現代管理原理在黨校圖書館管理中運用的探索和實踐

中共寧波市委黨校 陳樂歌

一、引言

目前黨校圖書館的管理基本上是繼承傳統的管理模式。傳統的管理模式是圖書館管理人員長期實踐的經驗積累，其優良傳統值得繼承和發揚。但隨著形勢的發展，時代的進步，我們要與時俱進，創新思維，開拓進取。作者認為圖書館內部如何進一步加強聯系，人員分工如何更能發揮各自所長，明確劃分崗位職責，優化考核制度，發揮激勵機制的作用，加強信息反饋系統籌方面，尚有改進的余地，還有潛力可挖。為了更好地為讀者服務，本人試圖將現代管理原理引入圖書館的管理之中，對圖書館實施科學管理，從理論上作初步探索，并在實踐中予以檢驗，本文拋磚引玉，如有不當之處，望讀者和同行提出批評指正。

二、現代管理原理對圖書館實施科學管理的理論探索和實踐對策

（一）什么是現代管理原則

現代管理原理是現代管理活動的規律反映。現代圖書館管理的基本目標是建立一個充滿創造性和充滿活力的自我適應系統，以使圖書館在信息爆炸和信息載體、信息流通渠道多元化的環境中，發揮高效功能，更好地為讀者服務。

構成現代圖書館的基本要素，包括人員、資金、圖書，物質技術設備（電腦、軟件、柜架）、信息、時間、空間等，現代圖書管理的基本要求就是研究如何正確有效地組織和處理上述要素及其相互關系，以實現圖書館的基本目標。指導管理者正確有效地組織和處理上述要素及相互關系的理論、思想、方法，即現代管理原理。這些管理原理都適用于當代圖書館的管理，自然包括黨校圖書館。現在普遍承認和運用的現代管理原理主要有：系統原理、整分合原理、封閉原理、動力原理、能級原理、反饋原理等等。其中最基本的是系統原理、這也是現代西方最新管理理論的基礎。

（二）如何運用現代管理原理對黨校圖書館實施管理。現分述如下：

1.系統原理

“系統”，是現代科學中的一個重要概念。系統原理認為任何管理對象都是由相互依存、相互作用的基本要素結合而成的具有特定功能的有機整件，都是一個特定的系統。而這個系統又是它所從屬的更大系統的組成部分。這是人類在漫長的實踐過程中，基于對事物整體性或全局性的認識而形成的一種概念。系統是普遍存在的。社會是一個系統，黨校是一個系統，黨校從屬于社會。黨校作為一個系統是由學校各部門如教學、后勤、行政、安保、信息等要素（子系統）構成的。學校的這些子系統，又是一些相對獨立的系統。因此，圖書館也可認作一個系統，而圖書館這個較小系統從屬于學校這個大系統之中。圖書館作為一個系統，它由采購、編目、館藏、流通、閱覽等要素（子系統）構成。在現代管理中認為管理的各要素（子系統）都不是孤立的，為達成現代管理的最優目標，必須對系統運作過程和各種要素進行系統分析，這就是管理中的系統原理。在圖書館管理的實踐中運用系統原理的關鍵，在于樹立系統觀念，也就是對于任何事物都要有全面的立體觀念，系統作為一種思維方法，就要認識任何事物都不是簡單孤立的，它既是若干要素組成的整體，又存在于更大系統之中，前面已提到圖書館是一個系統，但它存在于學校這個更大系統之中。因此，在圖書館管理過程中要從整體著眼看待部分，又要使部分服從整體，實行總體分析，綜合管理。

在圖書館管理的實踐中運用系統原理應把握系統的以下幾個特征：

（1）目的性。不同系統有不同的目的性。系統的結構是按系統的目的性組建的。混淆了目的，必然導致系統內部混亂。圖書館是以為讀者服務來確定結構、分配人員、安排任務、確定職責。圖書館要實行目標管理，各部門、各層次都有各自的目標，但要服從圖書館總目標，下一環節的目標是上一環節目標的延續。這樣圖書館總目標到各部門、各層次、各環節的分目標形成一個目標網，成為一個以實現圖書館總目標為目的的目標系統，保證整個圖書館目標一致地運行。

