高校重大疫情防控工作專項檔案建設探究

許昌國 劉文貞 張 霞

一、創建重大疫情防控工作專項檔案的重要性和必要性

1.建設疫情防控工作專項檔案有利于全面展現高校處置重大事件的歷史過程。高校重大疫情防控工作檔案是指高等院校在開展重大傳染病疫情防控工作中直接或間接形成的檔案資料。新型冠狀病毒肺炎疫情等重大疫情具有突發性強、傳染性強、涉及面廣、防治難度大、時間跨度長的特點，作為人員高度密集的高校，疫情防控任務繁重，產生的各類文字、聲像、圖表、實物等檔案資料品類多、數量多，且保管和利用價值大。通過建立疫情專項檔案庫，更便于集中收集和管理，最大限度地還原歷史脈絡和原狀，便于滿足廣大師生查檔、用檔需求，也利于對檔案的有效開發利用，尤其對探尋疫情防控對策和提升學校應急處置能力，有著很強的現實意義，能夠達到事半功倍的效果。

2.建設重大疫情防控專項檔案有利于增強疫情檔案的“檔案育人”功能。“檔案育人”是高校“三全育人”的重要部分，也是培養新時代社會主義建設者和接班人的重要舉措。中國成功戰勝新型冠狀病毒肺炎疫情體現了中國共產黨的領導和中國特色社會主義制度的優越性，展現包括廣大師生在內的全國人民眾志成城、勇于擔當的抗疫精神，集中展示了中國力量、中國效率以及中國負責任的大國形象，是任課教師和學生工作人員對大學生進行思想政治教育的鮮活教材，具有理論教學不可替代的感染力和親和力。因此，疫情檔案可以作為開展大學生思想政治教育的重要素材，引導教育大學生樹立科學的人生觀、世界觀、價值觀，從而增強“四個意識”“四個自信”，大力弘揚社會主義核心價值觀和社會正能量。

二、統籌建設重大疫情防控工作專項檔案的路徑和方法

1.強化檔案人員建檔留史的使命責任和義務。檔案人的初心使命就是記錄歷史、服務社會。檔案工作人員在新型冠狀病毒肺炎疫情防控等重大事件面前，必須提高政治站位，主動擔當作為，助力疫情防控工作，更好地服務全校師生。在疫情發展的各個階段，要同步甚至超前謀劃檔案工作，為領導決策提出建議，制定疫情檔案征集制度和措施。及時指導院系檔案工作，督導專兼職檔案員適時對各階段疫情檔案材料進行收集、整理和歸檔保存，不讓任何一份有價值的疫情檔案流失。牽頭做好檔案的開發利用工作，從實踐中總結經驗和教訓，為今后重大疫情防控和突發事件處置提供借鑒與遵循。

2.完善重大疫情檔案建設應急處置機制。重大疫情突發性強、傳播快、范圍廣、危害大、影響大的特性，要求高校疫情防控和檔案工作都必須作出快速反應。檔案工作人員是疫情專項檔案建設的主導者和組織者，要有歷史思維和大局意識，在疫情來臨時主動當好領導的參謀、助手，積極提供處置應急事件的應對措施。根據學校任務分工建立相應的檔案應急反應機制，設置分管校領導為組長、部門負責人為成員的檔案工作應急處置專班專組，按照“誰主管、誰負責”原則，建立橫向到邊、縱向到底的網格閉環管理責任體系。調整、配強部門專兼職檔案管理員，特別是派出醫療救護組支援防疫一線任務時，要指定責任心強的人員為檔案工作聯絡員，保證檔案工作不斷線。各部門和院系要把有關疫情檔案材料的收集歸檔納入疫情防控工作的整體計劃，同步謀劃、協調推進，確保疫情防控檔案材料源頭管理、全程監管，確保應收盡收、應歸盡歸。

3.建立疫情檔案收集和管理特別制度。根據防控實際和要求分別建立疫情期間應急協調制度、個人防護制度、檔案收集制度、消毒制度、查閱利用服務制度等，促進檔案工作規范高效開展。充分利用新媒體和大數據技術，搭建檔案信息員微信公眾號、QQ工作群等平臺，及時發布、統計信息。檔案部門要時刻關注疫情形勢，加強與學校疫情防控領導小組溝通協調，采取線上指導和現場督導相結合的方式，動態跟進校內校外、線上線下防控工作，并動態調整檔案工作的方式方法，保證高質量完成疫情檔案收集工作并經得起歷史檢驗。

