精細化管理在人力資源檔案管理中的應用分析

謝瑩華 魚臺縣公共就業和人才服務中心

人事檔案作為一個復雜程度極高的信息綜合體，主要包括了人員學歷、職稱、工資水平、業績考核結果，學習進修經歷等相關內容。精細化人事檔案管理，則更加體現出了事業單位工作人員專業技術與職業能力等指標。我國城鎮化進程加快的同時，事業單位獲得了更多的發展契機，新聘用人員的調入和考錄引發的人力資源管理問題，引起了社會各界的廣泛關注。所以事業單位應按照時代的發展進步，合理化組建人才培養梯隊，從根本上促進人力資源管理體系的有效提升。

一、人力資源檔案管理價值作用

1.社會的不斷發展和進步，對企事業單位人事檔案管理工作提出的要求越來越高。企事業單位數量和規模擴大的同時，從業人員的數量也持續增加，也在一定程度上增加了其人事檔案管理工作的難度。傳統人事檔案管理模式對企事業單位的建設和發展產生了極為不便的影響。因此，企事業單位檔案管理人員應該順應時代發展的需求，轉變人事檔案管理思路，積極探索精細化人事檔案管理模式，轉變傳統工作思路，優化人事檔案工作內容，全面構建企事業單位精細化人事檔案管理體系[1]。

2.合理運用精細化人事檔案管理策略，全面提升人事檔案管理工作質量和效率。精細化人事檔案管理體系的建設，有效減少了無效資源的消耗量，降低了企事業單位人事檔案管理工作的成本。隨著人事檔案管理目標和任務融入每一個工作環節，人事檔案管理人員必須準確把握各個細節的重點內容與核心價值，確保了人事檔案管理工作目標的順利實現。

3.人事檔案精細化管理模式的應用，加快了傳統人事檔案管理模式創新改革的速度。傳統的人事檔案管理主要由資料收集、信息整理、材料歸檔、信息調取利用等幾部分組成，在開展人事檔案管理工作時，相互之間銜接不流暢，制約了人事檔案管理工作質量和效率的提升。這些都說明，隨著社會的發展和進步，傳統粗放式人事檔案管理模式，不僅不利于新時期企事業單位人事檔案管理工作的要求，而且制約了人事檔案信息利用率的提升。精細化人事檔案管理模式先進理念的普及和應用為標準化、目標化、流程化人事檔案管理體系的構建提供了強有力的技術支持，強化了人事檔案管理人員的責任意識，提高了人事檔案管理工作的成效。

二、人力資源檔案管理存在的問題及原因分析

（一）問題

首先，資料短缺。傳統人事檔案管理模式下，工作人員在預審人事檔案時，經常遇到人事檔案中部分材料短缺現象，檔案佐證材料短缺問題不僅嚴重影響了人事檔案資料的完整性，增加了檔案管理人員的工作負擔，而且對一些重要信息缺少依據支撐。其次，檔案材料完整性嚴重不足。檔案管理部門在開展檔案專項審核工作時發現，大量檔案歸檔資料都存在著資料不全的問題，特別是員工工資、職稱、職位、履歷等相關情況變動的材料幾乎都存在著完整性不足的問題。甚至于部分檔案在存檔期間因為出現了內容不完整、準確性不足、要素不全等情況，影響了檔案材料規范管理工作的效率。最后，檔案資料內容不準確。根據檔案材料內容準確性預審分析結果發現，很多檔案材料中都存在著檔案記載內容信息不一致，前后矛盾內容失真的情況。比如，員工檔案中記錄的員工出生時間、工作時間等信息前后不一致，工作經歷、教育經歷等內容與實際情況差異過大且不完整等現象[2]。

（二）原因

1.缺乏人事檔案管理工作重要性的認識。部分企事業單位在發展過程中，忽略了人事檔案管理工作的重要性，人事檔案管理人員整理人事檔案資料時，員工未能主動配合檔案管理部門及時進行個人信息更新、歸檔材料提交等相關工作，影響了人事檔案資料內容的有效性和準確性。檔案管理人員缺少人事檔案管理工作特殊性與重要性的認知，認為人事檔案管理工作是一項內容繁雜、沒有任何經濟效益的工作，經常以消極心態對待檔案管理工作，導致其在填寫員工檔案資料時出現了內容填寫不認真、敷衍了事的情況，增加了人事檔案內容出現錯誤的概率。

