新時代檔案規范化管理創新

◎尚春燕

（作者單位：大慶市讓胡路區東湖街道辦事處）

新時代基層街道辦事處是密切聯系群眾的關鍵單位，在推進基層治理、服務社區群眾工作中發揮出承上啟下的橋梁與紐帶作用，具體而言，基層街道辦事處負責處理日常行政、來往接待與辦公文秘等工作，做好各級機關單位同社區群眾的溝通、協調與聯絡工作，起草、審核與下發各類通知文件，還應負責各項應知應會的制度文件的傳播與宣傳工作等，這些工作具有涉及面較廣、工作對象較為分散、服務受眾年齡文化差異較大的現實特征，這就增加了日常工作的推進難度。各項工作的開展與實施，都會形成大量的文字材料，這些材料就是各項工作順利推進的最終見證，應作為寶貴的檔案資料進行收集、整理與保管。隨著各項管理機制的日益嚴格，新時代基層街道辦事處檔案管理工作的要求也不斷提升，實現檔案材料的科學化、系統化、規范化管理。街道辦事處工作人員就應更新工作理念，不斷提升檔案管理規范化程度，為這些資料的后續開發利用提供有效保證。

一、街道辦事處檔案材料規范化管理的具體要求

其實，從工作屬性來看，檔案資料實施規范化管理并不是一個嶄新的概念，是一項基本要求，這是規范化建設只有起點、沒有終點，是一個不斷完善的發展過程，隨著新時代各項管理機制的完善，檔案材料規范化管理也蘊含了新的時代內容，需要再次引起基層工作人員的高度注意。街道辦事處檔案管理主要涉及到這幾個模塊的內容：執行檔案管理政策精神，對年度檔案管理工作進行科學規劃；按照年度規劃，分門別類收集各類原始檔案資料；按照檔案管理規章制度的要求，對原始材料進行征集、保管、歸檔、著錄、卷標與保管工作，便于以后查閱。新時代檔案材料規范化管理也包含著新的要求，對一些具體條款進行了修正，一切條款與標準也更加嚴格、具體，可執行性效果更為明顯，重在對檔案材料進行優化、統一與簡化管理，不斷提升基層單位檔案管理的科學化、數字化程度，力爭檔案管理具備較高時效性、具備較強法律效力、內容更加詳實，增強這些材料的后續開發利用價值。新時代檔案管理規范化的終極目標，就是確保每個細節、每份材料都經歷系統、常態的標準化流程管理，工作人員嚴格控制每一份材料，條件具備的單位還可以進行數字化處理，達到系統管理、全員管理、制度管理等終極目標，徹底改變以往檔案收集不完善不系統的局面，實施科學化流程管理，提升檔案材料收集與整理的工作效率。從實際運行來看，新時代檔案材料規范化管理的前提就是機制建設，通過機制來嚴格實施檔案收集的過程管理，增強基層街道辦事處自我修復與自我完善功能，能主動適應不斷變化工作內容的挑戰，更好地履行服務社區群眾、做好基層治理的時代重任。

二、新時代檔案材料規范化管理工作中需要改進的項目

1.檔案材料規范化管理工作意識不夠濃厚。

從實際工作來看，基層街道辦事處每天都要處理、面對大量的日常工作，需要溝通、協調、組織與推動方方面面的工作，每天都處于超負荷運轉狀態，再加之普遍面臨人手不足的情況，故此，工作人員的重心都放在日常工作之中，對檔案材料的收集與整理的重視程度距離上級部門的要求尚有一定的距離，有時在收集檔案材料時，出于時間緊任務重的工作壓力，存在簡易化現象，這就影響了檔案管理工作的正常推進，缺乏信息化、制度化、標準化與系統化的規范化收集整理工作意識，影響了一些具有寶貴收藏價值的檔案資料的收集與整理。有的街道辦事處在規定的時間內完成了檔案收集與整理工作，但是并沒有嚴格執行規范化整理的相關標準，也沒有嚴格遵守標準化收集流程，這就不利于這些材料的后續查閱、檢索、開發與利用等工作的推進。新時代我國街道辦事處也意識到檔案材料規范化管理的重要性，也高度重視規范化、制度化與標準化工作機制建設，當時由于工作壓力的影響，有時難以有足夠的的時間來依據相關標準進行細分整理，只能按照傳統的著錄方式進行統一收集，也就難以挖據出價值量最高的檔案材料。

