某銅業公司固定資產管理問題分析及對策研究

◇廈門大學管理學院 劉若彤

本文運用文獻研究法和調查分析法對某銅業有限公司在固定的資產預算審批、購置驗收、登記使用以及維修報廢各環節進行分析，發現該公司固定資產管理仍存在著一些流程不規范、制度不健全等問題，亟待公司解決。因此，提出應加強固定資產管理，嚴格按照預算流程執行，規范填寫驗收記錄，各部門及時入賬，加強員工對設備的保養意識，完善報廢制度等。

1 某銅業公司固定資產管理現狀

1.1 公司概況

某銅業有限公司是某礦業集團旗下一家分公司，于2009開始建廠，在2011年底建成。公司年產陰極銅量30萬噸、黃金10噸等稀有貴金屬，占地面積達到77萬平方米。公司總共投資75億元，其中固定資產就約占了總投資額的一半，達到了35億元。

1.2 固定資產管理的目標

某公司固定資產管理目標有以下幾點：第一，使公司對固定資產的資源配置合理；第二，要確保固定資產的安全性和完整性，要對公司的生產經營起到促進作用；第三，要保證相關的會計記錄的真實、準確，當固定資產發生變動，要將變動及時進行入賬，要做到實存與賬存一致。

2 公司固定資產管理存在問題

2.1 預算環節

（1）預算流程不規范。公司制定預算制度與預算流程，但在實際工作中并沒有完全按照規定去執行。在2020年1月，倉儲部門提出申請，需要建造2間用于存放設備的倉庫，公司財務部門在1月份對此進行了預算，預算完成后，同樣由財務部門內部自行對這次預算工作進行了審批并給出意見。財務部門對審批后的預算方案進行了控制與調整。在公司實際進行預算工作時，工作流程不符合公司要求，即財務部門預算流程不規范。

（2）過于依賴財務數據。公司制定預算時要依據財務數據，這確實是可行的方法，也是不錯的選擇，但是如果過度依賴財務數據，預算結果就會不準確。公司負責編制預算的工作人員都是財務人員，財務部門在2019年通過技術部門的申報，對技術部的預算為20萬，但是在2020年技術部僅使用了10萬。只根據之前的財務數據去編制預算方案是不符合公司實際需要的，這樣編制預算缺乏科學性。

2.2 購置環節

（1）未嚴格執行購置制度。某銅業公司的固定資產購置制度有公開招標制度、合同制度等，進行采購工作時應采用貨比三家的方法，進行市場調查和多家、多渠道詢比價，然后確定供貨商。但是在一次采購辦公用品時，市場部卻沒有多家詢價，選擇了曾經采購過的店鋪進行購買，也沒有將價格報給公司管理人員詢問建議，自作主張進行采購，未嚴格執行公司的購置制度。

（2）驗收記錄填寫不規范。公司在收到固定資產后，固定資產管理部門由于一次性進行驗收的固定資產過多，完成驗收卻沒有及時對固定資產驗收單進行填寫，導致驗收日期不準確，核對困難。個別固定資產驗收單里的資產明細填寫不完整，填寫時忽略了設備的出廠日期、使用部門，固定資產驗收單內容與結算內容沒有一致對應。

2.3 登記環節

（1）入賬不及時。公司購買的計算機、辦公設備等固定資產沒有及時入賬，這是公司潛在的一個重要問題。公司出現資產管理部門已經收到購買的設備并已經進行了登記，但是由于資產保管人員工作懶散，不按時將收到的設備報給到財務部門進行登記，導致財務沒有及時入賬，出現財務的入賬時間與資產管理部門的入賬時間不一致。固定資產入賬時間與收到固定資產時間不一致，盤點時會出現賬實不符的現象，不及時入賬的固定資產有些不能被充分使用，時間久了容易被公司遺忘，對固定資產造成閑置浪費。

（2）登記制度不規范。公司管理人員不重視對固定資產的登記，忽視對登記固定資產臺賬的管理。固定資產有較多的使用部門，在領用固定資產時，一些部門只登記了其數量和日期，而沒有將部門名稱進行登記。對于一些新增的資產，登記臺賬的時候使用部門沒有準確的登記設備名稱信息，使計劃財務部門、資產使用部門和管理部門登記的信息不一致，賬賬不符。