2.企事業單位員工人事檔案管理制度不完善，導致檔案管理環節出現了不嚴謹的情況，影響了人事檔案后期的調閱和使用。比如，人事檔案內容界定模糊不清，人事檔案管理人員對于人事檔案材料歸檔范圍界定模糊不清，出現了應歸檔材料沒有及時歸檔，無須歸檔材料卻歸檔的情況，導致人事檔案資料出現了準確性偏低的問題。

3.檔案管理條件嚴重落后。我國針對檔案管理工作提出的規定和要求，檔案保管庫房不僅要配置通風、防潮、防火等設備，而且在檔案日常保管過程中，制定完善的防蟲、防霉、防盜管理措施，提高檔案庫房的安全水平。然而實際情況卻是，部分檔案庫房不僅設備陳舊，管理手段落后，而且檔案資料防火、防潮、防蟲等安全管理措施也存在嚴重缺失或漏項等情況，甚至于出現人事檔案資料隨意堆放情況，增加了安全隱患的發生率。此外，檔案管理單位在開展人事檔案管理工作時，現有檔案管理模式已經無法適應新時期檔案管理事業發展的需求，比如，大多數檔案管理單位缺乏檔案管理網絡系統，仍然采取手工填檔、電子表格等簡單的管理模式，并未按照要求普及和應用計算機技術建立完整的人事檔案管理系統，所有人事檔案材料的查閱，主要是依靠人工操作，這種原始的手工操作方式，不僅增加了原件調用的頻率，而且容易導致原始檔案資料因為出現紙張發黃變脆以及字跡褪色等問題，嚴重影響了檔案資料保管的安全性與完整性[3]。

三、精細化管理在人力資源檔案管理中的應用

（一）加強檔案信息化建設，提升檔案利用效率

信息化管理體系的建設是人事檔案管理工作模式創新改革的必然趨勢，通過構建人事檔案信息化管理體系性，不僅實現了將原本無法長時間保存的紙質檔案以數字多媒體形式保存于人事檔案管理軟件中的目的，而且形成了人事檔案紙質管理方式與數字化管理方式并存的工作模式，全面促進了企事業單位人事檔案管理工作質量的有效提升。

1.完善人事檔案信息數據量。檔案管理人員在開展人事檔案管理工作時，應該充分重視人事檔案信息數據庫建設的重要性，以便于檔案管理人員在整理檔案資料時，可以通過信息數據庫檢索符合要求的檔案資料，簡化人事檔案管理工作流程，降低了人事檔案信息收集和整理工作的難度，促進人事檔案管理工作質量和效率的不斷提高。比如，檔案管理人員應該在分析人事檔案數據庫中的檔案資料信息的基礎上，根據個人基本信息、專業能力、人事聘用任免、進修培訓等內容進行分類歸納和整理，制定人事檔案管理工作的制度，精細化管理檔案數據信息，擴大了人事檔案信息的覆蓋面，為后續員工崗位調整、職稱評定等工作的開展提供了完整的人事檔案資料[4]。

2.人事檔案信息化管理系統的建設。計算機技術與大數據技術的應用加快了人事檔案信息化管理系統建設的速度，檔案管理部門在信息化人事檔案管理系統建設過程中，應該充分發揮大數據技術的數據分析功能優勢，在檔案信息調取過程中，合理運用高級檢索功能精準定位符合要求的檔案信息。企事業單位在建設人事檔案信息化管理系統時，應該充分考慮人事檔案信息資料的完整性與真實性，利用計算機技術和大數據技術，分析檔案信息資料的內容，避免因為檔案信息資料出現失真等問題，影響人事檔案資料內容的完整性。由于人事檔案管理涉及了企事業員工的個人隱私信息，因此檔案管理部門應該充分重視人事檔案信息化管理系統中防火墻技術應用的重要性，確保人事檔案數據信息始終處在安全狀態下保存。此外，隨著網絡信息技術的不斷發展，計算機系統隨著時間的推移也必然會出現更新換代的情況，所以檔案管理部門必須緊跟時代發展的腳步，合理利用先進計算機系統，優化和完善人事檔案管理模式，促進人事檔案管理工作的高效開展。

