大數(shù)據(jù)背景下高校檔案精益化管理探究與思考

丁志高 井泓全 付 杰 馬林剛

一、高校檔案精益化管理的科學內(nèi)涵

高校一直都是科技發(fā)展的前沿陣地，無論是技術(shù)研發(fā)還是技術(shù)應(yīng)用。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，高校檔案管理也迎來發(fā)展的新契機，高校檔案精益化管理應(yīng)運而生。精益化管理的相關(guān)理念最早是來自汽車制造領(lǐng)域，其本意是降低不必要的生產(chǎn)成本，提升實際生產(chǎn)經(jīng)營活動中的管理效率和產(chǎn)品價值，精益化管理的應(yīng)用在規(guī)模經(jīng)濟領(lǐng)域起到了非常良好的效果[1]73。在高校檔案管理工作中推進精細化管理，其主要目的是通過優(yōu)化成本結(jié)構(gòu)，降低管理成本，提升高校檔案管理的效率和質(zhì)量，以期在大數(shù)據(jù)時代的今天促進高校檔案管理向著更高層次發(fā)展。

二、高校檔案管理存在的問題

1.管理制度不健全。經(jīng)過幾十年發(fā)展，各大高校根據(jù)自身情況都制定了相應(yīng)的檔案管理制度。但是，從整體上看，各高校所構(gòu)建的檔案管理制度是不夠健全的，存在管理制度漏洞。檔案丟失、檔案損毀、人員疏忽現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。這些都是制度建設(shè)和管理環(huán)節(jié)存在的問題，亟待改善。從發(fā)展的角度講，檔案管理制度存在問題，會極大地影響我國高校檔案精益化管理的效率和質(zhì)量。所以，要對現(xiàn)行的高校檔案管理制度進行再審視、優(yōu)化和完善。

2.管理模式低效。改革開放以來，黨和國家十分重視高等教育的發(fā)展，針對高等教育發(fā)展的財政投入也是越來越多。但是，高校在發(fā)展過程中仍舊存在一些問題。其中，高校檔案管理問題就是重要的一環(huán)。很多高校在檔案管理問題上的重視程度不夠，管理效率較為底下，檔案管理質(zhì)量也不好。同時，固守舊有經(jīng)驗和思維定式，不敢創(chuàng)新，沿用舊有高校檔案管理模式，缺乏大數(shù)據(jù)時代技術(shù)革新與管理創(chuàng)新的敏感性，對新興的網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)缺乏認識，造成了很多高校檔案精益化管理工作的滯后。

3.管理人員綜合素質(zhì)亟待提高。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案的管理和維護，需要檔案管理人員具有較強的專業(yè)知識和責任意識，需要掌握較為先進的網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)手段。目前，各高校的檔案管理人員，大多都是非專業(yè)人員，且年齡結(jié)構(gòu)、管理水平、知識儲備、責任意識都參差不齊。這就是很多高校檔案管理成本較高、管理效率低下、服務(wù)質(zhì)量低下的根本原因。而且，很多高校的檔案管理者是非本校的外聘人員，雖然其專業(yè)程度較高，但是其整體管理能力和責任意識都不足以完成高校檔案精益化管理的預(yù)定目標。因此，加強高校檔案管理人員隊伍建設(shè)對大數(shù)據(jù)時代高校檔案精益化管理目標的實現(xiàn)，十分關(guān)鍵。

4.管理技術(shù)手段儲備不足。大數(shù)據(jù)是在云計算、物聯(lián)網(wǎng)之后信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)又一次顛覆性的技術(shù)革命[2]47。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案精益化管理需要較為先進的網(wǎng)絡(luò)和信息管理技術(shù)手段作為技術(shù)支撐。但是，很多高校檔案管理存在基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)設(shè)備陳舊等問題。部分高校檔案管理者對數(shù)字化管理缺乏認識，對信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用不夠敏感，造成對檔案管理的技術(shù)投入力度不夠，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)設(shè)備更新不及時，技術(shù)水平嚴重落后，形成了高校檔案管理工作低質(zhì)低效的惡性循環(huán)，造成檔案精益化管理工作困難重重。

三、高校檔案精益化管理應(yīng)遵循的原則

1.堅持制度化原則。高校檔案精益化管理要重點強調(diào)管理制度建設(shè)，以舊有的管理經(jīng)驗為藍本，取其精華；根據(jù)高校的實際情況，從人、設(shè)備、信息等各個方面構(gòu)建一套健全的檔案管理制度，形成管理良性循環(huán)，堵住管理制度漏洞，將管理風險降到最低，加強制度執(zhí)行，努力將高校檔案精益化管理的相關(guān)工作落實到位。

