銀行固定資產管理系統應用與實現

李婭丹

云南南天電子信息產業股份有限公司 云南 昆明 650000

在金融類企業，信息技術部門主管關心的重點由以前的保證業務部門網絡不斷、系統不宕、數據不丟這種簡單的管理，提升到IT投入了多少資產，資產發揮了什么作用，這些作用又能為業務部門帶來多少效益這種資源管理層面上。用戶數量越來越大，IT部門也承受巨大的壓力。在內部，一方面管理層要求IT部門可度量固定資產投資回報，而業務部門則對服務質量和可用性提出了更高的要求。如何使已有的信息化資源發揮更大效能，如何使IT與企業業務緊密整合，如何才能兼顧兩者的不同需求，如何才能達到質量與成本的平衡等一系列IT服務問題已成為IT部門不得不面對的挑戰。

1 需求分析

固定資產管理的全面管理，不僅僅是配置信息采集，也應該包括采購計劃和成本數據管理：運維成本和財務賬戶相關聯，供應商和備品備件管理，集成采購接收過程，鏈接服務合同管理的IT資產的全生命周期管理功能[1]。

金融企業所需要的固定資產管理系統需要涉及計劃、采購、維護、管理等多方面的內容，因此，在整個系統考慮到的使用對象：支行或網點、部門主管、計劃財務處初審員、計劃財務處主管、主管行長、招標辦、采購辦、設備領用和安裝部門、設備維護和盤查人員等。

支行或網點利用系統進行設備采購、更換、報廢等的申請；部門主管匯總各網點申請需求后通過系統上報計財并在采購辦采購完成后確認設備的供貨地址等信息；計財初審通過系統匯總各部門主管申請后根據具體內容進行分類后匯總報給計財主管進行審批，如果涉及的內容較敏感時，計財主管需要上報主管行長進行審批申請。如果需要采購設備，招標辦根據系統所匯總及優化的固定資產采購結構進行招標；采購辦通過系統對招標辦的結果對應廠商進行采購跟蹤；設備領用和安裝部門根據系統的采購到貨情況到各部門及網點進行安裝；設備維護和盤查人員根據設備的安裝情況在系統中進行固定資產變動更新，并且在實際運行過程中通過系統提供的設備軟硬件監控功能對這些固定資產進行維護。

2 系統搭建

整體架構由數據承載層、內嵌服務化流程設計層、功能模塊層、集成Portal、報表和關鍵績效指標和集成其他外部環境層組成。

3 實現功能

3.1 資產臺賬管理

系統的核心基礎功能，每臺設備從入庫、折舊到報廢一系列的過程處理都需借助此類功能完成。新增、修改、交接、調撥以及盤點等，是固定資產管理的基礎。

資產的視圖著重展現資產和種類、資產和機構、資產和運行狀態、資產和位置、資產和庫存情況、資產和合同、資產和采購、資產和計劃、資產和預防、資產和趨勢、資產和安全、資產和工單等關系構成[2]。

臺賬提供了基本的查詢和通知功能。對于一些查詢到的需要維護或調整的設備可以形成工單督促維護部門進行處理。

3.2 部署管理

在以往的資產管理系統中，部署一般都是根據臺賬中設備的狀態來進行查看和管理，但在實際的使用過程當中常常出現一些在臺賬中顯示正在部署使用的設備早已在網點停用或丟棄了，這樣就造成不真實情況的出現，也是目前業界對于資產管理系統項目是否實施的猶豫之處。

南天固定資產管理系統能夠解決這種實際和臺賬不符合的問題。計算機、網絡設備和網絡打印機、路由器、交換機、ATM等固定資產在登錄臺賬中進行創建，在運維過程中，系統通過集成的IBM? Tivoli Inventory對部署在網絡中的所有固定資產設備進行發現服務，并且可以實現跨網段的發現。在掃描探索過程中記錄有關這些資產上已安裝的硬件及軟件的信息。對于不能被發現或運行狀態有異常的設備在臺賬中進行更新。

3.3 庫存管理

系統能夠對銀行平時固定資產的庫存情況和配套耗材進行管理。管理備件庫存是維持所有資產的重要組成部分。系統中的“庫存”模塊可跟蹤維護每個部門及網點所需的資產。針對耗材，系統一直維護庫存中的庫存項目；當庫存量降到低于用戶定義的重訂購點時給予指示；創建建議采購申請和建議采購單以補給所需的庫存項目；并報告已接收到的庫存項目。

