曾艷艷
(云南城投龍江房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司,云南昆明 650000)
建筑工程合同管理在建筑工程施工中占有至關(guān)重要的地位,會(huì)直接影響建筑工程項(xiàng)目工程進(jìn)度和工程質(zhì)量。為完善建筑企業(yè)管理系統(tǒng),提高合同管理水平,本文主要從合同訂立和合同履行2 個(gè)方面來(lái)分析建筑工程合同管理存在的風(fēng)險(xiǎn),并制定相關(guān)控制措施來(lái)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),確保企業(yè)利益得到保障。
合同訂立和合同履行是合同管理中的重要環(huán)節(jié),合同管理與合同履行是承上啟下的關(guān)系,合同訂立的完整性直接影響合同履行的全面性。若在合同訂立過(guò)程中未完全規(guī)避潛在的風(fēng)險(xiǎn),往往在后期執(zhí)行過(guò)程中成為合同主體雙方牽扯沖突的因素。在合同履行過(guò)程中,若未全面跟蹤合同履行情況,就會(huì)給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險(xiǎn),所以有效規(guī)避合同訂立和合同履行風(fēng)險(xiǎn)顯得非常重要。
建筑工程合同訂立的風(fēng)險(xiǎn)主要存在于格式合同編制、合同主體資信審查、合同談判、合同條款等方面,其主要表現(xiàn)在以下4個(gè)方面。
有些建筑企業(yè)沒(méi)有專門進(jìn)行格式合同的制作,導(dǎo)致合同審核量大,影響公司經(jīng)營(yíng)效率效果,甚至導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)。格式合同制定程序不規(guī)范,合同條款不完整、不合理,導(dǎo)致格式合同不適用或潛在風(fēng)險(xiǎn)大。
在合同簽訂前未充分審核對(duì)方資質(zhì),沒(méi)有審核對(duì)方的經(jīng)營(yíng)范圍、信譽(yù)情況、履約能力、質(zhì)量保證能力;是否具備特定資質(zhì)、是否具備承擔(dān)合同約定項(xiàng)目的能力,以及經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)是否符合國(guó)家級(jí)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)是否符合招標(biāo)要求,委托代理人是否具備代理權(quán)、有無(wú)越權(quán)代理問(wèn)題等,若對(duì)所簽合同涉及的相對(duì)方的資信及履約能力缺少有效評(píng)估,合同相對(duì)方不具備合同簽訂的主體資格,或合同簽訂后對(duì)方不能履約[1],使企業(yè)遭受巨大的經(jīng)濟(jì)損失,造成人力物力等資源的浪費(fèi)。
在談判過(guò)程中對(duì)合同重大問(wèn)題或在其他重大問(wèn)題上做出讓步;沒(méi)有充足的談判經(jīng)驗(yàn),缺乏財(cái)務(wù)知識(shí)、法律和技術(shù)的支撐,導(dǎo)致公司利益受損;泄露公司的談判策略導(dǎo)致在談判中處于不利地位。
企業(yè)在簽訂合同時(shí),經(jīng)常因?yàn)楹贤瑑?nèi)容及條款約定的信息缺乏明確性和完善性,或者文字不嚴(yán)密、用詞含糊不清、模棱兩可,導(dǎo)致存在嚴(yán)重漏洞,容易使人產(chǎn)生歧義,引發(fā)爭(zhēng)議或者重大誤解,甚至基本條款缺失、其他條款遺漏,尤其是違約責(zé)任劃分不明確、質(zhì)量責(zé)任表達(dá)不清晰,造成事后扯皮現(xiàn)象。還有在合同變更時(shí),為了圖一時(shí)的省事,沒(méi)有簽訂合同變更協(xié)議,只是口頭約定,沒(méi)有留存書面證據(jù),一旦發(fā)生糾紛就難以取證,難以劃分責(zé)任,這些因?yàn)楹贤旧泶嬖诘娜毕菥蜁?huì)給企業(yè)造成不必要的麻煩或經(jīng)濟(jì)損失[2]。
本文以云南省某大型上市國(guó)企為例,針對(duì)合同訂立中存在的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn),制定了相對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施,以保障企業(yè)的利益。企業(yè)具體的組織架構(gòu)如圖1 所示。

圖1 組織架構(gòu)