（2）整體性和相關性。一個系統是由若干從屬于它的因素（子系統）構成的整體，子系統和整體之間存在有機聯系，子系統的功能與效率都會影響整個系統的功能與效率，而各個子系統的最佳狀態并不能保證整個系統的最佳，因為整體的最佳狀況是由子系統密切配合，綜合平衡的結果。因此，我們要強調分工不等于分家，館內各部門各環節要緊密聯系相互配合，不能各自為政。

（3）層次性。系統是一個有序結構。系統的效率在很大程度上取決于能否分清層次。圖書館可分不同層次，每一層次都具有一定的任務和權責，明確相互關系才能促進各層次的人員協調和積極地發揮作用，從而提高系統的效率。

（4）環境適應性。系統對內相對封閉的，即具有內部自我調節和自我發展的功能；但這個系統對外又是開放的，它存在于一個更大系統之中，以圖書館來說從屬于并存在于學校這個更大系統之中，同樣學校這個系統存在于更大的社會這個系統之中，必然會發生跟外部的物質信息的交流。因此圖書館必須又有可能及時適應環境的變化，特別隨著信息化、數字化、網絡化、人工智能化等現代信息傳播技術的發展，認識并把握瞬息萬變的客觀環境，適應讀者復雜多變的信息需求，就成為圖書館生存和發展的關鍵，也是現代領導者的重要任務。

2.整分合原理和封閉原理

這兩個原理均由系統原理推演出來的，也可稱由系統原理派生的原理。

整分合原理。根據系統原理，系統是由一些相互依存又相對獨立的要素（子系統）組成的，因此是可以分解的，因為系統各個要素（子系統）又存在相互聯系，因而又是可以綜合的，科學管理要求在整體規劃下明確分工，在分工基礎上有效地進行綜合，這就是整分合原理。整體觀點是大前提，分工是關鍵，沒有分工圖書館也不可能成為一個有序系統，勢必造成相互推諉，職責和職權不分的混亂局面。整分合原理落實到圖書館的管理之中，首先必須明確，圖書館的宗旨是為讀者服務，學校的圖書館要為教學、科研、管理決策提供所需的信息，這是總任務，要完成這一任務，并非某一部門或某一環節單獨可以完成，因此要將這個總任務進行分解，把具體的目標任務落實到各環節、各層次、各部門之中，為此必須明確劃分各自的崗位職責，目前各校圖書館都制定有崗位職責，盡管各校在具體制定過程中可能存在某種差異，但其中必然可以找到共性的一面，個人認為各部門、各崗位的職責應包含以下內容：

館長的職責:在學校黨政領導下，貫徹執行黨和國家的方針、政策，負責領導和主持全館工作；貫徹“為讀者服務”宗旨，為學校教學、科研、管理提供必要的信息資源；領導制訂圖書館的發展規劃、年度工作計劃，組織實施并監督檢查各部門、各環節工作落實和任務完成情況；負責內部機構設置，人事安排和各項工作考核工作；主持行政會議和政治學習；聯系對外交流和領導學術研究。

圖書文獻資料采購人員工作職責：明確及貫徹圖書文獻資料的采購原則，即必須根據黨校性質、教學對象、教學目標，從滿足教學、科研、管理決策需求出發，逐步優化館藏圖書的結構，把握好學術性、時效性、權威性和實用性；及時了解和搜集讀者的反饋信息，做到“貨要對路”，把有限資金用在刀口上；了解國內外圖書出版發行信息，通過各種渠道各種形式采購圖書、報紙、雜志等文獻資料，開展館藏查訪，了解館藏結構，補齊補足缺少用書。

編目人員的工作職責：做好圖書接收驗證工作。新采購的圖書由采購環節移交編目室時，圖書和采購發票要一一對照，驗收無誤后編目室接收人員在發票上簽字；寫貼書標，蓋好館藏章、條形碼；接《中國圖書館圖書分類法》（簡稱《中圖法》）進行分類和編錄；做好入賬工作，以作備查和盤存依據；完成編目入賬工作后，做好移送工作，應開列圖書移送清單，一式兩份，交由書庫人員驗收，接收人員一一點驗后簽字，確保各環節交接清楚，有賬可查。

書庫流通人員工作職責：熱情接待讀者，語言文明、行為規范；及時準確做好圖書出借和收回工作，借書時要幫讀者檢索，收出圖書時要查驗有無涂改撕頁缺少書標、條形碼等情況，如發生上述情況要按規定索賠；出借逾期不還的圖書要催討；如讀者確定留閱應重新辦理借閱手續；主動修補破損圖書，移除不能繼續流通的圖書，經主管領導簽字批準報銷；出借圖書遺失，照章賠償。

