衛生事業單位干部人事檔案管理優化研究

宮峰 鄒平市衛生健康保障中心

衛生事業單位干部人事檔案，是衛生事業單位人事、組織等部門以黨的干部政策為依據，在選拔、任用以及培養干部工作過程當中形成的，能夠記錄干部個人經歷、工作實績、政治思想等相關內容，并以個人為載體，進一步交由衛生事業單位干部人事檔案管理部門進行統一集中保存管理的文件材料的統稱。值得注意的是，人事檔案通常被視為衛生事業單位上級機關全方位、歷史性考察了解、正確選拔任用干部的客觀科學的參考憑據[1-2]。與此同時，縣級及縣級以上的全民所有制醫療機構普遍是衛生管理干部與技術干部集中的事業單位，由此說明做好衛生事業單位干部人事檔案管理工作，深入挖掘人事檔案信息資料利用價值，能夠使衛生事業單位干部人事工作順利、有序開展。此外，從現狀來看，衛生事業單位干部人事檔案管理工作開展期間，尚且存在一些有待解決的問題，包括檔案審核問題、檔案管理人員意識問題等等。為了解決這些問題，提高衛生事業單位干部人事檔案管理工作質量水平，鑒于此文章針對“衛生事業單位干部人事檔案管理優化”展開分析研究的價值意義顯著。

一、衛生事業單位干部人事檔案管理現狀問題分析

衛生事業單位干部人事檔案管理是一項系統化的工作，復雜程度較高，從現狀來看，在此項工作開展期間，仍存在一些較為明顯的問題。具體而言，主要問題如下：

（一）檔案審核方面的問題

當下我國衛生事業單位干部人事檔案管理普遍存在材料審核力度不足的問題，比如在干部人事檔案審核工作當中，存在“三齡、兩歷、一身份”的鮮明特點，干部檔案內容記載日期不同、時間跨度相差過大、學歷經歷填寫不夠規范等問題較為明顯。與此同時，干部檔案材料中存在的“厚古薄今”問題比較常見，即在干部檔案信息內容當中，早年工作、學習經歷材料內容的比重很高，而參與工作之后評聘專業技術職務、培訓等檔案信息材料內容占比則偏低，顯然這樣難以真實展現干部的工作素養面貌[3-4]。此外，個別干部檔案內容中牽涉社會關系與家庭情況的歷史材料過多，才能、業績等相關信息檔案資料較少，顯然這樣難以真實、客觀地反映干部的個人才能與業績等指標信息情況，不利于干部的選拔任用及晉升。

（二）檔案管理人員意識方面的問題

干部人事檔案不同于普通人事檔案，傳統模式下實行的相對封閉、單一化管理模式，易產生一系列的管理弊端問題，從而使干部檔案管理人員與檔案采集人員的關系受到不良影響，而且還易出現各種誤會與誤解，使社會大眾對人事檔案管理工作的認同感難以得到有效提高。從檔案形成部門人事檔案管理人員、廣大干部群眾、領導階層角度分析，或多或少潛在檔案意識薄弱的情況，使干部人事檔案管理的內、外部之間的協調性不足。以領導階層為例，對人事檔案管理存在著認知層面的偏差，片面或錯誤認為任用干部僅在于看重現實表現，對干部人事檔案還需提高重視。

（三）工作行為方面的問題

一方面，檔案管理部門在干部人事檔案的價值、作用方面了解不足，檔案管理意識相對薄弱，集中體現在部分干部檔案內容填寫不全，特別是對審查材料而言，未能使用藍黑墨水或者碳素筆，在隨意使用圓珠筆填寫的情況下，且填寫的內容慎重度不足，隨心所欲，對個人檔案材料抱有不負責任的態度。比如，所有取得的獎勵、職稱、學歷未能及時呈交，對組織需要的個人檔案材料不配合工作，未能及時提供。個別干部受利益驅動影響，存在弄虛作假行為，使個人檔案內容失去真實性與有效性，使干部日后任用調動缺乏有效檔案材料佐證。

另一方面，檔案材料管理部門，在日常工作中形成的干部人事檔案材料把關過于疏忽，工作態度不夠認真負責，未能遵循相應的流程規章進行作業，隨意性過強，個別人員對經手材料需交由干部人事檔案管理部門進行統一歸檔缺乏足夠認識。再者，干部人事檔案材料的來源渠道較多，凡與干部產生聯系的部門或單位，均可能形成相關人事檔案材料，顯然這會在很大程度上增加材料搜集工作的量與難度。

