日本檔案館公共服務特點及對我國的啟示

陳 娟 張賀苗

自古以來，無論哪個國家都非常重視將國家機關產生的檔案、公文等具有證據作用的資料保存起來。特別是歐洲各國，自18世紀以來，建立了一系列近代的檔案館制度，開始了面向社會提供服務的進程。日本在明治時代，各省的檔案分別由本機關進行保存。戰(zhàn)后，為了防止檔案的失散及推進檔案的公開利用，日本學術會議會長于1959年11月向內閣總理大臣提出建議，設立國立公文書館，由政府采取有效措施推動日本檔案管理和檔案公共服務的發(fā)展，使日本檔案事業(yè)得到迅速發(fā)展[1]。

隨著我國政府職能轉變，行政管理體制改革的推進，檔案館作為政府公共服務部門的一個重要窗口，改進公共服務方式、拓展公共服務功能、提升公共服務水平，也是當前政治機構體制改革的重要一環(huán)。如何學習他國優(yōu)秀的檔案公共服務經驗，為我國社會公眾提供切合自身需要的檔案公共服務，也成為檔案界的一項重要課題和艱巨任務。

一、日本檔案館公共服務特點

日本檔案事業(yè)發(fā)展雖然起步較晚，但是發(fā)展快，特別是數字檔案館的建設在世界上聲名顯著，與數字檔案館的發(fā)展相媲美的是其公共服務的高水平、快發(fā)展，以下從四個方面進行探討。

1.檔案館公共服務進入制度化軌道。日本檔案館以法律為依托，積極推行公共服務規(guī)則，同時保障公共服務的經費來源，使其公共服務建設逐漸進入法制化軌道。

（1）依托法律開展公共服務。日本檔案館相關的法律，主要有如下三種：《公文書館法》《國立公文書館法》《公文書管理法》，法規(guī)系統非常完善。其中最早的是1987年制定的《公文書館法》，將“公文書館”定義如下：“公文書館是保存歷史資料等重要檔案（包括國家保存的歷史資料等重要檔案或其他記錄），并提供閱覽，調查研究的設施”，它規(guī)定了國家各機關必須履行將本機關的檔案進行保存和利用（包括閱覽、展示）的義務，承擔起作為國民共同財產的檔案延續(xù)后世的任務和使命。1999年制定的《國立公文書館法》，是獨立行政法人“國立公文書館”的組織法，以法律的形式確立了其設置基礎及相關的責任和義務。2009年頒布，2011年實施的《公文書管理相關法》（2009年法律第66號，以下簡稱《公文書管理法》），該法律設置目的是為了保證公民能夠獨立自主地利用國家、獨立行政法人進行各種活動所產生的具有歷史事實記錄的檔案等知識資源[2]。日本完善的檔案法律體系，使日本檔案館開展公共服務有法可依、有章可循。

（2）積極推行公共服務規(guī)則。日本為促進檔案的利用，更好地進行公共服務，在其《國立公文書館利用規(guī)則》第二十三條中規(guī)定，國立公文書館應該對《公文書管理法》第16條中規(guī)定可以公開利用的特定歷史檔案，除了為用戶提供閱覽室閱覽和復印等服務外，還應該積極采取措施，以更簡便的方法為用戶提供服務：①開辦展示會。國立公文書館應該根據每年的年度計劃，采取開辦展示會和檔案館見學參觀等活動，促進檔案館公共服務。②特定歷史檔案的借出。國立公文書館，對于其他機關出于公共目的，進行學術研究、社會教育而需要利用特定歷史檔案并進行借出的情況，可以單獨為其提供借出服務。③特定歷史檔案原件的特別服務。國立公文書館，對于可供利用但是保存比較困難的特定歷史檔案的原件，如果使用復制品不能達到利用目的而需要使用原件的情況，在確保可以得到慎重保護的情況下，可以為利用者提供特別服務。④參考咨詢服務。如檔案利用相關信息的提供；檔案目錄相關信息的提供；檔案檢索方法的提供；檔案相關參考文獻以及其他檔案館相關信息的提供。這種咨詢可以在檔案館開放時間內，隨時以口頭、電話、書面等形式進行申請[3]。

（3）保障公共服務的經費來源。“巧婦難為無米之炊”，經費是影響檔案館開展公共服務的一個重要因素。日本《公文書館法》中明確規(guī)定，要求國家機關、地方自治體、社會團體對檔案館的建設以及開展檔案管理、檔案研究工作提供必要的資金支持。同時，日本各級檔案館也通過自身努力，積極發(fā)展檔案事業(yè)、擴大檔案公共服務的宣傳，加強與各部門和機構的溝通與協作，爭取當地政府的經費支持，并號召各種社會力量、聯合民間組織對檔案公共服務進行贊助及支援。

