遼寧地區城建檔案館數字檔案資源安全管理現狀調查

郭 瑤 謝永憲 崔 蘭

一、引言

信息化、網絡化、數字化蓬勃發展，“智慧城市”概念的提出，GIS、BIM、CIM等技術在城市建設管理中的應用，為城建檔案工作開辟了新的領域。在海量數字資源管理模式下，城建檔案管理如何適應“智慧城市”建設發展的需要，實現數字檔案資源的長期安全，為城市建設服務是我們急待解決的問題。

本文通過調研，試圖摸清遼寧地區城建檔案館數字檔案資源安全管理的現狀，明確數字檔案資源面臨的安全管理風險，找到數字檔案資源安全管理工作中存在的問題、面對的困難，以期為我國城建檔案館數字檔案資源安全管理研究和實踐提供現實依據。

二、調查方案設計

本課題的調查研究對象是遼寧地區城市建設檔案館。城市建設檔案館是一個城市集中統一管理城市建設檔案的專業檔案館。

1.調查內容。本課題將調查研究的核心內容是“數字檔案資源安全管理”，具體化為以下五個方面：第一，數字檔案資源館藏情況；第二，數字檔案資源安全管理的體制與機制；第三，數字檔案資源安全管理技術；第四，數字檔案資源安全管理的合作；第五，數字檔案資源安全管理的影響因素與困難。

2.抽樣方案。本次調查采用的是普查的方法。截至2020年底，遼寧省共轄14個地級市，分別是沈陽市、大連市、鞍山市、撫順市、本溪市、丹東市、錦州市、營口市、阜新市、遼陽市、盤錦市、鐵嶺市、朝陽市、葫蘆島市。14個地級市城建檔案館相關工作負責人根據工作經驗填寫了問卷。

3.調研數據收集方法。本次調查采取的數據收集方法為問卷自填法，具體做法是：首先，將設計好的問卷發布在問卷星上；然后，與普查對象的相關負責人電話溝通問卷填寫事宜，說明調研目的、意義及填寫注意事項；同時，將問卷星的鏈接發給相關負責人，并約定完成問卷填寫的截止時間；最后，按計劃下載問卷數據[1]。

三、數字檔案資源安全管理的調查數據分析

1.數字檔案資源館藏情況。統計數據顯示，數字檔案資源存儲量為0GB—1GB（含）的樣本單位（1家）占比為7.14%；存儲量為1GB—10GB（含）的樣本單位（3家）占比為21.43%；存儲量為10GB—100GB（含）的樣本單位（2家）占比為14.29%；存儲量為100GB—1TB（含）的樣本單位（2家）占比14.29%；存儲量為1TB—10TB（含）的樣本單位（6家）占比42.86%；沒有任何樣本單位的存儲量達到10TB。

從存量規模來看，有57.14%的樣本單位存儲量達到了100G以上，即該部分樣本單位大規模的館藏檔案數字化工作已經取得了一定成就。但是，也有部分樣本單位由于資金緊張等原因，還沒有開展大規模的紙質數字化工作。

統計數據顯示，數字檔案信息年增量為0GB—1GB（含）的樣本單位（2家）占比為14.29%；年增量為1GB—10GB（含）的樣本單位（2家）占比為14.29%；年增量為10GB—100GB（含）的樣本單位（8家）占比為57.14%；年增量為100GB—1TB（含）的樣本單位（2家）占比14.29%；沒有任何樣本單位的年增量達到1TB。

數據表明，有71.43%的樣本單位年增量達到了10G以上，即該部分樣本單位已經開始了較大規模的館藏檔案數字化工作。但是，也有28.57%的樣本單位紙質數字化工作進展緩慢。

統計數據顯示，各樣本單位保存的數字檔案信息格式多達42種。其中，部分數據為有損壓縮格式，如JPEG使用率達到了78.57%，部分數據為非通用格式Microsoft Office Word使用率達到42.86%，這些格式的文件將為數字檔案資源的長期安全帶來較大隱患。

2.數字檔案資源安全管理的體制與機制。統計數據顯示，35.71%的樣本單位（5家）設置了數字檔案資源保護部門，專門負責數字檔案資源的長期安全管理工作。64.29%的樣本單位（9家）制定了數字檔案信息長期安全正式計劃（規劃或制度）。57.14%的樣本單位（8家）制定了數字檔案信息長期安全管理辦法/流程。71.43%的樣本單位（10家）遵循了已有標準。50%的樣本單位在本地備份的同時采取了異地備份措施。

數據表明，樣本單位比較重視數字檔案資源長期安全管理工作，在57.14%或者更高比例的樣本單位在制定正式計劃、制定管理辦法/流程與遵循已有標準方面采取了積極的行動。但是，數字檔案資源長期安全管理工作落實的情況并不理想，有28.57%的樣本單位沒有遵循任何已有標準、50%的樣本單位只有本地備份而沒有異地備份。