報刊閱覽室工作人員職責：熱情接待讀者；每日按時收取報紙雜志，并在當日完成驗收、登記、整理、上架工作；定期下架報刊、移送過刊室；定期巡架及時整理亂架；加強期刊管理，防止讀者不文明偷拿；了解讀者需求和利用情況，反饋相關信息；做好閱讀人數統計，清潔衛生，安全管理等工作；有保留價值的過期刊物、報紙做好裝訂保存工作。

信息技術工作人員職責：保障圖書館自動化集成系統、特色庫系統、及各類數字資源的正常運行；維護圖書館網絡安全，如出現網絡故障應求助學校網絡中心解決；做好機房服務器，儲存設備及各工作用機的安全工作；定期做好病毒檢測、殺毒等工作；定期檢查電子圖書館機房的運行情況、檢查備份軟件運行情況，發現問題應采取措施排除故障；維護好電子閱覽室硬件設備及軟件系統安全運行，做好消防安全保衛工作。

電子閱覽室工作人員職責：按時開放電子閱覽室，確保讀者的閱讀時間；熟悉圖書館各種數字資源，解決讀者使用過程中遇到的問題；做好磁帶、光盤等非紙質圖書借閱整理工作；嚴格按照計算機操作規程進行讀者上機登記，確保操作準確無誤，指導讀者上機、上網及查詢資料；做好業務統計、維護設備安全，做好安保工作。

在各環節各部門履行好各自的職責后，也達成了圖書館為讀者服務這一總體目標的實現。由整體出發，通過目標分解，最后達成整體目標的實現，這就是管理的整分合原理。

封閉原理。圖書館對讀者來講是開放的，但內部管理是封閉的，這就是說任何一個系統內的各種管理機構之間、各種管理制度、管理方法之間，必須具有一種相互制約的關系，舉一個例子，采購來的圖書，需要編目室驗收，編目室移交書庫的圖書，要書庫接收人員清點簽字接收，這就是一種制約。其實質是任何管理主體，管理活動同時又必須成為被管理的對象，受到必要的牽制。

3.動力原理。圖書館的管理工作，也必須有強大的動力，并且正確地運用動力，才能使管理過程持續有效地進行下去，這就是動力原理，它不僅是管理的“能源”，而且還是一種制約因素，沒有它管理就不能有序的運動。動力的意義不僅在于使人運動，而且使被管理的人感到非運動不可。

在圖書館的管理中可以有三類基本的動力：

（1）物質動力。包括圖書館及其員工的物質利益和社會效益（讀者利益），把員工的工作成果同物質利益聯系起來，實行必要的獎罰措施是十分必要的，也是十分有效的，本人了解到有的黨校在這方面還制訂了詳盡的獎罰規定。但本人認為物質動力不是萬能的。過份地、極端地夸大物質動力的作用，濫用獎勵，會引起副作用，必須把握好尺度。

（2）精神動力。包括信念激勵，不忘初心、牢記使命，奮斗百年路，啟航新進程，為實現中華民族偉大復興的中國夢，自然地會激勵館內員工努力工作，當然精神激勵還應包括表揚、獎勵、榮譽稱號，提升職務，晉升職稱等。精神動力不僅可以彌補物質動力的缺陷，而且本身就是一種強大動力。精神激勵方法來源于西方的“行為學派”，美國心理學家馬斯洛提出需求層次理論，他認為人的需求是有層次的，人的生理需求；若要生存必需有飯吃、有衣穿、有房子住、出行方便。滿足人們基本需求之后，追求更高層次需求，如安全需求：心理上和物質上的安全保障，不受傷害，職業有保障，有社會保險、退休金等。社交需求：需要友誼和群體歸屬感。尊重需求：包括要求得到別人的尊重和本人內在的自尊心。自我實現的需求：感到對生活工作十分有意義。所以管理者要運用好激勵機制，給館內員工注入新的動力。精神動力和物質動力結合起來就會產生巨大的威力。

（3）信息動力。信息動力的作用在步入“信息化社會”以來，其強大作用日見明顯，特別電子化、網絡化、人工智能、自動化技術的應用，外部世界大量的政治、經濟、文化、科學技術的信息可以較易地獲取，在圖書館內部各部門、各層次協調運作也要靠信息交流得以實現。

