港口整合新體制下如何做好水運建設項目檔案統一管理

王建華

一、社會背景

2019年1月，遼寧港口集團正式成立，作為國內首例港口行業的示范和“央地合作”標桿，將逐步建立遼寧“六港合一”的組合港發展模式，使各港口之間由競爭走向競合，以港口一體化為支撐，以實現港口高質量發展為目標，全力推進港、產、城、創融合發展。

1.以我省港口為起點的“遼滿歐”“遼蒙歐”“遼海歐”三條綜合交通運輸大通道初步貫通，持續優化國際班列布局，東北航道商業化、常態化運營，推進遼寧港口集團參與吉布提國際自貿區和俄羅斯別雷拉斯特國際物流園區開發建設，加快遼寧與海上絲綢之路沿線國家的互聯互通，加快利用國際國內“兩個市場”“兩種資源”，將過去服務于“北糧南運”“北煤南運”，轉向面向國內東南沿海商品貿易和日韓轉口貿易“南貨北運”服務的有效供給，從跨境綜合交通運輸體系、跨境國際物流網絡、對外開放戰略平臺、國際產能和裝備制造合作、擴大外貿出口、重點國別投資貿易合作、深化人文交流合作，推動遼寧裝備制造走出去，提升產業整體競爭力，助推遼寧產業結構調整和轉型升級。

2.生產經營情況。截至2019年底，全省港口共擁有生產性泊位422個，其中萬噸級以上泊位232個，設計年通過能力6.4億噸。2020年，全省有大連恒力石化配套碼頭等10個生產性泊位建成投產，新增綜合通過能力5270萬噸。在建項目建設使項目檔案量越來越大。

二、水運建設項目檔案管理的重要性

1.項目檔案在水運建設中的重要性。水運建設項目檔案主要是港口、碼頭、岸線等的工程項目建設，水運建設項目是水運設施和運輸設備等固定資產的建設和購置活動及與之有聯系的工作，如港口的改擴建、航道疏浚、船舶的購置及其他有關的固定資產投資活動。水運港口建設適合于承擔運量大、運距長，對時間沒有特殊要求的大宗物資運輸。我國進行水運港口建設的條件十分優越。為了適應經濟發展和運量增長的需要，當前在大力加速水運港口建設。如加速新港和新泊位的建設，增加大中型港口和機械化程度較高的專用泊位和集裝箱泊位，對現有港口進行技術改造，提高裝卸技術裝備水平，擴大港口吞吐能力；加速船舶的更新換代，使之向標準化方向發展并適當增加專用船舶進行運輸。水運工程建設是遼寧省港口航運業的重要組成部分，是國民經濟、保障民生、社會發展的重要支撐。項目檔案隨著項目的建設而產生，隨時收集、歸檔、立卷，才能保證產生的檔案不流失。

雖然近年來遼寧省水路建設取得了較大的進步，船舶噸位逐步大型化，客貨運服務設施設備、營運水平和乘坐環境得到較大提高，但是隨著社會經濟的快速發展，航空、高鐵等運輸方式對服務質量的不斷提升，客貨運輸行業對水路出行的服務要求也越來越高，老舊港口建設需要改建、新建，很多新的建設項目即將竣工。隨著工程項目的竣工，在建項目檔案文件產生的量也越來越大，工程建設項目檔案是港口在建項目綜合驗收的重要組成部分。

2.水運建設項目檔案管理的意義。近年來，遼寧省委省政府積極促進港口資源整合、港口間互動聯合、港產城深度融合，加快推進港口一體化發展，以“前港——中區——后城”的模式，全力打造大連太平灣為東北亞“新蛇口”，港口發展邁入高質量發展的“新常態”。但與此同時，水運建設項目的范圍也隨之由原來單純的港口碼頭建設、航道工程建設等拓展到港口物流園區、海鐵聯運樞紐、內陸無水港、國際物流海外倉及綜合運輸通道的其他物流轉運基礎設施領域的建設，水運建設項目的范圍和內涵不斷延展，標準和要求不斷提升，建設項目有關的檔案管理工作的模式和內容也隨之發生較大變化。

