醫院智慧管理背景下的職能科室檔案工作探討

趙炳旺 歐 清

(山東省立第三醫院 山東·濟南 250031)

醫院各職能科室平時工作中會產生大量的各類型的檔案材料，查詢利用率高，包括文書檔案、基建工程類檔案、照片聲像檔案、科研類檔案、醫療類檔案、護理類檔案、質管類檔案、財務類檔案、紀檢監察類檔案、公共衛生類檔案、安保類檔案等等。這些檔案內容包羅萬象，在平時工作中利用率高，但是也存在保管難度大，有的甚至未統一集中保管，更有丟失現象出現。如何利用好目前醫院智慧醫療的新技術，在信息化大背景下，通過現代技術手段更加有效率的統一保管，更迅速的提供利用，滿足各職能科室信息訴求，是擺在我們面前的一個急需解決的問題。

1 醫院智慧管理在職能科室工作建設中的作用

1.1 助力科室檔案管理人才培養

助力管理人才的培養主要體現在以下兩個方面：首先是助力新進管理人員（“新人”）的素質培育。其次是助力進修人員的專業提升。其中，“新人”具體指的是剛畢業于醫科大學的本科生、研究生。雖說這一類人群在學校接受了長時間的專業基礎訓練，然而在實際管理及工作等環節依據存在著經驗缺乏的問題，并且缺乏的經驗不單單局限于工作實踐方面，另外還包括對于特殊工作內容的熟悉程度。為此，醫院檔案管理部門可為通過信息化的技術手段，以及國內外最先進的管理理念，對其開展業務能力放慢的培訓。而對于進修人員而言，其最希望的便是對自身眼界進行開拓。同理，醫院智慧管理系統將對他們的能力提升提供充足的資料信息。

1.2 助力職能科室檔案工作發展

對于職能科室的檔案工作而言，團隊的整體水平是尤為重要的。如果需要從整體上對科室的工作水平進行提升，除了要求對“傳幫帶”機制進行施行之外，同時還必須由科室圍繞著現有問題案例開展研討工作，在這當中碰撞出醫院智慧化檔案管理的火花。實踐工作證實，加快推動科室檔案工作不斷發展的根本動力不單單是需要業務帶頭人發揮引導作用，同時還需要渲染起信息化技術背景下共同學習的氛圍。而關于后者，則急需醫院信息化檔案管理工作的助力。

2 職能科室檔案的分類

目前，醫療行業主要是醫院的職能科室，所產生的檔案分為以下幾類：

（1）文書檔案：主要包括下列內容。黨團工會類、民主黨派類、上級來文、本單位發文類；各類合同；人事行政文書類；基建、設備、財務文書類；醫療、護理文書類；宣傳文書類；安全保衛文書類；質量管理文書類；科研教學類。

（2）科技檔案：主要包括下列內容。①設備檔案：訂購儀器設備的合同、協議書以及圖紙、說明書、操作規程、合格證書、裝箱單等；安裝調度及驗收記錄、報告；運行使用過程中取得的實效記錄，大、中修記錄，事故記錄及處理報告等；儀器報廢的技術鑒定材料、報告及上級主管單位的批件。②基建檔案：計劃任務書、合同、協議書、證明書及批準文件等；選址報告、工程、水文、氣象、地質等基礎材；初步設計、工程技術設計及設計修改、變更材料；施工安裝圖紙、說明書、施工日記和記錄；工程概算、預算、決算；全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結；工程改建、擴建擴維修、使用中變更的圖紙及有關材料；改建、維修水電設施有關材料、圖紙；其他材料。

（3）會計檔案：主要包括下列內容。①會計憑證類：記賬憑證；收據存根；②會計賬簿類：現金日記賬；銀行日記賬；總賬；收、支明細賬；固定資產明細賬；材料物資明細賬；③會計報表類：年度會計報表、預決算；會計月報、季報；④其他會計資料類：工資匯總表、名冊、調整通知；會計檔案移交清冊；會計檔案保管清冊；會計檔案銷毀清冊。

（4）特種載體檔案：主要包括照片、磁介質、光盤、實物 ①反映本院主要職能活動、基本歷史面貌 ②上級領導、專家、教授來院檢查、學術指導等重要活動；本院重大手術、新技術、新項目；③本院開展大型、小型醫療咨詢，下鄉醫療服務 ④本院黨委、工會、團委組織的有關重要、一般活動、宣傳、教育方面；⑤其他有保存價值的特種載體。

（5）人事檔案：主要包括十大類。①履歷材料：反映干部本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料，各類登記表、干部履歷表、簡歷等。②自傳材料：自傳和屬于自傳性質的材料，是由本人撰寫的敘述自己經歷、思想變化過程、報告個人有關事項、社會關系等情況的材料。③考察、考核鑒定材料、審計材料：主要包括年度考核表、民主評議表、工作調動鑒定、后備干部提拔鑒定、離任審計鑒定、援藏援疆掛職鍛煉鑒定、干部任免考察等。④學歷學位材料：包括各類各階段的畢業生登記表、成績單、報考登記表、推免生登記表、專家推薦表、授予學歷學位的材料、畢業證書學位證書復印件、選拔參加出國境學習有關材料、學位審批書、學位申請書、高考電子檔案卡、其他各類在職教育所產生的材料。職稱評審表、各類執業資格考試登記表、聘任審批表、能夠反映本人科研情況的材料（論文、創造發明、科研成果鑒定等）。為期兩個月以上的培訓經歷的材料，如登記表、畢業鑒定等。⑤政審材料：入黨、入團政審，三齡二歷一身份認定，出國政審、其他各類政審表。⑥黨團材料：入團申請書、入黨申請書、考察情況、黨校成績、轉正申請、民主黨派材料等。⑦表彰獎勵材料：榮譽證書、各類榮譽申請書、先進模范事跡、享受政府津貼的材料、榮譽審批材料等。⑧違法違紀材料：處分意見，個人檢查、上級批復、起訴決定書、刑事判決書等。⑨招聘、任免、調動、工資、出國等材料：轉正定級表、各類工資表、晉升工資表、停發工資表、各類任免材料、各類出國境材料。⑩體檢表、報到證、各類有關情況說明、人事爭議仲裁裁決書等。