2.檔案館館藏資源豐富。日本檔案館館藏資源豐富主要體現在檔案館結構多元化、館藏數量海量化、檔案收集渠道多元化。

（1）檔案館結構多元化。日本的檔案館主要有三大類：①基于《公文書管理法》建設的國家級檔案館，比如國立公文書館（提供有國內主要行政機關文件、主要古籍、文化資料和文物的查閱、下載使用）、外務省外交史料館（提供幕府明治時期到第二次世界大戰(zhàn)后的外務省記錄資料的查閱和利用）、日本銀行金融研究所網站（進行日本銀行成立時的文書、圖片以及有文化研究價值檔案的收集、整理、保存、公開利用）；②國家檔案保存利用機關，比如有外務省防衛(wèi)研究所戰(zhàn)史研究中心（進行舊陸海軍自明治時代以來的文書和各部隊戰(zhàn)斗資料的保存利用）、國立國會圖書館憲政資料室（有關近現代日本政治史的文件的保管，包括憲政資料、二戰(zhàn)結束后的有關日本占領資料、日本移民資料）、眾議院憲政紀念館；③各機關及大學檔案館，比如國文學研究資料館、國立女性教育會館女性保存中心、國立癌癥病資料館、防災科學技術研究所以及北海道大學檔案館等高校館。

（2）館藏數量海量化。日本檔案館的館藏非常豐富，如日本東京都檔案館，提供東京都的前身東京府·東京市的公文文件、東京府·都·市發(fā)行的行政刊物、江戶·東京相關的歷史資料、圖書、地圖等檔案。具體來說，有江戶明治時期史料，包括江戶地圖、御府內沿革圖書、御府內備考、藤岡屋日記、江戶東京地方志等資料約8000份；公文檔案，有自1868到1943年的東京府檔案約22400份，1889到1943年的東京市檔案約12100份，1943年至今的東京都檔案約127600份；政府內部刊物，包括1876年至今東京都及其前身東京府和東京市發(fā)行的刊物，約63000份；圖書，包括地震災害相關圖書、奧林匹克相關資料、都內各區(qū)市町村的史志等；地圖，包括明治時代以來與東京相關的地圖資料；視聽檔案，有昭和三十年代以來的原東京電影協會及東京都新聞部引進的電影膠片和照相底片；檔案館收集和被捐贈的個人檔案和其他繪畫等形式的檔案[4]。

（3）檔案收集渠道多元化。檔案收集多渠道化主要包括文獻類型和來源類型兩方面。東京都檔案館的檔案類型包括了政府公文處理文書、政府發(fā)行刊物、地方志、政府歷史資料、圖書、地圖等等，種類豐富多樣，滿足了不同類型用戶的需求。國立公文書館的資料來源主要是從行政機關和獨立行政法人、行政機關以外的國家機關、法人或個人的捐款或捐贈等三種，確保了館藏檔案的結構合理化、完整化、多樣化，以便更好地開展公共服務。

3.檔案館公共服務理念深入人心。檔案館的公共服務水平得到良好評價，主要歸功于公共服務的主體——檔案館工作人員的服務意識強，公共服務的客體——公民檔案利用意識較高，以及公共服務的載體——檔案館積極倡導公共服務的理念。

（1）工作人員公共服務意識強。日本檔案館的工作人員都以“用戶至上”的理念為公民提供服務。如國立公文書館舉辦面向教師、中學生和小學生的“國立公文書館體驗之旅”的活動。活動內容包括國立公文書館的介紹、所藏資料的使用方法、檔案展示會“日本的腳步”的說明和參觀、“我夢想中的法案”游戲、檔案修復的參觀、檔案庫房的參觀。通過這種參觀活動，加強社會公眾對檔案館的了解，提高檔案利用的意識，促進所藏特定歷史檔案的開放利用。

（2）公民檔案利用意識較高。在日本，公民們有時候不僅是為了要查閱一份檔案，或者在辦事過程中缺少某一個文件才去檔案館。有時候，他們把去檔案館當成一種休閑活動、一種興趣愛好，甚至說一種文化熏陶。日本京都市內的檔案館會定期舉辦檔案展示會，進行各種主題檔案的展覽；開辦古文書檔案的專家解讀講座，為聽眾揭示檔案的“前世今生”；還有關于歷史、傳統文化的分享會，獻上一份知識的盛宴；還會承擔以檔案的利用和以調查研究為目的的各種咨詢項目，幫助其他組織和單位。通過這樣豐富多彩的方式，把檔案展示給公眾，改變了他們對于檔案館的刻板印象，加深了他們對檔案公共服務工作性質、作用的理解，普及了檔案知識和歷史文化知識，增強了全民檔案利用的意識[5]。

