淺談醫(yī)院建設項目資料及時歸檔的重要性及管理措施

◇常州市第七人民醫(yī)院檔案室 丁娟娟

基建檔案體現(xiàn)和見證了醫(yī)院的總體建設、經(jīng)營與發(fā)展水平。本文從醫(yī)院基建檔案基本情況及重要性方面入手，結合自身工作實踐提出了一系列有效管理措施，以及能為醫(yī)院基建檔案管理工作水平的改進提供些許借鑒和參考。

建設項目檔案（簡稱基建檔案）包括建設項目籌備、可研、立項、招投標、勘察設計、監(jiān)理、施工、竣工等全過程，是以文字材料、圖表、聲像材料等形式形成的具有保存價值的材料。醫(yī)院建設項目工程具有功能復雜，專業(yè)性強，參建單位多，建設周期較長的特性，并且很多醫(yī)院工程建設資金由政府投資，具有公立性質(zhì)。隨著國民經(jīng)濟水平不斷提高，人們越來越重視自身的健康，為改善民生就醫(yī)環(huán)境，各醫(yī)院不斷完善擴大建設規(guī)模，形成大量的基建項目檔案。因此，這時建設項目檔案資料的及時、真實、完整、有效歸檔，對保證醫(yī)院在建設期間施工全過程、全方位的把控、后期投入運營維護、新建、改擴建、修繕等工作的順利開展起到尤為重要的作用。

1 醫(yī)院建設項目工程檔案的作用

1.1 有利于對建設項目工程全過程、全方位的把控

（1）建設工程開工前的籌備、立項、可研、環(huán)評、節(jié)能、招投標、勘察設計、土地征用等是項目建設準備過程中形成的文件資料，是工程建設核準工作的依據(jù)，也是施工階段重要管控依據(jù)。因此，重要項目工程的順利開工，離不開前期工作的籌備及歸檔文件資料的完整性、準確性。

（2）建設項目工程施工過程中會產(chǎn)生大量重要的歸檔文件資料，流通于建設、設計、施工、監(jiān)理和設備供應單位之間，這些第一手資料能夠充分展現(xiàn)每項施工節(jié)點各個方面的內(nèi)容，如：工程各種檢測報告、隱蔽工程驗收單等資料有利于工程質(zhì)量的把控；工程聯(lián)系單、合同、工程進度計劃表等資料有利于工程進度的管理；監(jiān)理安全通知單、監(jiān)理旁站記錄等資料有利于對工程安全的把控；投標中標價、合同、財政投資預算、工程設計變更單、工程簽證單、審計結算等有利于工程造價成本控制。因此，這一系列完整準確的技術文件和圖文信息資料等及時匯集歸檔，可有效保障醫(yī)院建設項目工程質(zhì)量、安全和進度，還可以動態(tài)控制減少資金流失現(xiàn)象的發(fā)生，將為醫(yī)院建設項目工程順利竣工投入運營提供可靠的依據(jù)，為建設項目竣工時的總決算奠定基礎。

1.2 有利于建設項目投入運營及設施維護

建設項目工程給排水竣工圖、暖通竣工圖、智能化竣工圖、消防竣工圖等專項圖紙的準確完整，為醫(yī)院后期能夠有序開展實施維保、維修工作，減少經(jīng)濟糾紛，避免產(chǎn)生不必要浪費，提供了可靠的依據(jù)。建設項目工程地質(zhì)狀況、水文條件、周邊環(huán)境、醫(yī)院總平圖、項目竣工圖等文件、圖文資料的完整準確歸檔可真實的反應醫(yī)院具體建設狀況，包含醫(yī)院建設項目的質(zhì)量標準、設計參數(shù)及監(jiān)管指標等內(nèi)容，可為醫(yī)院后期改擴建、新建等基礎建設提供重要參考，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

1.3 有利于應急事件的處理

醫(yī)院作為大型公共場所，科室繁多，人員密集，是一個地方安全管理及其應急事件處置的重點單位。建設項目工程樓層功能布局圖，則準確且詳細地記錄了醫(yī)院的科室、病房布局等，醫(yī)院可根據(jù)檔案圖文資料，制定應急預案及應急事件處置等方案，為構建平安醫(yī)院提供重要依據(jù)。

2 醫(yī)院建設項目工程檔案規(guī)范化管理措施

2.1 加強建設項目工程全過程歸檔資料管理工作

（1）構建合理統(tǒng)一的建設項目工程檔案管理機制。主要領導特別是院領導在重視建設項目工程進度、質(zhì)量、安全和成本的同時，也要充分認識到建設項目工程檔案資料收集歸檔達標，對于醫(yī)院建設事前、事中、事后控制的重要性。首先設立建設項目工程檔案管理工作體系，確立領導責任制，最好有院領導直屬領導負責。其次，統(tǒng)一業(yè)務制度規(guī)范。依據(jù)國家法律法規(guī)及地方規(guī)定，制定與醫(yī)院建設項目相適應的建設項目檔案管理制度，例如《***項目檔案管理實施細則》《***項目檔案分類方案》《****項目檔案管理制度》《檔案移交歸檔范圍和保管期限表》等一系列項目工程檔案管理制度，根據(jù)制度來指導規(guī)范各參建單位工程資料管理員檔案收集整理工作，確保建設項目資料在不同階段連續(xù)的、系統(tǒng)的、規(guī)范的及時匯集歸檔，確保最終檔案資料的完整性。