（6）業務檔案：關于護理管理、帶教、重要專項護理的材料；關于醫療質量管理、醫療糾紛、科研項目、科教帶教、院內感染防治管理性材料；門診記錄；科研項目：重大、一般科研項目的管理性、評審結果、原始調查記錄。

（7）重大活動專題檔案。（8）照片檔案。（9）聲像檔案。（10）實物檔案。（11）印章檔案。（12）病歷檔案。

3 職能科室檔案的信息化利用

從上述我們可以看出，醫院職能科室的檔案內容繁多、種類龐雜，如果不經過系統整理，不充分利用智慧云背景下的信息技術手段，恐怕提供利用的效率和作用要大打折扣，如此下去，檔案部門的作用將受到深刻影響。大數據是信息技術發展到一定程度的必然產物，也是當今行業發展和產業升級所無法回避的一種數據現象，大數據不僅引發了互聯網行業和信息技術（IT）行業的技術革命，更對原有的管理理念和管理方式造成了一定程度的沖擊，其輻射范圍波及整個社會的各行各業，檔案管理領域也不例外。我們要根據各自單位的特點，制定更有針對性的方案，要對整個單位所有職能科室的檔案進行系統化規范化管理，建立符合各自特點的檔案信息管理系統，并對整個檔案進行分類制定保管期限表和密級，密級分為絕密級、機密級和秘密級、一般四種情況。

（1）提高職能科室檔案管理人員的專業素質。首先須編制完善且健全的檔案管理機制，相關管理工作者必須對其自身的專業素養進行不斷的提升，并實現自身工作能力的提升及優化。職能科室檔案的管理工作是醫院的重要組成部分，必須積極提升相關人員的工作水平、操作能力以及思想意識。職能科室檔案的信息化工作主要依附于檔案管理工作者，因此相關管理工作的自身業務水平對于檔案管理的質量具有決定性的作用。信息化檔案管理技術對于管理工作者而言具有很高的要求，管理工作者除了需要愛崗敬業的精神之外，還必須具有熟練的操作能力，才能夠實現醫院智慧管理背景下職能科室檔案的有效管理。此外，職能科室檔案為醫院的辦公管理具有強大的支持作用，在現代醫院當中職能科室檔案涉及內容重要，因而需要檔案管理工作者可以及時提供相應的檔案服務，繼而保證科室管理工作的有序進行及開展。

（2）配備完善的檔案庫房等基礎性硬件設施。檔案工作尤其是以文書檔案為主，信息化管理整個的體系建設比較復雜，與之前普通的紙質檔案管理區別巨大，要想進行信息化建設，首先要配備基礎的硬件設施，來滿足后期建設的需要。比如建設標準檔案庫房，相關的電腦、掃描儀、刻錄機、現在新型的文書檔案盒打印機、檔案真空保護袋、全自動密集架、最新的職能機器人、各類溫濕度安保防蟲系統等。還要積極引進先進的檔案管理技術，如云計算、數據庫技術等。最好還要請專業團隊對系統建設進行深度挖掘，與醫院現有的系統進行無縫銜接，讓其前端產生的電子數據直接歸檔。該平臺還要面向每一位職工，不僅在內網方便查詢，手機APP的建設也要同步跟上，各類基礎數據可以直接查詢，帶密級的數據通過申請方可查看。

（3）建立系統的電子化檔案管理制度，配備高素質的人才隊伍。按照國家檔案局制定的《數字檔案室建設指南》等規范文件，結合本單位實際情況，撰寫本單位電子化檔案收集、整理、利用等相關流程的制度和規范。在文書檔案電子化建設中，先進的基礎設施是成功的基礎，完善的規章制度是成功的保障，而高素質人才是成功之本。組建一批高素質的檔案管理人員才能滿足電子化檔案管理的需要。要建立專兼職檔案管理人才梯隊，定期對其進行培訓，更要適時的開展全院的檔案管理培訓，根據新出臺的《檔案法》的要求，每人都是檔案管理員，每人都對檔案管理負責，唯有如此，我們才能更好地開展工作。

（4）在做好安全保密工作的前提下，運用各種手段綜合管理檔案。電子檔案不同于紙質檔案，安全性是首屈一指的重要指標，相對于紙質檔案的安全性而言，電子檔案的安全性要求更高一些。我們首先要建立健全相關規章制度，根據國家檔案局頒發的各類型的制度規范，建立本單位的電子檔案安全保護制度和機制。第二，加強對于檔案管理員的培訓，從人的角度降低風險系數，讓每一個檔案管理員意識到電子檔案安全性的重要程度，更要讓他們知道如何更好地保護電子檔案的安全，不至于數據丟失，產生無可挽回的損失。另外，要從硬件設施上保障電子檔案的安全性，引進先進的標準化的軟件安全系統，保障系統不被攻擊，涉密檔案要有專門的場所和保管設施及保管制度，所有電子檔案做好異地備份工作。

4 結語

在信息技術、智慧醫療、大數據的時代背景下，檔案部門的工作人員也要主動學習，跟上時代發展，學會更要懂得運用，不斷進行改革創新，這是具有長遠價值與意義的工作。