大數據思維下高校校友檔案的開發與策略研究

朱玥樺， 林 露， 張 琪， 吳保根

(東華大學 發展聯絡處，上海 200051)

校友是高校的寶貴財富，是能為高校教育事業發展帶來潛在的人力、物力、財力、信息、社會關系與美譽度等的重要資源。20世紀末以來，我國越來越多的高校意識到校友工作的重要性，開始嘗試開發和利用校友資源，依托校友的力量助力學校發展。作為高校與校友聯絡溝通的基礎性工作和有效工具，校友檔案顯得尤為重要，可以說校友檔案越完善，與校友的聯絡溝通越高效，越有利于校友資源的開拓。然而，目前國內高校校友檔案開發工作可供推廣的好的做法并不多，對校友檔案的理論研究時間也不長，筆者在中國知網數據庫中按“主題”分類搜索“校友檔案”，最早的研究論文發表于2007年且后期的研究成果也難以對現實工作提供實質性支撐。如何及時高效地獲取校友信息，促進高校與校友的有效溝通，是校友工作者面臨的難題，也是本文研究的意義所在。

一、高校校友檔案的內涵

1.高校校友檔案的界定

目前，高校校友檔案的研究人員以檔案工作者居多，多是從檔案角度出發，對校友的內涵把握有失偏頗。比如將校友檔案定義為“高校各類在校生、應往屆畢業生在校期間及畢業后形成的對個人、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”[1]。該定義中的校友在狹義內涵即一所學校的各類學歷教育畢業生的基礎上向前延伸到了在校生。而廣義上的校友是指在同一所學校學習、工作過的學生、教職工或擔任過學校各種名譽職務者的統稱。校友身份獲得的時間點不是“畢業”，而是“離校”，畢業只是離校的一種原因，此外退學、肄業、離職、退休等均可以導致離校，從而成為校友。為了凝聚更多的校友力量，在實際工作中一般也都采用廣義上的校友定義。因此，高校校友檔案的內涵可以拓展為在一所高校學習、工作過的學生、教職工或各類名譽職務者在校期間及離校后形成的對個人、學校和社會具有保存價值的歷史記錄。

2.高校校友檔案開發的意義及內容

校友檔案開發的內容應以“對個人、學校和社會是否有保存價值”作為主要判斷標準[2-5]。這三者是一個遞進包含關系，對社會有保存價值的必然值得學校保存，對學校有保存價值的也必然是校友個人檔案中較為重要的內容。因此，保存對校友個人有價值的信息資料是校友檔案內容開發的關鍵一環，對校友工作的服務能力、效率、質量乃至后期由服務到反哺的轉化都有著深遠的影響。

建立完備的校友檔案，可以尋之有道，有助于快速獲得聯系校友的有效途徑，提升服務能力；可以言之有物，通過事先全面了解校友的相關信息，快速消除前期聯系過程中的疑慮，提高溝通效率；可以用之有方，通過深入挖掘校友性格特征、興趣愛好、社交偏好、事業發展等個性化信息或需求，有針對性地提供個性化定制的校友服務，提高服務質量，用服務催生校友對母校的反哺行動。

要建立完備的校友檔案，需要采集海量的數據加以支撐。在當前的大數據時代，判斷“對個人是否有保存價值”的標準不宜過于刻板，要不拘一格，從校友個人的角度換位思考，除了常規的學籍檔案、人事檔案、榮譽檔案登記的信息外，還應考慮采集那些能觸景生情引起校友共鳴的信息。如校友在校園生活的印記實物、師生書信往來、班級或教研活動信息、校園媒體上的作品、社團或社會實踐活動等記錄校友成長成才的信息；校友畢業之后與母校、老師或同學之間互動方面的信息；校友事業發展歷程、終身教育方面的信息記錄；校友的性格特征、興趣愛好、社交偏好等各種個性化信息等。總之，“對個人是否有保存價值”本身就是因人而異，建立完備的校友檔案，需要盡可能多渠道、不間斷地搜集更新校友信息。只要技術成熟、條件上許可，與校友相關的信息都有保存價值。

