智慧社會環境下的檔案資源建設概論

王篩鳳

龍陵縣食品藥品檢驗所 云南 保山 678300

1 檔案工作的重要性

檔案是各行各行查證本行業過去工作和行業歷程的重要依據，檔案是歷史的真實憑證，是第一手的參考資料。它客觀的記錄了工作歷史進程，是最可靠的憑證。檔案資源是開展各類檔案工作的基礎條件，事關檔案事業的可持續發展。加強檔案資源建設是完善檔案內容的根本途徑，有著非常深遠的歷史意義[1]。

做好檔案資源建設，有利于檔案事業的可持續發展。檔案工作工作人員收集、整編、管理的文字材料概述了提供良好的材料支撐。檔案作為歷史記錄，不僅具有憑證作用，同時也有參考作用。它的參考作用主要在于它的參考性和廣泛性。首先，檔案參考作用具有較大的可靠性。它是一個單位的原原始記錄，是最基礎的第一手資料，來源真實可靠。其次，檔案參考作用具有一定的廣泛性。檔案是單位在發展中形成的，涉及業務非常廣泛，整個檔案工作就全面廣泛的記錄了一個單位的發展歷程，所以說檔案建設工作至關重要。

做好檔案資源建設，有利于檔案工作正規化。檔案管理工作的正規化體現在其有保密性，這就要求做好檔案的日常管理，檔案的臨時查閱，檔案專職人員要做好記錄，并在規定時間內收回調閱出的資料，任何人無權擅自查閱檔案[2]。

2 如何做好檔案工作

2.1 加強檔案資源建設

隨著現代社會的快速發展，檔案資源建設越來越重要。應從以下幾點做好檔案資源建設工作：

一是明確專職檔案管理人員。檔案管理是一門專業性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，細心辦事的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，安排專職人員負責檔案管理工作，為全局檔案管理規范化提供人力保障。檔案管理工作者要涉獵廣博的專業知識，不斷開闊視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

二是健全制度，規范管理程序。結合實際和上級要求進一步健全檔案管理相應的規章制度，從檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、借閱、利用、安全、保密等環節進行規范。確保各類檔案收集齊全、整理規范、保管有序。

三是強化監督，嚴守規范，加強檔案借閱程序管理。根據檔案管理和保密法要求，在全局內部開展檔案管理和保密工作自查，嚴格按照規定程序，做好查閱登記，做到檔案交接有記錄、履行清點有手續，并登記造冊，確保財政檔案和涉密信息的安全。

四是加強制度建設，規范檔案管理。進一步加強檔案管理制度建設，規范機關文書檔案管理，明確檔案工作的職責和任務，以及歸檔范圍及整理要求，做好目錄索引，統一裝訂格式，嚴把檔案歸檔質量關。

五是加強檔案室相關的硬件建設，統一集中控管。著力加強檔案管理基礎建設，配備安全防護設施，在檔案室里配置復印機，以方便調閱檔案人員使用，盡量讓財政檔案不出檔案室，更大程度地保障財政檔案的安全。同時設置查閱記事本，詳細記錄外單位來查閱、復印相關檔案的時間、檔案號、單位名稱和查閱人等信息。近期，還進一步加強檔案的信息化管理，完善檔案管理電子信息系統，更加規范化和信息化。

六是嚴把檔案收集關。和緩檔案館應把國家和社會具有保存價值的檔案資料接收入館，實行集中統一管理，為檔案的收集、整理工作奠定基礎。在接收檔案前，有關部門要下發通知，明確接收檔案的范圍、內容、標準及要求，及時修訂和完善各種檔案的整理細則、保管期限等，以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。同時，要擴大檔案征集范圍，主動向社會征集有價值的檔案，對個人所有的、具有保存價值的檔案可采取代存、寄存、征購等辦法進行監管，對保存在糾偏館、博物館和圖書館中具有文物價值的檔案資料，可采取復制和建立目錄及編制簡介等形式，達到豐富館藏，為利用者服務的目的[3]。

2.2 加強檔案現代化管理

（1）檔案資源信息化。在信息時代，檔案資源信息化通過信計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段建立起各類規范化、標準化、可共享的數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，即檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

（2）檔案管理標準化。通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有統一的科學準則和依據，保證各項檔案工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立種類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。

總之，在信息時代下，我們要充分認識檔案的重要性，繼續做好檔案資源建設工作，更好地服務于社會。