本科院校財務報賬流程存在的問題與優化路徑
——以廣西K學院為例

□廖慧靈 蒙暑姿

近年來,國家大力支持教育、科研事業發展,不斷加大力度投入教育、科研事業發展經費,高校財政經費來源不斷增加,財務人員需要核算的范圍也越來越大,同時增加財務人員的工作量,使工作更加繁瑣及繁重。財務人員需要及時更新國家相應的政策情況,及相應的財務規章制度。財務人員知識需要不斷更新,才跟得上制度變化的步伐。在工作中,教職工不能及時了解財務規章制度,報賬審批流程,如何讓教職工及時了解最新的財務信息,這是一直困擾著財務人員的問題,如何讓教職工更好更快地辦好報賬手續,優化報賬流程,提升高校財務報賬效率和質量的問題是高校財務管理者值得深思的問題。

一、K學院財務報賬流程概覽

(一)教育經費財務報賬流程。K學院教育經費財務報賬流程分為事權和財權審批。事權報賬流程:經費使用部門應事先擬定相關工作方案,預算金額、經費出處等,按預算金額給相應的領導審批即可。財權報賬流程:完成業務報賬時,經辦人準備好真實合法的發票并粘貼好發票,及填寫相應的單子,后附上OA請示或書面請示、文件等材料一起拿到財務處大廳核算科一審處進行審核,審核無誤后,經辦人報賬業務就算結束了。

(二)科研經費財務報賬流程。K學院科研經費財務報賬流程分為事權和財權審批。事權報賬流程:事權申請和審批通過OA無紙化辦理,特殊情況除外,科研項目負責人需要對承擔的科研項目實行“一支筆”審批或授權審批責任;院(部門)主要負責人需要對本院(部門)師生承擔的科研項目履行監管職責,職能部門主要負責人主要負責對歸口管理的科研經費的使用進行監管控制,對本制度規定的需要職能部門監管的事項進行審批程序。財權報賬流程:完成業務報賬時,領導審批按以下流程審批:金額1萬元以下(不含1萬元)由項目負責人或其授權人審批。金額1～2萬元(不含2萬元)由項目負責人或其授權人簽署意見后,由學院(部門)主要負責人或其授權人審批。金額2～5萬元(不含5萬元)由項目負責人或其授權人簽署意見后,經所在學院(部門)領導會簽,科研管理處負責人簽批。5～20萬元(不含20萬元)由項目負責人或其授權人簽署意見后,經所在部門(學院)領導會簽,科研管理部門負責人審核無誤后,報學校分管領導審核批準。

二、當前K學院財務報賬流程存在的問題

(一)科研經費報賬問題。對科研報賬的問題,其實很多問題都是委托代辦人或者家屬來報賬,對業務不熟悉,來到財務處大廳就說要報賬,你們幫審核一下。我們問發生這些業務內容是什么,都答不上來,一問三不知,就說我只是幫誰誰拿來的,具體情況不知道,所以就造成了報賬難,問題多，來回跑的次數就多了,心里就不舒服了。還有很多教師的觀念沒有改變,思想固執，認為科研經費就是自己的錢,想怎么用就怎么用,管他合不合規,強行要求財務人員必須給他報賬。目前,在校學生也可以申請科研項目(如大學生創新創業項目),立項后,下達科研經費。因為學生根本不懂財務的規章制度,對報賬流程更加不了解,所以他們每開支一筆費用,都跑來問,我這個費用應該怎么報銷，需要找誰誰簽字等等問題,都跟他們解釋清楚了怎么報賬、簽字等問題,但是，經過他們整理之后拿來的報銷單還是各種各樣的小問題存在,所以學生報賬時多次來回跑,也認為報賬難。

(二)沒有推行使用公務卡。K學院財務制定了公務卡管理制度,清楚寫明了哪些范圍必須使用公務卡支付結算。因為他們不及時了解制度，不管是老教職工還是新教職工,他們很多人都不知道出差或者購買物品時需要使用公務卡支付結算。他們經常會說沒有人告訴他們哪些范圍是必須使用公務卡支付的。報銷時,很多教職工的報銷業務不規范。如金額超過使用公務卡范圍的,或者需要對公轉賬的,他們都使用了現金支付,這就不符合學校的財務規章制度了。財務人員需要多次跟教職工說清楚不能報銷的原因,他們會認為不給他們報銷,專門找理由或者是認為故意刁難他們,有些教職工有怨氣之后就會直接去找領導告狀,直接讓領導出面解決報賬問題。

(三)教職工對財務報賬流程理解不到位。目前,很多教職工不是不懂報賬流程,而是不想去了解并學習。他們認為報賬不是他們的工作,不需要了解學習的,他們主要的任務是教書育人。而有些教職工思想上不重視,不理解報賬制度,也不咨詢財務人員,就自認為報賬是一件極其困難的事情,認為報賬審核程序太多了,有點復雜。業務完成后,報賬時需要找領導簽字太多了,同時認為財務人員對材料審核太嚴格,對材料不齊全的單子,強行要求財務人員收下材料,并幫他解決問題并處理。報賬人員這樣不按照學校財務制度進行報賬,給財務人員工作造成極大的壓力。