二、高校校友檔案的開發現狀與存在問題

筆者對國內多個地區的50多所高校官網進行了調研，發現目前還沒有一所高校將校友檔案單列進行系統開發。廈門大學檔案館官網上設置有“校友檔案”欄目，但登載的主要是校友捐贈的新聞報道。部分高校將“知名校友”“杰出校友”納入“人物檔案”進行開發，如中南大學2016年開展了以知名校友為主的信息征集活動并建立校友人物檔案。值得關注的是，部分高校已開始從傳統的學籍、榮譽等檔案管理轉向關注校友在校期間的生活、學習和社會活動，如上海交通大學2018年發起面向畢業生的檔案信息征集活動，征集內容包括課堂筆記、日記、與家人及師友的往來書信、有意義的贈禮、在讀期間有意義且保存完好的生活物品等；華北電力大學分別在2012和2013年頒布了《華北電力大學學生組織社團檔案管理辦法》和《華北電力大學學生班級檔案管理實施辦法》，注重對學生組織社團和學生班級在校期間的紙質、實物和電子聲像檔案的收集。總的來說，我國高校校友檔案的開發工作尚處于起步探索階段，在實際工作中還存在諸多問題。

1.缺乏規范的制度支撐

目前，檔案館和校友會是高校涉及校友檔案工作的主要部門。高校檔案館依據《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案管理辦法》，負責學生的學籍檔案管理，但這兩個辦法中均沒有設置校友類目，僅在10個一級類目中涉及部分與校友相關的信息。校友會則主要管理校友檔案信息。校友會一般都會建設校友信息數據庫作為工作支撐，但由于缺乏規范的指導意見和管理制度，在校友檔案的卷宗分類上也沒有形成統一的認識，導致無論從收集、整理到歸檔都存在很大的盲目性和隨意性。

2.缺乏有效的數據采集方式

主要管理校友檔案信息的校友會采集信息的方式仍較為傳統，比如:通過教務處或研究生院(部)等部門采集新生入學的基礎信息，構建基礎校友信息數據庫；通過二級校友組織登記備案理事會成員及會員信息、班級校友秘書采集提交班級同學的基礎信息、校友活動采集參與校友的報名信息、電話或郵件問候校友核對其相關信息等途徑更新校友信息數據。通過以上方式采集到的多為學生入學或畢業時登記的基礎信息，且多為靜態數據，無法完成自主更新。隨著時間的推移，校友的工作單位、職務、聯系電話和聯系地址等基礎信息也在不斷發生變化，而數據庫中的這些靜態數據都將成為無效信息。雖然實際校友工作中每年都會有一定比例的數據更新，但與高校動輒數十萬的校友數量以及每年成千上萬的增長數字相比，幾乎忽略不計。因此，傳統的數據采集方式已難以滿足校友工作的實際需求。

3.缺乏合理的人員配置

除了幾個規模較大的校友會，如清華大學校友會、浙江大學校友會等，國內高校校友會大多存在人員編制緊張的問題，一般編制數為1～5人，有些高校校友會甚至尚未獨立成部門，幾乎沒有能力去做好大體量的校友檔案開發工作。同時，數據采集、挖掘和智能應用是一項專業性很強的工作，需要配置專業的人才加以支撐，才能從海量的數據中獲取有價值的信息，而這在現實中也是普遍缺乏的。

三、大數據與人工智能技術在校友檔案開發中的應用

1.應用可行性分析

首先，大數據是指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，具備數據量大，數據類型多樣化，數據呈碎片狀態廣泛分布、價值密度低，具有較強時效性四大特征[6]。校友檔案的信息明顯符合大數據的特征：(1)數據量大。高校一般都有數萬至數十萬校友，并且每年都以數以千計的數量增加，僅基礎信息就已數目可觀。(2)數據類型多樣化。除了文字、表格外，校友檔案的信息還包括聲像視頻、對話記錄、實物掃描件等。(3)數據價值密度低。校友的很多信息廣泛地分布在各類網頁和社交媒體中，比如使用網絡時留下的地理位置、班級微信群中的對話記錄、電子相冊里的老照片掃描件、新聞報道中的聲像視頻等，這些碎片信息單獨看似乎并無太大意義，但多條結合往往隱藏著巨大的信息價值。(4)數據時效性強。無論是校友的地理位置、工作信息還是社交偏好，都是隨時可能發生變化的，如果不及時采集并加以分析，那么掌握的數據很可能會成為無效數據。