港口集團成立后，遼寧港口實現一體化整合，統一規劃、統一建設、統一經營、統一管理，不再是某一地區的港口企業單獨完成，特別是加快綜合運輸大通道建設和多式聯運發展后，運輸組織方式發生巨大改變，同一綜合運輸大通道內涉及的多式聯運組織的配套建設的項目，需實現多式聯運運載單元標準統一、規劃建設和經營管理統一、建設項目標準統一，各項目間互相依賴互相影響，對各港口工程項目檔案的信息同步性、共享性，以及檔案信息的實時可調取、可查閱、可追溯的需求就顯得特別重要，建設項目有關檔案管理工作的標準、同步性和信息化程度亟待提高。

工程建設是宏偉計劃，工程建設項目檔案同樣是百年大計，有了項目工程沒有檔案將后患無窮。因此，必須提高檔案管理重要性的意識。一切工作的根源在于改變思想，端正態度。在工作中，人們對檔案管理意識不強，領導和基層管理人員因流動性大、思想意識淡薄，對檔案宣傳力度不夠，工程建設隊伍流動性更大，人員也不穩定，基礎單位沒有兼職或專職的檔案管理人員。另外，工程及建設部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責不落實、標準不明確，往往是重工程建設、輕檔案管理，在工程完工時，各單位才開始應付整理工程資料、文件等。這些因素容易造成工程項目檔案資料管理無序，資料、文件流向不明，檔案收集不齊全，檔案人員對執行歸檔的標準領會不深不透，執行不力。為此，應該進一步加強對檔案管理的法制教育，及時制定有效、統一的標準規范，進行培訓，統一管理，明確制定檔案歸檔范圍，才能提高歸檔效率和質量。

三、制定水運建設項目檔案統一歸檔標準

1.指導思想。以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，深入貫徹落實習近平總書記“三個推進”的總體要求和關于港口發展的重要講話精神，以港口一體化發展為契機，以“四個一流”為目標，以加強水運建設項目檔案管理能力為核心，以提高檔案管理質量和效率為切入點，以檔案管理標準化、規范化為實現形式，促進全省水運建設項目檔案管理水平大幅提升，制定項目檔案統一標準。

2.編制標準的原則。（1）統一領導，分級管理。統一全省水運建設項目檔案管理的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用等工作，實行省、市兩級分級管理，責任明確、分工有序、強化落實、閉環監管。（2）完整全面，科學合理。強化水運建設項目檔案管理，維護檔案完整與安全，科學制定檔案管理各環節流程及操作規范，形成我省特色港口發展和管理模式下的水運建設項目檔案管理體系。（3）協調統一，適用規范。使標準規范、整體協調，在標準化術語、術語的原則和方法、符號代號和縮略語等方面遵守現行基礎標準的有關條款，確保文體和術語的統一、規范、便于實施。（4）簡單便捷，高質高效。檔案管理工作堅持以人為本，從實際管理和提供利用需求出發，簡明扼要、操作性強，持續提升水運建設項目檔案管理的整體工作效率。

四、研究方法與技術路線

1.梳理產生水運建設檔案完整齊全性的評價和管理檔案措施方面的文獻。項目組首先對于檔案工作對港口客貨運運營產生作用方面的研究文獻進行分類收集與整理，并整理水運建設領域的研究資料，全面掌握目前水運建設項目檔案對于港口運營提供利用研究的方法，整理國家相關法律法規、各省有關水運建設檔案方面的規范性文件，廣泛搜集相關資料，確保研究思路的準確性、實用性，并確定相關研究方法。

通過文獻研究，進行客觀梳理，目前大致可以從影響因素、評價方法、相關措施三個方面開展有關水運建設檔案方向的研究，同時大部分研究缺少行業視角的綜合評價，以及從管理部門角度對于具體檔案問題進行全面系統的分析和評價，研究思路一般以現狀、問題、措施的定性分析模式為主，缺乏數據與結論之間相關性的定性分析，得出的結論具有局限性。因此，從兩方面著手開展研究，將主要內容框架定為基本內容與技術內容。其中基本內容為共性研究，即從現狀出發，尋找目前遼寧省水運建設項目檔案存在的相關問題；而技術內容則是本項目的特色所在，選用定性的方法開展運用評價，動態地分析水運建設項目檔案的統一管理，從而制定有針對性的措施建議。