由此可見，檔案管理人員工作行為問題較多，考慮到干部人事檔案管理工作質量水平能夠得到有效提高，需采取有效方法，使檔案管理人員的工作行為更加規范、正確。

（四）管理創新問題

從目前來看，即便大部分干部人事檔案管理人員在政治素養方面較好，但還需提升檔案管理創新意識。通常情況下，衛生事業單位的人員規模相對有限，對干部人事檔案管理工作重視性不足，部分干部人事檔案管理人員未經系統化培訓，相關檔案管理工作交由兼職人員或臨時借調人員負責。如果檔案管理人員對干部人事檔案管理工作的理解僅停留在簡單的歸檔階段，則難以充分挖掘干部人事檔案信息的價值與作用。與此同時，大多數衛生事業單位干部人事檔案管理人員自身工作積極性不足，且創新意識薄弱，存在疲于應付日常工作的情況，其工作創新理念缺失[5-6]。此外，干部人事檔案管理工作是一項兼顧操作性、機密性、專業性、政策性的工作項目。在實際管理工作開展期間，管理創新意識的提升、管理創新方式方法的應用至關重要，因此需重視檔案管理人員管理創新能力水平的提升。

二、衛生事業單位干部人事檔案管理具體優化措施分析

如前所述，衛生事業單位干部人事檔案管理工作現狀問題較多，為解決相關問題，需采取有效優化措施。結合實踐工作經驗可知，具體的優化措施包括：

（一）搭建完善的人事檔案管理長效機制

當下我國衛生事業單位已全面推行公開招聘機制，意味著人事變動問題在單位內部較常發生，尤其是在干部工作調轉方面較為頻繁。而衛生事業單位的干部不同于普通干部，其所接受的考核考察與培訓任務相對繁重，使所形成的檔案資料內容更加復雜，由此說明干部人事檔案管理工作的涉及面廣泛多樣，對干部人事檔案資料搜集提出了全新的要求與標準。對此，相關檔案管理工作人員需重視搭建完善的檔案資料內容搜集機制。具體而言，需結合搜集機制，以源頭搜集理念為基礎，明確干部人事檔案的搜集范圍、工作方法、搜集要求，將突擊搜集與日常搜集、定向搜集與普通搜集相結合，提高資料內容的真實性，規范搜集流程等。

與此同時，需以組織人事工作的具體需求為依據，主動調整干部人事檔案的歸檔范圍，有目的性、有選擇性反映現實動態，以此提高檔案資源的利用率，進一步提升檔案服務水平。當然，還需合理考量干部各項材料的比重，確保能夠真實準確、立體完整地反映出干部的基本工作素養情況[7-8]。比如，通過搭建干部近期工作業績檔案的方法，及時對干部的工作實績、近期重要工作的表現、重大工作任務的完成情況進行考核考評，做好相應材料的更新整理。

此外，需充分重視建立干部工作能力檔案，側重歸檔干部繼續教育、專業水平、文化程度、參與各種資格考試與專業技術資格評聘等，能夠反映個人才能的材料。適當增設干部廉政誠信材料，結合實際情況決定是否需要歸納各項材料內容，包括離任審計、貪污受賄、廉政考核等材料內容，以此有效監督干部個人廉政及信用行為，并確保能夠真實反映干部的個人道德品質。

（二）規范檔案收集，保證檔案資料的真實性

在衛生事業單位干部人事檔案搜集工作環節，需適當簡化、優化原有的整理流程，比如對干部人事檔案采取的用紙兼收模方式，可適當放寬干部檔案用紙規格方面的要求，即歸檔材料剪裁與裝訂標準需放寬，其中案卷僅以下邊及左邊保持對齊即可，上邊與右邊以A4紙作為標準，A4紙張與16開紙張均可接收。除此之外，針對超過A4紙張長度與寬度的紙張，可進行規范折疊處理，在保證原件真實性的基礎上，省去原有煩瑣的整理流程，進一步提升檔案資料整理工作效率[9]。