(四)財務部門信息傳達不及時。K學院財務處核算科和資金科的信息傳達不及時,核算科是協作資金科開展業務工作的。如預算下達不及時,預算有變更時,不告知核算科,核算科在審核報賬流程時是很被動的,如:業務已經正常處理結束,預算經費也是足夠的,而資金科減少這個項目的預算,導致這個項目預算是超支的,減少預算了也不告知核算科，類似這些問題經常會發生,內部信息傳達不及時,會造成核算時出現很多大大小小的問題,而這些問題是可以避免的。雖然建立了共享文件,但很多時候共享文件是不同步更新的,信息滯后。這樣信息傳達不及時，導致財務人員在跟教師對接工作上存在出入。

三、K學院財務報賬流程的優化路徑

(一)科研經費報銷應設置專門聯絡員。針對學科帶頭人、科研團隊等研究工作復雜性、時間緊迫、任務量大,應該對科研經費報銷這塊業務設置專門的聯絡員,他們專門負責對接各個學院立項的科研項目經費的預算編制,及各種費用開支報銷等一系列工作,這樣科研項目經費報賬一目了然,與財務人員溝通順暢,能更好更快地完成科研業務報銷工作,這樣可以大大減少重重復復出現的各種小問題,也減少大家的時間,大大提高了科研報銷工作效率。學科帶頭人或者科研團隊負責人對自己的科研經費使用情況更加清晰明了,對每項經費開支更好把握,能做到開支節流。

(二)推行使用公務卡。按照國家政策,事業單位公務出行應該推行使用公務卡消費,公務卡消費是財政部門與銀行機構共同協作的新時代的產物,使用公務卡消費結算簡便、快捷、高效,對公務出行消費不需要自己掏腰包墊支。K學院財務處也制訂了公務卡管理制度,規定使用范圍及在金額多少的情況下使用公務卡。財務處可以通過多種渠道進行推行使用公務卡的宣傳,如財務處網站、QQ工作群、宣傳手冊等、或者組織全校報賬人統一學習,各個報賬人學習后,確保對本部門所有人及時傳達內容,傳達財務精神。制作財務公務卡使用范圍手冊給全校各個部門,讓每個人都知道使用公務卡的重要性。使用公務卡消費結算可以減少一些弊端,讓他們從本質上轉變觀念,養成良好的用卡氛圍。同時還需要多跟各個部門交流一下心得體會,碰到的問題能及時提出并及時處理,這樣可以大大提高財務報賬工作效率和質量。

(三)宣傳財務報賬流程并對相應的制度上墻。財務處可以制作報賬手冊,下發給每個學院(部門)辦公室主任,讓他們分發到每個人手中。財務處應該定時召集每個學院或者部門負責報賬的工作人員進行培訓,將報賬的流程詳細地講解一遍,讓他們熟悉流程,回去后可以好好指導本部門需要報賬的人,這樣就可以大大減少大家的工作量,保證工作更順利進行。同時,財務處可以在自己部門網址中宣傳國家新政策,財務處制訂的新的規章制度,也可以在已建立的工作群,及時宣傳各種新政策,報賬的一些新內容。在平時工作中,收集報賬人員反饋的問題,定期在工作群里對問題進行解答,對各種問題也可以編輯成文字,做成文件上傳到群里,供每個人參考,就不用對出現同樣的問題再花時間去解答了,都節省了大家的寶貴時間。報賬人員也要積極主動地學習財務相關的必備知識,碰到問題積極主動地跟財務人員溝通交流,有效解決報銷過程中出現的問題。財務處對最新制度做了簡要的流程圖并上墻,以供教職工參考。財務處應該定期派人走訪一些學院或者機關部門,了解他們對報賬過程碰到哪些問題,需要財務部門解決的,相互交流心得,同時傳達財務精神、宣傳財務政策、反饋財務問題。

(四)財務部門信息及時傳達。信息時代下,溝通呈現多樣化趨勢。財務部門內部信息應該及時傳達,不及時傳達,導致前臺工作滯后,與教職工溝通報賬事宜不及時并不準確,財務處應該建立部門內部的微信群、QQ群或者OA等溝通工具告知,讓大家及時掌握預算、制度等變化情況,這樣,接到報賬人的單子時能正確及時的處理,不浪費報賬人的時間。財務處每周一三五下午時間是不對外辦公的,可以利用這些時間組織部門開會,傳達相應的信息,這樣大家的工作更順心順暢。

四、結語

總而言之,在新時代下,財務人員要不斷提高自己的專業知識及業務能力,解決教職工報賬難的問題。本文分析了K學院財務報賬難的問題并提出了有效舉措。得出以下結論：對科研項目報賬設置專門的聯絡員、積極推行公務卡結算、多渠道宣傳財務報賬流程及相關財務制度和知識、財務部門信息及時傳達和分享。財務報賬是高校財務的一項基礎性工作,財務報賬工作效率和質量直接影響到了高校財務管理水平。在信息化時代里,對高校財務報賬工作也提出了更高的要求,要想提高財務報賬工作效率和質量,避免假報賬、亂報賬的行為發生,高校就必須優化財務報賬流程,嚴格按照流程和規章制度來辦事,同時加強財務報賬的監管,加大財務報賬的信息化建設,促進財務報賬工作的高效開展,降低高校財務管理壓力,使高校財務工作更加清晰透明。同時，財務人員需要定時出去培訓學習，增強專業知識，提升業務能力，更好地解決教職工報賬難的問題，讓教職工更好更快地辦理好報賬手續,優化報賬流程,提升高校財務報賬效率和質量。