3.數字檔案資源安全管理技術。統計數據顯示，57.14%的樣本單位（8家）具有數字檔案信息長期安全系統或者模塊；64.29%的樣本單位（9家）開展了數字檔案的四性檢測（真實性、完整性、可用性、安全性）工作，其中，21.43%的樣本單位（3家）設計了專用程序；分別有64.29%的樣本單位（9家）、57.14%的樣本單位（8家）、42.86%的樣本單位（6家）、35.71%的樣本單位（5家）、28.57%的樣本單位（4家）將定期檢查載體和數字檔案信息、標準化、數據遷移、外包服務、XML封裝作為長期安全管理的技術策略；分別有7.14%的樣本單位（1家）和14.29%的樣本單位（2家）分別采取了實時監測（系統不斷對備份數據進行監測）和實時預警（備份數據發生異常時會及時進行報警）措施；71.43%或者更高比例的樣本單位采取限制機房出入人員權限、設置滅火設備和火災自動報警系統、設置溫濕度自動調節空調設施的措施保障數字檔案信息的物理安全；全部樣本單位都采用了具體措施保證系統網絡安全，防止針對數據、網絡和用戶的攻擊，比列由高到低分別是防火墻64.29%（9家）和網站防護系統64.29%（9家）、漏洞掃描系統和安全路由網關都是50%（7家）、入侵防御系統是35.71%（5家）；當前區塊鏈技術在檔案領域的應用和關注尚處于萌芽階段，35.71%的樣本單位（5家）有引入區塊鏈技術用來管理館內數字資源的意向；只有50%的樣本單位（7家）沒有出現任何數字檔案受損現象。

數據表明，海量數字檔案資源安全管理的技術基礎較好，在長期安全的系統或者模塊、技術策略、物理安全措施、系統網絡安全措施方面表現良好，但是改進空間較大。數字檔案的四性檢測工作有待加強，需要大幅度提升自動化程度；實時監測、實時預警、實時保全、實時修復功能缺失嚴重，需要大幅度加強；50%的樣本單位（7家）出現了不同程度的檔案數據損失，包括載體不能讀取（28.57%、4家）、數據部分損失（28.57%、4家）、數據不能讀取（14.29%、2家），問題嚴重。

4.數字檔案資源安全管理的合作。統計數據顯示，71.43%的樣本單位（10家）在數字檔案信息長期安全管理中與其他機構開展了合作。其中，檔案館之間在技術、規范、流程等方面都有共通性，可以高效借鑒。所以，檔案館成為樣本單位合作比例最高的機構，達到64.29%（9家）；與圖書館和信息技術公司合作的樣本單位為35.71%（5家）；與高等院校的樣本單位為28.57%（4家）；沒有樣本單位與國外組織和國際機構開展合作。

5.數字檔案資源安全管理的影響因素與困難。統計數據顯示，樣本單位認為對數字檔案信息長期安全管理的影響因素從高到低依次是載體損壞（64.29%、9家）、未做定期檢查（57.14%、8家）、缺乏嚴謹的應急響應預案（42.86%、6家）、未做有效備份（28.57%、4家），以及標準落后、領導不重視、政策不穩定和人為失誤（21.43%、3家）。樣本單位數字檔案長期安全管理中出現的困難從高到低依次是缺少經費（71.43%、10家），領導不重視、沒有穩定的保存政策、缺少專業人員和沒有穩定的保存政策（50%、7家），缺少必要的技術（28.57%、4家）。

數據表明，樣本單位對數字檔案信息長期安全管理的影響因素已經有了比較全面的認識，但是實際工作中存在缺少經費支持、領導重視、專業人員、穩定政策、必要技術等多重困難，不容樂觀。

四、數字檔案資源安全管理優化策略

1.加強數字檔案資源質量建設。

（1）加快紙質檔案數字化工作。加大紙質檔案數字化工作資金投入力度，根據《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）要求，有計劃有步驟地開展館藏檔案數字化工作，提升館藏檔案數字化的比例與規模。

（2）規范數字檔案資源格式。首先，提出紙質檔案數字化與接收數字檔案的格式要求。作為長期安全管理的海量數字檔案資源，其格式要符合相關國家標準、行業標準的要求。其次，盡量接收原生數字檔案，以減少在格式轉換與數據遷移過程中造成的數據損失，保障數字檔案資源的真實性、完整性。再次，使用無損壓縮的數據格式，以減少格式轉換過程中的數據損失。

2.提升數字檔案資源安全管理規范性。

（1）理順管理體制。各城建檔案館可以增設數字檔案資源安全管理部，或者數字資源管理部，負責數字檔案資源安全管理工作，做到邊界清晰、責任明確，同時出臺相關的管理文件，將合理的工作機制制度化。

