大數據環境下地勘單位人事檔案的管理和利用

劉婧

河北省水文工程地質勘查院 河北 石家莊 050000

引言

現如今，通過管理體制改革，地勘單位得到快速發展，單位內部管理系統得到優化，經濟效益也有了很大提高，但還有許多新的問題接踵而來。在新時代的沖擊下，各個單位尋求改革，地勘單位也積極響應，利用大數據對人事檔案進行管理，但管理中會存在信息泄露等問題。所以，地勘單位在未來的發展中一定要利用好大數據，制定一套行之有效的人事檔案管理方案，從而推動地勘單位快速發展。

1 大數據環境下地勘單位人事檔案管理與利用的意義

隨著信息化普及，在高科技推動下，大數據這一概念被應用于各個事業單位中，對地勘單位提高人事檔案管理有很大幫助，并且促進地勘單位優化人事檔案管理模式。大數據不僅給地勘單位人事檔案管理帶來機遇，更是帶來一份巨大的挑戰。地勘單位人事檔案管理模式的優化是一個巨大的工程，由于地勘單位有著眾多員工，這也就意味著有龐大的人事信息。人事檔案存放著各種的人事信息，如員工檔案、員工各種社會保險、員工各種證明以及員工工作信息資料等。這些資料對員工個人和地勘單位都非常重要，如果只靠人力來檢閱管理這些文件無疑很困難，不僅會消耗大量的人力資源，還有著效率不高、容易出錯等問題。因此，大數據的出現，為地勘單位人事檔案的管理提供了很大的幫助。通過大型數據庫，將人事信息全部上傳上去，之后可以直接利用互聯網提取完整的個人信息。并且對各種人事檔案模式進行分析，通過分析研究出適合地勘單位的管理模式，再對人員檔案進行管理。這樣可以全面分析每位員工的基本信息，還有員工的工作能力以及個人征信情況。通過大數據對地勘單位人事檔案的管理，將紙質版檔案信息轉化為電子檔案信息，大大地提高了人事檔案管理的效率，并且將大量勞動力解放出來，節省了勞動力成本。此外，數據庫有著實時性和準確性，在人員檔案信息管理中也有此優點，可以對地勘單位內員工的信息進行實時更新，使檔案信息更加準確、省事、省時，而且檔案信息資源實現共享，為有效利用人事檔案信息創造了非常有利的前提條件。

2 地勘單位人事檔案管理利用的不足之處

地勘單位人事檔案管理的傳統方式已經逐漸沒落，利用大數據進行人事檔案管理是當今時代最新穎的管理方式。地勘單位人事檔案管理利用大數據有眾多好處，因此，很多地勘單位對大數據庫也開始重視起來，在工作過程中對其開始應用，但大多都處于起步階段，所呈現出來的問題也較多，以下是目前較常見的一些問題。

2.1 地勘單位人事檔案管理人員專業層次較低

地勘單位在管理大數據環境下人事檔案方面的專業水平較低，只能從事較簡單的人事檔案管理[1]。目前來看，大數據相關方面的人才都會選擇計算機領域等發展前景好的領域，導致地勘單位缺乏專門的大數據檔案管理領域人才進行大數據信息庫建設。信息化管理人員在其工作中作為一個不可或缺的部分，其專業能力會對工作效果產生直接影響。并且，許多信息化管理人員對大數據等專業方面的知識都一知半解，跟不上大數據的更新和發展，如果出現計算機方面漏洞，其又不能很快地將問題解決，那很有可能對地勘單位造成損失，甚至產生嚴重的影響。

2.2 地勘單位內部設施陳舊、落后

一些地方經濟水平較低或者地勘單位內部資金分配差異，導致對工作所需設備投資較少，一些地勘單位甚至只能用較為落后的設備。這使地勘單位人事檔案大數據信息庫建設處于一個慢發展階段，并且使地勘單位已有的數據庫處于不穩定狀態，很有可能因為一些突發情況而導致網絡設備出現不穩定狀況甚至出現故障。因此會造成整理好的信息變得混亂，信息傳輸不及時，嚴重制約信息資源的共享性，甚至會導致地勘單位網絡信息系統的崩潰。

2.3 缺乏進行人事檔案大數據信息庫建設的規章制度

地勘單位想要更好地建立人事檔案大數據信息庫，需要制定合理可行的策略，建立關于人事檔案大數據信息庫建立方面的規章制度，這樣才可以更好地為人事檔案大數據信息庫的建設開展奠定基礎。但很多地勘單位在進行計算機信息化建設過程中會忽略建立合理的規章制度。地勘單位常常忽略的原因有以下幾個方面：首先，很多地勘單位在進行人事檔案大數據信息庫建設過程中，沒有專業人員進行指導，也沒有實踐經驗，建設人員對于工作流程以及步驟并不明了。因此，很有可能導致在建設過程中遺漏一些環節，導致工作進程放慢。其次，許多地勘單位在進行人事檔案大數據信息庫建設時，注重建設速度而忽略建設質量，也沒有制定相關的規章制度，導致建設結束后，人事檔案大數據信息庫質量不高。

3 大數據環境下地勘單位人事檔案管理的優化和利用

3.1 地勘單位內部建立規章制度

無規矩不成方圓，僅靠自覺不足以讓地勘單位內所有員工服從管理，必須通過規章制度來對其進行管理。健全的規章制度也為地勘單位建立人事檔案大數據信息庫提供了制度保障，所以地勘單位一定要建立一套有效的規章制度，從而促進地勘單位人事檔案管理工作的平穩運行。例如：規范每一個人的職責，設定一個范圍，讓每一個員工在這個范圍內有效率地完成工作，并且對他們的工作進行自我量化考核，效率高者給予一定獎勵。