在圖書館的管理過程中，動力要正確運用，不能正確地運用動力，不僅會使效能降低，而且會起相反的作用，所以在運用動力原理時要把握好以下幾點要求：

（1）要綜合地協調地運用三種動力，根據不同對象、不同時間、不同地點、不同條件，選擇不同的動力組合結構。

（2）正確處理個體動力和集體動力之間關系，把個體動力溶合在圖書館發展目標之下，使個體動力同方向發展。

（3）妥善運用暫時動力（如表揚、獎勵）和持久動力（館內員工的培養教育）結合，既要及時用暫時動力推動本期工作，也要著眼于持久動力，做好圖書館的基礎工作，發展館內員工的專業教育。

（4）掌握好各種刺激量的界限，量不足、量過大都會影響動力，要充分注意同一時期各兄弟單位之間的橫向對比，同時注意對一個單位一個員工不同時期的縱向對比，注意刺激量的實際效應。

4.能級原理

能是物理學中的概念，能是做功的能量——本領。每個人的能量有大有小，把能量按大小排列，猶如梯級，所以叫能級。在管理對象中，機構、人員、制度、方法都有一個能級問題。在圖書館管理工作中要按人的專業水平、技術特長、工作能力、個性特點安排到適當崗位上，使才能相稱，這樣一種人員結構安排，才能發揮不同能級的能量，才能保證結構的穩定和有效。

運用能級原理要注意以下幾點：

（1）能級的確定必須保證結構的穩定。各部門各層次人員配置和其任務要求相適應，不要使館內人員工作負擔倚重倚輕。

（2）對不同能級賦予不同權力和責任，責、權、利要對應。

（3）不同能級應動態對應，各個不同崗位有不同能級，各個人也有不同才能，應當使不同才能的人安排到相對應的不同崗位上，同時人的才能和專長是在不斷變化的，所處能級也應改變，實現動態對應。

5.反饋原理

反饋是控制論的一個基本概念，也是管理過程的一個普遍要求。它是指控制系統把信息輸送出去又將其作用的結果返送回來，對信息的再輸出發生影響，起到控制作用，以達到預期目的，這就是管理中的信息反饋，利用反饋信息，了解已發生的情況，以此來調整未來的行動，以達到控制的目的。作為圖書館的輸出信息，主要載體包括紙質的圖書、報紙、雜志和非紙質的電子類書籍和互聯網信息來實現的，所輸出的信息被讀者接收后，會作出評價，對信息的內容、數量、質量、方式方法是否滿意，還有什么要求，通過各種渠道可得到反饋，圖書館的管理者要注意搜集各種反饋信息，讀者和用戶如若滿意，我們可以照原來工作計劃繼續執行，并強化它，如果讀者和用戶不滿意，我們需要分析原因，調整我們的工作計劃，使我們的一切活動納入符合讀者和用戶要求的軌道上來。以本校實踐來說，取得反饋信息的渠道是多元的，借書還書工作場所、閱覽室工作場所等工作人員搜集的信息；館內采編人員和其他工作人員分工定期或不定期深入學校各處室、各教研室、在校學員中間聽取對圖書館各項工作的意見，對這些第一性的反饋信息，我們要格外重視，以此來調正改進今后的采編工作。

圖書管理中運用反饋原理的要求：

（1）要靈敏。反饋的速度要快，及時了解讀者反映，時間延誤，利用價值勢必下降。

（2）要準確。要掌握并反饋讀者用戶的真實意見，以便準確作出調節和決策。

（3）要適用。要防止反饋信息匱乏或事無巨細不加篩選的無效信息，無效信息泛濫，必然造成浪費。

三、圖書館管理過程運用現代化管理原理應具備的條件

（1）學校領導重視。至少有一位分管圖書館的校級領導親自掛帥，親自組織實施，因為對館內人員配置，對館員的各項獎罰制度的制定，都要考慮校內各部門之間的平衡，非圖書館單獨可以實施的。

（2）館內本身的領導班子思想必須統一，團結骨干力量形成一股合力，齊心協力貫徹實施。

（3）組織館員學習，動員人人參與，形成群體意志、群體力量。

現代信息傳輸技術不斷進步、信息化、網絡化、人工智能化更需要運用現代管理原理對圖書館實施管理，以使管理更加科學合理，更上一層樓。