（2）提升標準化程度。首先，積極引入國內相關標準。比如，國家標準《電子文件存儲與交換格式》（GB/T 33190-2016），行業標準《文獻管理長期保存的電子文檔文件格式第1部分：PDF1.4（PDFA-1）的使用》（GB/T 23286.1-2009）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009），等等。其次，等同、等效采用國外相關標準。比如《信息與文獻—文件管理過程—文件元數據》（ISO/PDTR 23081）、《開放檔案信息系統參考模型（OAIS）》（ISO 14721-2003）、《基于電子文檔信息的長久保存》（ISO/TR 18492-2005），等等。

（3）建立內部操作規范。制定數字檔案信息長期安全管理辦法/流程，明確數字檔案資源長期安全管理的必要性、緊迫性，規定數字檔案資源長期安全管理的機制、辦法、流程、技術等內容，為實踐工作指明方向。

（4）建立異地異質備份機制。首先，建立異地異質備份機制。根據國家異地異質備份體系的總體框架，各城建檔案館選擇其他省份檔案館作為異地備份基地，備份基地要滿足“相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一地地震帶”的原則。其次，建立異質備份機制。根據《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（BD-R）技術要求和應用規范》（DA/T 74-2019）、《檔案數據硬磁盤離線存儲管理規范》（DA/T 75-2019）、《檔案數據存儲用LTO磁帶應用規范》（DA/T 83-2019），各城建檔案館可以將可錄類藍光光盤（BD-R）、硬磁盤、LTO磁帶作為離線存儲的載體，并合理配置不同載體的套數[2]。

3.加強數字檔案資源安全管理的技術保障。

（1）全面建設數字檔案長期安全管理系統。在電子文件生命周期理論指導下，按照《數字檔案館建設指南》《電子檔案管理系統基本功能規定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）、《開放檔案信息系統參考模型（OAIS）》（ISO 14721-2003）等相關規范性文件的要求[3]，建設功能齊全、流程規范、功能強大的數字檔案長期安全管理系統或者模塊。

（2）大幅度提升四性檢測的自動化水平。全面保障數字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性是數字檔案管理的目標，也是國家檔案局對數字檔案資源管理的基本要求。首先，根據項目檔案、工程檔案管理的基本要求，制定合理的數字檔案資源管理元數據，記錄文件檔案的背景信息。其次，建設海量數字檔案管理資源四性檢測管理制度，明確四性檢測的原則、辦法、流程、保障措施，規范四性檢測工作。最后，開發專用軟件，將四性檢測工作嵌入到數字檔案管理系統中，實現四性檢測的自動化、準確性。

（3）加強海量數字資源的實時管理。首先，明確海量數字資源實時管理的功能。即實時監測：系統不斷地對備份數據進行監測；實時預警：備份數據發生異常時會及時進行報警；實時保全：對發生異常的數據及時備份；實時修復：鎖定數據源，修復已損壞數據。其次，與信息技術公司合作，開發專用軟件，在長期安全管理系統中實現實時管理功能，全面提升長期安全管理的自動、實時功能。

（4）加快引入區塊鏈技術。區塊鏈是數字經濟發展的新型基礎設施，為數字經濟時代的協作提供了信任基礎。區塊鏈獨特的分布式賬本、交叉驗證和非對稱加密保證了鏈上數據的安全保管和安全共享。在海量數字檔案安全管理領域可以從本質上提升效率，降低風險。各城建檔案館可以在主管部門的指導下，積極探索區塊鏈技術，尤其是基于工程項目文件流轉，設計、施工、監理、運維、保管多方參與的區塊鏈，實現數字檔案資源的鏈上安全管理。

（5）建設BIM數據管理平臺。各城建檔案館應搭建基于國產軟硬件的BIM檔案管理平臺，關注數據格式與數據轉換的描述方法、工作流程、二三維數據聯動、測試與認證方法、“四性”維護、可視化等關鍵性節點，重點解決BIM管理平臺缺失、技術落后、能力不足等問題。

4.全力應對數字檔案資源安全管理中的困難。首先，在理念上，需要明確海量數字檔案資源長期安全管理受到來自管理、技術、法律、經濟等多方面影響因素的制約，這是個社會問題，不是任何一個機構可以單獨應對和解決的，需要整個社會共同參與、共同應對。其次，在國家層面，需要出臺海量數字檔案資源安全管理的系列制度、管理辦法、操作指南，以彌補《關于進一步加強檔案安全工作的意見》《基于XML的電子文件封裝規范》等文件的不足，在宏觀、中觀、微觀三個層次，從國家制度、工作職責、操作流程等多個方面，明確國家意志、責任范圍、管理要求，為海量數字檔案資源安全管理提供全方位的制度保障。再次，在機構內部，需要積極引進專業人才、培養現有隊伍，擁抱區塊鏈等新型信息技術，加大經費持續投入，制定穩定的保存政策。最后，在實際工作中，需要整合社會各方面的力量和資源，可以與檔案館、圖書館加強技術應用、管理流程等內容的交流，與信息技術公司合作尋求用經濟實用的技術解決實際問題，與高校合作獲得最新理論指導。