提升檔案管理人員素質(zhì)推進(jìn)基層檔案管理科學(xué)化

天津市北辰區(qū)普東街黨群服務(wù)中心 林潔美

一、引言

在街道社區(qū)工作當(dāng)中，對(duì)于檔案的管理是一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容。但很長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)，檔案管理中各項(xiàng)工作并沒有得到充分的重視，在具體人員安排方面也存在不足，相關(guān)人員在綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平方面無(wú)法滿足檔案管理的要求，并因此影響了整體工作的開展效果。在情況下，則需要及時(shí)采取措施提升人員素質(zhì)，保障檔案管理效果。

二、管理隊(duì)伍現(xiàn)狀

（一）缺少骨干力量

就目前來(lái)說(shuō)，部分街道對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作的重視程度存在不足，認(rèn)為該項(xiàng)工作缺少技術(shù)含量，不需要投入較多的人力、物力資源，單純做好檔案的保存就可以了。在該情況之下，導(dǎo)致相關(guān)工作效率方面存在不足，工作人員學(xué)習(xí)能力相對(duì)較低，在整體素質(zhì)方面無(wú)法滿足工作要求，對(duì)于整體檔案管理質(zhì)量的提升具有負(fù)面作用。同時(shí)，單位沒有安排專職人員負(fù)責(zé)檔案管理這項(xiàng)工作，而是由其他部門的人員兼任。該情況的存在，則使得檔案管理人員具有較為頻繁的流動(dòng)情況，同時(shí)也會(huì)因此對(duì)檔案管理工作效果造成阻礙。

（二）缺乏專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作對(duì)于技術(shù)水平與專業(yè)能力具有較高的要求，作為檔案管理人員，需要具備一定的職業(yè)素質(zhì)與專業(yè)知識(shí)才能夠更好地完成該項(xiàng)工作。但就目前來(lái)說(shuō)，很多檔案管理人員并沒有該項(xiàng)工作的專業(yè)背景，沒有深入研究檔案管理工作，無(wú)論是在理論上還是實(shí)踐上都無(wú)法滿足檔案管理發(fā)展需求。而在現(xiàn)階段信息技術(shù)不斷發(fā)展應(yīng)用的情況下，檔案管理工作也逐漸向著信息化方向發(fā)展，通過(guò)信息系統(tǒng)的應(yīng)用提升管理效率。但對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，在計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)應(yīng)用水平方面還存在不足，也將因此影響到檔案管理工作效果。

三、應(yīng)當(dāng)具備素質(zhì)

（一）工作能力態(tài)度

作為檔案管理人員，形成良好的管理價(jià)值觀與思維十分重要。而擁有正確三觀也是保障這項(xiàng)工作成效的重要基礎(chǔ)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的情況下，作為檔案管理的工作人員，需要能夠具有良好的職業(yè)道德與政治素養(yǎng)，以此保證檔案管理具有較好的保密性與安全性，避免檔案發(fā)生泄露信息街道檔案主要包括科技檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案與人事檔案等等。對(duì)此，作為檔案管理人員則需要具有較強(qiáng)的責(zé)任心與耐心，做好各種類型檔案的編目與保存工作。

（二）專業(yè)知識(shí)能力

在新的工作形勢(shì)下，檔案管理人員需要具備充足的專業(yè)知識(shí)，包括檔案管理、自動(dòng)化檔案、管理學(xué)與法規(guī)學(xué)等方面內(nèi)容，并在具體工作當(dāng)中充分實(shí)現(xiàn)時(shí)間與理論之間的結(jié)合，切實(shí)提升檔案管理工作的水平與效率。同時(shí)，作為管理人員也需要具有較好的學(xué)習(xí)能力，尤其是在現(xiàn)在階段信息化時(shí)代當(dāng)中，新媒體技術(shù)具有較快的發(fā)展速度，也使得相關(guān)檔案管理系統(tǒng)逐漸成熟與普及。作為檔案管理人員，需要能夠在新時(shí)代當(dāng)中更好地適應(yīng)并把握技術(shù)要點(diǎn)，充分明確檔案信息化管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)與流程，以此為該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行打下基礎(chǔ)。最后，作為管理人員也需具備較好的創(chuàng)新能力，創(chuàng)新思維的具備與應(yīng)用，對(duì)檔案事業(yè)工作的開展具有積極的推動(dòng)作用，并能夠保證在具體管理當(dāng)中不斷優(yōu)化創(chuàng)新，更好地提升檔案工作水平。