三、突出重點，全方位收集疫情防控檔案

高校重大疫情防控工作檔案來源多、品類多、數量多，應按照全面收集、科學分類、精細管理的原則，建立功能多元的專項檔案庫。

1.收集展現疫情防控政策制度的核心檔案資料。黨中央、國務院作出的系列重大決策，以及各級黨委政府發布的政策規定、指導意見、部署計劃和疫情通報，成為處置重大疫情的基本依據，也是重要的檔案資料。高校相應成立了疫情處置工作領導小組，細化制定諸多防控計劃、演練方案、措施辦法和防控手冊等，全面展現了各階段防控工作進程、重點，以及取得的成效和存在的問題等，這類檔案指導性、規范性、連續性都很強，是疫情檔案的重要組成部分，必須應收盡收，重點管理。

2.收集日常防控工作的實錄性檔案資料。高校在疫情期間統籌推進防控工作、教育教學、后勤保障等各項工作，產生了品類眾多、數量龐大、客觀翔實的基礎性資料，對于還原歷史、資政未來都具有十分重要的作用。一是高校宣傳普及疫情防護知識的橫幅標語、宣傳手冊、培訓視頻等檔案資料。二是疫情統計信息，主要包括健康排查和統計圖表等，這類資料體量大，是疫情防控的重要數據信息，也是開展防控工作理論研究的寶貴資料。三是防控物資設備資料等。高校為積極應對疫情籌備了大量的防控物資，并接受社會捐助，在收集這些建檔立卡資料的同時，也要收集保存代表性實物。

3.收集疫情防控工作特色檔案。各高校，尤其是醫學類高校，在做好校內疫情防控工作的同時，充分發揮專業優勢，選派附屬醫院醫護人員到疫情重災區一線參加防疫救治，或在駐地診治疑似和確診病人，還有少數高校參與了國際抗疫交流和科學研究，為抗疫作出了貢獻，部分醫護人員還受到國家、省市表彰。檔案工作者要把這類特色檔案做為疫情專項檔案的重中之重全方位收集，凡是醫療隊形成的各類診療方案、支部生活資料、事跡報告會資料等應收盡收，永久保存，使全校師生銘記、傳承抗疫英雄大愛無疆、勇于擔當的精神。同時，加強與派駐機構和駐地醫療機構檔案部門的協同，互通有無，共享檔案資源。學校如出現師生確診疫情病例，必須專門做好各環節的檔案收集工作，為今后開展防控和救治工作積累經驗教訓，提供借鑒。

4.收集疫情期間個人的檔案資料。面對重大疫情，學校、家庭、社會多元一體防控，由此產生了大量有重要查考和保存價值的個人資料。高校收集和保存有價值的師生個人檔案是對高校公共檔案的有益補充，有利于多層面、多角度、全方位記錄和展現重大疫情歷史事件。按照“自覺自愿、共建共享”的原則，征集師生在抗擊疫情過程中形成的各類重要原始資料。首先，抗擊疫情一線高校醫護人員和志愿者個人的圖片、音像、實物等重要資料應收盡收，特別是具有代表性和特殊意義的請戰書、榮譽證書、簽名防護服等。對于為疫情作出突出貢獻的醫護人員等，可以單獨建立個人事跡檔案，為先進模范和英雄留名建檔。其次，師生疫情期間的電子教案、抗疫日記等檔案資料，以及自主創作謳歌防疫精神的書畫、詩歌等藝術作品。另外，收集參加一線抗疫的校友的先進事跡材料，以及為母校捐款捐物的音像資料、證書等。對個人檔案資料統籌進行收藏價值甄別、分類保存，并出具捐贈收藏證書。

