提升高校檔案館服務(wù)能力對(duì)策研究

曹燕紅

隨著社會(huì)信息化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程加快，高校檔案館服務(wù)模式應(yīng)與時(shí)代接軌，如何提升高校檔案館服務(wù)能力是值得我們探索的問(wèn)題[1]12。

一、高校檔案館服務(wù)存在的問(wèn)題分析

1.常規(guī)檔案資源收集不到位。高校二級(jí)單位或行政部門(mén)等立檔部門(mén)檔案人員檔案意識(shí)淡薄，常規(guī)檔案資源收集不到位。在檔案收集中存在著收集率低、質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題。立檔部門(mén)兼職檔案人員檔案主動(dòng)意識(shí)不夠，經(jīng)常需要檔案工作人員督促才能落實(shí)。

2.特色檔案尚處于初始積累階段。（1）人物檔案尚處于初始積累階段。目前，高校檔案館對(duì)人物檔案的收集主要采用口述檔案和檔案編研等形式記錄知名人物的活動(dòng)和事跡。（2）重大事件歸檔完整性不夠。如高校承辦學(xué)術(shù)會(huì)議、各學(xué)界的年會(huì)，由于涉及面廣、人員多（校內(nèi)校外人員）、載體形式多樣（有文書(shū)、聲像、實(shí)物等）、檔案部門(mén)沒(méi)有全程參與，造成后期歸檔難度大。（3）實(shí)物檔案受空間影響大。館藏存儲(chǔ)空間有限，體積較大的實(shí)物無(wú)法入館，如南京航空航天大學(xué)檔案館一些體積較大發(fā)動(dòng)機(jī)、無(wú)人取樣機(jī)等。（4）師生活動(dòng)類檔案保存數(shù)量較少。教師在開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)中形成的記錄、學(xué)生參加各類比賽圖片及獲獎(jiǎng)情況等材料在檔案館中保存數(shù)量較少。

3.人員配置不足。高校二級(jí)單位，檔案管理員基本上由辦公室文秘兼任，在檔案工作只是他們工作中的一部分，且辦公室文秘流動(dòng)性大，只受制于二級(jí)單位，高校檔案館無(wú)法進(jìn)行長(zhǎng)效管理。他們對(duì)于檔案管理工作常常表現(xiàn)出主觀能動(dòng)性不夠，基本上是應(yīng)付完成。如果沒(méi)有相應(yīng)激勵(lì)、引導(dǎo)，人力資源使用效果有限。雖然校內(nèi)勤工助學(xué)學(xué)生一定程度上緩解了高校檔案館人力缺口，但由于其工作時(shí)間有限，只能從事簡(jiǎn)單工作。

4.高校檔案館管理行為方面存在的問(wèn)題。（1）已有的管理制度不到位?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》對(duì)高校檔案歸檔提出了一系列的要求，但學(xué)校檔案館與各二級(jí)單位之間尚未全面對(duì)接，導(dǎo)致高校檔案館日常工作難以推行；此外，由于各檔案單位沒(méi)有采用電子印章，數(shù)字資料雖然形成，但只是一種沒(méi)有憑證效應(yīng)的電子文件，而非電子檔案。（2）多數(shù)立檔單位的檔案收集、整理與移交工作都是由部門(mén)的兼職檔案員來(lái)完成。兼職檔案員隊(duì)伍由教學(xué)秘書(shū)、辦公室主任組成，沒(méi)有專業(yè)基礎(chǔ)，流動(dòng)性強(qiáng)，組卷歸檔不是他們的主要工作職責(zé)，造成了歸檔質(zhì)量和效率參差不齊。（3）高校檔案服務(wù)管理不完善，缺乏有效的反饋機(jī)制。傳統(tǒng)檔案信息的傳播主要是檔案用戶到檔案部門(mén)獲取相應(yīng)的檔案信息，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息傳播應(yīng)該是一種雙向互動(dòng)、反饋和再傳播的傳播方式。目前，信息反饋主要通過(guò)電話、留言板、郵件溝通、在線咨詢等方式實(shí)現(xiàn)，反映的問(wèn)題無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確答復(fù)。用戶合理表達(dá)需求的渠道不夠暢通，檔案部門(mén)不能及時(shí)根據(jù)用戶檔案信息需求的變化改進(jìn)溝通內(nèi)容和策略。

5.信息技術(shù)老化。檔案服務(wù)是一種信息資源的交流，應(yīng)與信息技術(shù)同步發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式已不能滿足現(xiàn)有的服務(wù)需求，高校檔案館需要提供新的服務(wù)方式或?qū)鹘y(tǒng)技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化，以滿足用戶日益增長(zhǎng)的服務(wù)需求。但目前高校檔案網(wǎng)站設(shè)計(jì)中存在著“新媒體應(yīng)用技術(shù)水平低、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)薄弱”的問(wèn)題，內(nèi)容粗糙、單薄，形式僵化；檔案微信公眾號(hào)缺乏互動(dòng)性，只提供圖文信息。

