機關黨建專題檔案資源建設探討

□季夢佳 王裕明 俞皓耀 陳小瓊

一、黨建專題檔案的內涵

從字義的概念上，專題是指主題共同性個體的集合體。目的是通過共同性的個體集合,全方位展現某一主題的背景、過程、趨勢或影響程度等[1]。由此專題檔案容易理解成按照主題分類收集而得的檔案，這就陷入了廣義事由原則的陷阱。主題分類是一種邏輯類聚的思想，它割裂了檔案之間原有的歷史秩序，破壞了檔案的本質屬性。因此必須基于歷史主義的過程共同性，專題檔案是指某一社會實踐過程中直接形成的各種形式的原始歷史記錄。該定義反映了“來源共同性基礎上的事由共同性”原則,即專題檔案必須來源于同一社會實踐過程[2]。而黨建專題檔案就是基層黨組織在圍繞某一主題的實踐過程中，直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄集合。

二、現階段我校機關黨建檔案管理現狀

(一)對機關黨建檔案管理的重視程度不夠。當前多數機關黨務工作者往往重支部建設的過程、黨建活動的舉辦，輕黨建檔案的保管與利用。究其原因，一是黨務干部對管理黨建檔案的重視度不夠，忽視了加強檔案管理的必要性和重大意義，認為黨建檔案就是黨內工作的過程記錄不需要管理，不注重關鍵時間節點材料(文檔、照片)的鑒定歸檔[3]。二是對黨建檔案管理工作的政治性認識不足，機關黨務工作者將黨建檔案等同于一般檔案資料的收集管理，甚至只有在檔案部門催收檔案時才對支部檔案進行臨時整理，導致黨建工作與檔案管理脫鉤，造成黨建工作不扎實，影響了相應資源的后續利用。

(二)黨建檔案管理制度不健全、流程不夠規范。目前對黨建檔案的歸檔范圍、歸檔時間等缺乏系統性的標準。黨建檔案與業務工作中的黨群類檔案混為一談，以邏輯類聚的思想，對黨建檔案任意割裂同一實踐過程的黨建檔案，或者是將導致內容重復，忽略了在歸檔的流程上一定的特殊性。歸檔的范圍及內容過于抽象，缺少具體且明確的實施辦法。此外當前學校黨建工作流程過于寬泛，有架構但具體內容不明晰、不實用，泛化的工作流程導致黨務工作者基本上按照慣例辦事、憑經驗靠感覺，個人意志濃厚，難以做到任何一個環節的操作都有章可循、有方可依。作為黨建工作流程中的一個重要步驟——黨建歸檔，實施起來更是毫無頭緒，不知從何下手。

(三)機關黨建檔案管理人員業務素質參差不齊。當下學校機關黨務工作者存在專職與兼職錯位的問題。機關部門業務工作量大，人員編制少，相當一部分黨務工作者都身兼數職。由于專業化程度不夠，當遇到黨務與業務交叉或沖突時，他們往往分身乏術。且大多數是業務為主、黨務為輔，業務帶動黨務甚至業務取代黨務，為騰出時間處理部門業務，不斷擠壓黨務工作時間，致使業務黨務失衡[4]。近年來高校黨建工作任務日益繁重，要求越來越多，致使黨務工作者的思想不夠穩定，很多優秀年輕干部都不愿意從事機關黨建工作，專業性和穩定性直接影響了機關黨建工作的質量。部分責任心不強的黨務工作者，更是把檔案歸檔看做是一種累贅和負擔，滿足于交差了事，忽視了黨建檔案的重要意義。

三、機關黨建中加強黨建專題檔案管理的重要性

(一)黨建專題檔案的證據價值，促進黨員干部行為意識的規范。從檔案的生成過程來看，它是人們在社會實踐中直接形成的，記錄了以往歷史情況的原始記錄，具有可令人信服的證據價值。專題檔案是圍繞某一特定社會實踐收集形成的檔案整體，內部文件之間具有密不可分的有機聯系，這種有機聯系不是人為的邏輯組合，而是歷史客觀存在的[5]，它的這種可資為憑的特性構成了檔案的憑證價值。高校黨建工作包括黨組織建設、黨員隊伍建設、黨代表工作、黨費收繳使用管理、黨內統計和重大黨建工作等內容，載體包括了紙質檔案，還有錄音錄像、照片等聲像檔案。通過構建黨建專題檔案，將分散在機關各黨支部的檔案材料實現整合，形成結構更加完善、條例更加清晰、內容更加豐富的黨建檔案信息集合，不僅為黨風廉政教育提供了詳實的物質基礎，對黨員干部形成警示教育作用，更為加強黨員干部監督管理提供了有力途徑，促進黨員干部行為意識的規范。