5.建設好疫情數字檔案。由于重大疫情特別是一級響應期間采取封閉式管理、限行措施等，學校教育教學、服務保障形式隨之發生很大變化，啟用騰訊會議、釘釘系統等網絡平臺開展云辦公、視頻會議，上課、考試、論文答辯甚至畢業生招聘雙選會等均通過網絡遠程視頻進行，學校日常管理升級為線上線下雙行的新模式，確保了高效運轉。由此，檔案的來源、形態更加多樣化，疫情電子檔案大幅增加。高校要特別重視疫情電子檔案的建設，充分利用互聯網、人工智能、大數據技術，做好檔案“互聯網+”工作，建好疫情檔案專項信息數據庫，主要包括學校OA系統、疫情專項網站、微信和QQ工作群、網課，以及返校復學核驗、學生云班會、團課、線上文娛活動等產生的音頻、視頻、電子文件。電子檔案資料不僅繁雜、數量多，而且有的重復、雷同，需要對資料進行精細化篩選、模塊化歸類、規范化整理。必要時實行分級保管，學校檔案室將具有代表性、收藏價值大的電子檔案資料納入疫情專項檔案庫保存，而數量龐大、保存價值一般的課件、體溫統計報表等由部門留存，學校檔案室則編輯全部目錄存檔，兼顧精準存檔和方便快速查詢利用。

四、突出檔案育人功能，開發利用疫情檔案

重大疫情專項檔案建設基礎在搜集整理，關鍵在研究利用，突破在檔案育人。

1.拓展重大疫情檔案綜合服務功能。檔案部門要全面梳理分析重大疫情檔案信息數據庫，深度挖掘疫情檔案內涵和歷史價值，推進工作，資政未來。一是加強對各種載體的疫情檔案進行專項研究分析，制訂開發利用措施計劃，并結合部門職能分工做好檔案開發利用工作，統籌安排，依責落實。二是編纂學校《疫情防控大事記》。由校長辦公室或檔案部門牽頭，把每個重大事件、重要活動和關鍵時間節點連接起來，形成高度濃縮、直觀客觀的疫情檔案資料。三是編輯《疫情防控影像資料集》。檔案館與信息中心等部門集中整理疫情防控錄音、錄像等視頻音像資料，剪輯編錄，形成紀錄片，從另一視角全場景式展現疫情的重大歷史畫面和難忘瞬間，豐富檔案形式、內容。四是檔案、宣傳部門充分利用疫情檔案，開展疫情檔案宣傳教育。通過專項宣傳欄、檔案網站展示疫情檔案，方便師生深入了解抗疫過程。五是豐富校史藏檔品類。聯合檔案館、校史館，把疫情防控中重要文字檔案復印件、圖片檔案和實物等納入校史館同步收藏展示，資源共享。

2.充分利用疫情檔案資源開展思想政治教育。重大疫情專項檔案庫是高校檔案工作的重要建設成果，也是高校育人工作和思政工作的寶貴資源、鮮活教材。高校要把以人為本、立德樹人作為出發點，最大限度地挖掘疫情檔案的精神財富和育人價值。積極爭取學校黨委和校領導支持，堅持日常教育與主題教育相結合，堅持思想引領和價值引領相統一，檔案部門、宣傳部門、學生工作部門和馬克主義學院開發疫情檔案育人功能，開展愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，也使疫情檔案變得有溫度、有靈氣。通過開展抗疫征文和圖片征集、演講活動等，讓師生感悟思考中國取得疫情人民戰爭勝利的根本原因；通過舉行戰疫一線醫護人員的事跡報告會，宣揚抗疫精神；通過舉辦抗疫研討會、公益講座，深入研討中國共產黨領導和中國特色社會主義制度的優勢。總之，充分開發利用重大疫情防控工作專項檔案的育人功能，能夠更好地增強大學生的道路自信、理論自信、制度自信和文化自信，增強民族自尊心、自信心和自豪感，激發愛國熱情和聽黨話、跟黨走的自覺性，真正擔當起實現中華民族偉大復興中國夢的歷史使命和責任。

3.深入探討總結疫情防控經驗教訓。在搜集整理和開發利用重大疫情檔案過程中，高校積累了豐富的經驗，但對疫情中產生的新媒體檔案的收集和保管缺少創新性措施，在如何開發利用檔案服務學校發展建設方面成果不多，等等。高校檔案部門應強化擔當意識，主動設立專項課題等，補齊疫情檔案工作短板，探索新思路、新方式和新方法，力爭取得高質量的重大編研成果，不斷提升疫情檔案建設水平，并為今后處置疫情和其他突發事件提供重要參考、經驗借鑒和研究依據。