我國檔案館引入眾包服務(wù)的SWOT分析

顧麗婭

Jeff Howe于2006年6月在美國《連線》雜志上首次提出了眾包的概念，他認為所謂眾包就是指一個公司或者機構(gòu)把過去由員工執(zhí)行的工作任務(wù)，以自由自愿的形式外包給非特定（而且通常是大型的）的大眾網(wǎng)絡(luò)的做法[1]13。檔案眾包簡單而言就是基于互聯(lián)網(wǎng)平臺（如檔案網(wǎng)站、檔案館微信平臺等），讓廣大網(wǎng)民來完成以前由檔案館人員完成的工作任務(wù)。相比于外包這種商業(yè)模式而言，眾包更多的是一種志愿活動，對于圖書館、檔案館等非營利性組織而言，借助社會大眾的力量來進行相應(yīng)的工作，拓寬信息資源開發(fā)渠道，提升圖書館、檔案館的服務(wù)質(zhì)量和水平，是一種值得探索的新模式。

一、檔案館引入眾包服務(wù)SWOT分析

20世紀80年代初，美國舊金山大學(xué)韋里克教授提出了SWOT分析法，即對研究對象的內(nèi)外部競爭環(huán)境和競爭條件進行態(tài)勢分析，他認為S（strengths）是優(yōu)勢、W（weaknesses）是劣勢、O（opportunities）是機會、T（threats）是威脅[2]153。

通過SWOT方法，可以對我國檔案館引入檔案眾包模式所面臨的優(yōu)勢、劣勢、機會和挑戰(zhàn)進行全面、系統(tǒng)、準確的研究，從而根據(jù)研究結(jié)果制定相應(yīng)的發(fā)展策略。

1.引入檔案眾包服務(wù)優(yōu)勢分析。

（1）國內(nèi)外已有相關(guān)眾包項目。2016年，上海圖書館歷史文獻眾包中心搭建了眾包系統(tǒng)，該系統(tǒng)為社會公眾提供了一個元數(shù)據(jù)著錄和全文標引平臺，借助一定的激勵機制如積分兌換，吸引社會公眾對自己感興趣的內(nèi)容進行基于人、地、時、事等內(nèi)容特征的深度著錄，此外該系統(tǒng)還支持對無法進行機器自動識別的全文進行抄錄和標引。截至2020年12月，該系統(tǒng)共發(fā)布了72個項目，其中23個項目已完成相關(guān)著錄、抄錄及標引工作。

2015年3月10日，新加坡國家檔案館推出公民檔案管理員計劃，該項目主要是希望憑借新加坡民眾之力對國家檔案館內(nèi)已經(jīng)數(shù)字化的檔案進行抄寫轉(zhuǎn)錄，或是對一些舊照片進行描述，以期推動國家歷史的研究。此外，美國的“公民檔案員”項目、荷蘭的“眾在參與”項目等都是外國基于檔案眾包模式的成功應(yīng)用。

國內(nèi)外的相關(guān)檔案眾包項目的成功實踐為我國檔案館引入檔案眾包模式提供了良好的借鑒。

（2）檔案館的地位與性質(zhì)。檔案館是黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu),是永久保管檔案的基地,是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心[3]84，也是我國政府信息公開的窗口。

隨著社會對檔案館認識的不斷加深，越來越多的人開始關(guān)注檔案，關(guān)注檔案館。檔案用戶的數(shù)量不斷增加，而多數(shù)檔案用戶思維活躍并具有一定科學(xué)文化知識，檔案館可以通過系列措施吸引與檔案眾包項目相關(guān)且感興趣的用戶，充分調(diào)動他們的積極性和提高他們的參與熱情，為檔案眾包提供堅實的人力基礎(chǔ)。此外，檔案館作為一個非營利性質(zhì)的機構(gòu)，社會大眾對其認可程度較高，愿意為國家文化事業(yè)的發(fā)展和傳承盡一份力[4]115-119。

2.引入檔案眾包服務(wù)劣勢分析。

（1）檔案眾包項目選擇的局限性。我國檔案館的館藏非常豐富，且隨著社會對檔案利用需求的不斷提升，大量塵封在檔案館的檔案急需進行著錄、抄錄或標引以滿足社會的利用需求，但并不是所有的檔案都適合進行眾包。第一，檔案館的館藏檔案中，一部分是處于保密階段的，涉及國家或者機構(gòu)利益，或者其他原因而不便于公開以提供利用的，因此能夠參加檔案眾包項目的檔案必須是解密公開并符合檔案館提供利用條件的；第二，由于檔案轉(zhuǎn)錄、抄錄及標引等工作相對而言還是比較枯燥的，要想吸引社會大眾參與到檔案眾包項目中來，最重要的是該項目內(nèi)容本身是有一定吸引力的；第三，檔案眾包是通過互聯(lián)網(wǎng)面向所有用戶的，因此參與者的水平是檔案館無法進行前端控制的，因此為了保證檔案眾包的質(zhì)量，只能選擇一些簡單易操作的項目提供給用戶進行著錄、抄錄等工作。基于以上三點，檔案眾包項目的選擇具有一定的局限性。

