新時代水利行業檔案規范化與信息化管理建議

山東青島市即墨區水利局 陳玉春，孫美貞，王偉

水利檔案規范化與信息化建設是新時期檔案工作的迫切需要和必經之路，也是發揮檔案作用最大化的硬核舉措。打破傳統檔案管理思維，按照新發展理念創新管理制度和機制，以信息化為引領，構建“傳統+現代”的管理新格局，全面提升檔案工作服務全局能力。

一、水利檔案管理現狀和弊端

（一）機關檔案室管理現狀

檔案室保存了建局以來各個時期水利建設和管理的珍貴資料。辦公室一般安排專人負責，能夠嚴格借閱制度，工作人員服務意識較強。但檔案管理模式仍停留在傳統“手工”階段，科技氣息不濃，現代化信息化手段不強，效率不高。受檔案存放空間影響，檔案交叉存放，增加查找難度；未能做到“應歸盡歸”，部分檔案材料不全，存在“分頭存放”現象。

（二）機關科室檔案材料管理現狀

檔案材料管理職責不明確，“各管一攤”，未能及時系統地將科室重點事項材料進行匯總，形成檔案歸檔，每人都是一個“微型檔案室”。材料存放形式不一，大多紙質材料和電子材料并存，有的只有紙質材料或電子版材料，紙質材料往往“居無場所”。隨著人員變動，部分材料交接不徹底，極易造成重要材料丟失。另外，科室多次調整，部分單位整合劃轉，現有科室職能變化很大，新老人員變動，這就造成了部分檔案材料不完整、不連續；再加上辦公電腦和U盤、硬盤、光盤等存貯媒介故障，難以恢復原有數據等諸多原因，造成難以挽回的損失。一些業務科室，部分重要文件報送不齊，專業事項材料選擇性上報，很大一部分材料如工程建設檔案，為便于自身使用，存放在本科室，隨著時間的流逝，部分檔案也就無從溯源。

（三）基層檔案室管理現狀

現階段基層檔案室大多空間窄小，各種檔案混雜存放。有些單位只配備辦公電腦，連起碼的防霉除濕、防蟲防鼠、防盜防雨措施都沒有，發生霉變蟲咬致使檔案損壞現象屢見不鮮。檔案員一般兼職，流動性很大，不掌握起碼的檔案管理知識，只能簡單地將資料分類整理、收集歸檔。很多單位未能及時將發生的檔案資料收集起來集中管理，檔案存放分散，隨意性大。借閱制度不嚴，流失隱患較大，很多基礎性材料長時間保存在職工手中，致使不少材料缺失，年度材料不連續。另外，在辦公設施整修，單位職能或建制整合、劃轉拆分時，一部分檔案材料不注重保管，隨意存放，幾經周折成為斷檔。

（四）重建輕管現象普遍存在

工程資料建檔進度滯后于工程建設步伐，往往事后組織人員倉促補充資料，檔案數量和質量難以保證。在工程運行管理過程中，時常存在建設方未將工程檔案資料移交給管理單位或移交不完整，造成資料遺失，無法彌補，給后期維修養護增加難度。

（五）檔案安全管理環節薄弱

隨著現代化信息化辦公發展，工作人員習慣于電子材料存檔，將大量的原始信息存放到電腦，儲存在硬盤、光盤或U盤中，重要電子材料未能形成書面材料進行備份。由于受科室電腦設備更新、電腦病毒入侵、人員變動影響，埋下資料損失的隱患。各單位、各科室檔案管理意識較差，注重事務性工作，未能及時整理科室承擔的各項工作材料，輕視檔案材料的日常積累和常態化管理。

二、應對措施和整改建議

（一）建章立制，嚴格檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，通過制度約束，人人養成凡事留有痕跡，重要事項及時成文歸檔習慣，工作痕跡到哪里，檔案就跟到哪里，既要干得好，也要存得好。建立檔案工作領導機制，進行全方位指導監督。成立以分管領導為組長、各單位負責人為成員的領導小組，層層壓實責任，在系統內形成人人有責、人人盡責的良好態勢。在單位微信公眾號里、辦公走廊、宣傳欄中，增加檔案保護宣傳因素，營造注重檔案、珍惜檔案的濃厚氛圍。

（二）構建信息化檔案管理體系，提高檔案利用率

進入信息化時代，建立信息化管理平臺，將檔案信息化納入“十四五”發展規劃。以一個局或部門為整體，創建檔案管理信息化系統平臺，由局信息中心統一管理，網絡覆蓋系統各個單位，安裝系列終端。建立健全采集體系、存貯體系、利用體系、安全管理體系、用戶管理體系等于一體的大檔案管理體系，力爭與單位辦公自動化系統和網上業務管理系統相融合、相銜接，將信息資源有效整合利用，強力賦能檔案信息化建設。

