企業智能協同辦公平臺的構建研究

黃洪斌

中車建設工程有限公司 北京 100078

引言

互聯網信息時代下，企業的信息化建設經歷了多年的發展，如今日趨成熟，在提高企業經營能力的同時，提升了工作人員的辦公效率。智能協同辦公系統可以讓企業的日常經營管理運轉更便捷高效，隨著智能終端處理能力的提高和5G網絡的普及，辦公系統也將會朝著移動化的方向發展。

1 企業智能協同辦公平臺建設現狀

互聯網時代帶動了社會經濟的繁榮，越來越多的企業應運而生，面對日常辦公問題，要求企業管理者加強對智能化辦公平臺的重視。針對目前企業協同辦公平臺的建設現狀，主要體現如下：①辦公審批流程煩瑣，審批中存在資源浪費的情況。員工在日常工作中需要拿著各式各樣的文檔和單據穿梭在不同部門間，等待部門領導審批簽字，如果領導出差或者審批被駁回，員工還要繼續等待或者來回郵寄材料，無形中增加了企業的運營成本，不利于工作效率的提升。②業務操作不規范，存在信息孤島。線下簽批時存在印章濫用等情況，部門間業務彈性過大導致企業業務流程不規范。各部門之間聯系不夠及時，沒有實現信息共享，這些問題的出現會導致企業業務系統形成信息孤島，信息統計和分析存在困難，嚴重影響工作效率[1]。③不同階段上線的各類信息系統繁多，操作煩瑣。企業在信息化建設過程中陸續進行各類信息系統上線，沒有進行協同辦公理念，各系統基本處于獨立應用的狀態，PC端、移動端均需要裝多個軟件，使用人員需要多個產品（系統）頻繁切換，操作煩瑣；各系統間數據不能互通，重復操作多，而且容易產生信息安全隱患。

2 企業智能協同辦公平臺的功能需求

2.1 郵件功能需求

當前企業內建立了基于個人計算機平臺的郵件系統，由于企業內部有外出辦公或出差人員，無法在自己的計算機中收發郵件。為了突出移動辦公的便捷性優勢，有必要開發出一套將辦公應用拓展到個人移動端的郵件系統。系統可同時通過PC端和移動端處理郵件。

2.2 工作流程需求

因企業有員工需出差或外出辦公，無法及時上企業內網查詢辦公業務信息，會對項目進度造成影響。因此，智能協同辦公平臺需開發可以隨時為出差和外出員工通過微信等即時通訊軟件向系統提交工作發布的功能模塊。比如系統管理員可提前對審批申請、請假申請等相關工作流程進行設置，員工根據需要提前定義好的表單填寫，使工作流程更加順利[2]，員工也可隨時查看流程進度，推進流程進行。

2.3 員工考勤需求

以往企業的員工考勤設備主要依靠“指紋考勤機”和“人臉考勤機”兩種，這些考勤設備只能在固定位置考勤，考勤時間單一，操作者只可以設置考勤時間，無法對設備靈活化應用。有的企業規模龐大，考勤地點多，外勤人員考核需要加入自身實時位置信息，只有這樣才能準確判斷外勤人員的考勤真實性。不僅如此，針對員工工作請假加班、節假日休息等情況，系統應提前根據實際情況做好排班聯動，或者系統需要在下班時間升級，考勤系統可根據前一天加班情況適當減少第二天員工出勤時間，幫助員工提供串休安排等。

2.4 即時通信需求

以企業員工通信錄為基礎，智能化協同辦公系統支持單聊和群聊等多種即時通訊模式。單聊就是員工一對一聊天，內容僅支持二人可見，具有較高的隱私性。群聊信息就是公司或部門管理員建立聊天群，邀請相關人員進入，管理方式比較嚴格，只有通過申請的人才能進入[3]，在必要的時間及時清理群成員或者解散群組。此外，還有聊天室模式，該模式下聊天環境是開放的，員工可以隨時進來或離開，管理松散，管理者可在聊天室內拋出開放性話題供員工討論，比如提出對企業現代化管理改革的意見或建議。在不同的通信模式下，平臺帶有信息提醒功能，可存儲聊天記錄，整合信息流，將同一類型的話題集中顯示，方便員工查詢。平臺消息發送支持文字、圖片、文件、表情、語音以及視頻等模式，也可以在群聊中發送紅包和鏈接，全方位提高企業溝通效率。

