高校畢業生檔案轉遞問題及對策分析

王 玲 鞏詩琪

學生檔案是學生學習階段形成的反映其各方面表現的以備查考的歷史記錄。根據“人隨檔走”的原則，學生從高校畢業時，學校要根據畢業生的去向對檔案進行轉遞。檔案轉遞工作能否平穩推進是畢業生檔案能否順利轉變為人事檔案的重要條件，對檔案本身價值的有效發揮也起著重要的作用。隨著畢業生檔案轉遞方式的變化，傳統的轉遞工作遇到了新的挑戰和機遇，化解危機、把握機遇是目前畢業生檔案轉遞工作的重中之重。

一、畢業生檔案轉遞工作現狀

1.檔案轉遞方式多元化。檔案郵寄方式從機要通信獨占轉變為EMS和機要通信共同參與，并且以EMS為主導。2015年之前，按照國家規定，畢業生檔案都需通過機要交通或專人取送的方式轉遞，機要通信轉遞幾乎是畢業生檔案轉遞的唯一方式。隨著高校畢業生數量的劇增，機要通信的轉遞資源有限，學校和機要局的轉遞壓力倍增，難度也不言而喻。從2015年6月起，教育部、人力資源和社會保障部、國家郵政局聯合發文指出，大學生檔案不屬于國家秘密載體，也不屬于郵政機要通信的轉遞范圍，機要通道停止接收和投遞各類大學生檔案，并提出“畢業生檔案可采用‘郵政EMS標準快遞’形式轉遞”，除涉密高校、涉密專業和到涉密單位就業的高校畢業生檔案外，其他畢業生檔案都可以通過EMS方式轉遞。這增加了畢業生檔案的轉遞方式，也適應了現代快遞業務的發展需要。近年來，中國郵政特快專遞的業務能力取得了長足的發展，其擁有先進的航空和陸路運輸網絡以及遍布城鄉的全程全網服務網點，同時郵政部門對大學生檔案進行單獨處理，并開辟了專屬綠色郵寄通道，為提升服務效率奠定了堅實的基礎。將EMS納入畢業生檔案轉遞工作之中，為快速、便捷、安全、準確地做好畢業生檔案轉遞工作提供了有力保障。

2.檔案轉遞去向多樣化。高校畢業生就業呈現出多元化的趨勢，多樣的就業領域、相對寬泛的就業時間以及靈活的就業方式已經成為高校畢業生就業的發展趨勢。隨之而來的是，畢業生檔案去向也打破了傳統的格局，復雜多樣的轉遞去向逐漸挑戰著傳統單一的轉遞方式。根據目前高校畢業生就業的情況，檔案去向一般有五種：報到證上是國家機關、國有企事業單位的編制內人員，將檔案郵寄至該單位；上述單位的非編制內人員，將檔案郵至該單位委托的人事代理機構；民企私企等不具有檔案接收權限的單位，則有兩種處理方法，一是將檔案轉遞至學生原籍的人才交流服務中心，二是轉遞至就業單位所在地人才中心；自主創業或畢業后暫未就業的畢業生，也可以將人事檔案托管到人才交流服務中心；由于出國留學等原因暫緩轉遞的學生辦理檔案托管手續后不必填寫轉遞地址，暫存高校，高校可為其提供最長兩年的檔案托管服務，待保存期滿后由學生本人提出轉遞或由有檔案接收權限的單位來函調檔[1]。針對畢業生不同的去向，根據EMS郵寄的需要，檔案管理部門需要詳細統計畢業生檔案郵寄的地址、收件人、聯系電話等必要郵寄信息，以確保檔案郵寄工作的順利進行。

3.檔案轉遞管理的信息化。網絡和信息技術的發展為檔案管理的信息化提供了條件保障。各高校都不同程度地將信息技術運用到學生檔案管理工作之中，利用學生檔案管理系統來進行各環節的管理，檔案轉遞工作也必然納入其中。信息化轉遞提高了畢業生檔案轉遞的效率：一是通過一鍵導入的方式將畢業生的檔案轉遞信息錄入系統中，可以快速地進行地址分類、統計，并形成回執信息，減少工作量，提高工作效率；二是將檔案轉遞數據與EMS的郵寄系統進行共享，可以快速、準確地打印出快遞單，避免郵政部門的重復錄入，節省時間，提高郵寄效率；三是與郵局共享檔案郵寄數據，將轉遞結果錄入系統中，為查詢利用提供數據保障。