總部法律審計(jì)部根據(jù)業(yè)務(wù)需要,對(duì)照行業(yè)規(guī)范范本、結(jié)合公司、項(xiàng)目情況草擬格式合同范本,并下發(fā)至項(xiàng)目公司執(zhí)行。項(xiàng)目公司業(yè)務(wù)部門擬定的格式合同范本,由該業(yè)務(wù)部門進(jìn)行完整性、有效性等方面的審核,其他各部門按照各自職責(zé)分別進(jìn)行審核。審核過(guò)程中有修改意見(jiàn)的,應(yīng)及時(shí)提報(bào)、溝通、修改,確保合同文本完整、有效、規(guī)范、適用,最終格式合同按權(quán)責(zé)表要求進(jìn)行提報(bào)審核批準(zhǔn),需要提報(bào)總部部門審核的,應(yīng)在系統(tǒng)中提報(bào)。審批通過(guò)后進(jìn)行發(fā)文試用,各合同使用部門反饋意見(jiàn),業(yè)務(wù)部門征求各需求部門意見(jiàn)后重新進(jìn)行修訂,修訂后格式合同按照原審批程序進(jìn)行。
現(xiàn)階段,項(xiàng)目公司所有的總承包項(xiàng)目格式合同都由總部法律審計(jì)部下發(fā)。在發(fā)布招標(biāo)公告前,項(xiàng)目公司合同經(jīng)辦部門會(huì)根據(jù)總承包項(xiàng)目的實(shí)際情況,聯(lián)合總部相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)格式合同進(jìn)行修訂,會(huì)形成會(huì)議紀(jì)要并按會(huì)議精神修訂相關(guān)條款,最后把該合同范本作為招標(biāo)文件的一部分發(fā)布招標(biāo)公告。
合同經(jīng)辦部門在簽訂合同前須對(duì)對(duì)方主體的資格進(jìn)行充分的調(diào)查,保障其主體資格完整、有效、具有履約能力。認(rèn)真審查對(duì)方主體工商注冊(cè)信息是否有合法的法人資格、合同內(nèi)容與經(jīng)營(yíng)范圍是否相符等,審查對(duì)方對(duì)接人的身份證件、授權(quán)委托書等證明原件,審查未確認(rèn)授權(quán)代理人的行為在其被授權(quán)的范圍內(nèi)等。法務(wù)部門審核合同主體是否涉訴或失信等,規(guī)避合同主體不具有履約能力、資質(zhì)等,從而導(dǎo)致合同履行存在困難或無(wú)效,影響公司經(jīng)營(yíng)效率效果。
合同經(jīng)辦部門須與選定的合同對(duì)象按照自愿、公平的原則與對(duì)方進(jìn)行談判。合同談判的具體內(nèi)容由談判各方約定,重點(diǎn)關(guān)注合同核心內(nèi)容和關(guān)鍵細(xì)節(jié)。
按公司相關(guān)制度規(guī)定,凡是涉及土地及股權(quán)交易、擔(dān)保、融資等事項(xiàng)的合同均為重大合同。重大合同的談判由總部戰(zhàn)略投資部主導(dǎo),項(xiàng)目公司分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭,組成由合同主辦部門與法務(wù)、財(cái)務(wù)部門人員參加的合同談判小組,負(fù)責(zé)合同的談判事宜,必要時(shí)可以聘請(qǐng)外部專家參與。對(duì)于談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)予以記錄,并請(qǐng)各方人員簽署確定作為紀(jì)要。
除了重大合同以外的合同,項(xiàng)目公司設(shè)計(jì)成本部組織召開(kāi)合同談判專題會(huì),邀請(qǐng)項(xiàng)目公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門和外聘律師;總部相關(guān)業(yè)務(wù)部門;中標(biāo)單位相關(guān)人員參會(huì),就合同主體雙方在投標(biāo)過(guò)程及成交(中標(biāo))通知書下發(fā)后達(dá)成的協(xié)議具體化和條理化,由于有律師的參與,可以對(duì)全部合同條款進(jìn)行法律認(rèn)證,作為簽署合同協(xié)議完成最后的準(zhǔn)備工作。一般來(lái)講會(huì)涉及合同的商務(wù)和技術(shù)的所有條款,可能涉及的主要內(nèi)容:對(duì)承包范圍和內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn);技術(shù)方案、技術(shù)規(guī)范和技術(shù)要求;合同價(jià)款調(diào)整條款;工程進(jìn)度款支付方式;合同工期和維保期;爭(zhēng)議的解決;甲乙雙方提出的需改善的相關(guān)條款。在談判過(guò)程中,甲方雙方達(dá)成一致的重要修訂條款應(yīng)予以記錄,應(yīng)當(dāng)并請(qǐng)各方人員簽署確定作為紀(jì)要。
各部門在起草合同時(shí),應(yīng)優(yōu)先選擇總部法律審計(jì)部審批通過(guò)后下發(fā)的格式合同范本。
