提升高校檔案館服務能力對策研究

曹燕紅

隨著社會信息化和網絡化進程加快，高校檔案館服務模式應與時代接軌，如何提升高校檔案館服務能力是值得我們探索的問題[1]12。

一、高校檔案館服務存在的問題分析

1.常規檔案資源收集不到位。高校二級單位或行政部門等立檔部門檔案人員檔案意識淡薄，常規檔案資源收集不到位。在檔案收集中存在著收集率低、質量參差不齊等問題。立檔部門兼職檔案人員檔案主動意識不夠，經常需要檔案工作人員督促才能落實。

2.特色檔案尚處于初始積累階段。（1）人物檔案尚處于初始積累階段。目前，高校檔案館對人物檔案的收集主要采用口述檔案和檔案編研等形式記錄知名人物的活動和事跡。（2）重大事件歸檔完整性不夠。如高校承辦學術會議、各學界的年會，由于涉及面廣、人員多（校內校外人員）、載體形式多樣（有文書、聲像、實物等）、檔案部門沒有全程參與，造成后期歸檔難度大。（3）實物檔案受空間影響大。館藏存儲空間有限，體積較大的實物無法入館，如南京航空航天大學檔案館一些體積較大發動機、無人取樣機等。（4）師生活動類檔案保存數量較少。教師在開展教學活動中形成的記錄、學生參加各類比賽圖片及獲獎情況等材料在檔案館中保存數量較少。

3.人員配置不足。高校二級單位，檔案管理員基本上由辦公室文秘兼任，在檔案工作只是他們工作中的一部分，且辦公室文秘流動性大，只受制于二級單位，高校檔案館無法進行長效管理。他們對于檔案管理工作常常表現出主觀能動性不夠，基本上是應付完成。如果沒有相應激勵、引導，人力資源使用效果有限。雖然校內勤工助學學生一定程度上緩解了高校檔案館人力缺口，但由于其工作時間有限，只能從事簡單工作。

4.高校檔案館管理行為方面存在的問題。（1）已有的管理制度不到位。《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案歸檔提出了一系列的要求，但學校檔案館與各二級單位之間尚未全面對接，導致高校檔案館日常工作難以推行；此外，由于各檔案單位沒有采用電子印章，數字資料雖然形成，但只是一種沒有憑證效應的電子文件，而非電子檔案。（2）多數立檔單位的檔案收集、整理與移交工作都是由部門的兼職檔案員來完成。兼職檔案員隊伍由教學秘書、辦公室主任組成，沒有專業基礎，流動性強，組卷歸檔不是他們的主要工作職責，造成了歸檔質量和效率參差不齊。（3）高校檔案服務管理不完善，缺乏有效的反饋機制。傳統檔案信息的傳播主要是檔案用戶到檔案部門獲取相應的檔案信息，而大數據時代的信息傳播應該是一種雙向互動、反饋和再傳播的傳播方式。目前，信息反饋主要通過電話、留言板、郵件溝通、在線咨詢等方式實現，反映的問題無法及時、準確答復。用戶合理表達需求的渠道不夠暢通，檔案部門不能及時根據用戶檔案信息需求的變化改進溝通內容和策略。

5.信息技術老化。檔案服務是一種信息資源的交流，應與信息技術同步發展。傳統的檔案服務方式已不能滿足現有的服務需求，高校檔案館需要提供新的服務方式或對傳統技術進行優化，以滿足用戶日益增長的服務需求。但目前高校檔案網站設計中存在著“新媒體應用技術水平低、數據挖掘技術薄弱”的問題，內容粗糙、單薄，形式僵化；檔案微信公眾號缺乏互動性，只提供圖文信息。

二、提高高校檔案館服務能力的對策

1.重視特色檔案材料的收集與征集。每一所高校發展歷程都具有各自的特色，在發展歷程中所形成的檔案材料就是高校特色檔案。（1）構建參與式特色檔案資源收集。高校檔案信息資源來源于全體師生，收集檔案資源更多需要二級單位配合，高校檔案館應與二級單位共建檔案室，階段性對檔案的收集給予指導。立檔部門收集檔案可以是開展教學活動過程中形成的資料，如有特色的學生筆記或教師在教學中產生的教案、課件、教材等。（2）創建口述檔案或者人物檔案。高校既是教學單位，同時也是科研單位，高校聚集高精尖人才，他們有可能是著名的學者、某一學科帶頭人。高校檔案館應與他們進行積極溝通，進一步挖掘這些人物的經歷和事跡，尋找人物的閃光點，進行人物檔案收集或形成口頭檔案。在收集人物檔案和口述檔案時，因檔案館的人力資源有限，可以招募本校學生志愿者進行檔案的收集，學生志愿者可以利用暑假時間進行人物采訪，整理人物檔案，檔案館對材料進行篩選和整理，形成編研成果，以達到豐富檔案館資源的目的。