2.堅持責任化原則。高校檔案管理中最重要的是對人的管理，大學是一種典型的利益相關(guān)者組織[3]91。高校檔案精益化管理首先要加強對工作人員的管理。要提高工作人員的管理能力，明確職責，確定分工，強化責任意識，將相關(guān)工作落實到個人，提升管理效率和服務(wù)質(zhì)量，深度挖掘現(xiàn)有檔案管理工作人員的潛力，充分調(diào)動其積極性，努力實現(xiàn)高校檔案管理工作的高效率和高質(zhì)量。

3.堅持創(chuàng)新化原則。大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)飛速發(fā)展，舊有的檔案管理制度、工作方式、管理流程已經(jīng)很難滿足高校檔案精益化管理的要求。這就要求高校檔案管理工作人員，要強化創(chuàng)新意識，更新管理理念，加強制度創(chuàng)新，提升對網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)更新的敏感度，更新服務(wù)理念和知識體系，將創(chuàng)新性思維融入高校檔案精益化管理工作始終。

4.堅持服務(wù)化原則。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理向著數(shù)字化方向發(fā)展，對于高校檔案信息的需求也會越來越多。堅持服務(wù)化原則，供給高質(zhì)量服務(wù)，不僅是高校檔案精細化管理的要求，也是供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的基本要求。高校檔案精益化管理要堅持以服務(wù)為導向，以滿足檔案信息使用者需求為最終目標，提升服務(wù)意識，強化服務(wù)理念，以服務(wù)帶動管理，以期高效率、高質(zhì)量服務(wù)的實現(xiàn)。

四、大數(shù)據(jù)應(yīng)用在高校檔案管理中的意義

1.保障數(shù)據(jù)的可靠性。在信息時代，大數(shù)據(jù)較為廣泛地應(yīng)用在各行各業(yè)。在高校的發(fā)展中，人才培養(yǎng)、招聘信息、學術(shù)研討等相關(guān)工作涵蓋了大量相關(guān)數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)信息的可靠性尤其是數(shù)據(jù)鏈的可靠性，提出了相當高的要求。在高校檔案精益化管理的過程中，充分利用大數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù)手段，可以充分地對已采集的檔案數(shù)據(jù)進行分類、歸納、分析，建立完整的檔案數(shù)據(jù)鏈，能對高校檔案信息做到完整呈現(xiàn)，以保障高校檔案信息的真實性、完整性、可靠性。

2.提升數(shù)據(jù)處理效率。大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點是較高的運算速度和較強的處理能力。高校檔案的精益化管理要充分運用大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，構(gòu)建涵蓋黨建、教學、科研、行政、財務(wù)、組織、人事等領(lǐng)域的完備數(shù)據(jù)庫[4]155。在有效的技術(shù)支撐下，各領(lǐng)域形成數(shù)據(jù)鏈，達到互聯(lián)互通的效果，這會極大地提升高校檔案數(shù)據(jù)的處理效率，對高校檔案精益化管理的推進也有較大幫助。

3.提升數(shù)據(jù)使用效率。在高校檔案精益化管理的過程中，積極運用大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，加強數(shù)據(jù)處理，會達到事半功倍的效果。在高校運行的過程中涵蓋黨建、教學、科研、行政、財務(wù)、組織、人事等諸多領(lǐng)域，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足當前高校運行節(jié)奏，強化大數(shù)據(jù)和計算機技術(shù)手段應(yīng)用，實現(xiàn)對海量信息的甄別、篩選、提取、利用，彌補了高校檔案管理信息采集數(shù)據(jù)規(guī)模大、時間長的不足，強化高校檔案信息的分類和量化管理，提升了檔案數(shù)據(jù)的使用效率，這是實現(xiàn)高校檔案精益化管理的必由之路。

五、實現(xiàn)高校檔案精益化管理的對策

1.優(yōu)化信息采集。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案精益化管理的實質(zhì)是信息資源的管理，優(yōu)化信息采集就是重中之重。高校檔案管理部門要提高認識、嚴格把控，加強對海量數(shù)據(jù)的處理、分析、整合，剔除缺乏實際價值的信息，提升檔案信息資源的準確性、有效性、可靠性。同時，高校檔案管理部門拓寬信息采集渠道，通過實用軟件和手機App獲得相應(yīng)信息數(shù)據(jù)，還可以加強與政府、社會第三方組織的戰(zhàn)略合作，實現(xiàn)資源共享，達到檔案資源效益最大化。