其次，大數據時代數據存儲技術的突飛猛進使得海量信息的存儲不再成為問題，而人工智能(AI)技術的飛速發展可以改變校友檔案的采集方式，變被動等待信息提交為主動挖掘有效信息。比如通過抓取技術全網搜索知名校友，采取與基礎數據庫智能比對的方式，挑選其中匹配的信息關聯至校友個人檔案；開發微信機器人管理員，及時傳達有效信息，實現實時互動，并智能過濾將群中有價值的信息自動關聯至校友檔案；利用人工智能的快速反應代替人工服務，為校友提供全天候的答疑解惑服務，及時送上母校的關懷，并挖掘校友興趣點和行為習慣等，針對性地推送母校資訊和活動信息等[7]。

2.校友檔案云平臺開發思路

(1)實現校內信息的互通互聯。參照政府政務大廳“一窗受理、集成服務”的“一站式”開發理念，提升高校校友工作的地位，將校友檔案云平臺嵌入高校辦公自動化(OA)系統進行開發，打通與高校教務、學工、團委、科研、就業、人事、檔案等系統的數據共享通道，消除內部信息壁壘，做到校內信息數據互聯互通，避免信息“碎片化”、數據“孤島化”等現象。在校友檔案云平臺中，可通過大數據和AI技術實現對高校OA系統中各條塊海量數據的有效駕馭，最終可在平臺上集成校內部門登記或發布與校友相關的在校期間或離校后的信息，并憑預設的識別標識(比如學號/工號、姓名等)實現快速對校友信息進行檢索利用。

(2)根據校友的共性需求或興趣愛好，開發有特色的模塊化網絡社交互動服務，如尋找校友、學籍證明、校友雜志訂閱、校友活動發起與管理、校友商店等，吸引校友主動在平臺上注冊更新個人信息，通過在線獲取服務、參與線上線下活動等舉措增加校友用戶的黏度，從而實現從被動收集數據向主動提供數據的轉變。常見的網絡社交互動服務模塊見表1。

四、高校校友檔案的開發策略與展望

1.從高校戰略發展層面推進校友檔案開發工作

從某種意義上說，校友是高校發展的寶貴戰略資源，校友資源的開發可惠及教學、科研、就業等諸多方面，所以校友工作應從校級層面統一規劃和推進。具體來說，校友檔案開發工作的首要目標是校友會以最終需求為切入點，聯合信息化辦公室，以打通現有的教務、學工、團委、科研、就業、人事、檔案等系統或網站數據共享通道為抓手，盡快實現校內信息的互聯互通，提高數據信息共享和利用的效率；同時，要圍繞所提供的網絡社交互動服務模塊，與相關部門共同規劃、共同論證、共同開發，確保所開發的每一個服務模塊都能從學校層面推進并真正落地，所提供的服務能真正體現學校的人文關懷并具有足夠的吸引力。

表1 校友檔案云平臺網絡社交互動服務模塊

2.配置必要的專業人員

由于校友檔案的數據采集、挖掘和智能應用是一項專業性很強的工作，必須配備既懂大數據技術又懂AI技術的專業人員，才能有效地駕馭校友檔案云平臺。因此，有條件的高校可直接引進相關專業人才，條件尚不成熟的高校也可尋求與第三方專業公司合作；同時要積極構建數據價值標準體系，加強校友工作人員的業務能力培訓，提高對大數據和AI技術的認知水平。

3.強化信息安全責任意識

人民網的一項網絡調查結果顯示，90%的被訪網民表示曾遭遇個人信息泄露，89%的被調查者表示不堪個人信息泄露之擾[8]。顯然，校友檔案云平臺的信息安全問題是懸在校友工作人員頭頂的達摩克利斯之劍。一旦出現隱私泄露等信息安全問題，不僅高校的社會聲譽會受損，更會失去廣大校友的信任，從而造成無法彌補的損失。因此，校友檔案云平臺的開發要納入高校信息化統一數據庫平臺建設，統一納入高校網站服務器和網站信息安全保障工作。為確保數據的完整和安全，應盡可能將服務器架設在高校內部物理空間并及時備份，避免使用第三方云存儲空間造成的數據丟失或泄露等風險。

五、結語

未來，數據科學必將成為一個專門學科，被越來越多的人所認知。而基于大數據思維和技術的校友檔案云平臺建設，也必將成為各高校校友工作核心競爭力的關鍵一環。工欲善其事，必先利其器。高校應對校友檔案建設給予足夠的重視，從學校戰略發展層面進行推進，打通校內各部處、學院的信息共享通道，重視大數據專業人才的培養、引進及合作，設計信息安全保障機制，早規劃、早啟動、早實施、早受益。