2.檔案材料規范化存儲依然需要進一步改進。

新時代隨著基層治理工作的有序推進，我國街道辦事處的工作場合、辦公室設備普遍得以改善，辦公條件得以有效提升，但是，由于長期存在的客觀因素，除了極少數經濟發展較為充分的基層社區外，絕大部分地區基層單位依然面臨辦公場所較為狹窄、智能化辦公設備較為欠缺的現實難題，很多街道辦事處中眾多工作人員擠在一個辦公室內，依靠陳舊的電腦、打印機與復印機進行文字材料處理工作，缺乏標準化檔案室、檔案館，很多檔案材料就只能暫時存放在辦公室、庫房，這就造成了隨意擺放、隨機堆放的問題，不利于后續的查詢檢索，也不利于安全管理，稍有不慎就會出現丟失、損毀情況，甚至是被水泡、失火等問題的出現。除了傳統安全管理外，隨著檔案材料數字化管理模式的推進，很多街道辦事處都開始重視檔案材料信息化管理，改進管理理念，對傳統的紙質檔案材料進行電子化、信息化與數字化處理，開始用數字化檔案來替代紙質檔案。但是檔案信息化建設對安全管理要求更高，除了傳統安全管理外，還要重視信息化網絡安全管理，加強軟硬件設施建設，提升安全管理等級，預防網絡病毒傳播、黑客的非法入侵等，這也需要加大投入，對于辦公經費長期不足的基層來說，增加安全經費投入、提升網絡安全管理等級肯定是捉襟見肘，這些經費不足的現狀就需要得已有效改進。

3.專業檔案管理人員數量不足。

新階段由于基層崗位的工作屬性，在薪酬、晉升、發展前景等方面，都受到一定的制約，這就很難招聘到專業的檔案管理人才到基層街道辦事處來從事這項工作，故此，檔案管理的規范化程度的提升就大受影響。這些工作只能由普通工作人員來兼任，這些工作人員每天還要面對、處理日常運行與服務工作，對這些復雜、繁多的檔案資料，只能盡最大力氣來整理，難以談得上專業化、規范化管理。從檔案材料的開發利用角度來說，檔案資料規范化管理有助于挖掘檔案使用價值，同時對后續工作的開展提供必要借鑒，提升各項工作的服務效果，但是，這種規律性、價值性的挖掘工作，必須得到專業人員的指導，由于檔案管理人員普遍不足，就影響規范化管理的有效推進。除了加大人才引進外，加大對現有工作人員的培訓與繼續教育力度也是一項有效措施，但是這些工作人員幾乎每天都應對大量工作，幾乎抽不出時間來進行脫崗培訓，他們有時也很難靜下心來認真、系統學習檔案規范化管理實施流程，只能利用有限的業務時間來進行有重點、有選擇的學習，這也影響了他們檔案規范化管理能力的提升。

三、新時代檔案材料規范化管理實施指南

1.強化構建檔案材料規范化管理意識。

檔案材料規范化管理意識的構建需要通過多種途徑來實現，也需要全體工作人員的共同努力。第一，加大對《檔案法》、檔案管理章程、以及其他實施細則的學習力度，吃透吃準實施要領，提升每位工作人員強化檔案材料收集與整理的責任意識，嚴格遵守各項管理章程，一絲不茍，做好每一項檔案材料的收集與歸檔工作。第二，發揮出辦公室工作人員的主體責任，基層街道辦事處的工作千頭萬緒，各項工作的有序推進，就需要辦公室發揮出組織與協調功能，辦公室工作人員指定專人負責檔案收集工作，有專職檔案管理員配合其工作，沒有專職人員，就需要辦公室工作人員兼任，發揮出辦公室部門對檔案管理工作的重視與支持趨向，也提升辦公室對檔案管理工作的重視程度，發揮出主體責任，不斷提升檔案管理的規范化程度。第三，加強對檔案材料收集與整理的過程管理，強化過程監督，嚴格落實檔案管理工作機制的具體要求，狠抓落實，分門別類地收集與歸檔好各種資料，克服輕視檔案資料收集的思想觀念的出現，本著高度負責任的態度來實現規范化管理。第四，營造全員參與意識，檔案材料的收集與規范化整理不單單是辦公室、檔案管理人員的責任，而是全體工作人員的共同責任，每位人員都應為這項工作的順利推進盡一份力量，通過辦公室、檔案管理人員的組織，構建出全員參與、高效服務的檔案管理氛圍，同時擴大檔案材料的社會服務能力，實現街道檔案材料同其他檔案資料的有效對接，為這些材料的開發利用提供便利服務。

2.建立檔案材料安全管理機制與規范利用機制。

基層街道辦事處應可以按照上級機關的部署，結合本社區的實際情況，制定出檔案規范化管理長遠規劃，建立起協同聯動機制，實現檔案管理與其他各項工作的協同推進。不論是紙質檔案，還是信息化數字化檔案資料，這些資料安全管理的重要性越來越突出，各單位就應按照執行相關規章制度，構建檔案材料安全管理機制，做好常規安全管理防范措施外，還應重視信息化時代網絡安全對數字化檔案資料的挑戰，構建網絡安全管理機制，建立起完善的風險防范體系，重要機密資料進行加密處理，必要時使用人臉識別技術，不斷提升網絡安全防范級別。落實檔案管理考核機制，對于長期扎根于這項工作、一絲不茍做好檔案管理的工作人員，加大鼓勵與表彰力度，在年終考核、評優評先、績效定級、職稱晉升晉級時給予必要的照顧，讓這樣兢兢業業的工作人員長期付出得到必要的回報，通過激勵措施的實施來不斷提升檔案管理規范化程度。檔案材料規范化管理的終極目的在于后續的開發與利用，只有高標準做好這項工作，才能有效提升這些資料的后續利用率，工作人員的規范化管理、程序化操作、零差錯的數字化處理，做好紙質檔案材料的及時收錄與移交、做好數字化檔按文件文檔的及時上傳到數據庫中，就為后續的開發利用提供最大便利，也不斷擴大檔案資料的社會服務能力。

