信息公開視角的我國公安檔案管理研究

■ 王新 章曉春 曾濤

公安檔案工作在國家檔案工作中處于重要地位，同時有力支撐著公安部門各項工作的穩定運行。公安機關在履行自身職能過程中出現了大量公安檔案材料，主要內容包括政治、經濟、文化等各個方面的內容。公安機關必須要妥善管理檔案材料，使其在實現社會安全穩定過程中展現更為積極的意義。尤其是進入信息化時代以來，我國各行各業均出現了巨大變化，檔案管理引進信息化手段，對其進行深入開發利用，成為擺在公安部門面前的主要任務。

一、我國公安檔案管理中暴露的不足

（一）公安檔案管理體制不合理

我國檔案管理當前實行“雙重管理”的做法，公安部門屬于國家行政管理部門，其檔案管理同樣也存在著政事不分的問題。當前公安機關檔案管理模式已與時代發展需求相分離，如基層派出所直接負責檔案管理，而進入新時期以來，公安工作內容不斷豐富，基層檔案管理要求不斷提高，其檔案管理體制與時代發展已經出現了脫節。有的地市級公安檔案工作部門從屬于辦公室，工作人員流動性過強，而且經費缺短，一旦出現辦公室領導不重視的問題，則不能發揮應有的作用[1]。

（二）信息化建設急待提高

當前，一些地區的檔案管理工作依然應用手工操作的方法，這一現象在經濟欠發達地區表現尤其明顯。雖然有的地區已經開通了網上檔案著錄與查詢系統，但基層派出所的文書、業務檔案還不能實行電腦管理，當前公安檔案信息管理系統不能穩定運行，數字化工作面臨著諸多困難，只有少量檔案材料能夠上傳網絡。隨著我國信息技術的不斷更新，尤其是信息化建設對公安檔案管理工作提出了新的要求，公安檔案管理過程中出現了大量新問題，不利于數字化建設的順利開展[2]。

（三）檔案材料開發利用效率不高

我國公安機關的檔案室在過去較長時期內得不到領導者的大力關注，檔案管理人員大多是面臨退休的民警，而公安檔案具有較高的利用價值，其與公安工作中的刑事偵查、治安管理等關系密切，由于其中存在著大量問題，因此公安檔案不能為刑事偵查、治安管理提供有力服務，其作用大打折扣，同時也阻礙著公安檔案管理工作的順利開展。第一，不能及時收集，進入信息化時代以來，公安檔案不再以紙質形式大量出現，主要表現為磁、電、光等各種信息形式，這些公安檔案可以在較短時間內傳遞，同時易于保存與管理，但有的單位卻不能及時收集檔案材料，一味關注紅頭文件，而忽略了其他文件材料的收集。有的單位采取定期收集的方法，過于依靠“等”的做法，導致大量公安檔案資源流失。第二，檔案材料不能發揮應有的作用，各部門間的檔案信息不能實現及時交流，存在著大量重復性勞動，導致大量檔案材料不能發揮應有的作用，如管理方法陳舊、工作量較大等。

（四）檔案管理人員能力不足

第一，領導不重視。有的領導認為檔案管理工作不重要，其思想觀念不能更新，這種狀態下無論檔案管理人員付出多少努力，檔案工作也不能發揮較大的作用，因此嚴重挫傷了檔案工作人員的工作熱情，阻礙著檔案管理工作的穩定實施。第二，管理人員能力不足。檔案管理不具備專業人才，不善于及時捕捉檔案信息，不能對檔案信息及時分類，信息查詢困難較多，有的管理人員思想落后、不敢創新，只有在檔案需求人員查找檔案材料時才能提供各種服務，不能主動開發檔案信息資源。第三，不具備專業檔案管理人員。大多基層派出所的檔案管理人員同時負責內勤工作，在檔案管理過程中投入過少，不具備檔案管理時間，只有遇到上級部門檢查時才臨時搞突擊。第四，不能開展人員培訓。大多公安檔案管理人員沒有參與過專業培訓，檔案管理方法過少，不了解檔案管理各項規定，在實際管理過程中無從下手，導致檔案管理工作水平不高，檔案材料不完善不完整[3]。

二、信息時代我國公安檔案管理策略

（一）完善檔案管理體制

我國各級公安機關可以考慮創建公安檔案信息資料中心，定期收集基層單位上報的各種公安檔案信息。這種做法不但可以對基層派出所的檔案管理工作進行指導與監督，而且進一步充實了公安檔案信息資源。促進我國公安檔案管理體系的日益完善與合理。

（二）建立合理的管理機制

第一，實行責任制。要求各單位領導負責檔案管理工作，切實在檔案管理工作中發揮重要作用，從而帶動檔案管理人員主動參與信息收集。領導人員可以利用抽查與定期檢查相結合的做法，對檔案管理人員進行監督與指導，有利于迅速確定檔案管理工作中暴露的問題，并采取妥善的解決措施進行處理。第二，實現規范化建設。各級公安部門要認真遵循檔案工作規范化標準，在檔案材料的收集、整理、轉移、保存等各個方面建立管理制度，定期對檔案管理人員進行考核。結合公安檔案管理要求，根據本單位實際情況制訂管理制度與實際操作標準，將各項管理制度落到實處，通過嚴格的制度促進管理工作日益規范[4]。

