基于電子協(xié)議系統(tǒng)的高校對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案管理優(yōu)化研究

張麗萍

高校具有師資和技術(shù)力量雄厚、技術(shù)智力密集、儀器設(shè)備先進(jìn)等優(yōu)勢(shì)，它在保證完成國(guó)家下達(dá)的教學(xué)科研任務(wù)前提下，可以充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，積極為社會(huì)提供教育培訓(xùn)、技術(shù)咨詢協(xié)作、產(chǎn)品研發(fā)設(shè)計(jì)等各項(xiàng)服務(wù)。然而，高校畢竟不是專業(yè)經(jīng)濟(jì)主體，其管理體制不是圍繞經(jīng)濟(jì)活動(dòng)服務(wù)的，若沒(méi)有科學(xué)的管理體制，其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)必然受到影響。表面上看，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)非常復(fù)雜，但只要找準(zhǔn)立足點(diǎn)，許多問(wèn)題可以迎刃而解。那么高校對(duì)外服務(wù)的立足點(diǎn)是什么？筆者認(rèn)為，正是對(duì)外服務(wù)協(xié)議。對(duì)外服務(wù)協(xié)議作為一種具有法律效用的協(xié)議文件，必然涉及雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，也就意味著其必然要提供一個(gè)管理體制，以執(zhí)行雙方的權(quán)利和義務(wù)。因此，管理好對(duì)外服務(wù)協(xié)議，也就管理好了對(duì)外服務(wù)活動(dòng)。

一、高校對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題

隨著高等教育改革的深化發(fā)展，高校越來(lái)越多主動(dòng)參與到地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)之中，因此簽訂的對(duì)外服務(wù)協(xié)議亦隨之增多，對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案的管理逐步成為高校檔案管理的重要組成部分。然而，許多高校并未意識(shí)到對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案的特殊性，而將其管理等同于普通檔案的管理，未對(duì)此類協(xié)議檔案的管理做好明確分類與統(tǒng)一規(guī)范，對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案成為了高校檔案管理工作中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。當(dāng)前，高校對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案管理主要存在如下問(wèn)題。

1.對(duì)無(wú)效、變更、注銷和作廢協(xié)議檔案的管理問(wèn)題。在實(shí)際操作中，由于對(duì)無(wú)效、變更、注銷和作廢的協(xié)議檔案認(rèn)識(shí)不清，檔案管理人員很可能會(huì)無(wú)法甄別哪些協(xié)議檔案是無(wú)效、變更、注銷或作廢的。如此，檔案管理工作必然陷入嚴(yán)重的混亂，甚至?xí)?yán)重影響到協(xié)議的執(zhí)行[1]。究其原因，不能完全歸結(jié)于檔案管理人員的疏忽，因?yàn)閷?duì)外服務(wù)協(xié)議的產(chǎn)生需要經(jīng)過(guò)極其復(fù)雜的過(guò)程，而其產(chǎn)生的過(guò)程檔案管理人員基本上是不參與的，因此檔案管理人員如果沒(méi)有相關(guān)人員的詳細(xì)說(shuō)明，幾乎不可能自己認(rèn)識(shí)到協(xié)議檔案的有效或無(wú)效、變更或非變更等變化情況。應(yīng)當(dāng)注意到，檔案管理人員的工作主要是收集和整理，這是由現(xiàn)有的檔案管理制度決定的。如果不從根本上修訂現(xiàn)有管理制度，讓檔案管理人員參與到檔案產(chǎn)生全過(guò)程當(dāng)中，那么這一問(wèn)題是不可能從根本上改變的。另外，協(xié)議是具有法律意義的，協(xié)議的每一點(diǎn)變化都是法律意義的變化，如不能有效地管理協(xié)議的變化，很可能因此而遭到不必要的損失。