2.4 維修環節

（1）員工對設備的保養意識不強。公司的固定資產管理人員意識不到對固定資產保養的重要性，設備在投入使用時，工作人員對設備也不注重保養，等出現了問題再對設備進行修理，這不僅加快了設備的折舊，同時也增加了維修費用。雖然公司一直以來將固定資產的管理責任分配給專人，但是也沒有增強員工對固定資產的保養意識，出現了員工對固定資產的不重視。保管固定資產的工作人員因為沒有受過設備保養的培訓，保養意識差，人員素質低，認為固定資產是屬于公司的，和個人沒有什么關系，不主動對固定資產進行保養，給公司造成損失。

（2）維修制度不健全。公司制定固定資產維修制度是為了使設備更好的工作，使用時間更長，生產能力更強，如此重要的工作，維修管理人員卻意識不到其重要性，雖然公司之前具備維修制度，但是現在來看并不健全。公司的維修制度中沒有對大修理和日常維修作出具體的區分[4]。也沒有將大修理和日常維修管理分別核算，一并計入當期，這樣在固定資產管理部門組織大修理比較多的時候，使修理成本高，而在大修理支出少的期間，成本費用較少。

（3）維修不及時。公司資產管理人員不重視對設備的日常維修工作，發現問題不及時維修。車輛出現小問題不影響使用時，工作人員認為不需要進行修理，車輛在存在問題的狀態下仍然被持續使用，等車輛不能正常使用了才去維修，增大了維修成本。不及時對車輛進行維修無形中減少了車輛的使用年限，最終使固定資產過早報廢。

2.5 報廢環節

（1）報廢處置制度缺失。固定資產管理的最后一個環節，就是對固定資產進行報廢。公司在進行設備報廢時，一直依據資產管理人員的工作經驗和公司一直以來使用的對于設備報廢處置的慣例，來對設備進行報廢處理，并沒有對報廢后的設備進行回收和管理，也沒有認識到固定資產報廢處置有多重要。（2）報廢流程不規范。2018年，公司擬定將5間陳舊的小廠房拆除，重建兩座大廠房。5間小廠房還未進行報廢處理，但是因施工任務緊急，公司固定資產管理人員根據自己的經驗對小廠房進行了查看，認為可拆除，但是未經財務部門審核，也未經公司單位負責人審批，擅自帶領施工隊伍對小廠房進行了拆除，導致本次報廢固定資產的后續工作中出現了很多問題。公司的固定資產保管部門，雖然在日常保管中還能發揮其職能，但在固定資產的報廢過程中，沒有完全履行相關流程，對固定資產隨意報廢，也沒有規范的報廢流程，使資產浪費，給公司帶來嚴重的損失。

3 完善公司固定資產管理的建議

3.1 改善預算環節存在的不足

（1）規范預算流程。對于公司來說，不僅要編制好預算制度，更重要的是，應該規范地按照預算制度和流程去執行預算，否則公司預算制度就會流于形式。公司應加強對預算制度執行過程中的監督和控制，并分析調整，對預算制度的日常執行情況進行監控，保證預算工作按照規范的流程進行。在財務部門進行預算之后，預算管理委員會應進行審批，不能全由財務部門完成。對執行情況進行全面分析，便于改進預算制度。公司應完善預算考評制度，嚴格考評經營管理者及員工的執行效果，發揮激勵作用。應重視預算工作的規范化管理，在編制預算時公司各部門間要溝通協調，規范預算流程，是實現公司目標、提高公司經濟效益的首要任務。

（2）合理編制預算。編制預算方案，不能過度依賴以往的財務數據，應該根據部門實際需要來編制下一年的預算，考慮各部門下一年是否要更新設備、增加預算等情況，部門之間應該做好溝通協調工作，避免出現預算不足或超過預算等情況。不能只由財務部門去做預算，其他部門應該配合財務部門一起完成預算的編制工作。動員公司的每一個員工參與預算，為公司的預算管理工作出謀劃策，實現全員參加，由于編制預算的工作由大家共同完成所以更容易被大家接受，這對公司預算的編制也起到很重要的作用。同時，公司應在每年中期對本年度的預算作出修改，以確保預算的可控性和合理性。

3.2 改善購置環節存在的不足

（1）嚴格執行購置制度。公司制定了比較健全的購置制度，員工應該嚴格按照制度執行，不然制度便起不到它的作用。采購人員采購時應該多家詢價，選擇對公司最合適的供貨商，監察審計處和財務處人員也要提出合理性意見，不要把所有權限都交給采購人員；公開招標采購應該在確保供應商能力的前提下嚴格審核供應商的資質和信譽。應該嚴格遵守公司的購置制度，按購置流程采購，公司原則上的申購部門為使用部門，由使用部門資產管理員或經辦人填寫“固定資產申購單”，使用部門負責人一級審核，經資產主管部門二級審核后操作，確需采購的，根據授權審批權限報資產主管部門分管領導審批后，交由采購部門實施采購；計劃財務部根據審批結果提供固定資產編號，并反饋給采購部門。