一個健全的規章制度可以讓內部人員更好地了解自己的職責，從而帶動員工的積極性和主觀能動性，提高其工作效率以及給單位帶來更大的經濟效益。管理就是讓有限的資源可以發揮出應該有的效益，地勘單位人事檔案管理工作中最重要的資源就是人事信息，建立健全規章制度的目的就是讓員工的潛力得到最大的發揮。同時設立監督小組，通過各部門自查和監督小組檢查，發現單位目前制度不適用之處，上報管理階層，根據單位戰略目標做出完善。并且通過不斷學習，完善單位內部不足，以此提高員工對管理人事檔案工作的積極性。

3.2 完善人力資源配置

互聯網技術的快速發展推動信息技術發展，人事檔案大數據信息庫的建設也日趨完善。在未來，地勘單位對人事檔案大數據信息庫會越來越依賴，對服務的需求也會越來越多。在未來需要培養更多相關人事檔案管理方面的人才，因此，要加強對人才的選拔與培養[2]。在初始階段，設置培訓機構，聘用專門的指導人員進行教導。在學員學習后進行測試，設置專門的等級測試，不同等級可以去不同的崗位，并實施獎賞措施，對工作優異者實施獎勵，并將提高員工待遇，以便提高工作人員對工作的依賴性，在未來的工作中全身心地投入人事檔案管理中，從而達到完善資源配置的效果。

3.3 建立強大的信息系統支撐

建立人事檔案大數據信息庫前需要對方案進行探討，通過探討，決定出一套可行性措施。在實施過程中考慮多方面問題，如資金、人員、管理者、信息庫等多方面因素。首先要有大量資金支持，使單位在實施策略時有足夠的后勤保障。其次要建立一個足夠龐大的單位信息系統來作為人事檔案大數據信息庫的技術支持。在大數據時代的不斷發展下，越來越多的單位選擇加入其中。在運作過程中一定充分了解員工個人信息，從不同方面完善人事檔案大數據信息庫。因此，在做到高質量建立的前提下，需要加快信息系統的設立。通過強大的信息系統作為支撐，加快地勘單位人事檔案管理的完善，并且激勵檔案管理人員不斷進步，從而向科學技術型的人事檔案管理邁進。

3.4 優化管理工作流程

以大數據為背景的人事檔案管理是當下最新也是最為適合的地勘單位的經濟模式。其實質是利用云計算、智能化物聯網和大數據等技術來提高單位的人事檔案管理效率，使企業管控力得以加強，運作成本得以降低[3]。因此，單位想要將其更好地實施下去，一定要選取專門的監督人員對各部門進行監督。要求各個部門派專人進行實際宣傳，將其益處講述出來，提高員工對其的興趣，在潛移默化中更容易接受利用大數據進行人事檔案管理。同時對員工進行培訓，使員工了解并且懂得如何運作，以便更好地熟悉未來的工作流程，以更契合的方式對接工作。針對人事檔案集中式管理，地勘單位應該強化單位內部連接度，提高人事檔案管理的效率，以便更好地優化單位人事檔案的管理流程，完善整個人事檔案管理體系。

3.5 將傳統管理思想轉變為利用大數據進行人事檔案管理思想

首先，從推動的方面來說，首先要做好大數據管理的規劃，并且要具有科學的管理理念和緊隨政策的思想。單位管理者思想觀念的轉變是一大前提，只有領導者的觀念做出改變，單位才能更好地利用大數據進行人事檔案管理。利用大數據進行人事檔案管理就是要利用大數據進行信息整合，以及嚴謹的工作態度，務實的工作作風完成好每一項任務。管理者是一個單位的“領頭羊”，更是一個單位的指向標，他們既是推動單位利用大數據進行人事檔案管理的推動者，更是落實到單位中的監督者與執行者。

其次，要有計劃地安排好每個員工的任務與職責，并且落實好前期的策劃，以便保證效率。從執行方面來講，要轉變之前老舊式、粗放式的管理方式，將利用大數據進行人事檔案管理運用在單位的各個方面[4]。加強人員管理，完善單位制度，改善員工工作環境，以便提升員工的執行力以及向心力，從而更好地落實人事檔案大數據信息庫的建設。

3.6 內部進行宣傳，活躍氣氛

單靠政策的實施不足以改變員工根深蒂固的老舊思想，必須通過宣傳其好處以及帶來的利益才能讓更多員工加以改變。為了配合單位進行新管理人事檔案方法的實施，單位管理者可以將已經實施的單位并且有更好發展的單位中的經驗和收獲加以總結，做成文檔或者視頻對員工進行宣傳，待員工看到其中益處，自然會主動改變老舊思想，與時俱進。管理者在宣傳過程中不要太過決絕和嚴肅，這樣不僅不會讓員工進行改變，反而會造成不好的影響。平時相處中應該對員工加以愛護和寬容，以此在員工心中形象會更好，會有更強的向心力和歸屬感，在崗位上會充分發揮個人能力，在之后的改革中員工自然會向管理者靠攏。

4 結束語

綜上所述，在大數據環境下，地勘單位利用其進行人事檔案管理和利用符合當下大環境，但在未來發展中，依然存在很多問題需要解決。如果想要更好地利用大數據進行人事檔案管理，需要地勘單位的管理者針對出現的問題進行內部調整和完善，員工積極響應內部改革號召，通過管理者和員工一起努力，從而推動地勘單位更好發展，在時間洪流中邁向新的高度。