4.檔案轉遞結果的可追蹤性。隨著畢業生以及社會各單位查詢轉遞結果的需求不斷上升，將郵寄視為檔案轉遞工作終點的觀念急需破除。通過機要通信查詢轉遞結果，需要單位出具介紹信到機要部門查詢，這在很大程度上限制了學校檔案部門提供查詢服務的時效性和主動性。隨著現代快遞業高技術性的發展，隨時隨地追蹤郵寄物品的信息已經變為可能。學校檔案部門一方面可以將郵政部門的轉遞信息錄入自身的管理系統，學生通過登錄系統查詢自己檔案的轉遞情況；另一方面，也可以將畢業生檔案轉遞的快遞單號反饋給院系，學生通過郵政的查詢系統追蹤自己檔案的轉遞信息。通過提供可追蹤性的服務，檔案部門變被動服務為主動服務，不僅提高了服務的時效性、靈活性和準確性，也積累保存了歷年的轉遞結果，延長了服務時限。歷屆畢業生都可以致電或登錄學校網站進行查詢，有助于檔案軌跡完整性的保持，如轉遞出現問題也可以及時溯源，尋找解決措施。

二、高校檔案部門在畢業生檔案轉遞工作中的問題

1.轉寄信息填寫不規范。畢業生去向復雜多樣，檔案轉遞地址也各不相同，畢業生在進行畢業生檔案EMS郵寄單填寫時往往會出現問題。一是接收單位填寫不規范，比如有的畢業生填寫了收件人單位的簡稱，郵寄至多校區的學校沒有明確標明校區，或單位有分址但沒有明確具體地點。二是目標單位地址填寫不準確，填寫時沒有按照省（自治區）、市、區、街道的順序逐級填寫，收件地址中有錯字，收件人和聯系方式不準確、不對應等，畢業生填報過程中的失誤會致使退檔。三是填寫的接收單位沒有人事檔案接收權限。流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，其他單位未經授權不得管理流動人員人事檔案[2]。畢業生可能會誤將三方協議中公司地址當成檔案轉遞地址填寫，填寫沒有接收權限的單位會導致退檔。一旦退檔，檔案部門需要聯系畢業生進行二次轉遞，轉遞不成功檔案就滯留在高校，導致人檔分離。檔案郵寄到錯誤的地址，還可能造成檔案丟失、檔案被私自開啟等種種風險。

2.缺乏對留滯檔案的有效處置。留滯檔案一般分為兩種情況，一是由于轉遞地址填寫錯誤導致無法成功投遞退回學校的畢業生檔案；另外一種是畢業生在畢業后兩年的自主擇業期內將檔案保存在學校，但超期后仍未聯系派遣的檔案。日常工作生活中對檔案的使用次數較少，不少同學由于遺忘等原因將檔案遺置學校檔案館。直到報到證失效，高校檔案館也無法將畢業生檔案轉出，十分不利于將來畢業生檔案的利用[3]。多數高校檔案部門沒有針對留滯檔案的專門處理辦法，由于不明確的轉遞地址，高校檔案部門無法轉遞遺留檔案，只能先將這些檔案保存起來，等待畢業生主動聯系學校，或其他單位來函調檔。遺留檔案不僅占用了高校檔案館空間等公共資源，降低了行政效率，也會限制畢業生檔案的利用，畢業生需要依據檔案出具相關證明時會面臨諸多困難。

3.檔案轉遞信息的查詢服務不及時。高校檔案管理部門郵寄后查詢服務不及時主要有兩方面原因。一方面，由于一屆畢業生眾多，檔案部門人手不足，高校檔案部門的轉遞時間緊任務重，僅能在有限范圍內提供查詢服務[4]。另一方面，不少高校沒有確認結果的意識，認為檔案寄出即工作結束，默認檔案送達。EMS轉遞方式占據主流后已經可以實現一定程度的追蹤，但EMS的終端投遞人員不固定，快件滯留代收點等情況時有發生，可能會導致畢業生檔案的丟失。不少高校檔案轉遞后沒有確認目標機構簽收情況，即使未見回執也默認送達。學生發現問題聯系高校時還可能發生寄出方、中轉方和接收方三方互相推諉責任的情況，學生不知道問題出現在哪里，造成的損失只能自己承擔。即使能對中轉機構進行追責，轉遞是一個動態的過程，學生從寄出到發現問題往往已經經歷了兩三個月甚至更久，此時EMS已基本不能找到檔案原件，只能依據條款給予金錢賠償，給畢業生造成的損失難以彌補。