2.5 方案設計需求

一方面，平臺設計應滿足企業安全保密要求。移動應用的安全問題至關重要，其中存在物理風險、有意破壞風險、管理風險以及無意操作失誤風險幾種情況，根據以上風險對平臺物理層做出安全防護，從技術上和系統機制上保障平臺的運行安全。

另一方面，平臺設計應滿足使用性能要求。保持平臺使用認定，在應用系統實施日常操作時，極特殊情況除外，不應出現任何系統錯誤或者系統意外中止運行的情況。平臺需要具有良好的開放式接口設計，保證未來系統擴展和二次開發的能力，適應公司未來需求的變化和發展；保證平臺系統使用靈活，系統和軟件接口變化時，用戶操作方式、信息獲取方式也會做出相應改變，此時軟件系統應及時調整，時刻保持高度靈活，適應不同的運行環境，為企業營造良好的辦公環境。

3 企業智能協同辦公平臺的設計原則與實現目標

3.1 設計原則

智能協同辦公平臺的系統設計應遵循相應的原則。遵循統一性原則，即統一規劃標準，統一平臺管理，分步實施各項操作，拉近各部門間的聯系，實現全體員工的高效協同。遵循集成性原則，解決以往企業存在的信息孤島問題，對操作系統和數據庫實現數據對接。遵循實用性原則，從企業實際發展需求出發，采用無代碼的方式開發定制業務，盡可能提高用戶需求響應率，提高企業市場競爭力，增強企業和客戶之間的黏度。遵循可持續性發展的原則，面向服務的平臺體系架構，以可拓展標記語言作為設計基礎，提高系統靈活度，使系統可以根據業務的變化而做出調整。

3.2 實現目標

依靠互聯網信息技術和SOA系統架構模式，建設簡單便捷、響應迅速、功能豐富的企業智能協同辦公平臺，推動辦公審批流程的無紙化和業務流轉的自動化。關于智能協同辦公平臺的建設目標，主要如下：①規范化，即遵循統一接口標準，保證服務調用模式統一，規范信息傳輸方式。②可擴展化，以平臺現有功能為基礎提供標準接口，滿足用戶個性化需求，采用高內聚和松耦合的平臺組件形式，按照用戶實際需求部署組件，為企業提供高效多功能的系統管理幫助。③移動應用目標。按照用戶需求進行門戶的靈活配置，關注用戶體驗，強化平臺使用功能，通過智能手機和平板等移動設備，打破以往辦公的時空限制，采用平臺移動化應用軟件支持隨時隨地辦公。④流程制度化。依靠圖像化展現形式，明確業務審批流程，落實審批人職責，使業務審批環節變得高效透明[4]。

4 企業智能協同辦公平臺實施方案

4.1 基于SOA架構建設協同辦公平臺

SOA架構具有高內聚和低耦合特征，依靠SOA架構搭建企業智能協同辦公平臺，使平臺具備組件式集成發展理念。將原本分散的功能一同封裝為組件，各個組件之間利用接口實現訪問功能，這樣不僅方便系統維護，平臺組件管理也更規范，提升平臺使用的靈活性。基于平臺提供不同引擎組件，按照企業實際業務需求進行業務變更和功能充足，可以有效降低企業實施成本的同時實現與企業制度的高度契合。SOA協同辦公體系架構下，將用戶信息系統作為服務目標，所有內容整合到平臺內，降低了用戶使用平臺的復雜程度，凸顯平臺的人性化。平臺共有四個層次，第一層為展現層，包含內部員工、外部用戶以及移動平臺幾部分，實現對各個用戶的統一協調管理。業務層包含業務管理、流程管理、表達管理、信息發布等內容，在移動辦公方面可實施報表開發和系統集成功能。引擎層主要包含數據挖掘引擎和門戶配置引擎，與接口開發平臺相聯系。數據層包含關系型數據庫、NoSQL數據庫、文件服務器，可為企業日常辦公管理提供強大的數據支持。