（二）規范工作標準，提高人事檔案質量

檔案管理部門在日常工作過程中，應該嚴格按照人事檔案管理的相關制度和要求，規范檔案管理工作人員的工作行為，認真履行人事檔案管理工作的職責，才能達到有效提升自身檔案管理水平的目的。首先，切實做好人事檔案資料鑒別、歸檔的相關工作。針對工作人員收集的人事檔案資料，必須在歸檔保存前，安排專人對資料的真實性和有效性進行鑒別，完善檔案信息歸檔資料的相關手續，最后再按照檔案資料的內容完成歸檔工作，以保證檔案資料內容的完整性和準確性。對于鑒別過程中出現的不符合資料歸檔要求的材料，應該按照相關標準和要求對其進行相應處理，切不可擅自歸檔。如果經過鑒別確定檔案資料具有歸檔保存價值，則應在完善檔案資料歸檔保存手續后予以保存。其次，統一規范檔案的裝訂與立卷工作。所有紙質檔案材料的歸檔必須使用規格統一的紙張，然后按照要求進行裝訂，避免因為紙質檔案資料在裝訂保存過程中出現材料編號位置錯誤等情況，影響紙質檔案資料保存的完整性。最后，規范檔案材料。在檔案材料收集整理完成后，工作人員必須嚴格按照檔案材料裝訂時限、檔案保管溫度、濕度等要求，做好檔案材料歸檔前的防蟲防蛀工作。此外，檔案后期借閱過程中，檔案管理人員應該嚴格按照借閱手續的要求，做好檔案資料轉入、轉出、材料接收、查閱、借閱等登記工作，避免因為人為因素導致檔案資料出現破損、遺失、泄密的情況發生，影響檔案資料的安全性[5]。

（三）改善檔案管理設施，提高管理人員素質

隨著社會的不斷發展和進步，企事業單位的人事檔案管理工作，不僅要加大人事檔案管理基礎設施投入的力度，而且還應切實做好從業人員綜合素質培養的工作，滿足時代發展對人事檔案管理工作提出的多樣化需求。先進檔案管理設施的推廣和應用，提高了人事檔案精細化管理工作的效率，企事業單位在開展人事檔案管理工作時，應該積極爭取領導的支持，加大先進檔案管理設施和設備采購的力度，針對當前人事檔案管理工作的內容和要求，選擇具有獨立防火且防潮的專用庫房作為人事檔案管理室，組織檔案管理人員開展防火、防潮、防蛀等專項安全檢查工作，確保人事檔案保存的安全性與完整性。人事檔案管理工作是一項規范性與政策性特點突出的工作，要求從業人員必須具備較高的政治素養與業務能力，才能保證人事檔案管理工作的要求。嚴格按照保守秘密、嚴守紀律、甘于奉獻、嚴謹認真的原則和要求，參加人事檔案的管理工作，檔案管理部門應該針對當前人事檔案管理工作中存在的問題，定期組織檔案管理人員參加政治理論學習和業務知識培訓活動，要求檔案管理人員在系統性學習黨和政府、企業制定的有關于人事檔案管理的相關政策、法律法規的前提下，促進人事檔案管理水平的有效提升，在確保人事檔案材料完整性、準確性與安全性的前提下，推動精細化人事檔案管理工作的有序開展[6]。

（四）強化責任追究，完善檔案管理

為了達到促進檔案管理精細化管理水平有效提升的目的，檔案管理部門應該嚴格按照新時期人事檔案管理工作的要求，構建規范、科學、標準的人事檔案管理體系，要求檔案管理人員必須將相關制度和標準落實到人事檔案管理工作中，優化和創新精細化人事檔案管理策略，提高人事檔案管理工作的質量和效率。在嚴格執行《檔案法》《干部檔案工作條例》《流動人員人事檔案管理服務規定》等相關規章制度的前提下，嚴格按照人事檔案精細化管理工作的要求，建立完善且符合企事業單位檔案管理、查閱、借閱、保管、保護等要求的管理制度，明確檔案內容歸檔范圍、責任主體、裝訂標準、借閱程序、保管要求以及獎懲考核等各個環節的工作要求，促進人事檔案管理制度化、標準化、規范化、科學化發展，提高精細化人事檔案管理的水平。此外，在檔案管理工作中要加強監督落實責任，一旦發現檔案管理人員出現了違規操作的行為，造成的檔案資料丟失或損壞問題，必須予以嚴厲的處罰，追究直接責任人的責任，保證人事檔案管理工作的嚴肅性。

四、結語

總而言之，為了提高新時期企事業單位人事檔案管理工作的效率和質量，檔案管理部門必須緊跟時代發展的步伐，充分利用計算機、大數據等先進技術手段，創新人事檔案精細化管理模式，構建人事檔案信息化管理體系，夯實企事業單位人事檔案管理工作基礎，提高人事檔案管理工作水平，推進企事業單位人事檔案管理工作制度化、規范化、科學化、精細化建設進展。