關(guān)于提升企業(yè)辦公室行政管理人員綜合能力的途徑

◎肖奇萍

一、前言

辦公室行政管理工作，是一項綜合性、系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，需要從業(yè)人員具備行政管理能力、財務(wù)能力、協(xié)作能力、溝通能力等。因此，辦公室行政管理工作對從業(yè)人員的綜合能力要求比較高。要做好辦公室行政管理工作，必須要保證辦公室行政管理人員的綜合能力。當(dāng)前，辦公室行政管理人員的工作素質(zhì)和工作能力參差不齊，復(fù)合型的管理人才急缺，這將不利于辦公室行政管理工作的開展與落實，為此，單位必須要持續(xù)提高對辦公室行政管理人員的管理與培養(yǎng)力度，為辦公室行政管理人員提供更加系統(tǒng)、完善的培養(yǎng)機制。此外，辦公室行政管理人員也要在實際工作中，利用各種機會、方法持續(xù)提高自身的綜合能力，這樣才能夠更好地勝任辦公室行政管理工作。

二、探討辦公室行政管理工作的作用及重要性

辦公室行政管理工作在單位內(nèi)部屬于“參謀”角色，能夠更好地輔助單位開展各項日常工作，幫助單位管理與開發(fā)人力資源。此外，辦公室行政管理工作還能夠?qū)挝慌c各部門職工聯(lián)系在一起、團結(jié)在一起，共同為了單位的發(fā)展而努力。因此，做好辦公室行政管理工作是單位實現(xiàn)優(yōu)化發(fā)展的必然選擇。

1.辦公室行政管理具有“參謀”作用。

辦公室行政管理工作是一項綜合性的工作，需要辦公室行政管理人員在日常工作中處理好單位內(nèi)部的各方關(guān)系、維護好單位內(nèi)部的各方利益，在一定意義上起到了“參謀”的作用。如，辦公室行政管理工作中，辦公室行政管理人員需要將上級的指示、命令，準確、及時地傳達給單位內(nèi)部的各崗位職工，并且要保證各崗位職工能夠真正領(lǐng)會上級指示、命令。這就需要辦公室行政管理人員在接到上級指示、命令時，要立刻對下一步工作做好具體的規(guī)劃，找到工作方法，并在此過程中，對基層職工的實際需求和實際情況進行深入了解，并將單位的政策和制度傳達給各部門和現(xiàn)場工作人員，并在工作中收集反饋意見，幫助單位管理層了解各崗位工作人員的認識動向。

2.可以提高單位的凝聚力和戰(zhàn)斗力。

單位想要實現(xiàn)持續(xù)健康的發(fā)展，必須要保證內(nèi)部的凝聚力和戰(zhàn)斗力，這樣才能夠保證各崗位職工的精神面貌和工作能力，而做好辦公室行政管理工作，則可以更好地幫助單位實現(xiàn)這一目的。通過落實辦公室行政管理工作，能夠?qū)挝慌c下屬各部門職工緊密的團結(jié)在一起，并通過橋梁紐帶作用，既可以輔助單位更好地履行管理職能、了解職工動態(tài)，又能夠幫助各崗位職工領(lǐng)會單位決策、政策等，有助于單位團結(jié)一心共發(fā)展。如，辦公室行政管理工作中，會定期為本單位各部門各崗位職工提供系統(tǒng)性的內(nèi)部培訓(xùn)，還會組織本單位職工與外部單位開展多樣性的文化交流活動。在這個過程中，既能夠提高各崗位職工的工作能力，又能夠在與外部單位的文化交流活動中增強職工的集體榮譽感和使命感，從而提高單位的凝聚力和戰(zhàn)斗力，進而更好地保證各崗位工作的順利開展、科學(xué)落實。

3.可以更好地開發(fā)人力資源。

人力資源是單位的寶貴財富，單位內(nèi)部任何一項工作的開展與落實，無不需要發(fā)揮和體現(xiàn)人的能動性及價值，而為了更好地調(diào)動各崗位職工的工作積極性，充分挖掘各崗位職工的才華與價值，單位必須要重視并做好人力資源開發(fā)。辦公室行政管理工作中，通過實施各種管理方法、激勵措施等，既能夠更好地組織各崗位職工開展工作，又能夠保證各崗位職工在工作中的態(tài)度、斗志，從而幫助單位更好地開發(fā)并利用人力資源，實現(xiàn)各崗位工作效率的提高、工作質(zhì)量的提升。