如無(wú)法套用格式合同范本,合同經(jīng)辦部門應(yīng)參考公司、行業(yè)或國(guó)家的規(guī)范格式文本起草合同,在起草、填寫合同文本時(shí)確保內(nèi)容明確清晰、用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn),合同中的專業(yè)術(shù)語(yǔ)、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)專款解釋,合同中涉及數(shù)字、日期須注明是否包含本數(shù)等,合同內(nèi)容不得涂改、空白。所有經(jīng)辦部門自行草擬的合同需按權(quán)責(zé)表要求進(jìn)行提報(bào)審核批準(zhǔn),并在系統(tǒng)中提報(bào)至總部部門進(jìn)行審核審批及備案。
如合同是對(duì)方起草的,經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查,確保合同條款滿足公司利益訴求。
重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同可由公司法務(wù)人員參與起草,或聘請(qǐng)外部技術(shù)顧問(wèn)或律師起草。
例:項(xiàng)目公司工程施工合同審批。
(1)工程類工程施工合同及用印≤400 萬(wàn)元。項(xiàng)目公司合同流程:現(xiàn)場(chǎng)工程部、設(shè)計(jì)成本部、綜合管理部、財(cái)務(wù)管理部、分管領(lǐng)導(dǎo)審核;總經(jīng)理審批。用印流程:現(xiàn)場(chǎng)工程部、設(shè)計(jì)成本部、綜合管理部、綜合管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(2)400 萬(wàn)元<工程類工程施工合同及用印≤1000 萬(wàn)元。項(xiàng)目公司流程:現(xiàn)場(chǎng)工程部、設(shè)計(jì)成本部、綜合管理部、財(cái)務(wù)管理部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審核。總部流程:工程管理中心工程、成本部門、財(cái)務(wù)管理中心、法律審計(jì)部審核;工程管理中心總監(jiān)審批。用印流程:現(xiàn)場(chǎng)工程部、設(shè)計(jì)成本部、綜合管理部、綜合管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(3)1000 萬(wàn)元<工程類工程施工合同及用印≤5000 萬(wàn)元。項(xiàng)目公司流程:現(xiàn)場(chǎng)工程部、設(shè)計(jì)成本部、綜合管理部、財(cái)務(wù)管理部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審核。總部流程:工程管理中心工程、成本部門、財(cái)務(wù)管理中心、法律審計(jì)部審核;工程管理中心和財(cái)務(wù)管理中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批。用印流程:現(xiàn)場(chǎng)工程部、設(shè)計(jì)成本部、綜合管理部、綜合管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(4)工程類工程施工合同及用印>5000 萬(wàn)元。項(xiàng)目公司流程:現(xiàn)場(chǎng)工程部、設(shè)計(jì)成本部、綜合管理部、財(cái)務(wù)管理部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審核。總部流程:工程管理中心工程、成本部門、財(cái)務(wù)管理中心、法律審計(jì)部、工程管理中心和財(cái)務(wù)管理中心分管領(lǐng)導(dǎo)審核;總經(jīng)理審批。用印流程:現(xiàn)場(chǎng)工程部、設(shè)計(jì)成本部、綜合管理部、綜合管理部分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
合同簽訂生效后,應(yīng)全面、及時(shí)履行。合同履行應(yīng)當(dāng)遵循誠(chéng)實(shí)信用原則,并根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。
建筑工程合同履行的風(fēng)險(xiǎn)主要存在于合同歸檔管理、合同履約監(jiān)管、合同變更或解除、合同清算、合同付款等方面,其主要表現(xiàn)在以下5 個(gè)方面。