（3）檔案館積極倡導公共服務理念。國立公文書館積極倡導其公共服務理念，在其官網上的事業(yè)理念中明確提出：“國立公文書館是向所有國民開放的極具魅力的信息場所。”國立公文書館是所有人都可以便利使用，即使在遠方也能通過互聯網自由訪問，向所有國民開放的“公共檔案館”。國立公文書館的任務，包括繼續(xù)推進歷史檔案收集和保存；繼續(xù)將檔案電子化，通過網絡提供利用；繼續(xù)擴充亞洲歷史資料中心的數據庫內容，促進終身學習和社會教育；通過積極開辦展示會等活動，提供接觸檔案、培養(yǎng)興趣的機會；加強與地方公共團體以及研究機關、學會等相關組織的合作；加強與其他國家檔案館的國際交流；職員要以“用戶至上”的理念為用戶提供服務[6]。

4.檔案館創(chuàng)新公共服務方式。日本檔案館創(chuàng)新型公共服務主要體現在檔案管理機制的改革、檔案服務方式的網絡化以及注重公共服務宣傳推廣活動。

（1）改革檔案管理機制。2009年，日本通過了《公文書管理法》，設立了公文書管理委員會，這一法律條文將迄今由各都道府縣及自治體政府分別保存管理的公文裁量權，統劃到內閣府這一新設機構，即檔案文件的判斷裁量權限將直接由內閣府掌管。同時還嚴格限定了歸檔后公文的廢棄標準，明確了“為制定公文檔案在移交和廢棄時的具體而明確的適當標準，在依照原則轉移檔案時需要在體系上采取公文檔案管理機構判斷優(yōu)先的組織結構”。這一創(chuàng)新性的管理模式，在國家檔案管理機制改革上取得了重要進步，擴大了公民知情權利，促進了檔案公共服務的發(fā)展[7]。

（2）推行網絡化服務方式。日本信息化和網絡化十分發(fā)達，這點在檔案公共服務上也有所體現。不管是在政治、經濟、軍事、科技，還是在文化、醫(yī)療、教育、民生領域，均設有檔案網站，可以讓用戶隨時隨地利用檔案。一般在日本檔案館網站主頁上，會設置有檔案館活動動態(tài)、利用指南和網站地圖等功能板塊，使用戶通過網頁瀏覽自助學習、動手實踐來了解各種檔案活動信息和檔案檢索方法，更好地利用檔案館館藏資源。同時，它的檔案檢索系統可供用戶在線查閱檔案，甚至可以免費對部分公開檔案進行在線閱覽和下載。此外，日本檔案館同時非常重視用戶意見，將意見和要求在檔案館網站上進行反饋，檔案館也會根據一定意見改進服務水平[8]。

（3）注重服務宣傳與推廣。在日本的城市里隨處可見看到這樣一個窗口，即公共服務宣傳角。這里公布著各個單位近期舉辦活動的宣傳海報、參加申請書和免費門票等，可以讓市民全方位地了解圖書館、檔案館和博物館等公共服務設施所舉辦的公益展覽、講座等各種信息。同時在網絡上，基本上都有公益組織、非營利組織及相關行業(yè)的網絡鏈接，均會發(fā)布行業(yè)動態(tài)、近期活動安排等等。所以，日本各級檔案館通過各種形式的宣傳和推廣，不僅能提升檔案館在公民心中的形象，還可促進檔案公共服務工作漸入民心。

二、日本檔案館公共服務現狀對我國的啟示

近代時期，我國檔案事業(yè)遠遠落后于西方國家。新中國建立后，隨著1987年《中華人民共和國檔案法》的頒布，我國檔案事業(yè)開始全面發(fā)展。在現代，檔案館已經與圖書館、博物館一起，成為公共服務基礎設施的三大支柱，但檔案公共服務的程度始終無法滿足社會公眾的需求。通過了解日本檔案館公共服務的現狀及特點，可以為我國檔案館開展公共服務提出以下幾點啟示。