2.檔案收集問(wèn)題。檔案收集問(wèn)題，大體上可分為兩方面：一是檔案管理人員的專業(yè)問(wèn)題，二是對(duì)外服務(wù)協(xié)議本身的特殊性。高校的檔案管理本不是為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)服務(wù)的，因此高校檔案管理人員一般都是學(xué)習(xí)圖書情報(bào)專業(yè)或人事管理專業(yè)。而對(duì)外服務(wù)協(xié)議本質(zhì)上是一種經(jīng)濟(jì)類合同，在專業(yè)不對(duì)口且未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)的情況下，高校原本的檔案管理者不可能自動(dòng)就成為對(duì)外服務(wù)協(xié)議方面的管理專家。另一方面，對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案的產(chǎn)生過(guò)程不同于其他檔案的產(chǎn)生過(guò)程。一份對(duì)外服務(wù)協(xié)議從產(chǎn)生到成為檔案，通常都會(huì)歷經(jīng)多次修訂、調(diào)整，各方為了自己利益的最大化，在談判階段，便會(huì)有無(wú)數(shù)的經(jīng)濟(jì)博弈，其都會(huì)體現(xiàn)在協(xié)議的變化上。另外，在執(zhí)行階段，會(huì)因各種因素而無(wú)法按照協(xié)議執(zhí)行，需要變更甚至作廢。此間的不確定性非常大，對(duì)于無(wú)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的檔案管理者來(lái)說(shuō)，妥善完成相關(guān)工作難度極大。

另外，在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，對(duì)外服務(wù)協(xié)議通常不存儲(chǔ)于一處，這是由對(duì)外服務(wù)活動(dòng)特性所決定的。一份對(duì)外服務(wù)協(xié)議必須流轉(zhuǎn)于高校、企業(yè)集團(tuán)、協(xié)議審核部門之間，才能完成其使命，而期間發(fā)生檔案滅失的可能性很大，其對(duì)于檔案收集來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。

3.托管問(wèn)題。因業(yè)務(wù)需要，部分高校會(huì)將協(xié)議審批部門或財(cái)務(wù)部門作為對(duì)外服務(wù)協(xié)議的托管部門，但由于對(duì)外服務(wù)協(xié)議的專業(yè)性，同時(shí)審批部門或財(cái)務(wù)部門并無(wú)相關(guān)管理制度和管理技術(shù)，很有可能造成檔案的毀損。另外，托管期限往往會(huì)成為一個(gè)巨大的隱患。對(duì)外服務(wù)協(xié)議，尤其是技術(shù)方面的服務(wù)，存在一個(gè)保密管理問(wèn)題和數(shù)據(jù)安全問(wèn)題[2]。托管期間，如發(fā)生泄密事件，后果將非常嚴(yán)重，但責(zé)任由誰(shuí)承擔(dān)，往往無(wú)法明確。因?yàn)橥泄懿块T沒(méi)有專業(yè)的管理能力，因此出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)亦在情理之中。目前，對(duì)于這一問(wèn)題的解決，主要是靠縮短托管期限。但這并不能從根本上解決這一問(wèn)題，因?yàn)閷?duì)外服務(wù)協(xié)議往往是長(zhǎng)期的，也就意味著其必然會(huì)長(zhǎng)期存在于這些部門里，能夠縮短的托管期限亦非常有限。

二、電子協(xié)議系統(tǒng)

目前高校對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案管理存在的問(wèn)題，與其說(shuō)是體制問(wèn)題，不如說(shuō)是技術(shù)問(wèn)題。制度的優(yōu)化需要以先進(jìn)技術(shù)為支撐，技術(shù)創(chuàng)新將進(jìn)一步帶來(lái)制度創(chuàng)新。在高校對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案管理中，引入先進(jìn)技術(shù)是進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理制度的關(guān)鍵。但引入何種技術(shù)，且以何種方式引入技術(shù)，對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，是一個(gè)需要深思的問(wèn)題。以筆者的經(jīng)驗(yàn)和研究，筆者認(rèn)為，電子協(xié)議系統(tǒng)是較為適合多數(shù)高校的一個(gè)技術(shù)方案。電子協(xié)議系統(tǒng)，是指集合了在線審核、簽訂、存儲(chǔ)、使用、管理等功能于一體的協(xié)議信息系統(tǒng)，其具有便捷、有效、智能等特點(diǎn)。高校在對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案管理中引入電子協(xié)議系統(tǒng)，將有效提升檔案管理水平與效率，其優(yōu)點(diǎn)如下。

