信息共享視域下高校檔案數據共享策略

趙善棟

隨著信息技術的發展，高校檔案數據管理面臨著嚴峻挑戰，普遍存在“信息孤島”和“數據炊煙”的情況。如何突破阻礙檔案管理發展的這一瓶頸，是當前高校檔案數據管理急需解決的問題。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出，“加快檔案信息資源共享服務平臺建設。實施國家數字檔案資源融合共享服務工程。建立開放檔案信息資源社會化共享服務平臺，制定檔案數據開放計劃，落實數據開放與維護的責任；優先推動與民生保障服務相關的檔案數據開放；積極探索助力數字經濟和社會治理創新的檔案信息服務；拓寬通過檔案網站和移動終端開展檔案服務的渠道”，為高校檔案數據共享指明了方向。因此，要解決這一問題，必須要加強高校檔案數據共享，使高校檔案數據得到高效利用。

一、信息共享視域下高校檔案數據共享的機遇

信息技術背景下,信息資源共享給高校檔案工作帶來了新的機遇，高校應抓住信息資源共享的機遇，采取有力措施，在管理意識、技術處理等方面進行改革創新，以適應檔案管理在信息時代的發展要求。

1.高校檔案數據共享有助于豐富高校檔案數據資源。檔案信息化、數字化為高校檔案數據共享奠定了豐富的檔案數據基礎。而高校檔案種類眾多，比如黨群、行政、教學、科研、基建、財會等，為師生提供檔案利用具有重要價值。高校檔案數據共享從廣度、深度上極大地豐富了檔案部門館藏信息資源，海量的檔案數據信息通過大數據技術為檔案深度挖掘提供了巨大的信息資源。比如，教學檔案共享利用可以為高校教學工作提供先進的教學管理經驗，基建檔案共享利用可以為高校校園基礎設施建設提供發展規劃參考，校史檔案信息共享利用則為校園文化建設及開發校園文創項目提供校史資料。

2.高校檔案數據共享有助于提高高校檔案管理效率。一方面，檔案信息資源經過檔案部門開發和加工后，其利用價值進一步得到提升，如檔案編研、檔案著錄等，檔案利用者在檢索和研究中更便捷地找到更豐富的檔案信息資源。各個高校的檔案數據通過共享平臺共享，能夠在平臺上獲取不同區域的高校檔案數據，為各高校檔案管理、利用提供有力的支撐。另一方面，高校檔案數據共享有利于提高高校行政工作效率，如教育廳發布的文件有些通過本地政府部門轉發，有些又通過教育廳系統直接發布，文件的接收和歸檔卻由高校自行管理，這樣就會造成重復工作和資源的浪費，如果出現高校保存不當的情況，就會給檔案利用帶來困難.而高校檔案信息資源共享平臺就很好地解決了這個問題，在同一個平臺發布和歸檔保存，避免了重復工作和資源的浪費，從而提高了檔案管理的效率。

二、信息共享視域下高校檔案數據共享存在的問題

1.高校協同合作意識欠缺。多方協同合作是信息共享視域下高校檔案數據共享的必然要求。一是要消除高校內部各部門間的壁壘，檔案共享才能實現高效運轉。二是校際之間、高校與其他檔案部門間要打破信息資源壁壘，通過互通有無、檔案數據異地備份等實現檔案數據共享。但從目前高校檔案數據共享的情況來看，在管理體制機制建設、業務技術標準建設、信息化建設、開發利用等方面參差不齊，沒有建立統一的規范和標準。要充分發揮高校檔案數據共享的作用，必須匯聚高校檔案數據優勢參與共享平臺建設，但由于檔案管理體制、技術標準不一等因素造成高校整體協同合作意識不強。

2.檔案數據共享標準化程度不高。高校檔案數據共享的目的是實現檔案利用價值的最大化，擴充高校檔案館館藏檔案存儲容量，豐富檔案種類和資源，為檔案利用提供有力的支持。而檔案數據共建共享的實現需要高質量的信息化、數字化資源和高效率的數據處理技術。要達到檔案數據共建共享，就要處理巨大的數據量，對于檔案管理部門來說，數據處理壓力倍增。一方面，在相關的信息技術還未完善的情況下，各高校檔案部門沒有統一的規范和技術標準，在信息共享中不同標準的檔案信息資源都匯集在一起，因著錄和檢索方式的不同致使處理檔案數據的難度大大增加。另一方面，由于管理系統、共享聯機端口的不兼容等問題造成高校檔案數據共享的阻礙。

3.網絡環境安全性不足。高校檔案數據涉及的個人隱私較多，如學生檔案、黨員檔案、科研檔案等，互聯網環境下，一旦信息泄露就會造成不可挽回的損失，例如2017年勒索蠕蟲病毒在全球爆發，造成高校大量的個人信息泄露。信息共享視域下高校檔案數據共享面臨巨大的安全風險，一方面，在互聯網環境下檔案隱私保護技術還未成熟，而大量的檔案信息資源是通過互聯網進行共享，如檔案被損壞、偷竊、篡改都會對檔案資源共享平臺的數據造成威脅。另一方面，在高校檔案數據共享中，每個檔案管理部門都擁有共享檔案的管理端口，對檔案信息安全負有同等重要的責任，檔案數據在各檔案管理部門間流通，一旦出現紕漏，就會將所有參與的檔案管理部門牽扯進來，導致檔案的安全風險。