三、淺談辦公室行政管理人員

1.辦公室行政管理人員的基本條件。

辦公室行政管理人員必須要滿足一些基本工作要求和工作條件，對學(xué)歷、工作資歷、外語水平、計算機水平等都有一定的要求。首先，辦公室行政管理人員的文化水平和文字功底必須要過關(guān)，因為在日常工作中，經(jīng)常需要協(xié)助單位領(lǐng)導(dǎo)擬定規(guī)章制制度、工作章程、會議報告等，要做到用通俗易懂的語言把事情交代明了。其次，通常來說辦公室行政管理人員必須要具備職業(yè)從業(yè)資格，要做到持證上崗，這樣才能夠更好地保障辦公室行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)勝任能力。最后，在一些單位中，對辦公室行政管理人員在外語水平上可能還有一定的要求，因為日常工作中可能會接觸到外文資料文件等與外語相關(guān)的工作內(nèi)容。總結(jié)一點，辦公室行政管理人員必須要具備較強的綜合素質(zhì)能力，這是其做好本職工作的基本要求與根本保障。

2.辦公室行政管理人員的基本職責(zé)。

辦公室行政管理工作的綜合性質(zhì)高，這決定了辦公室行政管理人員在日常工作中需要處理的工作事務(wù)、工作內(nèi)容繁雜。通常來說，一名辦公室行政管理人員的基本職責(zé)主要有以下幾個方面：第一，辦公室行政管理人員需要負責(zé)單位安全有關(guān)的工作。辦公室行政管理人員需要在日常工作中對單位內(nèi)部的消防設(shè)施進行安全管理，包括消防設(shè)施、急救器材等的安全檢查和維護；第二，辦公室行政管理人員需要負責(zé)單位行政管理方面的制度制定和完善。辦公室行政管理人員需要在部門領(lǐng)導(dǎo)及單位領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督與要求下，根據(jù)單位各部門的工作情況、動態(tài)等，制定針對性的行政方面的措施或制度，以便辦公室行政管理工作的科學(xué)落實，協(xié)助單位更好地監(jiān)督與管理各部門工作；第三，辦公室行政管理人員需要負責(zé)單位人員管理方面的內(nèi)容。辦公室行政管理人員需要負責(zé)單位的人力資源管理、組織職工培訓(xùn)活動等相關(guān)人員管理方面的內(nèi)容，幫助單位組織和管理好內(nèi)部職工，使各部門職工都能夠在工作崗位上保持較高的工作熱情和工作能力；第四，辦公室行政管理人員需要負責(zé)單位內(nèi)部的其他事務(wù)。其他事務(wù)中包括單位領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作，以及日常單位發(fā)展中的瑣碎事務(wù)等。由此可見，辦公室行政管理工作對從業(yè)人員的綜合能力要求是非常高的，需要辦公室行政管理人員既要具備較強的組織能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力，又需要辦公室行政管理人員掌握一些工作技巧、管理藝術(shù)等。因此，想要做好辦公室行政管理工作，成為一名優(yōu)秀的辦公室行政管理人員，絕非一件易事，需要一朝一夕的經(jīng)驗累積，需要勤勤懇懇的工作。

四、辦公室行政管理人員綜合能力建設(shè)上存在的問題

為做好辦公室行政管理工作，必須要保證辦公室行政管理人員的綜合能力，但真正專業(yè)素養(yǎng)高、工作能力強的辦公室行政管理人才卻少之又少。這就要求單位既要注重并加強對辦公室行政管理人員的管理與培養(yǎng)，還需要辦公室行政管理人員自身不斷的學(xué)習(xí)和努力。當(dāng)前，部分單位并未建立完備的辦公室行政管理人員管培機制，再加之工作制度不健全等因素，從長遠來看，不利于辦公室行政管理隊伍的持續(xù)發(fā)展。

1.辦公室行政管理人員的培養(yǎng)機制不完備。

為更好地幫助辦公室行政管理人員持續(xù)提高綜合能力，單位必須要建立完備的培養(yǎng)機制，基于事業(yè)單位管理體制的局限性，很多單位并未做到這一點。首先，單位應(yīng)該根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及辦公室行政管理工作要求，制定完備的內(nèi)部培訓(xùn)計劃和考核機制，但在很多單位中，仍然存在培訓(xùn)工作貫徹不到位、培訓(xùn)流程形式化等。還有部分單位的培訓(xùn)內(nèi)容不夠先進和科學(xué)，沒有做到與時俱進，從而降低了辦公室行政管理培訓(xùn)的針對性和有效性，不利于辦公室行政管理人員的成長與進步。其次，部分單位針對辦公室行政管理人員的激勵制度不完善，往往激勵手段比較單一，或者是激勵沒有針對性，并未站在辦公室行政管理人員的角度來制定激勵辦法，導(dǎo)致激勵作用并不明顯，降低了辦公室行政管理人員的工作積極性和工作滿意度。