1.能有效降低檔案收集和管理的成本。利用電子協(xié)議系統(tǒng)，簽訂協(xié)議便不再需要打印，所有協(xié)議將保存在系統(tǒng)中，不占用物理空間。各部門調(diào)取檔案，只需要登錄系統(tǒng)即可。除具有權(quán)限人員外，其他人不可能接觸到檔案，因而也就具備了高度的保密性[3]。另外，由于檔案保存在系統(tǒng)中，因此系統(tǒng)實(shí)際充當(dāng)了檔案庫(kù)的角色，因此檔案從產(chǎn)生到歸檔將一次完成，既不存在檔案收集的流程，亦不存在在此流程中可能發(fā)生的滅失情況。

2.能有效地降低檔案管理的人力成本。傳統(tǒng)模式下，檔案收集、整理一般以季度或年度為單位，為了應(yīng)對(duì)大量的工作，往往會(huì)抽調(diào)非專業(yè)人員參與檔案的收集和管理，可以想象期間會(huì)發(fā)生多少檔案管理問(wèn)題，即便有些高校會(huì)組織人員開展培訓(xùn)[4]，也不可能完全有效地避免問(wèn)題。采用電子協(xié)議系統(tǒng)，可以節(jié)省大量的人力，同時(shí)讓專業(yè)人員能夠更有精力、更有效地整理檔案，為更有效地檔案利用打好基礎(chǔ)。

3.促進(jìn)制度優(yōu)化。一切體制變革實(shí)際上都是技術(shù)變革的結(jié)果，因此引入電子協(xié)議技術(shù)必然有利于促進(jìn)檔案管理體制的優(yōu)化。以往以人力管理為核心的管理體制從根本上就不適合檔案的利用，因此無(wú)論如何優(yōu)化體制，在沒(méi)有新技術(shù)支持的情況下，這種優(yōu)化只能是徒勞的[5]。此外，因電子協(xié)議系統(tǒng)從誕生到現(xiàn)在僅十幾年的時(shí)間，其難免存在缺陷。具體來(lái)說(shuō)，一是系統(tǒng)穩(wěn)定性，二是系統(tǒng)安全性。以第三方電子協(xié)議系統(tǒng)為例，一些企業(yè)急于收回投資，不考慮自身硬件條件和運(yùn)營(yíng)能力，強(qiáng)行承接過(guò)量業(yè)務(wù)，其勢(shì)必會(huì)造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定。一旦發(fā)生故障，其必然會(huì)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，如果選擇第三方的電子協(xié)議系統(tǒng)，就必須全面考量其技術(shù)水平、硬件條件、運(yùn)營(yíng)能力等因素，否則會(huì)造成極為嚴(yán)重的安全隱患。

三、高校對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案管理的優(yōu)化

引入新技術(shù)是體制優(yōu)化的必要條件。一般來(lái)說(shuō)，技術(shù)引入有兩種方式，一種是自主模式，即打造專屬電子協(xié)議系統(tǒng)；另一種是合作模式，或者是外包模式，即以支付費(fèi)用或提供服務(wù)的方式，利用第三方系統(tǒng)。前一種模式的優(yōu)點(diǎn)是自主性較高，系統(tǒng)設(shè)計(jì)可以完全根據(jù)自身需求進(jìn)行；缺點(diǎn)是開發(fā)周期長(zhǎng)，硬件投資較大，同時(shí)需要組建一個(gè)專業(yè)運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)。后者的優(yōu)點(diǎn)是便捷，只要付費(fèi)便可立即使用；其缺點(diǎn)是自主性較差，檔案安全可能存在隱患。無(wú)論采用哪種模式，對(duì)于高校檔案管理體制都會(huì)產(chǎn)生一定的優(yōu)化作用，具體表現(xiàn)為以下幾方面。

1.優(yōu)化檔案管理機(jī)構(gòu)。高校不同于企業(yè)，高校原本的檔案管理機(jī)構(gòu)并非為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)而設(shè)置，因此其不可能完全適應(yīng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。高校可以考慮設(shè)立一個(gè)適應(yīng)電子協(xié)議系統(tǒng)的檔案管理部門或崗位，由具備法律、政策、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等相關(guān)知識(shí)的專業(yè)人員，負(fù)責(zé)學(xué)校各類對(duì)外服務(wù)協(xié)議的審核、收集、歸檔與管理，進(jìn)一步優(yōu)化高校對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置。