2.強化資源共享。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案精益化管理強調(diào)信息資源共享的重要性。在精益化管理工作中，高校檔案管理部門要樹立大局意識，實現(xiàn)信息資源在多元主體之間共享，保證共享渠道暢通[5]163。提升高校檔案資源的使用效率，深度挖掘高校檔案資源的實際價值，構(gòu)建一套高校檔案資源共享制度。在實現(xiàn)精益化管理前提下，不斷提升高校檔案資源的開放程度，高校檔案管理部門應(yīng)具有包容性和開拓意識，加強高校和社會之間的合作，達成共識，構(gòu)建一條信息資源共享的高速公路，以實現(xiàn)高校檔案精益化管理的目標。

3.保障信息安全。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案精益化管理的實質(zhì)就是信息管理，提升信息安全意識，強化信息安全手段尤為重要。高校檔案管理部門加強對信息安全的重視程度，對精益化管理中可能出現(xiàn)的系統(tǒng)漏洞進行自檢，加強人員培訓，加強技術(shù)投入，堅持檔案信息動態(tài)化管理，將檔案精益化管理的相關(guān)制度落實到位，降低系統(tǒng)風險和信息安全風險，保障檔案信息安全，實現(xiàn)高校檔案精益化管理的高水平發(fā)展。

4.實現(xiàn)多元主體。高校檔案的精益化管理要實現(xiàn)管理主體的多元化，為保證精益化管理的效率和質(zhì)量，高校檔案部門應(yīng)與社會第三方組織合作，加強技術(shù)探討、信息共享，拓寬信息來源渠道，從廣度和深度進行有效合作，充分利用社會第三方組織的資源和經(jīng)驗，整體提升高校精益化管理水平。再者，在高校范圍內(nèi)，檔案信息制造者、使用者、管理者形成良性互動，充分利用大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，高校檔案管理部門可以設(shè)計相關(guān)實用軟件和手機App，通過相關(guān)人員的廣泛下載以及優(yōu)化后臺管理，拓寬信息采集路徑，加強檔案信息的多方主體，形成積極互動，實現(xiàn)高校精益化管理工作的常態(tài)化進行。

5.建設(shè)人才隊伍。高校檔案的精益化管理，必須突出人的作用。可以說，加強人才隊伍的建設(shè)是高校檔案精益化管理的關(guān)鍵。傳統(tǒng)高校檔案管理“四少兩多”（四少：具有雙高人員較少、具有專業(yè)素質(zhì)人員較少、男同志較少、年輕同志較少；兩多：女同志較多、年齡大的同志較多）的狀態(tài)必須徹底改觀。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案精益化管理需要高素質(zhì)的綜合人才，有管理統(tǒng)籌的大局觀、技術(shù)革新的敏感性和制度創(chuàng)新的開拓性[6]65。這就需要高校構(gòu)建一支綜合素質(zhì)較高的人才隊伍，針對大數(shù)據(jù)時代高校檔案精益化管理的特點，培養(yǎng)管理骨干，形成制度化。從短期、中期、長期三個時間維度，構(gòu)建人才梯隊，以招聘、培訓、淘汰為手段，提升人才隊伍的綜合素質(zhì)，為高校檔案的精益化管理打下堅實的人才基礎(chǔ)。

6.加強投入力度。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案的精益化管理需要一定程度的資金支撐，傳統(tǒng)的低成本的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足需求，高校需要加強對檔案管理的投入力度。要加強對技術(shù)升級的投入力度，大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)設(shè)備更新?lián)Q代較快，人員培訓成本提高，日常管理費用也會有較大幅度的增長。但是，加強檔案管理資金的投入，并不意味著可以浪費，高校檔案精益化管理一個十分重要的特點就是實現(xiàn)管理資金效用的最大化，實現(xiàn)資金使用的合理分配和高效利用，避免不必要的消耗和浪費。要對舊有檔案進行清理，實現(xiàn)相關(guān)資源的合理配置。高校要拓寬資金來源渠道，加強從社會募集資金，加強和相關(guān)企業(yè)合作，在合理、合法、合規(guī)的前提下，增加高校收入，為高校檔案精益化管理提供充足的資金支撐。

大數(shù)據(jù)時代，實現(xiàn)高校檔案精益化管理，要以大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段為支撐，摒棄低效傳統(tǒng)的檔案管理模式，從檔案信息資源的產(chǎn)生、采集、處理、分析、優(yōu)化、整合等諸多方面，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。我們也認識到，大數(shù)據(jù)時代，高校檔案精益化管理要加強與政府、社會第三方組織的合作，拓寬信息來源路徑、拓寬資金來源渠道、拓寬技術(shù)手段通道；重視人才培養(yǎng)，加強制度建設(shè)，堅持創(chuàng)新思維，真正地實現(xiàn)高校檔案的精益化管理，助推高校教育事業(yè)的高水平發(fā)展。