1.充分利用法律政策的指導作用。檔案公共服務現狀與檔案政策演進互為條件又互為基礎，相生相息又相依相靠[9]。1987年頒布的《中華人民共和國檔案法》的立法宗旨主要建立在檔案管理的基礎上，注重檔案的收集和整理等傳統工作環(huán)節(jié)。隨著時代的發(fā)展和進步，越來越多的人民群眾需要利用檔案，檔案也漸漸不再成為“空中秘境”，高不可攀。為了適應這種社會環(huán)境的變化，國家檔案局2007年啟動《中華人民共和國檔案法》修訂工作，歷經近十年的探討和論證，全國人民代表大會常務委員會第二十四次會議于2016年通過了《〈中華人民共和國檔案法〉修訂草案（送審稿）》，修訂法更加強調檔案的開放和利用，保障公民利用檔案的權利。因此，我國檔案館也可借鑒日本檔案館，抓住國家政策的引導機制，在自身規(guī)章制度上，加強對檔案公共服務支持力度，注重檔案人才培養(yǎng)、保障經費投入、擴大宣傳推廣，為公民提供更加高效、貼心、精準的服務[10]。

2.豐富檔案公共服務的資源基礎。目前，我國檔案館館藏檔案資源雖然日益增加，但是結構不太合理，資源體系不夠豐富。其中，有關黨務、政務的檔案占大多數，有關地理、歷史、民族的特色檔案不夠充足，關系經濟、科技、公民生活方面的檔案比較少，不能全面地反映現代公民社會生活的真實面貌。因此，我國可以鼓勵多類型、多層級檔案館的發(fā)展和壯大，如日本的國文學研究資料館、國立女性教育會館女性保存中心、國立癌癥病資料館等等。同時，加強對各類各級檔案館檔案收集流程的優(yōu)化和控制，避免檔案的流失和散落。除傳統政府機關移交的檔案外，檔案館還可舉辦各種線上線下互動活動，鼓勵社會公眾捐贈民國歷史檔案、革命歷史檔案，還有流散在社會民間的各種名人手稿、樂稿、家譜、書信、日記等特色檔案，進一步充實檔案資源。

3.樹立“以人為本”的公共服務現代理念。檔案館要從服務理念和服務宗旨上，樹立“為人民服務”的根本思想，改變傳統理念，促進檔案的開放利用，加強對檔案公共服務的重視。檔案公共服務的主要目標是為了更方便、更貼心、更快捷地為公眾提供其所需要的檔案文獻和檔案信息，所以各級檔案館要加強檔案數字化建設。如日本國立公文書館，建立強大的檔案檢索系統，完善檢索功能，推進檔案的在線閱覽、下載，使用戶足不出戶即可查閱到所需檔案信息。檔案工作人員要對來館用戶微笑服務，對于一些查閱檔案的殘障人士、老年人士要提供電梯、語音、老花鏡等特殊服務。只有思想上真正重視，才能深刻意識到檔案館公共服務的重大意義，把提升檔案館公共服務能力切實提上日程。

4.推動檔案公共服務走向多樣化和開放化。檔案館是政府部門的重要組成部分，賦予了政府職能，同時又有別于其他政府部門，因此，要多渠道、多方面、多媒體地拓展檔案公共服務工作內容，促進檔案公共服務走向多樣化和開放化。檔案館的多樣化公共服務要依據工作特點、地方特點，結合本館館藏檔案，對檔案進行編纂，重塑檔案的精彩，以滿足廣大用戶的多層次需求。如檔案和現行文件檢索系統的查詢利用、檔案網站的在線圖片展覽、檔案音頻和視頻檔案的剪輯和開發(fā)等，都是吸引公眾興趣、展示服務風采的途徑；檔案公共服務的開放化，如日本國立公文書館2001年設立的亞洲歷史資料中心，也可供全球人士瀏覽、下載，踐行了檔案公共服務的開放化的宗旨[11]。此外，日本檔案館還會舉辦豐富多樣的檔案開放展覽，將富有特色和吸引力的檔案與用戶分享，使用戶通過享受到這種信息服務進而更多關注檔案[12]。

檔案公共服務建設是一項涉及面廣、服務要求高、影響深遠的綜合性工作。尤其是檔案公共服務的建設處在政府職能轉型的環(huán)境下，需要檔案館及時把握國家政策，夯實檔案館藏資源，強化公共服務意識，推動檔案公共服務走向多樣化和開放化。各級檔案館通過開展檔案公共服務，可以創(chuàng)新檔案服務模式，拓展檔案服務功能，提升檔案服務能力，更好地推動檔案事業(yè)的發(fā)展。