計算機技術在辦公自動化中的應用

陳浩

（湖北科技學院計算機科學與技術學院，湖北 咸寧437100）

辦公自動化指的是以信息技術和互聯網為基礎形成的一個現代化信息處理系統。在辦公自動化的背景之下，辦公人員可以利用科技手段和計算機系統對繁雜的信息進行操作，從而實現信息之間的共享和交流。辦公自動化可以簡化公文處理和公文審批等各個環節，從而提高信息處理的效率，有效節約了企業資源。下面筆者就針對相關內容進行詳細闡述，促使人們對辦公自動化有更加深入的了解。

1 計算機技術在辦公自動化中的意義分析

1946年，出現第一臺計算機“ENIAC”，至今已有70多年的歷史。隨著時間的推移，技術的發展，計算機技術也在不斷進步，逐漸向微型化、專業化的方向發展。現階段，計算機承擔了大量的工作，已經成為人們生活中不可或缺的一部分，尤其是在辦公過程中，計算機技術更是具有無可比擬的的優越性，一方面，將計算機技術靈活科學地運用于辦公自動化過程中，可以有效簡化辦公文件處理環節，輕松完成對數據的編輯、計算、整合和歸納工作，從而提高辦公效率，也減少了對工作人員的需求，從根本上降低了企業的人力資源開支，提升了企業的經濟效益[1]；另一方面，利用互聯網平臺和科技手段能夠使文件傳輸突破時間和地理條件的限制，為辦公人員工作的便利性、可靠性提供堅實保障，這不僅能夠降低辦公難度，還能夠實現對辦公流程的簡化和升級，如圖1所示。最重要的是借助計算機辦公，能夠減少資源、能源的消耗，例如利用計算機技術可以做到無紙化辦公，將所有的資料、信息都存儲在系統中，無需紙張打印，并且在任何一臺電腦上，只要輸入相關的信息就可以查詢到，簡單、便捷、高效。

圖1 網絡辦公模式

2 計算機技術在辦公自動化中的應用現狀

2.1 工作人員不熟悉操作系統

伴隨計算機技術的進一步發展，辦公的便捷性和高效性都大大提升。然而在此基礎上，部分企業辦公人員由于自身專業素質水平較低，不能熟練使用科技平臺和辦公軟件，對于技術操作和應用也很陌生，最終出現了無法使用科技手段的問題。例如隨著計算機技術的發展，各種軟件層出不窮，甚至有大量的企業從自身的發展建設方面考慮，定制滿足企業生產、經營、銷售等各個系統應用的軟件，此種軟件將信息大量整合，為辦公提供了方便，但是對操作也提出了較高的要求，部分人員計算機技術水平較低，無法按照要求有效操作軟件內容，在這樣的情況下，辦公人員的工作量不減反增，還可能會在辦公過程中喪失工作主動性。此外，由于專業素養較低，部分企業員工在辦公過程中可能會出現記錄偏差，或無意中泄露了企業機密數據，這對企業信息的安全性具有不利影響。

2.2 辦公管理質量較低

辦公質量影響辦公效率，進而影響工作成果，甚至影響整個工作的開展進程。在辦公自動化中，企業需要完備的管理制度和規章條例，為運行管理提供基本遵循的規范，以推動企業平穩發展。但在現實情況中，很多企業管理條例對于工作人員的職責劃分不清，部分辦公人員存在失職情況，這就影響了辦公成果。從大量的實踐案例來看，企業辦公管理質量較低，主要表現在兩方面，一方面是其并沒有重視計算機技術在提高辦公效率方面的作用，也就是說在辦公的過程中應用計算機設備，但是不重視硬件的配置和軟件的更新，不重視計算機軟件應用的速度和效果；另一方面是在辦公過程中也沒有與其他部門工作人員進行良好協作、互相配合。大部分企業，各個部門是相互獨立的，工作中交集較少，其他部門很少提供信息，從而讓計算機系統的運行效率大大降低。這樣不僅浪費了辦公資源，無法發揮計算機的技術作用，而且對于企業內部良好協作和長久發展也有不利影響[2]。