（三）創(chuàng)新意識(shí)

在現(xiàn)今工作當(dāng)中，檔案已經(jīng)成了信息管理中的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，在社會(huì)發(fā)展時(shí)期，無(wú)論是企業(yè)還是個(gè)人都對(duì)檔案信息具有了更高的要求。同時(shí)，在技術(shù)發(fā)展當(dāng)中，檔案的生成方式也同以往相比具有了較大的變化。對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，需要具備開發(fā)檔案資源與處理信息數(shù)據(jù)的能力。但就目前來(lái)說(shuō)，在具體工作開展當(dāng)中，因缺少相應(yīng)的復(fù)合性檔案管理人才，則使得很多現(xiàn)代化設(shè)備無(wú)法發(fā)揮其真正的作用。同時(shí)，部分管理人員缺少學(xué)習(xí)興趣與進(jìn)步意識(shí)，在創(chuàng)新意識(shí)方面存在不足，無(wú)法在工作當(dāng)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，也因此對(duì)實(shí)際檔案管理效果產(chǎn)生了影響。

四、素質(zhì)提升措施

（一）做好日常教育

該方面教育包括職業(yè)道德教育與思想政治教育。其中，通過(guò)思想意識(shí)的具備能夠明確未來(lái)的發(fā)展方向與道路，在具體檔案管理人員素質(zhì)水平提升當(dāng)中，首先則能夠做好思想政治方面的教育，保證其在大局意識(shí)與政治意識(shí)方面具有較好的表現(xiàn)。在具體工作當(dāng)中，街道社區(qū)應(yīng)積極組織管理人員做好思想政治教育，使其能夠在學(xué)習(xí)當(dāng)中充分掌握社會(huì)主義核心價(jià)值觀，將相關(guān)理念良好地融入檔案管理工作當(dāng)中，使其能夠在工作中形成正確的人生觀與價(jià)值觀。其次，需要做好人員的職業(yè)道德教育，使其能夠具有責(zé)任意識(shí)與法律意識(shí)。對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，其涉及多方面的內(nèi)容，其中有部分檔案涉及保密。在該情況下，檔案管理人員則需要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法與保密法等國(guó)家法律法規(guī)，充分了解工作當(dāng)中哪部分檔案是能夠公開的、哪部分檔案只能夠在內(nèi)部進(jìn)行傳閱、哪部分檔案是屬于機(jī)密類型等等，同時(shí)要保證在工作當(dāng)中充分遵守職業(yè)操守，在端正態(tài)度的情況下做好檔案管理工作。此外，需要積極創(chuàng)新管理模式，對(duì)原有的管理流程進(jìn)行不斷地創(chuàng)新優(yōu)化，切實(shí)提升檔案的管理效率與利用率。

（二）完善人事制度

在技術(shù)工作開展當(dāng)中，制度是一切工作成功的保證。在街道社區(qū)工作當(dāng)中，需要能夠與時(shí)俱進(jìn)地做好檔案管理相關(guān)制度的改進(jìn)與完善，使檔案人事管理制度能夠向著制度化、科學(xué)化方向發(fā)展，通過(guò)制度作用發(fā)揮促進(jìn)檔案管理人員流動(dòng)，切實(shí)激發(fā)工作熱情。首先，需要建立獎(jiǎng)懲與激勵(lì)制度，在具體的檔案管理工作當(dāng)中，需要講究工作效率。作為事業(yè)單位，需要結(jié)合管理特點(diǎn)對(duì)部門實(shí)際發(fā)展的制度進(jìn)行建立，對(duì)于在檔案管理當(dāng)中表現(xiàn)突出的人員，應(yīng)提出表?yè)P(yáng)并給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；而對(duì)于在工作當(dāng)中效率低下、拖拉懶散的人員，則應(yīng)提出警告，在必要時(shí)可以適當(dāng)采取一定的懲罰。其次，需要做好靈活進(jìn)出與績(jī)效考核機(jī)制的建立，在工作當(dāng)中，對(duì)檔案管理的工作任務(wù)與目標(biāo)進(jìn)行明確，實(shí)行崗位責(zé)任制，通過(guò)定期考核、聘期考核等方式獲得績(jī)效結(jié)果，以此激發(fā)檔案管理工作人員的積極性，使其能夠在工作當(dāng)中始終具備危機(jī)意識(shí)，積極采取措施提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力與素養(yǎng)，切實(shí)提升工作開展效率水平。

