關于中小企業如何完善采購管理的對策研究

許候云

引言

采購是企業活動中最主要的活動之一，它為企業生產提供各種原材料和配件及輔助材料，其支出占企業總銷售額60%以上，要使企業生產的最終產品在激烈的市場競爭中保持成本優勢，就要努力降低各種采購成本，使其成為消費者心中的價美產品。作為企業生產的產品，最終的質量，也跟它第一環節采購的材料質量密切相關。火遍國內外、享譽全球的老干媽辣椒醬就因原材料被換，失去了原來的味道，在消費者心中的地位大打折扣，名氣極大受損。2008年鬧得紛紛揚揚的三鹿奶粉事件，也因為在鮮奶中加入了三聚氰胺，材料質量沒有得到嚴格要求和把控，奶粉最終成了毒奶粉。

這些案例都提示每個企業必須重視企業的采購行為，嚴格規范企業的采購環節，積極采取有效控制措施來杜絕和防范企業采購風險。在規范采購的過程中，注重采購業務的成本，注重采購業務的質量；同時注重采購數量的恰當性，既要滿足企業正常生產經營需要，不至于因為數量不夠，延誤生產；又要避免過多采購，造成庫存積壓，占用企業資金，影響企業命脈資金的使用效率。

一、采購業務及其流程

在日常生活中，每時每刻都發生著“購買活動”：買菜，買衣服，買機票，訂購外賣，這些個人和家庭的購物消費行為體現的實質與采購的實質是一樣的，就是買東西。個人買東西大多稱之為“買”或者“購買”,企業買東西則稱之為“采購”。采購就是指企業購買原材料，配件，及輔助材料（或接受勞務），及支付款項等相關活動。采購業務流程一般涉及編制需求計劃和采購計劃，請購，選擇供應商，確定采購價格，訂立框架協議或采購合同，管理供應過程，驗收，退貨，付款，會計控制等環節。采購管理要嚴格關注采購業務的各個環節及相互滲透細節，積極思考和分析他們之間的內在聯系和相互關系，努力尋找和發現其中的漏洞和風險，及時采取各種措施來防范和應對，以保證采購質優量佳。

二、中小企業采購管理存在的問題

（一）缺少專業采購人員和采購管理制度

中小企業一般經濟規模小，人員設置配比少，對人員的招聘錄用要求不高，對采購專業性認識不夠，缺乏專業知識過硬，采購技能扎實的采購人員。往往為了節約人力資源成本，一人身兼數職，采購崗位設置缺乏專一性，對企業的日常采購和專業采購沒有明確區分。采購人員的職業素養和綜合素質偏低，市場調研能力和商業談判能力缺乏。未制定詳細具體的企業采購管理制度，對采購業務沒有規范化操作流程控制，對采購合同的訂立與條款要求不嚴，對采購人員的采購行為沒有約束檢查和監督機制；采購人員在采購過程中隨意性比較大，個人主義現象嚴重，容易發生錯誤采購、偏差采購和舞弊采購，給企業造成重大的經濟損失和不可估量的市場聲譽及形象影響。

（二）沒有采購計劃或采購計劃安排不合理

中小企業大多缺乏長遠戰略規劃和目標，對企業經營的內外部環境沒有充分調查和分析，對企業的生產和經營缺乏研究和規劃以及預測，大多缺乏企業預算管理，對企業在一定時期內的運營沒有目標細化，未進行銷售、生產、材料采購、直接材料消耗、制造費用、生產成本、經營費用、以及管理費用等各項業務預算，所以也就沒有了采購計劃，無法給采購人員適時提供采購時間和數量的參考和依據，給采購人員采購的盲目性和隨意性帶來了不良縫隙。容易造成采購數量過多或者過少，無法配合企業的正常生產和資金的使用調度。在緊急突擊采購的情況下，材料商品的質量也無法得到保證。

中小企業由于采購人員專業性的缺乏，往往采購計劃安排不很合理，采購人員對市場變化趨勢無法準確預測，往往庫存數量配比不科學，庫存短缺，或者供不應求，影響生產，或庫存積壓占用流動資金，庫存貶損，浪費企業資金。影響企業的正常生產經營和可持續發展壯大。

（三）供應商選擇不當，缺少供應商管理

中小企業經營規模小，采購品種少，數量有限，無法形成采購規模，沒有規模采購優勢，對上游供應商的議價能力不強，這往往使他們在采購之前先自失去了底氣，不能夠理智采購，采購方式零散隨意，熟人介紹，購買未經周全思考，對供應商的供貨能力、技術能力、生產能力以及售后服務和支持能力沒有專業了解評估和合理選擇，對供應商的開發、分析、使用和評價也缺少科學管理，無法充分發揮供應商管理給企業帶來的各種優勢，無法給企業提高采購質量，降低采購成本提供支持。采購方式也不合理，沒有尋價比價，也沒有貨比三家，定價機制也缺少規范性和科學性，有時候甚至缺少規范的采購合同簽訂，造成了企業采購風險，進而給企業帶來重大經營風險。