3.積極推進檔案數字化管理。

數字化、信息化檔案管理已經成為一種時代發展趨勢，我國基層街道辦事處就應正視這股潮流的挑戰，積極革新檔案管理工作理念，加快檔案材料數字化處理進程，不斷提升檔案材料信息化管理水平，按照信息化管理格式的要求來實施規范化管理，也便于這些資料的查閱、檢索與下載等后續操作。當然，檔案材料數字化處理、信息化管理對于工作人員來說，也是一項巨大挑戰，不單單需要工作方式的改變，更為重要的是工作理念的變革，要從頭做起，積極學習智能化辦公軟件技術，熟悉檔案信息化管理系統的實施要領，最終成為信息化管理與數字化檔案文件轉換的積極參與者與行業領先者。其實，檔案材料信息化管理主要在于信息技術的運用，工作人員就應綜合使用多種信息技術，將傳統的紙質檔案收集方式徹底轉變到互聯網平臺中進行，紙質檔案逐步過渡到各種類型的電子文檔，工作人員然后對電子文檔進行復制、粘貼、存儲、上傳到數據庫，實現無紙化管理，工作人員的辦公基本上離不開互聯網平臺，條件具備的單位可以構建局域網數據平臺，共享內部各種檔案數據，進而帶動檔案管理工作理念的變革。信息技術的應用也有助于提升檔案管理規范化程度，電子文檔、數字化檔案資料的收集，必須遵守規定的文本格式，按照不同類別進行上傳，否則就會顯示上傳失敗，這也使得工作人員不能忽視任何一個細節，同時，電子檔案存儲、傳送方式日益數據化、智能化，有助于減輕工作人員的勞動強度，工作人員不用再從事記錄、整理、分析與搬運等常規操作，數字化處理可以有效提升電子資料的查詢、檢索、提取、輔助以及拷貝效率，工作人員就可以騰出手來進行規范化轉化與處理。互聯網平臺的使用，街道辦事處還可以充分實現各種數據共享，不單單共享本單位各種數據資料，還可以實時查閱、檢索相關單位的信息資料，實現檔案管理同級部門、上下級單位的有效聯動，擴大檔案資料的社會服務覆蓋面積，為這些資料的開發利用提供針對性服務，如數據傳輸、共享、統計分析、復制拷貝等，不斷提升數字化檔案資料的使用價值。

4.構建完善的檔案資料規范化管理工作機制。

在街道辦事處檔案規范化管理中，工作人員立足于檔案管理實際模式，完善檔案管理制度體系是關鍵。通過制度體系在檔案管理中實施，可增強檔案規范化管理成果。一方面，結合檔案規范化、信息化管理工作的實踐，完善檔案管理制度體系，使規范化與信息化在檔案制度體系中體現；另一方面，加強對檔案規范化管理制度體系的實踐，增強檔案規范化管理制度體系的可操作性，進而能夠助推檔案管理工作良好的實踐。同時，在檔案規范化管理制度體系中，融入激勵機制，激發檔案管理工作積極性及潛能，可使檔案管理人員更好地為檔案規范化管理工作貢獻力量。

5.加大對檔案管理人員、工作人員的專業培訓力度。

針對街道辦事處檔案管理人員專業素養較差、檔案開發意識薄弱等問題，負責人員需要在加大宣傳教育力度的前提下，通過“實地指導、分散培訓、集中培訓、以會代訓”等方式，本著“以訓代促”“以會代訓”“邊學邊干”的原則，開展檔案業務及檔案開發意識培訓工作，以此提升檔案管理人員的業務素養及思想理念，使其在豐富自身知識結構的前提下，更自覺地統籌工作人員的基本職能，做好檔案資源開發及規范化管理工作。在此過程中，專職、兼職檔案管理人員應注重檔案管理人員的工作實際、工作強度及工作壓力，通過優化培訓機制，使檔案管理人員形成“邊學邊干”的培訓模式。

四、結語

新時代檔案資料規范化管理有利于基層街道辦事處社會服務的價值彰顯與功能發揮，可以使工作人員借助檔案管理工作所提供的經驗、知識及技術，提高自身協調溝通、協作合作的質量。因此在規范化管理的過程中，專職、兼職檔案管理人員必須將檔案管理協同、推動及服務各項工作的職能，作為檔案工作導向，注重對管理意識、保存條件及人員能力素質等問題的解決，提高檔案管理工作的實效性，使街道辦事處可以更好、更有效、更循序漸進地促進組織機構的健康發展。