合同完善蓋章流程后,應(yīng)有專門的合同歸口管理部門負(fù)責(zé)合同歸檔工作,歸檔的資料包括但不限于合同原件文本、合同審批流程單、中標(biāo)或成交通知書等,所有合同需統(tǒng)一編制合同編號(hào)方便查閱。有很多建筑企業(yè)管理比較混亂,沒(méi)有專人負(fù)責(zé)合同歸檔相關(guān)工作或是沒(méi)有及時(shí)將合同文本歸檔,造成合同丟失使公司以外的人知曉合同內(nèi)容,存在很大的安全隱患。對(duì)于本企業(yè)以外的合作單位,沒(méi)有經(jīng)過(guò)審批就私自把合同復(fù)印給對(duì)方,也會(huì)給企業(yè)帶來(lái)重大的安全隱患;本單位員工借閱合同時(shí),借閱人未經(jīng)過(guò)借閱制度完成審批手續(xù),合同管理人員就把合同文本借給借閱人,有可能造成商業(yè)秘密被泄露的隱患[3]。
合同簽訂并生效后,合同經(jīng)辦部門沒(méi)有對(duì)合同執(zhí)行履行進(jìn)行跟蹤,未形成較強(qiáng)的監(jiān)管意識(shí)。監(jiān)督檢查過(guò)程中只把握大方向,而忽略了小而細(xì)的方面,認(rèn)識(shí)不到合同履約風(fēng)險(xiǎn)。在監(jiān)督過(guò)程中顯示出來(lái)的能力也不足,沒(méi)有對(duì)履約風(fēng)險(xiǎn)做出準(zhǔn)確的判斷,沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題,給經(jīng)營(yíng)工作帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)。
有些合同簽訂后,約定的是待甲方或監(jiān)理發(fā)出進(jìn)場(chǎng)通知后乙方進(jìn)場(chǎng)施工,可能存在兩種情況需要解除合同:①甲方或監(jiān)理發(fā)出進(jìn)場(chǎng)通知后,乙方單位遲遲不進(jìn)場(chǎng)施工,導(dǎo)致合同無(wú)法履行。②簽訂合同后,甲方因?yàn)槟承┰颍辉俾男泻贤瑯?biāo)。這兩種情況都需要甲乙雙方協(xié)商簽訂解除協(xié)議。有時(shí)在合同履行過(guò)程中合同范圍發(fā)生變化,都是需要補(bǔ)充簽訂變更協(xié)議等,一旦沒(méi)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行變更、解除,可能會(huì)導(dǎo)致公司被訴違約,影響公司聲譽(yù)及經(jīng)濟(jì)利益。
合同變更必然導(dǎo)致一些合同條款要重新約定,很有可能會(huì)使簽訂主體產(chǎn)生一定的損失,進(jìn)而出現(xiàn)合同索賠的情況。很多建筑企業(yè)會(huì)存在合同清算金額或經(jīng)濟(jì)損失確認(rèn)錯(cuò)誤,導(dǎo)致公司利益受損。
合同付款時(shí)未根據(jù)履行進(jìn)度和合同約定付款方式來(lái)付款,審核過(guò)程不嚴(yán)謹(jǐn);合同結(jié)算不準(zhǔn)確、不及時(shí),程序不規(guī)范,導(dǎo)致公司利益受損。
項(xiàng)目公司指定合同管理部門建立合同臺(tái)賬,及時(shí)、完整的登記合同關(guān)鍵信息,包括但不限于合同編號(hào)、合同相對(duì)方名稱、合同內(nèi)容與金額、合同有效期、關(guān)鍵性條款等內(nèi)容,并于每月20 日前向總部法律審計(jì)部報(bào)送一次。所有付款類合同簽署完成后應(yīng)將一份合同文本遞交財(cái)務(wù)部門,財(cái)務(wù)部門據(jù)此建立合同付款臺(tái)賬,登記合同名稱、內(nèi)容、付款條件、付款方式等信息,作為付款審核時(shí)核對(duì)依據(jù)。合同臺(tái)賬報(bào)送的模式如表1 所示。

表1 合同臺(tái)賬報(bào)送的模式
合同生效后,合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)嚴(yán)格按照合同要求履行,并監(jiān)督對(duì)方的履約情況,如發(fā)現(xiàn)任何違反合同條款的現(xiàn)象須及時(shí)上報(bào)本部門負(fù)責(zé)人,采用適當(dāng)?shù)姆绞蕉酱倨渎男校凑蘸贤s定控制合同履約進(jìn)度、質(zhì)量,保障公司利益。
合同管理部門每季度末月20 日前將公司的合同履行情況報(bào)告報(bào)送至總部法律審計(jì)部,總部法律審計(jì)部從合同標(biāo)的、性質(zhì)、履約情況、潛在違約風(fēng)險(xiǎn)等方面進(jìn)行分析,指導(dǎo)下屬單位采取相應(yīng)措施,督促對(duì)方履約,避免公司違約或降低違約后果。