（2）規范地填寫驗收記錄手續。固定資產驗收完畢應及時填寫驗收單，驗收合格一種，相應工作人員立即填寫一張，保證驗收日期準確。市場處組織資產主管部門、使用部門進行驗收，根據需要技術部門和相關職能部門共同參與驗收；由市場部填寫“固定資產驗收單”，驗收人員簽字確認，同時作為使用部門的簽收依據。多項資產無法單獨進行管理，只能整體打包做為一項資產組合入賬的，在填寫驗收單時，每項資產子明細應填寫完整，固定資產驗收單內容與結算內容保持一致對應。計劃財務部審核結算必須使用原件；原則上當天驗收完成，特殊情況最遲不得超過兩天，從到貨之日起計算。

3.3 改善登記環節存在的不足

（1）應及時入賬。財務部為了保證入賬的準確程度，應及時錄入增加和減少的固定資產卡片信息。應盡量利用公司的核算軟件進行數據整理，并實行圖文和數據管理，保證信息錄入及時，準確，保證賬賬相符，并完善固定資產的賬、卡、物等賬面信息。還應做好監督固定資產管理的落實及執行工作，定期對固定資產管理的部門提出考核意見和建議。資產管理部門應及時將收到的設備報給財務部門，讓財務登記，保證信息一致。

（2）完善登記制度。公司為了有效的管理固定資產，必須完善登記制度，財務部門和資產保管部門應統一登記設備名稱，保證信息一致，有利于資產核對、清查。公司需要做到及時登記設備信息，財務部門和使用部門應該各自建立固定資產臺賬，對固定資產的使用時間、領用部門以及放置地點逐一進行登記。對于公司存在的擅自處置固定資產、外借、轉移等現象，應建立相應的登記制度。由于員工管理不善造成損失，要查明原因，確定到底是誰的責任，根據實際情況作出相應的處罰，造成的損失按資產價格予以賠償。當工作人崗位調動時，負責管理臺賬的工作人員應該做好后續的移交工作。

3.4 完善使用環節存在的不足

（1）健全日常使用制度。公司一直以來非常重視對固定資產日常使用的管理，但在使用環節容易出現特殊情況，所以管理起來也比較困難。公司是重工業企業，冶煉設備和礦山的各種車輛以及各種辦公設備，種類多，管理起來非常困難，因此對固定資產管理人員要求更加嚴格，以提高管理水平。公司應作出明確規定，對于筆記本電腦這類易攜帶的固定資產只能在工作地點使用而不能帶出去，因為員工自身原因造成損壞等后果均應由使用人員照價賠償。固定資產原則上不允許外借，經批準確需外借的，由外借人或外借單位承擔借用期間的資產折舊費用、相關稅費和全部運營費用，即按經營性租賃業務收取租賃費，外借前原則上需要提供擔保，擔保價值不得低于借出時點的資產凈值，并需要預交借用期間的租賃費。

（2）提高固定資產使用效率。面對公司出現的固定資產使用率低這種情況，公司為了提高其使用率，應該將資源合理化分配，物盡其用，有些固定資產已經能滿足公司的日常使用了，就不要繼續購置，避免閑置浪費的情況出現。公司有幾輛由于購置過多而長期閑置的車輛，對于已經出現閑置的固定資產，應進行合理調劑，使它們發揮最大作用。要根據公司生產經營的需求，合理利用分配固定資產，實現固定資產的高效利用。固定資產管理人員應及時核對清楚閑置的資產放在哪里，它們的使用狀況，了解正在使用的固定資產都在哪些部門，狀態如何，提高固定資產的使用率，合理利用公司固定資產，也會增加公司效益。

4 結論

通過對預算環節分析，建議公司應規范預算流程，并合理編制預算。從固定資產的購置登記方面，公司進一步完善固定資產登記制度，資產管理部門和財務部門在收到固定資產后應及時登記。公司應健全固定資產日常使用制度，提高固定資產使用率，實現資源的合理配置。應健全維修制度，并提高員工設備保養意識，減少維修費用，防止因固定資產維修不及時影響公司生產經營活動。建議公司完善報廢處置制度，規范報廢流程，提高固定資產的管理效率。