2.開展整合后省內港口調研，了解我省項目檔案的現狀。為掌握目前水運建設項目整體建設情況，為后續驗收提供可靠數據支持，分別到各港口進行實地調研。對省內調研主要包括了解各地區水運建設檔案文件是否收集齊全、歸檔范圍分類是否按照標準進行、歸檔基礎材料完善情況，同時實地勘察港口檔案館、檔案室歸檔范圍、分類、統一標準情況等幾項工作，確定影響水運項目建設的主要因素。項目組與多個港口一線工作人員、相關主管以及在建項目工作人員進行座談，深入了解一線工作人員的工作狀態，并詢問檔案歸檔情況、執行標準是否統一、基層檔案管理人員的感受，摸清服務需求，廣泛征集港口企業與相關部門的工作意見。

五、制定標準統一管理的先進性

1.針對行業制定水運建設檔案歸檔標準，省內實現檔案資源整合，管理統一，從檔案管理機制等方面制定操作性強、效益高的應對措施，制定一省一港水運建設檔案歸檔統一標準，為檔案管理者指明方向，為行業服務，建立新型管理體制。

2.區域性港口經營一體化整合新體制下，解決突發應急事件，如雨季、臺風水毀、緊急搶修施工現場等情況，研發水運建設涉及港口、碼頭、泊位、船舶運輸的檔案實際業務運營采集平臺，根據新的經營模式，水運建設項目檔案重新制定歸檔標準，劃分歸檔范圍，解決分類不明確、混淆存檔范圍的問題，減輕業務量，按照新標準統一分類、歸檔立卷。

3.項目標準的研究根據六港合一的新經營模式，增加物流園區、內陸無水港及海外物流倉儲資料范圍，利用綜合動態監控手段，實現檔案智能閉環管理，形成港口項目檔案信息同步性、共享性實時調取，使檔案管理同經營模式同步運營發展。

因國內各省水運建設情況不同，各省分別根據各自的不同環境、不同情況制定適合本省的獨立的水運建設項目工程檔案歸檔標準。而我省一直處于探索研究過程中，正值港口整合新體制下，吸取多年的實踐經驗，確立項目工程檔案立卷標準勢在必行。為保證我省項目工程檔案立卷執行統一標準，執行者立卷歸檔標準清楚明確，統一規范管理，為水運建設企業的檔案工作者指明方向，確立標準，不斷提高項目工程檔案的歸檔質量，完善行業標準，為水運建設項目工程檔案的高水平發展作出貢獻。

從檔案利用率方面來看，按標準歸檔的檔案齊全完整、分類清楚，查閱速度快，為企業及時解決問題、減少成本，大大提高了檔案資料查閱效率。

六、項目檔案統一標準對社會產生的經濟效益

水運建設項目檔案存儲著港口建設的詳細資料，也是工程項目建設的真實記錄和反映，對整個港口建設的運營和維護有著重要的現實意義。本項目研究著眼于全省水運建設的實際，依托當前的存檔文件提高水運建設涉及港口、碼頭、泊位、船舶運輸的效率，使檔案工作更好地為實際業務運營服務。

通過建設實施檔案管理系統，制定統一規范標準，利用信息化手段輔助完成對工程檔案資料的科學管理，優化檔案資源檢索利用率，從而為項目檔案管理提供有效的標準化支撐。實現全省水運建設項目工程檔案統一標準，促進了檔案的深化利用，實現了檔案資源的整合與統一，減輕了檔案工作人員分類不明確、混淆存檔范圍的問題，減輕業務量，檔案查找利用效益明顯提高，直接為企業生產降低成本，為管理部門帶來良好的經濟效益。