合同履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)原合同約定遺漏或約定不明確的,經(jīng)辦部門與對(duì)方進(jìn)行初步協(xié)商,對(duì)原有合同進(jìn)行補(bǔ)充。對(duì)于顯失公平、條款有誤或存在欺詐嫌疑的合同,以及因客觀條件發(fā)生重大變化,如繼續(xù)履行該合同將會(huì)給公司帶來(lái)巨大經(jīng)濟(jì)損失,或者對(duì)方提出變更、解除要求的,經(jīng)辦部門立即提出合同補(bǔ)充/變更/解除申請(qǐng),詳細(xì)說(shuō)明情況,分析可能造成的損失,與相關(guān)部門協(xié)商后提出對(duì)策建議。合同補(bǔ)充、變更不得在原合同文本上進(jìn)行涂改、添加,必須另行簽訂變更合同。合同解除需簽訂解除協(xié)議或簽約各方對(duì)合同解除的確認(rèn)文件,內(nèi)部審核審批程序參照原合同簽訂審核審批流程。
例如:某項(xiàng)目公司為促進(jìn)銷售,給客戶提供完善的戶型展示空間,特設(shè)置了樣板房,并于2020 年年初簽訂了《XX 項(xiàng)目樣板房裝飾裝修施工合同》,合同約定以甲方通知進(jìn)場(chǎng)時(shí)間為開(kāi)工日期,合同相對(duì)方于2020 年4 月和5 月分別向甲方發(fā)函,需甲方盡快明確進(jìn)場(chǎng)施工時(shí)間。由于2020 年初新冠疫情暴發(fā),公司已調(diào)整了2020 年開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)節(jié)奏,已決策不再開(kāi)展樣板房相關(guān)工作。經(jīng)與合同相對(duì)方數(shù)次溝通,甲乙雙方最終召開(kāi)了合同解除的談判專題會(huì),鑒于合同相對(duì)方范圍暫未開(kāi)展工作,甲乙雙方友好協(xié)商一致同意解除合同,自解除協(xié)議簽訂后,甲乙雙方均不再承擔(dān)原合同項(xiàng)下的權(quán)利與義務(wù)。各方不再基于原合同以任何理由要求對(duì)方承擔(dān)任何責(zé)任,最后并簽訂了解除協(xié)議。
通過(guò)協(xié)商簽訂變更或解除協(xié)議是解決糾紛最好的結(jié)果,上述案例是基于暫未開(kāi)展工作的項(xiàng)目,沒(méi)有經(jīng)濟(jì)損失比較容易協(xié)商成功。對(duì)于某些項(xiàng)目已經(jīng)履行一部分而無(wú)法繼續(xù)履行的項(xiàng)目,我們常用的辦法就是按照實(shí)際發(fā)生的工程量進(jìn)行結(jié)算,最終簽訂變更或解除協(xié)議,基本不發(fā)生違約。
變更、解除合同,需要公司清算付款或由此造成公司經(jīng)濟(jì)損失需要向合同對(duì)方索賠的,須評(píng)估公司所受損失,確認(rèn)付款金額或我方的損失金額。對(duì)于對(duì)方當(dāng)事人原因造成公司損失的,提出書面索賠。在合同索賠管理過(guò)程中,需依據(jù)法律法規(guī)、合同文本以及工程建設(shè)的慣例進(jìn)行判斷,在索賠事件發(fā)生時(shí),需要對(duì)照合同條款,判斷其合理性、正當(dāng)性,利用合同文件完成補(bǔ)償。
所有合同的付款需要按照本單位的付款要求提出書面申請(qǐng),連同發(fā)票、合同履行記錄等文件按權(quán)責(zé)表要求進(jìn)行提報(bào)審核批準(zhǔn),需要提報(bào)總部部門審核的,應(yīng)在系統(tǒng)中提報(bào)。財(cái)務(wù)部門確認(rèn)付款手續(xù)完備、付款條件達(dá)到的才可對(duì)外支付。財(cái)務(wù)部門收到經(jīng)營(yíng)款項(xiàng)后,及時(shí)與合同經(jīng)辦部門溝通確認(rèn)款項(xiàng)所屬,未能按照合同收款的,及時(shí)與合同經(jīng)辦部門溝通催款。
綜上所述,在建筑工程合同訂立和履約過(guò)程存在的格式合同編制不嚴(yán)謹(jǐn)、企業(yè)資格審查不嚴(yán)謹(jǐn)、缺乏合同談判經(jīng)驗(yàn)、合同條款約定不詳細(xì)、合同歸檔管理不規(guī)范、合同履約監(jiān)管不到位、合同變更或解除不及時(shí)、合同清算金額或經(jīng)濟(jì)損失確認(rèn)錯(cuò)誤、合同付款流程和結(jié)算流程不規(guī)范等多種風(fēng)險(xiǎn),通過(guò)規(guī)范企業(yè)格式合同、加強(qiáng)審核企業(yè)資信審查力度、重視合同談判流程、加強(qiáng)合同初稿的審核、建立系統(tǒng)的合同臺(tái)賬、嚴(yán)格跟蹤合同履行、完善合同變更或解除流程、加強(qiáng)合同清算金額或經(jīng)濟(jì)損失確認(rèn)流程和規(guī)范合同付款流程和結(jié)算流程的方法,可以對(duì)此類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效規(guī)避,進(jìn)而確保企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。