二、提高高校檔案館服務(wù)能力的對(duì)策

1.重視特色檔案材料的收集與征集。每一所高校發(fā)展歷程都具有各自的特色，在發(fā)展歷程中所形成的檔案材料就是高校特色檔案。（1）構(gòu)建參與式特色檔案資源收集。高校檔案信息資源來(lái)源于全體師生，收集檔案資源更多需要二級(jí)單位配合，高校檔案館應(yīng)與二級(jí)單位共建檔案室，階段性對(duì)檔案的收集給予指導(dǎo)。立檔部門(mén)收集檔案可以是開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中形成的資料，如有特色的學(xué)生筆記或教師在教學(xué)中產(chǎn)生的教案、課件、教材等。（2）創(chuàng)建口述檔案或者人物檔案。高校既是教學(xué)單位，同時(shí)也是科研單位，高校聚集高精尖人才，他們有可能是著名的學(xué)者、某一學(xué)科帶頭人。高校檔案館應(yīng)與他們進(jìn)行積極溝通，進(jìn)一步挖掘這些人物的經(jīng)歷和事跡，尋找人物的閃光點(diǎn)，進(jìn)行人物檔案收集或形成口頭檔案。在收集人物檔案和口述檔案時(shí)，因檔案館的人力資源有限，可以招募本校學(xué)生志愿者進(jìn)行檔案的收集，學(xué)生志愿者可以利用暑假時(shí)間進(jìn)行人物采訪，整理人物檔案，檔案館對(duì)材料進(jìn)行篩選和整理，形成編研成果，以達(dá)到豐富檔案館資源的目的。

2.優(yōu)化人力結(jié)構(gòu)，提升服務(wù)能力。（1）合理配置人員。根據(jù)高校檔案工作的實(shí)際情況，科學(xué)規(guī)劃高校檔案的組織結(jié)構(gòu)和人員配置。有的高校檔案館注重對(duì)檔案的編纂和研究，有的檔案館注重館內(nèi)檔案的保存，因此人員配備會(huì)有所不同。目前，高校檔案館專職人員不足，可以招聘課程教學(xué)任務(wù)輕的老師作為兼職檔案員，緩解檔案館人員的不足。對(duì)兼職檔案員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高他們的檔案意識(shí)和歸檔能力，確保進(jìn)館檔案的質(zhì)量。對(duì)于二級(jí)單位的兼職檔案員的培養(yǎng)，可以在平時(shí)工作交流中進(jìn)行，通過(guò)一些聊天軟件保持聯(lián)絡(luò)。在平時(shí)檔案收集中，兼職檔案員進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，對(duì)遇到問(wèn)題可以在線上反饋，專職檔案員及時(shí)做到線上指導(dǎo)。此外，高校檔案館通過(guò)建立表彰先進(jìn)的模式，給予兼職檔案員激勵(lì)政策，提高兼職檔案員工作熱情，緩解人員不足的困境。（2）加強(qiáng)員工培訓(xùn)。在知識(shí)爆炸的信息時(shí)代，工作的理念技術(shù)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。高校檔案館對(duì)員工定期或不定期地進(jìn)行技能培訓(xùn)，使檔案工作人員知識(shí)得到不斷更新，學(xué)習(xí)新的服務(wù)理念、管理方法、新的技術(shù)，更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化的要求，豐富檔案服務(wù)。對(duì)檔案館工作人員的培訓(xùn)可以是基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，還可以邀請(qǐng)館外各領(lǐng)域的專家學(xué)者進(jìn)行講座，拓寬館員的思路，提高員工的服務(wù)能力和檔案館的服務(wù)效率。此外，館內(nèi)的培訓(xùn)或?qū)W術(shù)活動(dòng)，適當(dāng)邀請(qǐng)兼職檔案員參與，進(jìn)一步提高兼職檔案員業(yè)務(wù)能力