2.辦公室行政管理人員的職業(yè)道德水平參差不齊。

對辦公室行政管理人員綜合能力的判定中，職業(yè)道德水平是非常重要的一項判定條件，也是一名辦公室行政管理人員在工作中應(yīng)該具備的基本能力，但顯然在一些單位中，各個辦公室行政管理人員間的職業(yè)道德水平是參差不齊的。一方面，部分單位在對辦公室行政管理人員進行培訓(xùn)和考核時，往往忽視了對其職業(yè)道德培訓(xùn)與考核的重要性，無論是在培訓(xùn)過程中，還是在考核過程中，很少會涉及價值觀、職業(yè)教育方面的內(nèi)容。另一方面，在辦公室行政管理工作中，部分從業(yè)人員因為各種原因，容易在工作中迷失自我，對自身的工作要求變得越來越低，導(dǎo)致自身沒有始終堅持職業(yè)道德規(guī)范與要求，逐漸在工作上出現(xiàn)了思想松懈，而思想上的松懈直接導(dǎo)致工作熱情的減退，造成工作失誤失責(zé)，工作效率低下。因此，想要持續(xù)提高辦公室行政管理人員的綜合能力，加強對從業(yè)人員的職業(yè)規(guī)劃和職業(yè)教育尤為重要。

3.辦公室行政管理人員專業(yè)知識水平不足。

目前一些辦公室行政管理人員的專業(yè)知識水平并不高，出現(xiàn)這種情況主要有以下兩點原因：第一，現(xiàn)階段，針對辦公室行政管理人員的繼續(xù)教育并不完善，大多流于形式，但隨著行政管理領(lǐng)域的不斷發(fā)展，行政管理工作范圍不斷擴大、工作要求不斷提高，工作中運用到的技術(shù)、方法等也越來越多，這需要辦公室行政管理人員掌握更多的知識和方法，如果繼續(xù)教育不到位，辦公室行政管理人員很難在知識儲備和掌握上更進一步，將不利于單位開展辦公室行政管理工作并保證辦公室行政管理工作質(zhì)量。第二，在單位中，辦公室行政管理人員作為“管家”，雖然職能級別并不高，但在單位內(nèi)部有一定的話語權(quán)和工作行使權(quán)，這就使得很多辦公室行政管理人員在工作中逐漸養(yǎng)成了一些不好的工作習(xí)慣和工作作風(fēng)，容易滿足于現(xiàn)狀，不求上進，對快速變化和發(fā)展的辦公室行政管理工作缺乏敏感度，這會導(dǎo)致自身在工作中能力水平停滯不前，不僅不利于做好辦公室行政管理工作，還不利于自身的長足發(fā)展。

4.辦公室行政管理工作制度不完善。

建立完備的辦公室行政管理制度，不僅能夠保證工作的客觀貫徹與落實，還能夠提高辦公室行政管理人員的綜合能力。為了更好地掌握辦公室行政管理人員的工作情況以及方便對其進行管理，單位必須要建立完備的辦公室行政管理評價體系。首先，單位在實施辦公室行政管理工作前，必須要建立統(tǒng)一的規(guī)章機制和工作流程，這樣能夠幫助辦公室行政管理人員明確工作責(zé)任和工作計劃，但在一些單位的辦公室行政管理工作中，工作開展的比較混亂，沒有制度可依。其次，單位內(nèi)部溝通機制不完備。為做好辦公室行政管理工作以及持續(xù)提高辦公室行政管理人員的綜合能力，單位需要保證內(nèi)部溝通機制的通暢性，但在一些單位中，各個部門之間長期獨立，信息不共享，不利于各部門之間的溝通，不利于單位共同目標的完成。最后，辦公室行政管理人員的監(jiān)督機制不完善，缺少對辦公室行政管理人員的有效監(jiān)督，不利于及時發(fā)現(xiàn)工作中的一些不足和問題，對辦公室行政管理人員的能力缺陷發(fā)現(xiàn)不及時。