（2）檔案眾包的可投入資金有限。檔案眾包雖然是一種志愿活動，但是為了維持項目的正常運行以及為提高用戶的參與積極性而采取的激勵措施，特別是物質(zhì)激勵都需要一定的經(jīng)費作為基礎(chǔ)。檔案館作為非營利性機構(gòu)，收入主要來自一般公共預(yù)算撥款收入及上年結(jié)轉(zhuǎn)。以浙江省檔案館為例，2019年收入預(yù)算為7243.97萬元，由于新館專用設(shè)備和展覽建設(shè)等階段性項目經(jīng)費的減少，2019年一般公共預(yù)算當(dāng)年撥款是6432.81萬元，比2018年執(zhí)行數(shù)減少3683.59萬元[5]。一般公共預(yù)算的縮減對檔案館而言，更需要將每一分錢都花在刀刃上，因此在維持現(xiàn)有檔案工作正常開展的基礎(chǔ)上，很難有多余的經(jīng)費來保障檔案眾包項目的開展和推廣。

（3）檔案眾包理念的影響力不足。2006年，Jeff Howe首次提出眾包的概念距今不過13年，提起外包可能大家都清楚或者都聽說過，但說起眾包不知者十之八九，更遑論檔案眾包。檔案眾包這一概念在我國出現(xiàn)不過是近幾年的事情，而且現(xiàn)有的檔案眾包項目如遼寧省檔案館的“社會檔案人”項目以及上海市圖書館的眾包系統(tǒng)在社會上影響力相對而言并不是很強，社會公眾甚至是檔案館工作人員對于檔案眾包這個概念的認知也很薄弱，導(dǎo)致現(xiàn)有眾包項目完成度不高，因此我國檔案館要引入檔案眾包模式存在一定的劣勢。

3.引入檔案眾包服務(wù)機會分析。

（1）檔案館對檔案利用越來越重視。檔案是社會歷史長河中形成的璀璨的文化遺產(chǎn)，也是重要的信息資源，隨著社會檔案意識的提高，公眾對檔案的利用需求也在不斷提升。為了更好地發(fā)揮檔案的價值，滿足社會公眾的檔案利用需求，近年來檔案館對檔案利用工作越來越重視，檔案利用方面的經(jīng)費投入占比越來越高。浙江省檔案館2019年經(jīng)費預(yù)算中，一般公共服務(wù)（類）檔案事務(wù)（款）檔案館（項）2194.80萬元，占據(jù)了2019年支出預(yù)算的30%，主要包括檔案資料征集，檔案搶救、保護、編纂、修復(fù)、現(xiàn)代化管理，檔案信息資源開發(fā)、提供、利用，檔案館設(shè)備購置、維護，檔案陳列展覽等方面的支出。

檔案館對檔案利用工作越來越重視的背景下，不同于傳統(tǒng)的檔案資源的開發(fā)利用方式和手段也會愈加受到檔案館工作人員的青睞，因此檔案眾包對于我國檔案館而言無疑也是一種檔案開發(fā)利用的新嘗試。

（2）社會檔案意識在不斷提升。社會檔案意識是人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的反映和認識，是檔案工作存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案意識根據(jù)思維主體的不同可分為檔案專業(yè)人員的檔案意識和社會大眾的檔案意識[6]4-8。近些年來,隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展,公眾文化程度的提升以及檔案宣傳力度的加大,人們的檔案意識也相應(yīng)地在一定程度上得到加強,用檔案說話已成為大家的共識。隨著檔案意識增強，檔案利用的人數(shù)也在隨之增加，意味著能夠參與到檔案眾包的潛在用戶數(shù)量在提升，這對于檔案眾包而言無疑是一個利好消息。

（3）互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益普遍。檔案眾包是一種基于互聯(lián)網(wǎng)平臺，讓廣大網(wǎng)絡(luò)用戶參與其中的項目，因此網(wǎng)絡(luò)的普及程度肯定是越高越好，網(wǎng)民的數(shù)量越多越好。根據(jù)CNNCI第43次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》顯示，截至2018年12月，我國網(wǎng)民規(guī)模達8.29億，新增網(wǎng)民5653萬，互聯(lián)網(wǎng)普及率為59.6%，較2017年底提升3.8個百分點[7]，這為檔案眾包服務(wù)的實現(xiàn)提供了堅實的人力基礎(chǔ)。另外，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，眾包平臺的搭建和管理也有了技術(shù)支持和保障。