2.優化人力結構，提升服務能力。（1）合理配置人員。根據高校檔案工作的實際情況，科學規劃高校檔案的組織結構和人員配置。有的高校檔案館注重對檔案的編纂和研究，有的檔案館注重館內檔案的保存，因此人員配備會有所不同。目前，高校檔案館專職人員不足，可以招聘課程教學任務輕的老師作為兼職檔案員，緩解檔案館人員的不足。對兼職檔案員進行專業的培訓，提高他們的檔案意識和歸檔能力，確保進館檔案的質量。對于二級單位的兼職檔案員的培養，可以在平時工作交流中進行，通過一些聊天軟件保持聯絡。在平時檔案收集中，兼職檔案員進行檔案歸檔時，對遇到問題可以在線上反饋，專職檔案員及時做到線上指導。此外，高校檔案館通過建立表彰先進的模式，給予兼職檔案員激勵政策，提高兼職檔案員工作熱情，緩解人員不足的困境。（2）加強員工培訓。在知識爆炸的信息時代，工作的理念技術應與時俱進。高校檔案館對員工定期或不定期地進行技能培訓，使檔案工作人員知識得到不斷更新，學習新的服務理念、管理方法、新的技術，更好地適應時代發展變化的要求，豐富檔案服務。對檔案館工作人員的培訓可以是基礎的業務學習，還可以邀請館外各領域的專家學者進行講座，拓寬館員的思路，提高員工的服務能力和檔案館的服務效率。此外，館內的培訓或學術活動，適當邀請兼職檔案員參與，進一步提高兼職檔案員業務能力

3.提高管理執行力。目前，高校檔案管理制度執行力度不夠，校區分散造成管理不到位，需要從管理行為和管理理念方面提高高校檔案管理效率。（1）落實部門立卷制。高校檔案管理的重要制度是部門立卷制，而部門立卷制的實施取決于二級單位兼職檔案員的配合程度。對于兼職檔案員來說，進行動態的指導，才能提高他們的檔案意識。在管理和考核體系方面，可以以工作津貼的形式鼓勵兼職檔案工作者，以靈活的方式促進整個學校檔案工作的健康發展。此外，落實部門立卷制過程中，為了減少和簡化二級單位檔案的種類和數量，可以采用“趨易避難”手段。由于機關部門兼職檔案人員流動性不大，涉及學校的教學檔案，直接由機關部門歸檔，以降低檔案歸檔難度，提高檔案質量，保證檔案的完整性。（2）完善溝通與反饋機制。高校檔案館可以利用新媒體，建立QQ、微信公眾號等，讓用戶留言，專人管理；對意見和建議，力爭在最短時間內給用戶權威、準確的回復，提升反饋效果，幫助用戶及時提供服務[2]57。（3）加強對不同校區檔案工作的管理。在信息化時代，高校檔案館應加強對不同校區檔案工作的管理。高校檔案館在全校建立統一的檔案管理體系，建立統一的規章制度，管理系統也有統一標準，在不同校區實行模塊化管理，實現數據的傳輸和共享，進一步實現一體化檔案管理格局。

4.高校檔案館更新管理理念，樹立品牌意識。與時俱進是時代發展的要求，高校檔案館應找準定位，以時代發展作為契機，樹立品牌意識和前瞻意識。高校檔案館要打造品牌，確定品牌符號，品牌符號要有高校個性特征，能喚起師生和校友的心理認同和歸屬感。加快品牌傳播速度，增強品牌影響力，在受眾眼中樹立良好形象。

5.升級技術方式，提升技術服務能力。（1）創新檔案網站技術。目前，高校檔案網站遠程利用的服務能力相對較弱。高校檔案大多是離線使用，然而離線服務模式并不符合人們獲取信息服務的習慣。由于受技術、安全等多種因素的影響，在線服務只是用戶遠程提交使用申請、檔案館工作人員反饋處理意見和網絡支付等方式，其余過程均離線完成。這種檔案遠程利用的服務模式可以從物理上保護高校檔案的信息安全，但會延長檔案服務的時間，降低檔案服務效率。高校檔案館要開發新的檔案遠程服務模式，實現數字檔案資源在線傳輸。檔案用戶提出檔案利用要求，提交個人身份證明等材料后，即可在線完成對用戶檔案信息蓋章和遠程傳輸。隨著電子簽名、傳輸加密等技術的應用，用戶可以實現從提交需求到獲取服務的在線操作，將大大改善高校檔案館的服務體驗。（2）創新檔案館微信公眾號服務。當前，微信公眾號已經成為各行各業開展社會服務的平臺。高校檔案館應該利用這個平臺獨特優勢，深度開發高校檔案信息資源，提升高校檔案館服務能力。高校檔案館嘗試使用微信平臺提供的新功能，如微信直播。智能移動終端的技術是高校檔案館未來服務的方向，進一步實現口袋式全天候共享式的自搜索模式，提高了檔案的利用效率[3]45。（3）建設數字檔案信息資源，實現智能化服務。在大數據時代，人們可以更方便地獲取和提供信息。檔案館把檔案資源建設、檔案服務與用戶建設作為一個相互聯系的整體，進行數字檔案資源智能化服務建設，實現檔案服務雙向互動的模式。

在“互聯網+”背景下，隨著新媒體的出現與互聯網技術變革，我國高校檔案館服務功能的拓展依舊任重而道遠。不管以何種形式呈現服務，高校檔案館都要重視互聯網技術帶來的變革，發揮網絡的優勢資源，加快推進檔案信息化建設，不斷提升服務能力。