2.優(yōu)化檔案查閱制度。對(duì)外服務(wù)協(xié)議，尤其是技術(shù)類的協(xié)議，其涉及的信息往往是具有較高經(jīng)濟(jì)價(jià)值的，因此需要較高的保密層級(jí)。以往，所有的檔案都存放在檔案部門，盡管有一定的保密層級(jí)要求，但實(shí)際往往沒(méi)有特殊的保護(hù)技術(shù)。因此，只要有權(quán)限進(jìn)入檔案室就有機(jī)會(huì)接觸到密級(jí)較高的檔案文件。而引入電子協(xié)議系統(tǒng)后，則可以根據(jù)不同的權(quán)限，分發(fā)不同的密鑰，如此即便所有數(shù)據(jù)都存放在同一個(gè)存儲(chǔ)空間里，也絕對(duì)不會(huì)因權(quán)限不分而造成泄密。

3.優(yōu)化檔案信息管理。法律屬性是對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案最重要的特征之一，也是傳統(tǒng)管理的難點(diǎn)之一。以往，檔案員需要時(shí)常和當(dāng)事人溝通，才能確定一份檔案的法律屬性。而引入電子協(xié)議系統(tǒng)后，所有的文件都將被保存在系統(tǒng)中，其每一次信息變更都會(huì)被系統(tǒng)自動(dòng)記錄，而且都是經(jīng)過(guò)加密的，不可能被篡改，因此只要用戶有權(quán)限，就可以輕松地了解其信息變更情況。

4.優(yōu)化檔案管理流程。傳統(tǒng)管理流程是以人為核心的，因此很難有統(tǒng)一性和規(guī)范性可言。同時(shí)，傳統(tǒng)管理流程傳承性很差，不適應(yīng)長(zhǎng)期檔案管理。引入電子協(xié)議系統(tǒng)后，能有效地解決此問(wèn)題。作為一種計(jì)算機(jī)程序系統(tǒng)，電子協(xié)議系統(tǒng)必然是規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)的。只要功能模塊代碼不被修改，就能確保電子協(xié)議系統(tǒng)會(huì)幾十年甚至幾百年，按照其最初程序運(yùn)行。這樣在很大程度上保障了檔案信息管理的規(guī)范性和穩(wěn)定性。

5.優(yōu)化檔案信息使用效率。在目前的工作中，因使用和管理發(fā)生沖突的情況不在少數(shù)。一方面，管理者希望在最大程度上保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。另一方面，使用者希望以最便于自己的方式使用檔案。引入電子協(xié)議系統(tǒng)則可有效地解決這一問(wèn)題。電子協(xié)議系統(tǒng)不同于傳統(tǒng)的檔案室，它是一個(gè)兼具開放性和保密性的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)讓檔案利用變得更加便捷，加密技術(shù)則充分保障了檔案的安全。如此一來(lái)，當(dāng)前普遍存在的使用和管理的矛盾將迎刃而解。

6.優(yōu)化檔案信息數(shù)據(jù)功能。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值毋庸置疑，但要讓檔案發(fā)揮數(shù)據(jù)價(jià)值需要各種技術(shù)支持，需要科學(xué)的制度管理。檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值并非天然形成的，只有當(dāng)無(wú)數(shù)的檔案有效集中和管理才能產(chǎn)生數(shù)據(jù)價(jià)值。以往，對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案分散在各個(gè)部門，長(zhǎng)期得不到全面的集中管理，更加談不上系統(tǒng)的管理，因而不能形成數(shù)據(jù)，也不具有數(shù)據(jù)價(jià)值。引入電子協(xié)議系統(tǒng)以后，檔案的收集問(wèn)題將得到根本的改善，同時(shí)大量的人力可以集中到檔案的整理和數(shù)據(jù)分析上。

認(rèn)真做好高校對(duì)外服務(wù)協(xié)議檔案管理，對(duì)高校自身發(fā)展和對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有舉足輕重的作用。正所謂“科技是第一生產(chǎn)力”，作為檔案管理人員，必須認(rèn)識(shí)到新技術(shù)的使用是實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)化的重要途徑之一，只有在工作中積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，及時(shí)更新觀念，不斷創(chuàng)新方法，才能更有效地為高校的對(duì)外服務(wù)提供服務(wù)。