三、畢業生檔案轉遞工作對策

1.與就業部門共享數據。檔案部門通過數據共享獲得準確的轉遞地址。大部分應屆畢業生都會走向工作崗位，選擇就業的畢業生會向學校就業工作部提供簽約信息，簽約信息中明確載有工作單位所在地。就業部門可以在接收三方協議的同時向畢業生確認檔案轉遞信息，與簽約地址相同且有人事檔案接收權限的無需再次填報，檔案部門直接獲取相關地址；沒有接收權限或轉遞地址與三方協議中地址不同的，由檔案部門與畢業生確認檔案轉遞地址是否填寫規范準確，核對收件人和電話是否正確填寫、是否對應等[5]。這樣可以確保畢業前檔案轉遞地址完整、準確，學生一次可以解決多個待辦事項。檔案部門通過與就業工作部共享數據獲得更準確的檔案轉遞地址，直接在就業流程中解決轉遞地址問題，二級學院、學生管理單位也不用重復填報，可以有效減少填報失誤的情況，也避免了多部門間傳遞過程中可能造成的信息失真，避免造成退檔，提高轉遞成功率。

2.主動促進留滯檔案的轉遞。多手段事前預防可以有效避免檔案留滯館內。大多數留滯檔案都是由于超出托管時限，由學生遺忘或是不重視造成，所以事前存留有效溝通渠道十分必要，可以在托管期滿后喚起學生記憶，對學生闡述檔案轉遞重要性，有效促進留滯檔案轉遞。一方面，積極與本人直接聯系。對于進行檔案托管的畢業生，要仔細核對手續，提醒學生檔案留滯有時限，在辦理托管檔案手續時留下本人和備用聯系方式，方便與畢業生聯系。如果臨近寄存時限仍未轉遞，通過電話、短信、微信等方式主動聯系畢業生已經期滿，并與畢業生約定檔案轉遞地址，進行郵寄。另一方面，主動擴散信息。如本人和備用聯系方式都失效時，采用其他方式促進轉遞。采用逆推法，從最近一屆的畢業生開始，與輔導員聯系將留滯檔案清單發到年級大群中；也可以通過每屆的校友聯絡人與畢業生建立溝通渠道。檔案部門可以每半年或一年進行檔案清理，明確檔案在館狀態，對留滯檔案數量、原因、現狀等都有大致的了解，并在檔案管理系統中進行備注和狀態更新，將留滯檔案公布在學校官網、公眾號等平臺上，促進檔案主動轉遞。

3.及時發布畢業生檔案轉遞信息以便查詢。通過兩個途徑及時發布畢業生檔案轉遞信息：第一，增強主動服務的意識。檔案郵寄絕不是轉遞的終點，要確保檔案安全到達轉遞地址，未到達之前高校檔案部門應注意轉遞各個環節，每一份檔案郵遞的各個節點都應明確責任人，直到移交至目標地址。第二，依托線上工具減輕工作人員查詢壓力，提升畢業生查詢效率。可與EMS恰當聯動，2015年后，大部分檔案的轉遞都是通過EMS郵遞進行的，已能實現快件追蹤。可以將畢業生檔案轉遞信息整理發布在本部門網站上，方便學生訪問查詢；也可以應用移動終端查詢方式，通過公眾號或是小程序來實現畢業生轉遞信息的查詢。高校檔案部門可以應用小程序，在小程序中導入檔案郵寄的信息，與畢業生實現信息共享。學生通過社交軟件登錄小程序，查詢自己的檔案狀態、轉遞情況，直到檔案順利簽收到達目標單位[6]。小程序避免了繁瑣的流程，畢業生可以隨時隨地進行查詢，及時發現寄錯、寄漏等情況，采取有效補救措施，確保檔案安全抵達。