2.3 信息共享差

信息共享是企業發展建設一個關鍵和內容，通過共享信息，可以了解企業經營發展的狀況以及各部門的發展建設情況。現階段大量的中小企業普遍存在的一個現象就是信息共享差，甚至有的企業部門之間交流不順暢，對其他部門的信息了解的非常少，甚至是根本不知曉。然而，各個部門的員工又非常迫切地想知道其他部門的信息，但是在信息鴻溝的影響下，這對員工工作的開展和企業的發展建設是非常不利的。以某硅藻泥品牌公司為例，企業借助計算機技術辦公，但是各個部門是相互獨立的，并且采用垂直的組織架構模式，總經理直接領導各個部門，各部門經理管理各部門事務，而在工作中，經常需要其他部門配合，這就需要總經理溝通。例如業務部談下業務，將按業務的單子下給設計部，設計部派出設計師量尺、做圖，與業務部門溝通，設計完成后交給業務部，業務部聯系施工部。施工部根據設計圖紙聯系刻畫部，刻畫部刻出花形，施工部聯系材料部門，領出庫料。施工完成之后，施工部再將施工的面積、材料、價格報給財務部，財務部與業務部門核實再收款。一個簡單的工程項目，采用此種方式，雖然提高了內部控制能力，但是信息共享性不足，讓簡單的工作變得異常冗雜，浪費了大量的時間和精力。同時，此種模式各個部門交流不順利，一旦需要其他部門的配合，無法直接找到配合者，需要部門領導先對接，甚至是部門領導先聯系總經理，然后總經理在和另一個部門領導溝通，再派出具體的工作人員。例如當業主對已經確認好的施工圖紙不滿意時，暫停施工，這就需要業務人員、設計師到場，施工人員無法聯系到業務人員和設計師，就需要他們的領導進行溝通，然后到現場開展工作。

2.4 辦公數據安全性不高

在以往的企業行政管理系統中通常以紙質文件來記載相關數據信息，但紙質資料容易丟失、破損，受環境影響在保存方面也具有較大難度，因此數據的安全性和可靠性難以得到保證。而現階段以數字化為手段的行政管理方式則有效解決了這一問題。盡管數字化科學技術有效地保證了數據安全，但仍然難以避免數據遺失現象或被黑客入侵現象的出現。根據目前的保密管理制度，一般用于上外網的計算機系統為單機，可以做到上網的同時不泄露機密信息，而上內網的計算機則涉及到企業內部機密信息。但在實際使用過程中，由于內網計算機數量不足等原因，會出現多人共用一機的情況，這就導致訪問企業內網的人員權限不明。此外，在實際使用過程中，部分工作人員使用和維護網絡的責任意識較差，有時會下載來源不明的軟件，從而導致網絡使用出現故障或病毒入侵[3]。

3 計算機技術在辦公自動化中的應用途徑

3.1 提供資源和軟硬件設備

辦公自動化工作的主要內容是收集企業信息，然后配上文字、圖像等，將其傳送至相關部門和人員，最后對其進行業務處理。對此，企業既要重視辦公人員的建設，也要重視系統的建設，而在此過程中，需要計算機技術及設備的多方配合，才能夠為辦公人員提供便利，因此，計算機的各種軟硬件設備是實現辦公自動化的物質基礎。在日常工作中常見的軟件有文字編輯器、圖形超編輯軟件、Excel表格、Access軟件等，通過運用這些軟件，能夠幫助辦公人員更好地處理工作事務，提高工作效率。基于辦公所需的系統之上，從各個部門或者個人工作的角度出發，對辦公自動化的內容進行培訓，讓其熟練掌握相關的內容。例如組織和開展技能操作培訓，讓其知曉常用的辦公軟件以及各個功能的使用方式，進而更好地應用辦公軟件來辦公。對于定做本公司內部軟件的企業來說，要對整個軟件系統、應用進行培訓，講解軟件的內容、涵蓋的模塊、各個模塊的功能以及如何進入到系統內部填寫相關的信息資料，資料上傳到系統之后，如何保存、修改、查閱等。辦公自動化，究其根本就是人員利用計算機技術進行辦公，所以不僅要有完善的軟、硬件基礎，還要加強對使用者的培訓。