4.檔案管理專業人才缺乏。在信息共享視域下的高校檔案數據共享中，海量的檔案數據處理對檔案管理人員提出了更高的要求，高校檔案管理人員素質的高低直接決定了檔案數據信息化的建設效果。然而，目前高校普遍存在檔案專業人才短缺、人員配備不足現象，僅能應付日常的檔案管理工作，根本無暇顧及信息化水平較高的檔案數據共建共享工作的開展。另一方面，高校檔案數據共享需要具備信息專業和計算機專業的高素質人才來解決共享中技術層面的問題。

三、信息共享視域下高校檔案數據共享策略

1.加強高校檔案數據共享協同機制。首先，高校各部門間密切配合、互聯互通，實現信息資源的高效流通，完成檔案資源的歸檔和檔案數據的整合，為高校檔案數據共享奠定信息資源基礎。其次，建立校際間的協同合作共享領導小組，做好戰略規劃、協調、統籌，指導各高校檔案管理部門的工作，對檔案數據共建共享平臺進行日常維護、更新、升級等，并牽頭組織培訓學習和交流，使各高校在檔案數據共建共享中實現合作共贏。同時，明確崗位職責，建立獎懲機制和績效制度，調動檔案人員的積極性，在檔案數據共建共享中推動工作創新發展。

2.健全高校檔案數據共享標準。高校檔案數據共享的前提是建立健全共享統一標準體系，元數據和著錄標準應在遵循國家標準和行業標準的情況下，由高校檔案數據共享領導小組經過調研，設計總體標準框架，制定符合高校自身情況的檔案數據標準，并監督執行和管理，從而奠定信息共享的可操作性。一是檔案數據入口方面的統一。加強檔案信息技術處理，從檔案收集、整理開始嚴格按照規范標準操作，保證數字化檔案信息的完善和規范，極大地提高檔案數據共享工作效率。二是系統、軟件應用方面的統一。規范標準的檔案數據，更利于日后的檔案管理、利用和開發。

3.構建高校檔案數據共享安全保障機制。國家檔案局于2020年5月28日發布的《關于檔案部門使用政務云平臺過程中加強檔案信息安全管理的意見》中強調，做好檔案信息安全保護工作，切實保障檔案信息的安全。國家檔案局發布的意見為檔案部門的信息安全問題提供了可供參考的指導意見。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中指出，要“加強檔案信息資源在公開共享等環節的安全評估與保護”。互聯網時代，必須要考慮到檔案的保密性和唯一性，檔案在互聯網上面臨更多復雜的風險和安全問題。在平臺上的檔案都會涉及保密問題，做好保密工作是最重要的工作內容。因此，應從制度保障、人員管理保障、技術保障三個方面構建高校檔案數據共享多維度的安全保障機制。一是提高檔案人員檔案安全管理意識，規范化操作，明確崗位職責和分工。二是制定檔案數據共享安全管理制度。檔案在各高校間流通，其中不乏敏感信息和個人隱私，如學生檔案、科研檔案等。因此，制定符合高校自身特點并可實施的安全管理規定，確保安全的前提下才能共享，從而確保檔案在共享過程中的安全。例如，2020年7月，廣西自治區檔案局印發的《廣西檔案信息資源共享平臺管理暫行辦法》，加強了廣西檔案信息資源共享平臺的管理和應用，確保了共享平臺高效運行和系統、數據的安全。三是要研究和應用先進的安全管理技術。高校檔案數據共享暴露在復雜的網絡環境中，檔案安全容易受到威脅，因此要運用先進的安全性高的技術作為保障，例如借鑒云技術和區塊鏈技術以保障檔案數據安全性。

4.建設高校檔案數據共享專業人才隊伍。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中指出：“引用信息化手段優化人才管理方式，促進檔案人才隊伍建設。建設全國檔案專家信息庫。”檔案數據共建共享目前還處于摸索階段，要實現高校檔案數據共享持續發展，必須加強檔案專業人才隊伍的建設。一是要加強專業綜合技能培養，如跨學科、跨專業的人才，具備信息素養、計算機素養、文學素養、美學素養等，以適應檔案利用者多元化的需求。二是引進專業人才，增加新鮮血液，建設智囊團隊，為檔案共享提供專業人才支撐。專業人才可以為檔案的新技術的研究與創新提供強有力的智力支持。因此，一方面，高校檔案部門要引進專業人才并設置相應的專業技術崗位，給予檔案專業人才發展空間。另一方面，高校檔案部門可以通過聘請第三方專業機構來處理部分技術工作。三是建立區域高校檔案合作聯盟。推進高校聯合培養高層次檔案人才、師資，優勢互補、相互提高，從而實現高校檔案數據共享長遠的持續的創新發展。