信息化技術在高校科研經費全生命周期管理中的應用研究

王 平 王璟璇

一、引言

為貫徹落實中央關于深化體制機制改革加快實施創新驅動發展戰略要求，《關于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》（國發〔2014〕11號）提出一系列管理改革措施，旨在通過進一步簡政放權、放管結合、優化服務、強化落實，促進科研經費管理模式創新，激發科研人員積極性和創造性，努力實現科研經費效益最大化。近年來，隨著現代信息技術的發展，高校信息化軟硬件基礎設施建設已基本成熟，數字化校園已具雛形，正向智慧校園轉變。《關于開展解決科研經費“報銷繁”有關工作的通知》（國科辦資〔2018〕122號）明確指出，應加強單位科研項目和經費管理信息化建設，促進項目管理、經費管理、網上審批、財務報銷、信息查詢等管理一體化，切實提高報銷效率和便捷化水平。可見高校科研經費全生命周期管理模式已全面開啟。

高校需要借助信息化技術對科研經費實行全生命周期管理，建立能夠滿足多用戶需要的信息共享平臺，覆蓋項目申報獲批立項、組織實施、結題驗收、成果轉化和結題后評價等各階段，開創“讓數據多走路，讓教師少跑腿”的全新局面，促進科研服務高質量發展，實現對科研經費“申報-實施-結題-轉化-后評價再申報”的閉環管理。

二、高校科研經費管理現狀及存在問題

科研項目指為解決某些科技問題運用人財物等資源采用特定研究方法進行的科學研究、調查研究和試驗測試等工作，實行項目負責制。全生命周期是“從無到有，從出現到死亡”的全過程。科研項目全過程管理是將科研項目從申報到結束劃分為幾個階段，合理配置人財物等資源，對每個階段進行控制管理，以獲得預期效益。關于科研項目全過程管理大部分為分階段研究，即開題立項、過程實施、項目驗收和成果轉化四個階段。

科研管理部門根據項目管理單位的要求發布項目申報通知，項目負責人自由申報，專家評審通過后予以立項，簽訂立項協議書、任務書或合同。項目負責人持立項合同到計財處開具發票或收據，經費到賬后辦理入賬手續，計財處分配經費財務賬號、根據項目預算設置科目支出限額。項目組成員通過網上報賬系統依規辦理借款、日常報銷、資產購置、勞務費發放、經費外撥等事項，計財處對科研經費進行實時監控。在年中、年末、項目中期檢查、結題驗收等關鍵時間節點，項目負責人向審計處、項目管理單位等提交項目階段性工作報告、財務報告、結題驗收等資料，項目管理單位對項目的進度、質量等進行把控，組織專家對項目進行驗收并出具驗收報告。驗收后，項目管理單位對項目成果的轉化推廣進行后續評價，以提高科研經費的使用效益。我國科研經費全生命周期管理雖然取得了一些成績，但仍存在以下幾個方面的問題：

（一）科研經費管理體制機制不健全

目前科研項目立項缺乏有效的審查辦法與監督機制，把關不嚴，重復立項、課題質量不高。獎懲措施基本沒有或僅流于形式，項目執行好壞對于項目承擔單位或項目負責人沒有太大影響。專利和科技成果轉化推廣管理工作薄弱，未設置相應部門，或由科研管理部門分擔此項工作，缺乏公正獨立性。科研經費管理體制機制亟需完善。

（二）科研資源配置不合理

從科研團隊成員來看，多為“一名導師負責+多名研究生參與”模式。此外，項目組成員中的教師多為教學、行政、科研等數個角色于一身，精力有限，使得科研質量大打折扣。從科研資金方面來看，經費撥付不及時，項目承擔單位需墊付資金，尤其是財政性科研項目經費經常季末集中撥付，撥付后要求在規定期限內進行經費支出處理，否則超期后可能會被收回。項目研究進度與經費到賬進度不匹配，研究進程不暢。從科研物資方面來看，科研設施、儀器設備等固定資產需要用科研經費購買，但從學校層面來看，有些固定資產可以共享，重復購置，浪費科研資源。

（三）科研經費管理缺乏整體性，信息孤島現象嚴重

項目管理單位負責項目發布和結題驗收工作；科研管理部門負責項目組織申報和成果管理；計財處負責對經費使用的管理監督；項目負責人負責項目的執行情況。由于分工過于明確，導致科研經費管理缺乏整體性。

科研管理部門通過科研管理系統進行立項、結題管理。教職工通過財務查詢系統進行經費收支查詢。計財處通過預算申報系統進行預算管理，通過開票系統進行票據管理，通過網上報賬系統進行日常報銷業務的處理，通過網上申報系統進行學生和校內外人員勞務費發放管理，通過網銀系統進行支付結算。國有資產管理部門通過固定資產管理系統對固定資產進行管理。各個系統獨立使用，缺乏信息接口，信息孤島現象嚴重，跨部門協同業務仍需要人工傳遞，易出錯，效率較低。