（三）建立健全上報傳送機制

一是各個單位信息管理終端須有專人負責維護。每季度將本單位的重要檔案，按檔案管理規定的存檔范圍搜集匯總。一般將上級下發的正式文件、項目建設資料（含聲像）、技術創新成果、工作總結、大事記、重點事項辦理過程等材料分門別類，掃描成PDF格式文檔，上報到局管理平臺備份，同時充實到本單位終端平臺相應欄目中。紙質材料隨之妥善保管，每年年終將紙質原始材料除要求報送移交局檔案室的以外，其他存在本單位檔案室里，并將報局材料復印（打印）成紙質存檔。實現線上+線下兩條線管理模式。將檔案材料按實物錄入電腦，便于查閱者檢巡。更多的是傳統的記錄簿，查找起來費力費時。局各科室、各單位每年度應安排專人匯總一年來形成的重要文件、重要事項材料、大事記等，一并移交或傳送至檔案室管理。

二是局檔案室每季度需將各單位報送的檔案材料進行分類甄別，去粗取精，按設定板塊上傳平臺。局檔案管理人員可參照辦公來文、發文登記信息進行逐項梳理，發現應報未報或報送不齊全的，及時通知有關單位限期補充完善。對以前存放的紙質檔案，同樣掃描成PDF上傳到平臺，完成紙質材料全文數字化，力爭紙質檔案與電子檔案同步運用，形成“電腦上有的，檔案架上有；檔案架上有的，電腦上有”的數字化管理模式。融合單位金宏管理系統，把相關公文資料與歸檔流程結合起來，使公文歸檔工作事半功倍。每年年初，將上年度收集齊的紙質檔案進行存放、立卷，同時將平臺數據檔案刻錄成光盤存放備份，多方式災備。

（四）建立健全查詢管理新樣板

工作人員在具體工作中，需要查閱局檔案資料，首先打開電腦（或手機）APP登錄平臺，向本科室負責人發起查閱申請，經科室負責人同意后，經過辦公室負責人同意（個別重要檔案還需分管領導同意），局檔案管理人員按照申請內容發至申請人APP收件箱內。申請人應妥善保管申請查閱的材料，增強保密意識，禁止隨意泄露。外單位來查找相關材料，需出具單位介紹信，經局辦公室負責人和分管領導簽批后，方可傳閱相關檔案，否則不得擅自外傳。建立平臺查詢權限和共享制度。局屬各單位工作人員，可以瀏覽本單位平臺檔案資料，同時可以相互查閱其他單位部分放開權限的常規性檔案。局分管領導可以查閱分管領域平臺上的各種檔案材料，主要領導有權瀏覽所有單位和局檔案室平臺材料。局檔案室應按照檔案管理法律法規，已滿開放年限的，可以依規開放共享。

（五）檔案管理環境標準化改造

針對檔案管理現狀普遍存在場所狹小、堆放無序、分散保存、保管設施不完備、信息化管理水平低等問題，應把檔案室建設、升級改造納入單位重要議事日程。配置適宜存放檔案的庫房，購置移動式高利用率的檔案貨架，更新充實防濕干燥設備和防鼠防蟲咬器具，落實防盜防雨措施。按照檔案信息化管理要求，開發檔案軟件系統，配齊相應電子設備和終端系統，構建大數據平臺，實現水利局域系統全覆蓋。提高檔案安全風險處置應急能力，通過物理隔離和軟件檢測措施，確保數字檔案的真實性和安全性，保障平臺網絡系統安全、數據高效發揮作用。

（六）提高檔案管理人員專業素質

檔案管理人員一般是從單位抽調的非重點崗位人員，年齡和知識結構老化。應配備得力人員，同時加大檔案管理人員培訓力度，通過走出去學、邀請專家講、網上課堂學、業余函授自學等多種形式，提高管理人員專業管理水平，強化紀律意識、保密意識、大局意識、服務意識，適應新形勢下檔案管理需要。

（七）加大對重點水利建設項目檔案的管理力度

水利建設項目涵蓋河道綜合整治、水庫除險加固和維修養護、引（調）水工程、農村飲水安全、水源地保護和生態補償、庫區移民后期扶持等多個方面，要求工期緊、任務重，這就給檔案整理造成困難。工程項目法人不但要注重工程建設進度和質量，同樣要重視檔案材料的收集、整理工作，落實專門人員管理檔案材料，如有人員變動先交清已歸檔的相關文件。項目法人督促各施工單位和監理單位提交應存檔的資料，及時移交到檔案管理機構。做到工程完工之日，檔案也隨之齊全，為以后管理打好基礎。

（八）建立激勵考核機制

各單位應把檔案管理工作與業務工作同安排同部署同推進。對積極上報材料，建檔規范，在檔案保護利用方面作出突出貢獻的，給予表彰獎勵；對遲報、漏報，不積極配合建檔工作的予以通報批評。把各單位檔案管理情況納入年終績效考核，作為行業系統評先爭優重要參考。單位在推薦優秀、職稱評定或選拔干部時，在同等情況下優先考慮檔案管理人員，給他們足夠的發展空間，讓他們心無旁騖潛心研究檔案工作，讓檔案管理崗位成為鍛煉人才造就人才的重要平臺。

三、結語

深化檔案管理體制與機制改革，構建高效統一的檔案管理格局，加快水利檔案粗放式管理向精細化管理轉變，實現水利檔案管理規范化信息化目標，全面提高現代水利檔案管理與服務能力。

注釋

①《中華人民共和國檔案法》（2020修訂）。