淺談生態工程檔案的系統性

孫艷霞

(青海省工程咨詢中心，青海 西寧 810008)

一項重大的生態工程，涉及農、林、牧、水、氣等多個部門、多個行業，橫跨多州多市，生態工程布局面積遼闊，建設周期長，社會關注度高。檔案作為生態工程項目的重要組成部分，在生態工程項目建設上發揮著重要作用，生態工程管理的好壞，都集中反映在生態工程檔案之中。檔案管理工作跟不上或滯后于生態工程建設，就不能客觀真實地反映工程建設的全貌，就不便于接受各級檢查和監督 ，就難以組織有效的生態工程驗收，甚至會拖工程建設的后腿，阻礙工程建設的協調發展。由于重大生態工程建設項目工期長，要求高，涉及面廣，參與建設單位多，所以是一項龐大的系統工程。系統的生態工程檔案，是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是全面翔實地記錄和反映工程建設從立項、勘察、設計、招投標、施工、監理，直至竣工驗收等各個環節所直接形成的具有歸檔價值的文字、圖表、聲像等各種形式的真實寫照。本文就生態工程檔案如何加強系統性，使檔案管理水平再上一個新臺階，結合青海省重大生態保護建設工程項目的檔案收集、管理等簡述如下。

1 建立工程檔案組織管理體系

生態工程檔案實行“分級負責，屬地管理”的原則。如青海省發展和改革委員會下達的重大建設項目，省級主管部門實行總協調、總督察，全面負責工程檔案管理的協調、監督、檢查和驗收；青海省有關部門作為省級行業主管部門，負有各自歸口項目檔案的組織協調、監督管理、歸檔驗收等職責；州縣(市)主管部門負責對本轄區內工程檔案的綜合管理。項目法人單位為項目檔案管理的第一責任人，為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，項目各建設單位負責監督管理本單位和項目各參建單位做好檔案的形成、積累、整理和歸檔工作，并負責驗收和集中保管本單位和各參建單位移交來的本項目全套檔案。建立行之有效的檔案組織管理體系，是維護檔案系統性的關鍵。

2 建立檔案的歸存、分類及編號、歸檔及組卷規范要求

生態工程檔案的系統性是指同類事物各個時期、各個階段的文件材料按一定順序和內在聯系組合為一體。由于重大生態工程建設涉及的部門多、地域廣，為了便于檔案對各項目的建設、管理和維護服務，采取集中統一管理，分級保管的原則，以項目組織實施管理單位為主歸存檔案。為便于生態工程檔案統一管理，使生態工程建設過程中形成的全部檔案成為一套科學的有機整體，因此采取統一的分類和編號方案。通過分類編號，充分反映工程檔案之間的內在聯系，揭示生態工程檔案的投資計劃下達年度、生態工程標識、檔案種類、項目類別、檔案歸檔單位類別、案卷數量；歸檔組卷及要求是依據基本建設程序建立歸檔范圍，能夠詳盡體現項目建設全過程；歸檔范圍分為：項目依據性文件、項目管理文件、項目建設勘察設計文件、項目招投標文件、項目施工文件、項目監理文件、項目竣工驗收文件。因此檔案的歸存、分類及編號、檔案及組卷要求，是維護檔案系統性的依據。

3 建立生態工程檔案管理規范

青海省生態保護和建設辦公室為加強三江源生態保護和建設工程檔案管理工作，聯合青海省檔案局，結合三江源工程建設實際，依據《中華人民共和國檔案法》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等有關規定及要求，建立和完善了適用于三江源生態保護和建設工程及所有子項目的《青海三江源生態保護和建設工程檔案資料管理規范》，主要包括青海三江源生態保護和建設工程檔案資料管理規范(總章)、會計檔案管理規范、設備檔案資料管理規范、聲像檔案資料管理規范、招投標檔案資料管理規范及農牧項目檔案規范、林業項目檔案規范、水利項目檔案規范、人工增雨項目檔案規范、能源建設項目檔案規范、生態監測項目檔案規范、科研課題及應用推廣項目檔案規范、科技培訓項目檔案規范共14個部分。《規范》從三江源生態保護建設工程涉及的各行業和各階段的組織管理、檔案歸存、分類編號、歸檔組卷、檔案驗收、檔案移交、檔案保管、適用范圍、職責范圍、歸檔項目、保管期限等不同角度提出檔案管理的基本要求，并對規范三江源工程檔案管理工作發揮了重要的促進和支撐作用。