（三）引進檔案管理信息化手段

第一，創建開發平臺。只有創建合理的開發平臺才能保證公安檔案實現網絡化管理，才能及時收集各級公安機關上傳的檔案數據，并實現部門間的信息共享。數據庫模式設計涉及各個方面的問題，公安檔案網絡化管理離不開數據庫建設，要保證數據庫設計具有較高的性能，才能與當前警務應用結合在一起。第二，引進信息化基礎設施。以公安網為基礎創建檔案信息化管理網絡體系，使當前檔案信息發揮應有的作用，在市局與各縣合理配置檔案管理專用服務器，分配數量合理的檔案管理專業人員，由軟件公司承擔售后服務工作，各單位檔案管理人員及時上傳本單位檔案信息，各個基層派出所不再單獨建立數據庫，可以利用公安網直接上傳檔案信息。第三，引進現代管理技術。檔案數據在數字檔案中占有重要地位，因此不但要重視軟硬件建設，而且要時刻關注網絡安全，提高檔案管理人員的風險意識，這是公安檔案管理部門開展信息化建設的重點。數據備份是為了隨時恢復保存的數據，一旦備份無法恢復則意味著失去了備份的作用，所以做好數據備份工作非常關鍵[5]。

（四）重視公安檔案資源的開發利用

第一，提高服務意識。公安檔案管理部門要隨著時代的快速更新及時轉變管理思想，主動接受與公安工作有關的新政策、新觀念，主動研究公安檔案管理工作新情況，學習公安檔案開發利用新理論新知識，這是信息時代公安檔案管理人員應該具備的基本素質。檔案管理人員要具備主動意識，利用檔案信息為公安各項工作提供超前服務，要著眼于公安機關的整體發展。要想真正發揮公安檔案材料的作用，則需對當前檔案資源進行大力開發。進入信息時代以來，公安檔案管理人員要敢于應用計算機網絡技術與數據庫，對掌握的數字檔案資源進行開發，開創數字檔案信息服務新形式，有力支持公安檔案管理工作的穩定實施。第二，重視文件收集。只有做好文件材料的收集工作，才能對文件材料進行開發，（1）制訂完善的收集制度，檔案收集制度應該覆蓋收集原則、收集范圍、收集要求、收集方法等各個方面，對收集的檔案材料進行嚴格管理。（2）應用重點收集與廣泛收集相結合的方法，不但要重視收集紙質檔案材料，而且也要收集錄音帶、光盤、各種視頻等檔案信息。（3）規定收集時間，做到定時收集定期上交。針對公安機關召開的重要會議、發生的重大事件、大案要案等信息材料要定時收集，并要保證檔案材料的完整。第三，充分利用公安檔案信息。開展檔案管理工作是為了更好地應用檔案信息，公安檔案管理工作應該以檔案開發為主，進入信息時代以來，社會形勢與治安形勢不斷變化，公安檔案管理部門要在檔案資源開發過程中引進豐富多樣的方法與措施，創新檔案管理工作方式，盡快實現網上查閱檔案材料，為公安機關實戰創造有利條件，提供多樣化服務。

（五）充實公安檔案管理團隊

第一，加強領導。要求公安機關各級領導大力重視檔案管理工作，及時轉變管理思想，深入理解信息時代檔案管理工作性質與地位，檔案管理人員也要做好檔案管理宣傳工作，通過強調實際效果幫助廣大公安民警轉變對檔案管理工作的認識。公安檔案管理工作涉及大量內容與各個領域的知識，要求管理人員對本職工作高度負責。因此各級公安機關在檔案庫房建設、配備專業管理人員等方面要加大投入力度，真正解決公安檔案管理過程中出現的困難。第二，充實檔案管理團隊。各級公安機關要進一步明確檔案管理職責，要求檔案管理人員切實承擔檔案管理責任。可以通過建立檔案管理工作激勵制度強化管理，針對表現突出、成果顯著的工作人員及時給予獎勵。為了保證檔案管理團隊的穩定性，在減輕檔案管理人員勞動強度的同時強化其奉獻意識，防止管理人員出現不穩定情緒。要為檔案管理人員學習創造有利條件，定時支持管理人員外出參觀，學習先進單位的成功做法，激勵管理人員的工作熱情。同時應用人才招聘的方法及時引進一批專業技能突出的本科畢業生，使其承擔基層檔案管理工作，有利于保證檔案管理團隊的穩定，促進基層公安檔案建設的順利開展。

三、小 結

進入信息化時代以來，公安檔案管理工作在迎來發展機會的同時面臨著諸多困難，而利用信息公開有利于推動公安檔案管理工作的順利開展，使其有力支撐公安機關各項工作的穩定運行。隨著我國科學技術的快速更新，公安信息公開成為時代發展的主流，我國公安機關檔案管理工作務必認請形勢，及時轉變思想，實現跨越性發展。