五、提升辦公室行政管理人員綜合能力的途徑

1.建立完備的培養(yǎng)機制。

為保證辦公室行政管理人員的綜合能力，單位必須要構(gòu)建完備的培養(yǎng)機制，加強對其進行有效的管理與培養(yǎng)。首先，要建立完備的辦公室行政管理培訓(xùn)機制，這是持續(xù)提高辦公室行政管理人員綜合能力的根本途徑。一方面，單位要根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化，以及辦公室行政管理工作需要等，制定系統(tǒng)性、針對性的培訓(xùn)方案，并且要保證培訓(xùn)工作能夠嚴格按照單位規(guī)定落實下去。另一方面，要保證辦公室行政管理培訓(xùn)的多樣性。要求單位在對辦公室行政管理人員進行培訓(xùn)時，既要包括基本知識、基本技能、基本禮儀方面的內(nèi)容，又要包括價值觀和職業(yè)道德方面的內(nèi)容，這樣才能夠切實提高辦公室行政管理人員的綜合能力。如，單位可以通過內(nèi)外結(jié)合的方式對辦公室行政管理人員進行培訓(xùn)，定期組織辦公室行政管理人員參加內(nèi)部培訓(xùn)，并在條件允許的情況下，組織辦公室行政管理人員外出交流、深造等。其次，單位要建立完備的辦公室行政管理激勵機制，要重視激勵作用，并充分發(fā)揮激勵作用來調(diào)動辦公室行政管理人員的工作積極性，提高辦公室行政管理人員的工作滿意度。一方面，單位要做好激勵創(chuàng)新，做到用不同的激勵措施來激勵辦公室行政管理人員。另一方面，在激勵工作中，要體現(xiàn)以人為本的管理原則，要學(xué)會站在辦公室行政管理人員的角度來思考并制定激勵措施。

2.建立完備的職業(yè)勝任能力評價體系。

對辦公室行政管理人員開展職業(yè)勝任能力評價工作，是有效提高辦公室行政管理人員綜合能力的重要方法。通過評價反饋，能夠及時發(fā)現(xiàn)辦公室行政管理人員在職業(yè)發(fā)展中存在的困惑和問題，這樣辦公室行政管理人員對自身的工作也會有更加客觀的認識和判斷，能夠及時彌補自身的不足。因此，單位要建立評價體系，并積極構(gòu)建智能測評體系。利用信息化技術(shù)搭建智能測評平臺，幫助單位更好地掌握辦公室行政管理人員的情況。此外，單位在開展辦公室行政管理人員職業(yè)勝任能力評價工作前，一定要做好調(diào)查分析，并在此基礎(chǔ)上制定系統(tǒng)詳細的評價工作程序和規(guī)范制度。

3.建立完備的辦公室行政管理制度。

首先，想要持續(xù)提高辦公室行政管理人員的綜合能力，必須要對其工作狀態(tài)、工作能力等有一個充分的了解，這就需要單位建立完備的監(jiān)督機制，并保證監(jiān)督工作的獨立性與執(zhí)行力，以便及時了解辦公室行政管理人員的工作情況，以及及時發(fā)現(xiàn)其在工作中存在的不足。其次，單位要持續(xù)優(yōu)化內(nèi)部溝通機制，實現(xiàn)各個部門之間的溝通與協(xié)作，這樣既有利于辦公室行政管理人員開展工作，又有利于單位內(nèi)部其他部門更好地了解辦公室行政管理工作，能夠給與辦公室行政管理人員開展工作更多的支持和幫助。其次，單位在實施辦公室行政管理工作前，需要制定完備的工作規(guī)章制度與科學(xué)的工作流程，并要求辦公室行政管理人員嚴格按照既定規(guī)章制度與工作流程來開展辦公室行政管理工作，以便保證辦公室行政管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性。最后，在信息化時代下，單位要注重辦公室行政管理工作的信息化建設(shè)，包括軟件配套與硬件配套上的建設(shè)，以及持續(xù)提高辦公室行政管理人員的信息化思維和信息化運用能力，這也將有利于持續(xù)提高辦公室行政管理人員的綜合能力，為其做好辦公室行政管理工作打好基礎(chǔ)。

結(jié)語：文章主要研究了辦公室行政管理人員綜合能力建設(shè)上存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出了幾點解決方法，希望能夠?qū)挝宦鋵嵑棉k公室行政管理人員綜合能力培養(yǎng)有一些啟發(fā)和幫助。