（四）信息化程度低

科研項目申報、立項仍需提供紙質材料，影響申報進程。電子發票和電子收據沒有全覆蓋，紙質票據易丟失損壞，紙質發票的沖銷處理需退回原發票。人工分配科研經費財務賬號，費時費力。未全面推行網上投遞報銷模式，這在規模較小的高校尤為常見，財務人員需要手工重復輸入大量憑證信息，出錯率高。支付方式受限，紙質轉賬支票的開具影響支付進度。影像化技術未得到全面推廣，項目中期檢查、結題驗收時仍需查閱紙質憑證，耗時耗力，影響憑證保存質量。科研管理相關人員應充分利用現代信息技術促進無紙化申報、電子票據、財務賬號分配自動化、網上投遞式報銷、線上網銀支付、資料影像化保存等技術的廣泛應用，提高工作效率。

（五）科研經費全生命周期過程管理中，重立項和驗收，輕過程和成果轉化

縱觀科研項目全生命周期，對于立項審批和結題驗收階段投入大量精力，尤為重視，但立項后項目實施過程中的監控措施不到位，缺乏結題驗收后續管理，缺乏對研發成果的經濟效益和社會效益的有效評價，以至于難以形成完整的科研研發鏈條。

由于項目負責人在編制經費預算時的明細分類與財務會計科目分類標準不一致，預算編制粗糙，導致后期調整預算。項目執行進度與財務支出進度不一致，導致中期檢查、結題驗收前集中突擊報銷。外協經費把控不嚴，外協單位與項目負責人或參與人有重大關聯關系，權責不清、利益不明、科研成果歸屬不清，影響科研經費使用的公正性。由于監管不力，對于中期檢查出現嚴重滯后甚至無法繼續進展的項目，沒有及時終止，而是繼續“惡性增資”，浪費科研資源。

項目成功驗收后置之不理，科研成果轉化推廣應用階段管理不到位，有些科研成果只能一次性或在特定條件下推廣使用，甚至沒有推廣使用。這可能是項目立項把關不嚴，立項研究價值不大所致；也可能是產業需求與項目研發脫節，導致科研成果停留于理論或實驗室。

三、高校科研經費全生命周期管理模式優化設計

隨著近年來“互聯網+”的快速發展，高校各部門內部信息化模塊建設已具雛形。高校科研經費全生命周期管理模式的全面開啟和區塊鏈技術的出現，使得高校科研財務信息共享平臺的建設指日可待。高校科研財務信息共享平臺旨在通過信息化技術手段對科研經費實行全生命周期管理，滿足科研項目多用戶不同需求，通過“讓數據多走路，讓教師少跑腿”來實現對科研經費“申報-實施-結題-轉化-后評價再申報”的閉環管理。

（一）完善科研經費管理體制機制

對科研項目的進展、成果進行評估、監督，建立科研信用管理系統，記錄科研項目實施過程中全部責任主體信用狀況，包括項目承擔單位、項目責任人、項目參與人、評審專家等，對科研信用不合格的責任主體進行處罰，如收回經費、限制立項等。

加強項目申報立項管理，項目管理單位切實進行需求調研，創新申報方式，加強科研申報立項方向的頂層管理。

建立評審專家動態管理機制，評審過程采用“網絡視頻或全程錄像”等方式進行，嚴格把關，確保立項過程的公平、公開、公正。

建立專業的查重機構，充分利用大數據等手段，對研究內容、研究成果進行檢查，不盲目立項，不重復立項，通過保證立項項目質量來促進科研創新的良性發展。

委托專業管理團隊或機構承擔科研項目全生命周期管理工作、評審工作，專業化項目管理機構即為項目管理單位與項目承擔單位之間的中介機構，其獨立性和專業化保證了項目評審的客觀性。

此外，盡量聘請項目的立項評審專家進行項目中期評審和結題評審，確保項目研究目標一致性和有效性，避免因不同專家的不同觀點導致信息不對稱。

（二）優化科研資源配置

從團隊成員來看，實施人才引進戰略，建設高質量研發團隊，充分發揮領軍人才、各領域專家學者傳幫帶作用，促進中青年創新骨干成長。加強對科研管理部門人員的培訓工作，提升科研管理服務水平。科研團隊配備科研財務助理人員，保證項目研究進度和經費支出進度一致。

從資金方面來看，項目管理單位可以根據項目類型需要，變季度撥款為多次撥款，通過及時下撥經費保障項目研究進程順利開展。

從物資方面來看，對科研設施、儀器設備等固定資產由國資處統一管理，比如通過成立檢測試驗室實現資產最大化共享。對利用率不高的專業設備可通過承接部分外單位業務來提高其使用率，或直接將該部分業務委托給外單位進行以節約購置專業設備資金。