4.引入檔案眾包服務(wù)威脅分析。

（1）檔案的信息安全受到威脅。檔案是國家重要的信息資源，承載著傳承歷史、促進國家經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要使命，因此檔案安全一直以來都是檔案工作中的重要環(huán)節(jié)之一，是開展各項檔案工作如檔案編研、利用等工作的基礎(chǔ)。檔案工作歷來由檔案館內(nèi)部人員完成，檔案的安全性可以得到很好的保障。

引進檔案眾包服務(wù)，也就意味著將原先由檔案工作人員完成的轉(zhuǎn)錄、著錄、標引等工作開放給社會公眾完成，一旦檔案館負責(zé)眾包的人員在審核檔案是否可以進行眾包的過程中沒有嚴格把關(guān)，將涉密檔案放置在網(wǎng)絡(luò)上，那么檔案的信息安全會受到極大的威脅。

（2）檔案館服務(wù)質(zhì)量受到影響。目前而言，檔案工作者大多數(shù)都經(jīng)過了檔案專業(yè)教育或者檔案管理知識培訓(xùn)，對于檔案工作的各個環(huán)節(jié)熟悉、了解，工作完成水平和質(zhì)量較高。而檔案眾包項目面向廣大社會公眾，為保證參與的廣泛性，檔案館在前期的參與人員選擇上并不會也很難多加控制，從而導(dǎo)致由于檔案眾包參與者的文化水平、知識結(jié)構(gòu)參差不齊，缺乏檔案意識和相關(guān)能力，在完成轉(zhuǎn)錄、抄錄等工作時會出現(xiàn)轉(zhuǎn)錄出錯、標引錯誤等問題。如果檔案館沒有對檔案眾包項目結(jié)果進行審核，而直接將用戶完成的質(zhì)量不一的成果提供利用的話，顯而易見，利用者會對檔案館的服務(wù)質(zhì)量提出質(zhì)疑。

二、檔案館眾包服務(wù)實施策略

1.搭建多渠道檔案眾包平臺。目前，了解檔案眾包的人相對較少，為了提高檔案眾包的參與度，提供便利的參與途徑是關(guān)鍵。根據(jù)CNNCI第43次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》顯示，截至2018年12月，我國手機網(wǎng)民規(guī)模達8.17億，全年新增手機網(wǎng)民6433萬。網(wǎng)民使用手機上網(wǎng)的比例達98.6%，使用臺式電腦、筆記本電腦上網(wǎng)的比例分別為48.0%和35.9%。從統(tǒng)計報告可以看出，我國網(wǎng)民利用手機上網(wǎng)的比例極高，因此除了現(xiàn)有的通過電腦端形式進行眾包之外，還可以考慮在手機客戶端實現(xiàn)檔案眾包。目前，各個省市都建立了自己的檔案網(wǎng)站，并且很多省市檔案館還擁有自己的微信平臺，為搭建多渠道檔案眾包平臺提供了良好的基礎(chǔ)。

2.由點及面提升眾包影響力。檔案作為一個新生事物，如何擴大其社會影響力，從而吸引更多的用戶加入到檔案眾包的活動中是關(guān)鍵。上海圖書館提供了一個很值得借鑒的方式，其歷史文獻眾包中心和南京大學(xué)合作通過競賽的方式開展的盛宣懷檔案抄錄項目，以上海圖書館眾包系統(tǒng)為平臺，選取盛宣懷檔案中與辛亥革命相關(guān)的信函、電報、公牘、奏折等若干以供抄錄。

由于高校擁有大量的人力資源并且高校的老師和學(xué)生具備良好的科學(xué)文化知識，因此檔案眾包的推廣可以先在高校試點，從教師和學(xué)生的團體進一步輻射至社會各個領(lǐng)域、各個階層。

3.規(guī)范化檔案眾包服務(wù)管理。沒有規(guī)矩不成方圓，檔案眾包也應(yīng)該受到相關(guān)規(guī)范的制約。檔案館應(yīng)該針對檔案眾包的各個環(huán)節(jié)制訂一套全面且可操作性強的眾包制度，例如檔案館眾包項目的審核制度、檔案眾包參與激勵機制等等，通過完善檔案眾包的操作流程，讓檔案眾包在相關(guān)規(guī)范的制約和指導(dǎo)下逐步發(fā)展成熟。

由于檔案眾包理念剛剛萌芽，檔案工作者及社會公眾對其認知水平有限，其涉及的技術(shù)和管理規(guī)范不成熟，因此要在我國大面積開展檔案眾包活動還有很長一段路要走。但是不可否認，檔案眾包作為一種全新管理和服務(wù)模式，給我國檔案信息資源開發(fā)利用提供了新的思路，我們目前所要做的就是克服困難、規(guī)范管理，讓檔案眾包這一模式能夠在中國檔案界生根發(fā)芽、茁壯成長。