（三）建立培訓(xùn)體系

對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其需要具備良好的新媒體技術(shù)能力、創(chuàng)新能力與專業(yè)能力。管理人員則需要做好繼續(xù)教育培訓(xùn)，了解檔案管理專業(yè)的前沿發(fā)展技術(shù)，積極補(bǔ)充先進(jìn)的管理專業(yè)知識(shí)，形成良好的知識(shí)儲(chǔ)備。其次，單位應(yīng)提前制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，可根據(jù)管理人員需求開設(shè)信息技術(shù)培訓(xùn)，以此切實(shí)強(qiáng)化信息化工作的熟練程度，提升相關(guān)人員的新媒體技術(shù)應(yīng)用能力。最后，管理人員也需要切實(shí)提升自身的創(chuàng)新能力與學(xué)習(xí)能力水平，在對(duì)工作思路不斷拓寬的情況下優(yōu)化工作路徑，進(jìn)一步提升檔案工作開展效果。

（四）提升思想認(rèn)識(shí)

在現(xiàn)今部分街道社區(qū)檔案管理工作當(dāng)中，相關(guān)問(wèn)題的存在都是由于思想層面缺少重視所導(dǎo)致的。要想有效改變?cè)摲N現(xiàn)狀，則需要從思想層面進(jìn)行轉(zhuǎn)變。首先，作為街道部門領(lǐng)導(dǎo)，需要對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作的重要性形成充分的認(rèn)識(shí)，結(jié)合單位中心工作明確檔案的作用，切實(shí)提升人事檔案工作的地位；其次，對(duì)于該項(xiàng)工作的開展需要能好相關(guān)資源的分配，同時(shí)在單位當(dāng)中加大宣傳，營(yíng)造良好的檔案工作氛圍；最后，從事檔案管理的人員也需要對(duì)各項(xiàng)工作的重要性形成充分的認(rèn)識(shí)，切實(shí)提升責(zé)任感與使命感。

（五）創(chuàng)新管理方式

在科技不斷發(fā)展、社會(huì)不斷進(jìn)步的過(guò)程當(dāng)中，檔案管理的工作也需要與時(shí)俱進(jìn)地向著科學(xué)化方向發(fā)展。在該情況下，街道社區(qū)的檔案管理工作者則需要掌握現(xiàn)代檔案管理理論，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用，積極開發(fā)使用相關(guān)檔案管理軟件，以此有效提升檔案工作管理效率，滿足新時(shí)期檔案管理的工作需求。在具體工作開展當(dāng)中，需要做好檔案信息的動(dòng)態(tài)管理維護(hù)，結(jié)合實(shí)際建立多媒體檔案與數(shù)字檔案，應(yīng)用現(xiàn)代化手段建立起人才信息收集跟蹤與反饋系統(tǒng)，切實(shí)提升檔案管理的水平與效率。在此當(dāng)中，也需要積極鼓勵(lì)管理人員創(chuàng)新，使其能夠在工作方式方法方面進(jìn)行改進(jìn)，在日常工作當(dāng)中勤于思考，結(jié)合工作需求提出改進(jìn)方法，進(jìn)一步提升檔案管理實(shí)效。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案是街道社區(qū)工作記錄、基層發(fā)展的重要資料，能夠?yàn)楣ぷ靼l(fā)展提供全面的服務(wù)，也能夠?yàn)槠溆喙ぷ鞯拈_展起到重要的輔助作用。同時(shí)，該項(xiàng)工作整體較為復(fù)雜，對(duì)于技術(shù)的應(yīng)用具有較高的要求，需要通過(guò)科學(xué)化、規(guī)范化的管理，使其能夠在街道社區(qū)工作當(dāng)中更好地發(fā)揮出作用。但就目前來(lái)說(shuō)，部分街道社區(qū)在該項(xiàng)工作的開展當(dāng)中還存在較大的不足，無(wú)論是在重要性認(rèn)識(shí)程度還是人員的素質(zhì)水平方面都無(wú)法滿足工作要求，并因此對(duì)檔案管理效果產(chǎn)生影響。對(duì)此，則需要在工作當(dāng)中充分轉(zhuǎn)變意識(shí)，明確檔案管理的工作重點(diǎn)，把握檔案工作發(fā)展形式，在做好人員素質(zhì)水平培訓(xùn)提升的情況下使其能夠更好地勝任該項(xiàng)工作。