（三）優化科研經費協同管理流程，充分利用信息化技術手段，構建共享信息平臺

科研經費全生命周期管理模式涉及眾多用戶，主要包括項目管理單位、科研管理部門、學院、計財處、項目負責人、經辦人、專利管理中心和科技成果轉化中心等，這些用戶之間不是簡單的垂直管理、上下級關系，而是各有側重又相互依存。通過合理的部門分工，來實現各個系統的相互支持。項目管理單位負責項目申報與科技成果驗收；科研管理部門負責組織申報立項、監督進程；項目負責人全面負責項目進展；計劃財務處負責開具票據、設立賬號、支出經費；專利管理中心負責專利的申請、使用與維護；科技成果轉化中心負責成果的推廣使用。

在科研項目全生命周期管理過程中，相關部門應充分利用現代信息技術構建科研經費全生命周期管理共享信息平臺（如圖1）。

圖1科研經費全生命周期管理共享信息平臺

項目管理單位應大力推行無紙化組織申報獲批，降低申報立項時間成本。通過申報系統與財務系統相關聯，實現預算編制與預算調整的關聯性。通過電子票據系統開具電子票據，有效降低紙質票據丟失風險。通過財務查詢系統查詢經費到賬情況，經費到賬后，通過設置項目財務賬號編制規則，自動生成財務賬號和確認收入憑證。通過資產管理系統與財務系統對接，實現資產計提折舊和對賬工作的自動化。通過開啟網上投遞報賬模式，徹底解決高校財務報銷難問題。通過推廣影像化技術，方便廣大教職工查詢憑證資料，提高檔案資料保存質量。通過網銀支付平臺實現無現金、無支票支付，規范資金管控。通過科研管理系統與財務系統的對接，實現對項目進度、經費收支情況的實時監督。通過建立科技成果共享信息平臺，實現科研成果需求方與供給方的快速匹配，切實提高科技成果轉化效率與效益。

各種信息技術在相關部門充分運用后，通過建立數據共享中心打通數據壁壘關卡，促進數字化校園建設，切實提高科研服務質量。

（四）加強過程管控，完善科技成果轉化機制

項目實施過程中，根據項目的不同類型和特點，確定多個檢查節點，構建科研成果定量評價體系，項目承擔單位向項目管理單位提交節點檢查報告，項目管理單位據此把控項目進度、成果、質量、風險等。如果節點檢查發現進展緩慢、階段成果與預期成果有所偏差，則對項目進行調整、延期，提出具體改善建議；必要時對項目進行終止確認，收回剩余經費，確保科研項目有效性。

科技成果轉化階段是科研項目全生命周期中不可或缺的一個階段。鼓勵科研項目管理單位加強與技術需求企業的交流溝通，從立項源頭上明確研發方向，提高科技成果轉化需求率。成立科技成果轉化中心，致力于科技成果推廣應用，實現產學研緊密結合。成立科技成果共享信息平臺，比如“天津科技成果APP”,為科技成果提供方和需求方搭建互聯平臺。

（五）構建科研項目后評價體系，實現科研項目的閉環管理

對科技成果轉化階段進行延伸，構建定性和定量指標相結合的項目后評價體系，在科研項目推廣應用后，項目管理單位組織專家評價其應用效果，包括經濟效益和社會效益。

科研項目立項審批以科研成果的推廣應用為目標，科研項目的推廣應用和后評價體系的構建可以驗證立項決策的正確性，發現項目執行過程中的不足之處和應調整的研究方向，對新項目的申請提供有價值的參考建議，這樣就形成了科研項目全過程的閉環管理。

四、結語

《通知》的發布，標志著我國高校科研經費全生命周期管理模式全面開啟。我國科研經費全生命周期管理雖然取得了一些成績，但仍存在以下幾個問題：科研經費管理體制機制不健全；缺乏整體性、信息孤島現象嚴重；科研資源配置不合理；信息化程度低；重立項和驗收，輕過程和成果轉化。針對上述問題，本文借助于信息化技術從科研經費全生命周期的視角出發，完善科研經費管理體制機制；優化科研經費協同管理流程和科研資源配置；構建共享信息平臺；加強過程管控，完善科技成果轉化機制；構建科研項目后評價體系，實現科研項目的閉環管理。

本文的研究意義在于，高校借助于信息化技術手段對科研經費實行全生命周期管理，促進高校科研經費管理的信息化創新發展，推進數字化校園建設；開創“讓數據多走路，讓教師少跑腿”的全新局面，促進科研服務高質量發展，實現對科研經費“申報-實施-結題-轉化-后評價再申報”的閉環管理和監控；提高科研項目立項質量，促進項目成果轉化的順利實現。