（四）采購驗收不規范

中小企業沒有規范的采購管理制度，缺少專業的采購人員，在采購的時點和數量上把握不準，不關注供應商的運輸方式，不跟蹤物流運輸進展，經常發生緊急采購突擊采購，一系列不科學操作經常導致無法保證正常收貨驗貨安排，有時候采購的部件剛剛到貨就緊急拉進車間緊急生產，沒有實施對采購物品的數量檢查，質量檢查，技術參數合規檢查，對一些需要利用物理化學生物鑒定法的物料沒有充足的時間進行儀器試劑分析，無法判別質量是否符合要求。原材料和部件出了問題，企業最終生產出來的商品質量得不到保證，勢必影響口碑，影響信譽，影響銷售。有些銷售型企業，在緊急采購的情況下，經常有上游供應商的商品剛到企業來不及拆箱就緊急轉給下游采購商的情況，商品是不是自己所采購的商品，數量是不是正確，企業一無所知，出現錯誤的時候，跟下游企業的核對非常被動。有時候上游企業隨貨發出的開給本企業的增值稅專用發票也一并隨貨轉交給了下游企業，給企業帶來非常不好的尷尬局面。

（五）付款審核不嚴

中小企業鑒于自身綜合經濟規模和實力以及人員綜合素質的不足，對企業的資金管理沒有意識，沒有頒布具體實施的資金管理制度，對公司的各項費用開支，付款申請沒有嚴格的申請流程和審批審核制度，對于采購付款結算業務不按照合同履約進度操作，財務部門與采購部門未進行充分溝通比對和審核便實施付款，財務部門入賬不及時，少付，多付，重復付款的現象屢見不鮮，影響應付賬款可信度，增加企業與供應商多次重復對賬核對的次數和時間，影響供應商對企業的客戶評價，浪費人力資源成本和效率，發生大額資金錯付還會嚴重影響企業資金規劃和安排，給企業正常生產經營帶來困擾。

（六）缺少采購存貨清查制度

存貨的清查和盤點在中小企業經營過程中是非常被忽視的一個環節，相當一部分中小企業存貨的實有數量，與賬面結存數量不符，庫存管理隨便、混亂，時常先出入庫后補單，還容易發生遺漏。沒有庫存管理意識，沒有對存貨進行分門別類存放，各類存貨標識不準確，不規范，沒有存貨清查盤點制度，管理人員也不重視庫存盤點，總認為占用時間去清查盤點，沒有增加銷售收入實質，等同于浪費人力物力。存貨賬實不符不僅涉及貨幣資金可能賬實不符，也容易涉及稅務風險。不能準確的提供庫存適時數據，也給企業采購帶來很大的麻煩，不知道企業真正可以使用和參考的庫存，采購便無法準確預估最佳經濟采購量，無法達到高質量采購的要求。

三、中小企業采購管理的完善措施

（一）挑選錄用或自主培養專業化采購人員

面對競爭異常激烈的市場環境，在降低企業最終產品成本中起著關鍵作用的采購人員要成功發揮其作用，給企業創造價值，增加成本收益率，必然要擁有更高專的技能才能輕松應對巨大的市場壓力和挑戰，他們不僅要具有敏銳的商業觸覺，高度的供應商管理意識，還要具有風險管理能力，大數據分析能力，成本節省和財務分析能力，以及一定的法律意識，這些能力不是隨便一個人員就可以勝任的，企業要多渠道多途徑的廣泛的推廣本企業的招聘信息，努力尋找綜合實力過硬，基本道德品質優良的采購專業人才。

企業把專業的事情交給專業的人做，發揮采購經理人的最大優勢，必然給企業帶來不可估量的價值。現在也是個知識大爆炸的時代，各種學習方式和渠道非常多，企業也可以從企業內部選擇各方面條件比較優秀的人才組織支持其學習培訓，鼓勵全員學習，積極營造企業提高專業業務技能你追我趕的學習氛圍，苦練企業精兵，打贏企業勝仗。

（二）建立明確詳細的采購管理制度，預算管理制度

1.制度約束人的行為，流程給工作精簡提供指引，提高工作效率，要想采購管理規范化，科學化，中小企業一定要建立健全明確的采購管理制度，明確采購申請，審批流程，規范采購合同訂立，供應商選擇，商品驗收入庫，付款，退貨，會計控制等規則。在企業的日常工作中以此作為采購人員的工作準則和行為規范，從而保障采購工作高效有序健康的運作，滿足企業其他部門對采購業務的要求，也大大降低采購舞弊發生的機會。