3.4 計劃管理

系統中的計劃包括采購計劃和工單計劃，采購計劃依據銀行的經營采購需求來人工創建并且在系統中得到維護及配置，工單可由人為手工生成和系統根據情況自動生成，并且系統根據計劃所涉及的機構、范圍、時間、資產對象、執行要求進度等實現優化配置，用戶可以根據這個優化后的計劃單來進行自己的工作以節約執行成本。

3.5 采購管理

系統主要針對采購公司、條款和條件、采購單、詢價單、采購申請、接受、發票等進行管理。

采購申請可由人工操作申請或是由庫存重訂購過程自動創建。使用詢價單，用戶可以創建詢價單、記錄將詢價單發送到供應商和接收到的報價單，并可將報價行授予一個或多個供應商。一旦授予了報價行，就可以從詢價單創建購買合同和采購單。使用采購單，系統為庫存項目、耗材、服務和工具及管理采購單。通過庫存重訂購過程自動創建的采購單也可在“采購單”應用程序中顯示。使用接收系統功能來記錄訂購的庫存項目和物料的接收情況。接收庫存項目時，系統增加“庫存”應用程序中的余量或將直接發放庫存項目直接發放到資產、位置或工單。使用發票功能，可以記錄從供應商處接收的發票，并與采購單進行比較。還可以在此功能中對合同的計劃付款進行管理[3]。

3.6 合同管理

包括框架協議、總行合同、本行合同、標的物分配、合同付款、服務條款執行、查詢統計、設置參數等功能。此業務功能允許管理員設置貨幣代碼、匯率和用戶定義的科目表，以及執行成本管理。主要依賴計劃與合同、采購與合同、工單與合同等關系進行依賴。管理的內容包括主合同、租賃/租借合同、購買合同、條款和條件、保修合同等。

對合同的整個實施周期進行跟蹤，操作人員可以對合同的狀態進行更改、可以進行查看，系統可以自動對合同的法律效力進行計算，可以按照機構和地區進行合同的統計，在條件和條款中，系統能夠篩選出關鍵的以及對將來采購有影響的內容進行提示。

本系統突出了財務上面的功能，在合同管理方面，跟蹤每個合同的付款周期和付款額度，對于那些金額很大以及周期集中的項目則可以綜合計劃提出建議的綜合付款建議，避免出現在資金緊張的情況下依然執行采購計劃的情況。

3.7 預防性維護

預防性維護工作是為了保持資產高效運轉而定期執行的維護工作。通過對定期安排的維護及檢查工單所需的員工、物料、服務及工具制定計劃，程序可以幫助用戶對定期的維護工作制定計劃和預算。用戶可以定義預防性維護的頻率、季節日期、作業計劃序列。

3.8 安全管理

固定資產管理時常常伴隨著各種不同的環境、不同的危險和要遵守的安全須知和法律規范等，系統專門為這些內容維護一張安全列表，用戶可以在列表中設置危險、隔離/安全標記、預防措施、安全規范等內容。在相關人員進行工單維護作業時都會對這些內容進行提示。

3.9 工單管理

工單是維護管理工作的核心。工單指定了要完成的特殊任務以及完成該工作所需的員工、物料、服務和工具。當在系統中創建或生成工單時，您需要啟動維護管理過程并為已申請和已執行工作創建歷史記錄。功能中包括任務分配管理器為大量的維護工作進行優化配置，節約人力物力的投入消耗，減少維護次數；員工匯報機制，提供了維護工作結束后的情況、時間、結果、消耗等內容；服務申請可以讓用戶查詢到這些申請的來源和處理的維護人員；系統對每個工單進行跟蹤，并且能夠提供短信等接口進行多渠道通知[4]。

4 結束語

構建固定資產管理系統，充分利用現有的資產，使現有資產發揮最大效率。在資產整個生命周期中追蹤軟件、硬件和相關的信息，以及控制與資產相關的采購、過度供應、預算與法規遵從性有關的成本對財務的影響等。

構建固定資產管理系統，提升IT效率，提供管理流程自動化，減少手工操作。減少對人的依賴程度，建立合理的人力資源計劃和培訓計劃，建立責任的合理分布，建立服務臺，成為唯一的聯系點，全面了解日常管理，建立知識庫，全面了解IT環境，建立配置庫。

構建固定資產管理系統，利用一套可行方案來對固定資產進行運維和監控。避免固定資產的重復投資和減少出現連帶損害的可能。