（2）加強建設項目檔案過程把控，確保項目資料歸檔工作與建設進度同步。

a、醫(yī)院建設項目工程建設周期較長，醫(yī)院檔案管理工作者應做到早介入、勤跟蹤，使檔案收集、整理與工程建設同步。在建設項目啟動時，編制建設項目分類方案及移交規(guī)范等指導書，指導各參建單位規(guī)范整理歸檔，保證歸檔資料移交格式上的統(tǒng)一，確保歸檔資料在分類、整理、排列、編號的一致性。

b、把控施工流程，全程跟蹤，節(jié)點控制。醫(yī)院作為建設項目工程的責任者，需常態(tài)化到施工現(xiàn)場了解工程施工工序及流程，溝通、討論、協(xié)調(diào)工程檔案資料準備的具體任務，協(xié)同代建、監(jiān)理監(jiān)督考核各施工工序所產(chǎn)生的建設項目資料組卷的規(guī)范性、合理性、完整性、準確性，要求參建單位工程資料管理人員按計劃節(jié)點及時收集項目資料，完成預立卷工作，并將完成情況列入驗收考核的指標，做到每一個施工過程都有檔可查。

c、建設項目檔案管理實行“誰形成誰負責”的原則。為確保檔案的質(zhì)量，建設單位應將建設項目檔案管理的相關要求寫入合同，對各參建單位建設項目檔案資料提交不齊全的合同，不辦理尾款支付進行約束，來充分調(diào)動參建單位參與檔案管理工作的積極性，主動收集歸檔資料及時整理移交。

d、按照“對外靠合同，對內(nèi)靠制度”的要求，充分發(fā)揮監(jiān)理單位在建設項目工程中的監(jiān)督管理作用，與監(jiān)理單位予以明確，要嚴格按照監(jiān)理合同、工作職責，針對項目勘察、設計、施工、設備采購等參建單位形成的項目工程資料內(nèi)容進行監(jiān)督檢查，重點審查文件格式是否規(guī)范，質(zhì)量是否達到標準，并就完整、真實、準確性簽署意見，使檔案資料能高質(zhì)量的進行歸檔。

2.2 實施建設項目檔案信息化管理

隨著工程設計、管理等環(huán)節(jié)信息化進程的加快，將產(chǎn)生大量建設項目工程電子文檔，基建檔案信息化管理也日趨顯得重要和迫切。檔案管理工作要與時俱進，加強信息化管理。除了將電子文檔統(tǒng)一信息化收集歸檔外，還需將原有貴重紙質(zhì)檔案通過掃描轉換為電子資料收集存檔。為此，醫(yī)院要積極引進先進信息技術與網(wǎng)絡技術，構建檔案管理信息平臺，貫穿工程管理，全面提升工程檔案管理效果，做到覆蓋文字、圖片、音視頻等數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)檔案資料的有效儲存和利用。同時做到檔案信息安全保管，硬件設施滿足“八防”要求，確保檔案實體與信息數(shù)據(jù)的安全。進行數(shù)字化的檔案，原則上實體檔案不再提供利用，最大限度減少利用給實體檔案帶來損壞，為醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展提供依據(jù)。

2.3 強化醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務知識和專業(yè)能力

建設項目檔案管理工作貫穿醫(yī)院建設項目全過程，其專業(yè)性要求水平高。因醫(yī)院建設項目工程往往投資多、規(guī)模大，形成的基建檔案資料多而且繁雜，這要求醫(yī)院檔案管理人員不但要有一定的檔案管理知識和較強的經(jīng)驗能力，還需要通過培訓、外出學習掌握一定的建設項目工程管理專業(yè)技術知識，了解建設項目檔案歸檔文件資料格式、分類、組卷等內(nèi)容的規(guī)范性，掌握項目前期階段、施工階段、竣工階段、運營階段形成的資料范圍，以確保建設項目檔案在不同階段檔案管理的準確性、完整性。

3 結束語

時代的發(fā)展推動了醫(yī)院的進步，做好醫(yī)院建設工程項目檔案資料管理工作，確保其及時歸檔和資料完整準確，可為醫(yī)院工作提供真實可靠的數(shù)據(jù)資料，為醫(yī)院將來的發(fā)展奠定基礎，提供可靠的保障。