制造領域，其本意是降低不必要的生產成本，提升實際生產經營活動中的管理效率和產品價值，精益化管理的應用在規模經濟領域起到了非常良好的效果[1]73。在高校檔案管理工作中推進精細化管理，其主要目的是通過優化成本結構，降低管理成本，提升高校檔案管理的效率和質量，以期在大數據時代的今天促進高校檔案管理向著更高層次發展。

二、高校檔案管理存在的問題

1.管理制度不健全。經過幾十年發展，各大高校根據自身情況都制定了相應的檔案管理制度。但是，從整體上看，各高校所構建的檔案管理制度是不夠健全的，存在管理制度漏洞。檔案丟失、檔案損毀、人員疏忽現象經常發生。這些都是制度建設和管理環節存在的問題，亟待改善。從發展的角度講，檔案管理制度存在問題，會極大地影響我國高校檔案精益化管理的效率和質量。所以，要對現行的高校檔案管理制度進行再審視、優化和完善。

2.管理模式低效。改革開放以來，黨和國家十分重視高等教育的發展，針對高等教育發展的財政投入也是越來越多。但是，高校在發展過程中仍舊存在一些問題。其中，高校檔案管理問題就是重要的一環。很多高校在檔案管理問題上的重視程度不夠，管理效率較為底下，檔案管理質量也不好。同時，固守舊有經驗和思維定式，不敢創新，沿用舊有高校檔案管理模式，缺乏大數據時代技術革新與管理創新的敏感性，對新興的網絡和信息技術缺乏認識，造成了很多高校檔案精益化管理工作的滯后。

3.管理人員綜合素質亟待提高。大數據時代，高校檔案的管理和維護，需要檔案管理人員具有較強的專業知識和責任意識，需要掌握較為先進的網絡和信息技術手段。目前，各高校的檔案管理人員，大多都是非專業人員，且年齡結構、管理水平、知識儲備、責任意識都參差不齊。這就是很多高校檔案管理成本較高、管理效率低下、服務質量低下的根本原因。而且，很多高校的檔案管理者是非本校的外聘人員，雖然其專業程度較高，但是其整體管理能力和責任意識都不足以完成高校檔案精益化管理的預定目標。因此，加強高校檔案管理人員隊伍建設對大數據時代高校檔案精益化管理目標的實現，十分關鍵。

4.管理技術手段儲備不足。大數據是在云計算、物聯網之后信息技術產業又一次顛覆性的技術革命[2]47。大數據時代，高校檔案精益化管理需要較為先進的網絡和信息管理技術手段作為技術支撐。但是，很多高校檔案管理存在基礎設施和技術設備陳舊等問題。部分高校檔案管理者對數字化管理缺乏認識，對信息技術和網絡技術應用不夠敏感，造成對檔案管理的技術投入力度不夠，網絡和信息技術設備更新不及時，技術水平嚴重落后，形成了高校檔案管理工作低質低效的惡性循環，造成檔案精益化管理工作困難重重。

三、高校檔案精益化管理應遵循的原則

1.堅持制度化原則。高校檔案精益化管理要重點強調管理制度建設，以舊有的管理經驗為藍本，取其精華；根據高校的實際情況，從人、設備、信息等各個方面構建一套健全的檔案管理制度，形成管理良性循環，堵住管理制度漏洞，將管理風險降到最低，加強制度執行，努力將高校檔案精益化管理的相關工作落實到位。

2.堅持責任化原則。高校檔案管理中最重要的是對人的管理，大學是一種典型的利益相關者組織[3]91。高校檔案精益化管理首先要加強對工作人員的管理。要提高工作人員的管理能力，明確職責，確定分工，強化責任意識，將相關工作落實到個人，提升管理效率和服務質量，深度挖掘現有檔案管理工作人員的潛力，充分調動其積極性，努力實現高校檔案管理工作的高效率和高質量。

3.堅持創新化原則。大數據時代，網絡和信息技術飛速發展，舊有的檔案管理制度、工作方式、管理流程已經很難滿足高校檔案精益化管理的要求。這就要求高校檔案管理工作人員，要強化創新意識，更新管理理念，加強制度創新，提升對網絡和信息技術更新的敏感度，更新服務理念和知識體系，將創新性思維融入高校檔案精益化管理工作始終。

4.堅持服務化原則。大數據時代，高校檔案管理向著數字化方向發展，對于高校檔案信息的需求也會越來越多。堅持服務化原則，供給高質量服務，不僅是高校檔案精細化管理的要求，也是供給側結構性改革的基本要求。高校檔案精益化管理要堅持以服務為導向，以滿足檔案信息使用者需求為最終目標，提升服務意識，強化服務理念，以服務帶動管理，以期高效率、高質量服務的實現。

四、大數據應用在高校檔案管理中的意義

1.保障數據的可靠性。在信息時代，大數據較為廣泛地應用在各行各業。在高校的發展中，人才培養、招聘信息、學術研討等相關工作涵蓋了大量相關數據，對數據信息的可靠性尤其是數據鏈的可靠性，提出了相當高的要求。在高校檔案精益化管理的過程中，充分利用大數據等相關技術手段，可以充分地對已采集的檔案數據進行分類、歸納、分析，建立完整的檔案數據鏈，能對高校檔案信息做到完整呈現，以保障高校檔案信息的真實性、完整性、可靠性。

2.提升數據處理效率。大數據時代，大數據技術的特點是較高的運算速度和較強的處理能力。高校檔案的精益化管理要充分運用大數據和網絡技術手段，構建涵蓋黨建、教學、科研、行政、財務、組織、人事等領域的完備數據庫[4]155。在有效的技術支撐下，各領域形成數據鏈，達到互聯互通的效果，這會極大地提升高校檔案數據的處理效率，對高校檔案精益化管理的推進也有較大幫助。