4.2 工作流引擎

智能協同辦公平臺的工作流管理模式符合WFMC標準，平臺業務流程的建模符合BPMN2.0規范。工作流引擎可提供圖形化界面，提供串行、會簽等不同運行模式。針對流程審批人提供不同用戶選項，可對審批人設置過濾項，使業務流程運行和工作流發起更為便捷。在模板設置方面，工作引擎可向使用者提供臨時版本模板，也可讓使用者自行補充模板，避免流程模板設置過于復雜，降低使用難度。對已經存在的流程實例提供統一化圖形流程界面，方便用戶感知流程運行情況，平臺向用戶提供針對流程的監控分析功能，幫助企業分析流程，使流程精簡化，為流程的梳理提供數據參考支持。

4.3 表單設計引擎

結合企業辦公的實際需求，使用者參考平臺表達設計引擎已有模板在線設計表單，表單設計完成后可直接從平臺預覽設計效果。表單引擎可為用戶提供文本框、文本域、審批空間等功能組件，實現對表單的個性布局，讓表單設計在負荷企業制度的同時更加美觀。智能協同辦公平臺表單設計引擎對使用者提供參考模板，實現表單操作的簡單化。

4.4 業務引擎

按照企業已有的規章制度，用戶通過平臺內業務引擎對業務屬性在線配置。選用滿足業務需求的流程模板，對流程加以關聯，設置審批候選人或提示語，配置業務管理形式。此外，平臺業務引擎還可以定義流程流轉條件，完成業務自下而上的無縫切換，支持業務線上線下的轉換，全面提高企業業務審批效率。平臺支持自定義查詢與統計功能，對已經存在的業務數據加以分析。

此外，系統擁有良好的開放性，平臺業務拓展能力較強，對外部系統有著強大的集成能力，各部分組件有著豐富的接口，可以支持平臺對內對外的應用。在功能組件上，系統支持組件的插拔，使用者可以按照自身需求選擇個性化功能組件，通過插拔式設計方式將功能組件安裝在平臺內，實現功能組件高內聚與松耦合，也方便對組件管理與維護?；趨f同辦公平臺的協作溝通組件，可以實現企業內部通信的快捷暢通，用戶按照業務需求做好內部資源的有效調配，打破內部屏障，推動業務發展。此外，系統支持文檔的自動發布與管理，可實時化進行數據統計與分析，利用平臺業務引擎實現文檔電子化存儲，用戶登錄平臺后在業務引擎的幫助下可以快速查詢文檔，也可以通過精準關鍵詞數據挖掘引擎，生成報表信息，向企業管理者提供資料，提高其領導監控能力。

4.5 安全設計方案

移動化辦公平臺最大的設計難點在于安全問題，可從以下幾方面出發保障平臺穩定運行：①物理安全設計。智能協同辦公平臺產生的數據進行本地化存儲，數據服務器部署在機房，要求機房供電設施必須滿足二級系統物理安全需求，保證機房不斷電，同時加強日志管理，在確保用戶快速解決問題的同時同步消除安全隱患，防止問題發生。②網絡安全設計。應用平臺安全接入功能，將企業內外網絡隔離，在企業協同辦公平臺內統一身份管理、數據傳輸加密管理、安全端口管理以及應用授權管理幾部分，完成對移動終端接入的安全控制，防止威脅入侵平臺。③移動終端設備安全認證功能?？梢圆捎肕AC地址或IP認證方式，只有系統白名單內的移動終端才運行能進入平臺。④用戶訪問安全設計。平臺實施用戶身份管理，可以采用人臉識別或職位認證，以此保證系統訪問安全可靠。⑤應用安全與數據保密。業務部門與信息部門共同組成平臺使用權限管理小組，負責對用戶數據訪問權限的審核，確保數據訪問安全。在傳輸帶有保密性質的數據時，應做好數據的加密處理，應用端對端加密方式，從客戶移動終端到企業接入服務器端做好加密，避免信息被竊取。

5 結束語

總而言之，互聯網時代背景下，現代化企業管理離不開大數據與云計算技術的支持，通過建立智能化協同辦公系統實現實時辦公，提高員工工作效率，人們可以利用碎片化時間處理公務。平臺遵循統一性和實用性原則，采用無代碼的方式開發定制業務，提高用戶需求響應率，依靠SOA系統架構模式，建設簡單便捷的企業智能協同辦公平臺，真正意義上實現無紙化辦公，為企業現代化管理營造了良好的氛圍。