3.2 實現自動管理文件

計算機技術在辦公自動化的應用中，提高辦公質量是首要的。而提高辦公質量要從辦公的需求著手，加強對文件的管理，實現自動管理文件。計算機技術對于文字數據的記錄、收集、統計是辦公事務的基礎環節，合理利用計算機技術可以完成對各種文件的校對、審閱等工作。在實際應用中，可以通過計算機技術設置不同算法，使其可以保留文件的編輯及存儲情況，以便后期的校對和審查工作。在正常工作流程中，辦公人員在接收文件后先登記個人信息，再將文件轉發給第三方進行儲存和歸納。利用計算機技術進行文檔操作可以有效發揮新型科學技術手段的便捷性和自動性優勢，還能在此基礎上對文件資源進行傳輸和共享，解決了紙質文檔在存儲和審查方面的問題，為提高文件資源的安全性和穩定性提供重要保障。同時，自動管理文件功能的應用，能夠解決部分員工系統操作不熟練的難題，其將信息輸入到系統中來，由系統進行操作，對信息進行整合、傳輸，進而在整個系統中共享。通過自動管理文件，系統文件管理更加便捷，也為工作人員辦公提供了便利條件。

3.3 構建企業信息共享平臺

在當前互聯網高速發展的背景之下，辦公自動化的計算機技術已經被大規模投入使用并獲得了良好的效果，也成為了辦公過程中最核心的環節之一。一個單位或企業為了方便內部人員交流，通常會設置專門場所來用于信息的交流和共享。將計算機技術應用于辦公自動化后，就可以通過電子公告或網絡交流來實現信息的公開和共享，從而打破時間和地理條件對于信息傳播的界限。此外，信息傳播的速度加快，短時間內傳播的信息量也有所增加，內部人員就可以快速獲悉需要的信息。在此基礎上，構建的信息平臺也為他人了解公司提供了可靠渠道，外界可以通過此平臺認識企業、了解企業的相關文化等，能夠幫助企業樹立良好形象，具體的操作如圖2所示，借助平臺還可以有效發掘企業的各種資源，并進行整合與歸納，同時也維系著各個部門的共同發展，強化企業內部之間的聯系。為了進一步促進辦公自動化的發展，企業應當讓信息平臺成為發展計算機應用技術的根本[4]。

圖2 企業信息共享平臺

3.4 對電子印章真實性進行檢驗

印章是企業的象征，也是企業的核心，每個企業都重視印章管理，而隨著計算機技術的發展，為了合作的便捷性，電子印章也應運而生。印章是企業的重要信息，一旦外泄或者被復制，將可能對企業的生存和發展造成致命影響[5]。在辦公過程中，紙質文件資料的末尾通常會有簽字或印章來保證該文件的權威性與準確性。而簽字或印章很容易被偽造或篡改，因此，紙質信息資料在可靠性與準確性方面存在著很大的問題。然而在如今數字化辦公管理過程中，難以通過以往的手段來保證文件的完整性，這就需要電子印章，而電子印章具有一定的虛擬性，人們很難辨別真偽[6]。基于此，要以《電子簽名法》為基本遵循規則，從而為行政管理提供基本的行為規范，同時，企業專門從事印章管理的人員要加強電子印章檢驗方面的學習，能夠有效識別印章的真偽性。提高電子印章的鑒別能力，從一方面來講，可以有效、快速、準確地檢驗數據的權威性和真實性，另一方面也有效避免了有心人士為了達到某一目而上下其手的現象發生，同時也能夠為企業規避風險，避免企業因電子印章而引發糾紛，最重要的是，電子印章的發展為日后數字化辦公模式開辟廣闊的發展道路[7]。

4 結束語

綜上所述，計算機技術為辦公自動化提供了技術支撐，其在數據處理和文字編輯等方面發揮了重要的作用，對此，企業要加強探究計算機技術在辦公自動化中應用的有效途徑，以充分發揮計算機技術和辦公自動化的價值，進一步提高辦公效率與辦公質量。同時，各個企業在應用計算機技術的過程中，要知曉自身人員建設、設備配置、信息安全、數據共享等方面的不足，并根據企業發展的需求和發展的目標來進行調整，進而讓企業真正地實現辦公自動化，讓先進的計算機技術和辦公軟件為企業辦公提供便利，提高員工的工作效率，助推企業發展。