2.預算在企業經營過程中的指導性不言而喻，預算對企業的每一項業務都做了大概的分析計算統計，給出了最佳估計數或者區間，企業制定明確的預算管理制度，對企業的各項經營業務編制詳細的預算數據，給企業采購計劃的編制和安排點亮指引的明燈，便能有效促進采購計劃安排的合理性和適當性，減少企業突擊采購，綜合提高采購質量。

（三）建立明確詳細的供應商管理制度

供應商管理是在新的物流與采購的經濟形勢下，提出的管理機制，涵蓋了對供應商的選擇、開發、使用、和評價等環節，企業在實施采購前通過各種途徑尋找相關供應商，初步了解和分析，比較各個供應商的優劣，初步選擇出可能更適合于本企業的供應商，進行進一步分析和市場調查，最終確定那些在質量和成本，交付與服務都比較優越的供應商與其合作互惠，建立保持長期戰略伙伴關系，并保持持續的動態使用和考核評價，進行優勝劣汰的選擇，從而從源頭上保證供應商的質量，也便保證了采購商品的質量，提高了客戶滿意度，提高了采購的質量和效率，為提高企業產品質量，降低企業采購成本發揮積極作用。

（四）加強企業采購驗收和付款審核管理

1.做好收貨驗收審查工作是保障采購業務質量的重要一環，當采購物品到達企業，一定要與采購訂單核對品種、數量，查看規格型號是否相符，貨品有無損傷，檢查需要配套產品合格證和產品規格說明書或者質量檢驗報告產品安裝說明書的是否配套齊全，如果發現所收貨品與目標訂購要求不符，及時與供應商取得聯系，根據生產銷售實際情況，協商相關解決之辦法。銷售型企業盡量避免從供應商端直接發貨至企業客戶端，實在情況特殊，需要特事特辦的，及時與供應商做好溝通，強調好注意事項，做好其他方式核對檢查和跟蹤維護工作。

2.采購付款支付環節是直接導致資金流出企業的重要環節，加強付款審核的管理和內部控制是企業各項管理控制的重中之重，企業設置采購與付款不相容職務崗位，在付款的過程中，重點檢查支付申請審核批準簽字蓋章情況，檢查采購請購和審批手續是否齊全，供應商是否在合格范圍內，采購商品是否驗收合格入庫，有沒有退貨出庫發生，有沒有收到準確無誤的增值稅發票，檢查采購合同履約進度，確認累計應付賬款，本期應付賬款，進行會計環節控制，最后編制轉賬付款憑證，登記相關賬簿，一定能夠有效杜絕資金的錯付，多付，有效避免資金損失。

（五）建立健全采購庫存管理和清查盤點制度

1.企業建立健全庫存管理制度，對于自己采購的部品和最終生產的產品，設置相對獨立的倉儲區，限制無關人員接近。根據采購物品的種類規格劃分貨位，做好標識，嚴格根據經審核的出入庫手續進行物品的出庫入庫，充分利用現代化的電子信息技術，建立庫存管理系統，實現“庫存沉淀為零”理想目標，適時提供相關數據，給專業采購人員運用各種基本模型，實施計算分析，確定最佳經濟采購量提供基礎數據，保證企業采購相關成本以及存貨總成本最低。

2.人力倉庫盤點工作因現代化庫存管理系統而減輕，但不能減少，企業應當定期對企業實物庫存進行盤點，編制庫存盤點表，及時與賬面匯總情況核對，分析差異原因，相應處理和調整，避免賬實不符情況，這也是預防稅務風險，提高采購質量的重要環節。

（六）重視企業文化建設

制度規范人的行為，而文化能引領人的思想，激發人的熱情。積極向上的企業文化是一個企業的無形資產和靈魂，是企業全體員工認同的價值觀和行為理念，是企業各項管理制度的最佳補充。建立良好的企業文化必然引領企業員工積極努力，規范自己的行為，減少那些不當人為腐敗和灰色的采購行為發生，提高企業的整體采購質量和形象。

結束語

在現今經濟全球化時代，科技不斷發展進步，市場的高度不確定導致信息越來越成為企業寶貴的資源。每個企業都面臨著市場的不斷洗牌和調整，占據全國經濟總量90%以上的中小企業因其同質化競爭以及優秀人才的缺乏和資金規模不足融資又難等問題，更具有前所未有的巨大挑戰。想要建立持久競爭優勢的中小企業，一定要與時俱進，尋求自身創新和突破，努力增強自身產品和服務優勢，優化企業軟實力。

采購環節是企業生產成本控制的主體和核心環節，企業最終產品的價格定價優勢和質量優勢與采購環節密不可分。高質量高效率科學化的采購能夠直接提高企業的銷售利潤和價值，有利于企業在市場競爭中贏得優勢。中小企業努力提高采購管理水平，采購管理戰略化，精分化，細作化，在洶涌澎湃的的激烈競爭浪潮中，一定能找到屬于自己的那片商業藍海。