3.提升數據使用效率。在高校檔案精益化管理的過程中，積極運用大數據等技術手段，加強數據處理，會達到事半功倍的效果。在高校運行的過程中涵蓋黨建、教學、科研、行政、財務、組織、人事等諸多領域，傳統檔案管理模式已經難以滿足當前高校運行節奏，強化大數據和計算機技術手段應用，實現對海量信息的甄別、篩選、提取、利用，彌補了高校檔案管理信息采集數據規模大、時間長的不足，強化高校檔案信息的分類和量化管理，提升了檔案數據的使用效率，這是實現高校檔案精益化管理的必由之路。

五、實現高校檔案精益化管理的對策

1.優化信息采集。大數據時代，高校檔案精益化管理的實質是信息資源的管理，優化信息采集就是重中之重。高校檔案管理部門要提高認識、嚴格把控，加強對海量數據的處理、分析、整合，剔除缺乏實際價值的信息，提升檔案信息資源的準確性、有效性、可靠性。同時，高校檔案管理部門拓寬信息采集渠道，通過實用軟件和手機App獲得相應信息數據，還可以加強與政府、社會第三方組織的戰略合作，實現資源共享，達到檔案資源效益最大化。

2.強化資源共享。大數據時代，高校檔案精益化管理強調信息資源共享的重要性。在精益化管理工作中，高校檔案管理部門要樹立大局意識，實現信息資源在多元主體之間共享，保證共享渠道暢通[5]163。提升高校檔案資源的使用效率，深度挖掘高校檔案資源的實際價值，構建一套高校檔案資源共享制度。在實現精益化管理前提下，不斷提升高校檔案資源的開放程度，高校檔案管理部門應具有包容性和開拓意識，加強高校和社會之間的合作，達成共識，構建一條信息資源共享的高速公路，以實現高校檔案精益化管理的目標。

3.保障信息安全。大數據時代，高校檔案精益化管理的實質就是信息管理，提升信息安全意識，強化信息安全手段尤為重要。高校檔案管理部門加強對信息安全的重視程度，對精益化管理中可能出現的系統漏洞進行自檢，加強人員培訓，加強技術投入，堅持檔案信息動態化管理，將檔案精益化管理的相關制度落實到位，降低系統風險和信息安全風險，保障檔案信息安全，實現高校檔案精益化管理的高水平發展。

4.實現多元主體。高校檔案的精益化管理要實現管理主體的多元化，為保證精益化管理的效率和質量，高校檔案部門應與社會第三方組織合作，加強技術探討、信息共享，拓寬信息來源渠道，從廣度和深度進行有效合作，充分利用社會第三方組織的資源和經驗，整體提升高校精益化管理水平。再者，在高校范圍內，檔案信息制造者、使用者、管理者形成良性互動，充分利用大數據和網絡技術，高校檔案管理部門可以設計相關實用軟件和手機App，通過相關人員的廣泛下載以及優化后臺管理，拓寬信息采集路徑，加強檔案信息的多方主體，形成積極互動，實現高校精益化管理工作的常態化進行。

5.建設人才隊伍。高校檔案的精益化管理，必須突出人的作用。可以說，加強人才隊伍的建設是高校檔案精益化管理的關鍵。傳統高校檔案管理“四少兩多”（四少：具有雙高人員較少、具有專業素質人員較少、男同志較少、年輕同志較少；兩多：女同志較多、年齡大的同志較多）的狀態必須徹底改觀。大數據時代，高校檔案精益化管理需要高素質的綜合人才，有管理統籌的大局觀、技術革新的敏感性和制度創新的開拓性[6]65。這就需要高校構建一支綜合素質較高的人才隊伍，針對大數據時代高校檔案精益化管理的特點，培養管理骨干，形成制度化。從短期、中期、長期三個時間維度，構建人才梯隊，以招聘、培訓、淘汰為手段，提升人才隊伍的綜合素質，為高校檔案的精益化管理打下堅實的人才基礎。

6.加強投入力度。大數據時代，高校檔案的精益化管理需要一定程度的資金支撐，傳統的低成本的檔案管理模式已經難以滿足需求，高校需要加強對檔案管理的投入力度。要加強對技術升級的投入力度，大數據時代的技術設備更新換代較快，人員培訓成本提高，日常管理費用也會有較大幅度的增長。但是，加強檔案管理資金的投入，并不意味著可以浪費，高校檔案精益化管理一個十分重要的特點就是實現管理資金效用的最大化，實現資金使用的合理分配和高效利用，避免不必要的消耗和浪費。要對舊有檔案進行清理，實現相關資源的合理配置。高校要拓寬資金來源渠道，加強從社會募集資金，加強和相關企業合作，在合理、合法、合規的前提下，增加高校收入，為高校檔案精益化管理提供充足的資金支撐。

大數據時代，實現高校檔案精益化管理，要以大數據和網絡技術手段為支撐，摒棄低效傳統的檔案管理模式，從檔案信息資源的產生、采集、處理、分析、優化、整合等諸多方面，提升檔案管理工作的質量和效率。我們也認識到，大數據時代，高校檔案精益化管理要加強與政府、社會第三方組織的合作，拓寬信息來源路徑、拓寬資金來源渠道、拓寬技術手段通道；重視人才培養，加強制度建設，堅持創新思維，真正地實現高校檔案的精益化管理，助推高校教育事業的高水平發展。