3.提高管理執(zhí)行力。目前，高校檔案管理制度執(zhí)行力度不夠，校區(qū)分散造成管理不到位，需要從管理行為和管理理念方面提高高校檔案管理效率。（1）落實(shí)部門(mén)立卷制。高校檔案管理的重要制度是部門(mén)立卷制，而部門(mén)立卷制的實(shí)施取決于二級(jí)單位兼職檔案員的配合程度。對(duì)于兼職檔案員來(lái)說(shuō)，進(jìn)行動(dòng)態(tài)的指導(dǎo)，才能提高他們的檔案意識(shí)。在管理和考核體系方面，可以以工作津貼的形式鼓勵(lì)兼職檔案工作者，以靈活的方式促進(jìn)整個(gè)學(xué)校檔案工作的健康發(fā)展。此外，落實(shí)部門(mén)立卷制過(guò)程中，為了減少和簡(jiǎn)化二級(jí)單位檔案的種類和數(shù)量，可以采用“趨易避難”手段。由于機(jī)關(guān)部門(mén)兼職檔案人員流動(dòng)性不大，涉及學(xué)校的教學(xué)檔案，直接由機(jī)關(guān)部門(mén)歸檔，以降低檔案歸檔難度，提高檔案質(zhì)量，保證檔案的完整性。（2）完善溝通與反饋機(jī)制。高校檔案館可以利用新媒體，建立QQ、微信公眾號(hào)等，讓用戶留言，專人管理；對(duì)意見(jiàn)和建議，力爭(zhēng)在最短時(shí)間內(nèi)給用戶權(quán)威、準(zhǔn)確的回復(fù)，提升反饋效果，幫助用戶及時(shí)提供服務(wù)[2]57。（3）加強(qiáng)對(duì)不同校區(qū)檔案工作的管理。在信息化時(shí)代，高校檔案館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)不同校區(qū)檔案工作的管理。高校檔案館在全校建立統(tǒng)一的檔案管理體系，建立統(tǒng)一的規(guī)章制度，管理系統(tǒng)也有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在不同校區(qū)實(shí)行模塊化管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸和共享，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)一體化檔案管理格局。

4.高校檔案館更新管理理念，樹(shù)立品牌意識(shí)。與時(shí)俱進(jìn)是時(shí)代發(fā)展的要求，高校檔案館應(yīng)找準(zhǔn)定位，以時(shí)代發(fā)展作為契機(jī)，樹(shù)立品牌意識(shí)和前瞻意識(shí)。高校檔案館要打造品牌，確定品牌符號(hào)，品牌符號(hào)要有高校個(gè)性特征，能喚起師生和校友的心理認(rèn)同和歸屬感。加快品牌傳播速度，增強(qiáng)品牌影響力，在受眾眼中樹(shù)立良好形象。

5.升級(jí)技術(shù)方式，提升技術(shù)服務(wù)能力。（1）創(chuàng)新檔案網(wǎng)站技術(shù)。目前，高校檔案網(wǎng)站遠(yuǎn)程利用的服務(wù)能力相對(duì)較弱。高校檔案大多是離線使用，然而離線服務(wù)模式并不符合人們獲取信息服務(wù)的習(xí)慣。由于受技術(shù)、安全等多種因素的影響，在線服務(wù)只是用戶遠(yuǎn)程提交使用申請(qǐng)、檔案館工作人員反饋處理意見(jiàn)和網(wǎng)絡(luò)支付等方式，其余過(guò)程均離線完成。這種檔案遠(yuǎn)程利用的服務(wù)模式可以從物理上保護(hù)高校檔案的信息安全，但會(huì)延長(zhǎng)檔案服務(wù)的時(shí)間，降低檔案服務(wù)效率。高校檔案館要開(kāi)發(fā)新的檔案遠(yuǎn)程服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源在線傳輸。檔案用戶提出檔案利用要求，提交個(gè)人身份證明等材料后，即可在線完成對(duì)用戶檔案信息蓋章和遠(yuǎn)程傳輸。隨著電子簽名、傳輸加密等技術(shù)的應(yīng)用，用戶可以實(shí)現(xiàn)從提交需求到獲取服務(wù)的在線操作，將大大改善高校檔案館的服務(wù)體驗(yàn)。（2）創(chuàng)新檔案館微信公眾號(hào)服務(wù)。當(dāng)前，微信公眾號(hào)已經(jīng)成為各行各業(yè)開(kāi)展社會(huì)服務(wù)的平臺(tái)。高校檔案館應(yīng)該利用這個(gè)平臺(tái)獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，深度開(kāi)發(fā)高校檔案信息資源，提升高校檔案館服務(wù)能力。高校檔案館嘗試使用微信平臺(tái)提供的新功能，如微信直播。智能移動(dòng)終端的技術(shù)是高校檔案館未來(lái)服務(wù)的方向，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)口袋式全天候共享式的自搜索模式，提高了檔案的利用效率[3]45。（3）建設(shè)數(shù)字檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們可以更方便地獲取和提供信息。檔案館把檔案資源建設(shè)、檔案服務(wù)與用戶建設(shè)作為一個(gè)相互聯(lián)系的整體，進(jìn)行數(shù)字檔案資源智能化服務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)雙向互動(dòng)的模式。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，隨著新媒體的出現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)變革，我國(guó)高校檔案館服務(wù)功能的拓展依舊任重而道遠(yuǎn)。不管以何種形式呈現(xiàn)服務(wù)，高校檔案館都要重視互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來(lái)的變革，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)資源，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，不斷提升服務(wù)能力。