（三）合理引進現代化計算機技術

信息化技術的應用是衛生事業單位干部人事檔案管理模式的一大主流發展趨勢，由此說明強化衛生事業單位的干部檔案現代化管理力度，需以信息技術為基礎，進一步搭建現代化干部人事檔案管理平臺。具體而言，主要做法為：

深化干部人事檔案利用與服務的關鍵性要點在于，將計算機技術引進檔案管理流程當中，通過搭建完善的干部人事檔案計算機輔助管理機制，充分發揮管理軟件與計算機技術在衛生事業單位干部檔案管理的作用，使干部人事檔案紙質信息及時向數據信息轉變，進一步實現衛生事業單位干部人事檔案紙質與電子雙套管理的目標。當然，還需細化檢索范疇，通過設置權限層級的方法，保證檔案資料的安全性。

積極推行保密機制，結合不同的審核及利用要求，實現快速精確傳輸檔案信息的目標，以此保證衛生事業單位干部人事檔案信息檢索的便利性，規避反復調用、人工翻閱紙質檔案產生的損害，確保所有紙質檔案得以長時間有效保存。

通過搭建干部人事檔案數據信息庫的方法，完成信息平臺建設工作。具體而言，需做好干部人事檔案內容的整合工作，采集、錄入具有使用價值的信息，明確要求干部人事檔案的管理人員及時搜集、審核、鑒別每一位干部形成的檔案材料，充分發揮檔案管理工作的督促作用。

通過干部人事檔案信息數據庫的構建，可以使動態化管理人事檔案信息的要求得到有效滿足。需認識到，在過去紙質檔案歸檔期間，部分內容普遍局限于統一的格式或專門的用途，比如干部履歷表、干部任免審批表等。而電子檔案數據管理模式與其相比，更為靈活，且內容趨向個性化。除登記經審核無誤的常用重要干部基本信息外，更能立足新形勢下衛生事業單位干部管理與組織人事工作的要求，利用實時捕捉技術方法，及時補充干部個人的全新信息材料，從而達到充實檔案資料內容的目標，比如增設誠信、廉政、工作業績等方面的項目信息，以此形成可識別干部個性特點、工作能力的干部人事檔案，確保信息數據庫內所有數據完整全面、豐富實用[10]。

此外，數據庫的構建，其故步自封便于檔案信息資料的檢索、查找。對此，需構建精細準確、功能先進的計算機檢索系統，使干部信息統計、綜合分析、整理研究工作順利有序開展，使檔案信息的組織化程度提升，確保在人事工作開展期間，能夠為干部實際情況分析提供有效憑據。

（四）強化檔案管理人員的人事檔案管理意識

在實際管理工作開展過程中，相關衛生事業單位可通過搭建思想過硬、專業技術較強的干部人事檔案管理隊伍的方法，強化檔案管理人員在人事檔案管理工作的意識。具體而言，將干部人事檔案工作視為政治方面的一項重點工作任務，通過強化檔案管理人員職業道德教育、管理考核力度的方法，遵循相應工作原則、規章機制進行作業，針對搜集難度較高的材料，注意關注人事變動與干部個人的動態化發展情況，做到積極督促、主動搜集。與此同時，需側重搭建吸納、留住優秀人才的有效激勵工作機制，積極開展檔案管理人員理論知識與業務技能方面的培訓活動，提倡管理人員廣泛參與檔案管理相關培訓班與學術研討會，促進管理人員業務能力水平的全面提升，確保能夠完全勝任衛生事業單位干部檔案管理工作，進一步使衛生干事業單位干部檔案管理工作質量水平能夠得到全面提升。

三、結語

通過文章的分析研究，認識到干部人事檔案能夠記錄干部的成長信息，在提供完整、準確、真實可靠的干部人事檔案信息的基礎上，能夠滿足選拔人才與科學任用人才的要求。因此，相關衛生事業單位需嚴格貫徹“具體問題、具體分析”的基本工作原則，加大對干部人事檔案管理工作的重視程度，融入創新發展理念，積極開展干部人事檔案管理工作，使干部人事檔案管理工作能夠滿足衛生事業單位的改革需求。并且，需逐步完善人事檔案管理技術保障體系，規范、優化現行管理模式，側重打造科學合理、切實可行的人事檔案管理體系，從而使衛生事業單位干部人事檔案管理質量得到有效提高，進一步全面促進我國各地區衛生事業單位管理工作事業的穩步、可持續發展。