4 建立工程檔案檢查監督機制

生態工程檔案的收集整理要與生態工程進度保持同步進行，并建立有效的工程檔案監督、檢查和指導工作機制，是維護檔案系統性的保障。為使工程檔案實現準確、系統、完整三大目標，生態工程項目檔案負責部門根據《國家重大建設項目檔案驗收辦法》和制定的工程檔案資料管理規范的要求，省級檔案管理部門，要轉變工作作風，重心下移，堅持細為先、嚴為本、規為策的原則，做好檔案監督檢查、協調指導和服務工作。檔案業務指導人員要主動深入一線，有針對性地對建設單位、施工單位、監理單位跟蹤服務，耐心講解檔案收集、整理、歸檔的要求，對施工中檔案存在的問題進行業務指導。

5 完善和規范收集生態工程檔案資料

歸檔的文件材料不應是一堆雜亂無章的材料，生態工程各子項目的實施和管理單位必須嚴格按照生態工程檔案分類方案的要求進行檔案的分類組卷和系統整理、組成案卷。組卷要遵循生態工程檔案文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，按照生態保護工程全過程各階段順序進行組卷，便于保管和利用，分類科學、組卷合理、手續齊備，要符合生態工程檔案管理要求。歸檔的生態工程檔案文件應為原件，應完整、準確、系統。應記述和反映生態工程建設項目的規劃、設計、施工、監理及竣工驗收的全過程，圖物相符，技術數據可靠，簽字手續完備，文件質量要符合歸檔要求。例如：要求生態工程文件原件歸檔；工程文件的內容必須真實、準確、與工程實際相符合；工程文件應采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔；竣工圖應完整、準確、清晰、規范、修改到位，做到文、圖、物相符等。從而提高工程檔案報送的質量，以及成套性和系統性。

6 生態工程檔案資料的系統性

按照國家《重大建設項目檔案驗收辦法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的總體要求，須對建設項目檔案工作管理體制和管理制度進行驗收，并對檔案資料的完整性、準確性、系統性和案卷質量以及安全保管條件和提供利用情況等做出綜合評價和驗收。生態工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照生態工程檔案資料管理規范的要求，對生態工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求。把好竣工驗收關，以確保生態工程檔案的完整性、準確性、系統性。國家重大建設項目，要按照國家《重大建設項目檔案驗收辦法》，工程驗收在縣級自查驗收和省州聯合驗收的基礎上，還要完成國家驗收的總體目標要求，因此，生態工程檔案資料的系統性，是工程驗收的必備條件，是生態工程驗收的重要依據。在國內沒有案例可循的情況下，三江源生態保護和建設一期工程檔案管理工作一次性通過國家驗收。

7 進一步加強生態工程檔案信息化建設

檔案信息化是信息時代檔案事業發展的必然選擇，是檔案工作適應國家和社會發展的需要，是傳統方式的檔案工作向現代化方式的檔案工作轉變的必由之路。按照國家《重大建設項目檔案驗收辦法》要求，三江源工程檔案要全面推進檔案信息化管理工作，實現檔案存儲數字化，為檔案提供利用網絡化和目錄化管理，切實把電子檔案錄入的過程作為檔案再次檢查的過程，進一步加快電子檔案建設步伐 ，實現電子檔案與紙質文件并存，三江源生態保護和建設工程檔案建立了全國唯一的生態保護類項目檔案信息化管理系統，檔案管理信息系統的開通與運行，為今后實現檔案管理信息化、利用網絡化、查詢目錄化提供方便快捷的服務創造條件，也對全國同類工程檔案工作起到一定的垂范和借鑒作用。

習近平強調，生態興則文明興。我們要站在對人類文明負責的高度，尊重自然、順應自然、保護自然，探索人與自然和諧共生之路，促進經濟發展與生態保護協調統一，共建繁榮、清潔、美麗的世界。生態工程檔案管理工作是一項長期性、系統性的綜合工程，我們要具有高度的責任感和使命感，不斷加強檔案管理的科學化、規范化和現代化，創新管理，創新服務，切實提高檔案管理質量水平，更好地為生態工程建設服務，促進生態工程檔案事業健康發展。