(二)黨建專題檔案的知識情報價值，有利于提高機關黨委決策的準確性。檔案是事實、知識、經驗的記錄，它是對人們在各種社會實踐活動中思維過程的記錄，因此能給人互有聯系的、系統的、廣泛的知識情報價值。黨建專題檔案的知識情報價值主要表現在兩個方面，從微觀上說，機關各黨支部圍繞某一主題教育活動，從下發文件到成立工作小組，開展活動，最后到上報總結，會形成反映各支部黨建工作的檔案材料，以專題的要求建檔，保證了實踐過程的連續性，反映到檔案整體上，實現了始末信息的完整性。從宏觀上說，雖然圍繞同一社會實踐會有不同的形成主體，正是形成主體構成了豐富且多樣的學校黨建工作，黨建專題檔案的知識情報價值也正是不同角度不同層面對學校黨建工作上的體現。不論是從微觀與宏觀層面，以專題的形式構建檔案，保證了學校黨建工作的連續性和有效性，可以完整地反映學校黨建的發展歷史過程和反映許多規律性信息，這種可靠的、廣泛的、可資參考的特點，有利于提高機關黨委決策的準確性。

(三)黨建專題檔案的歷史研究價值，有利于增強機關黨建工作系統性和持續性。檔案是人類創造的一種寶貴精神文化財富，是歷史文化的沉淀與積累，在傳承文化、推動文化創新中具有不容忽視的作用。歷來研究表明，檔案是歷史研究的原始資料，被譽為“沒有摻過水的史料”，以檔案為依據，才能科學總結歷史，把握發展規律。黨建檔案是高校黨建工作歷史過往、建設現狀的最好見證及現實反映。忽視檔案的建設，機關黨建工作將成為無源之水、無本之木。以專題形式建設黨建檔案，意味能在最大程度上將分散在不同基層黨組織，但來源于同一社會實踐過程、蘊含著事物發展規律的歷史記錄，集中統一管理，在維護檔案本質特性的同時，實現了機關黨建工作的系統性和持續性，實質是對高校黨建歷史文化的延續。此外黨建專題檔案中凝聚的歷史經驗、文化精髓，為黨務工作人員創新黨建工作方式，增強黨建工作活力，提高黨建工作質量、提升黨建工作水平，豐富黨建活動內容，奠定了重要的物質基礎。

四、加強機關黨建專題檔案資源建設的有效措施

(一)加強制度建設，促進黨建專題檔案管理標準化。在高校現有的檔案管理制度的基礎上，加快建立健全黨建專題檔案制度。將檔案管理前置，變事后歸檔為前端控制，明確“機關黨建中檔案標準化、規范化要做什么？”以及“機關黨建中檔案標準化、規范化怎么做？”等問題，規范黨建專題工作檔案管理。通過完善的制度規定，徹底打破原先的管理模式，依法依規將專題檔案建設與機關黨建工作結合起來。因此，檔案館必須提早進入籌劃，為實現檔案專題管理與其他黨建管理工作同步，必須在黨建資料生成之前先下達檔案管理要求，主動聯系各機關黨支部，了解并掌握檔案在形成之初內在質量的影響因素，以科學的方法和手段實現檔案資料的質量控制，同時結合黨建工作階段性完成情況，對黨建專題檔案的建設情況進行檢查，督促工作落到實處。此外必須加強黨建專題檔案管理的標準化，制定專題檔案的收集范圍細則。圈定歸檔范圍，實現預歸檔現行。檔案館可以先與機關各黨支部充分溝通，在了解每個支部產生黨建材料內容和形式上，制定黨建專題檔案歸檔范圍表，根據每個支部交上來的材料，進行歸檔價值的鑒定與整理，及時將相關的情況反饋給支部，再進行二次補充歸檔，最終形成歸檔清單。

(二)加強網絡建設，推進黨建專題檔案管理信息化。以專題為線索對黨建檔案進行管理，不可避免需要解決的問題是如何將形成于同一社會實踐，但分散在不同機關黨支部的檔案最大程度地集中管理。信息技術的突飛猛進，給黨建檔案管理帶來新的機遇。一是數字化技術實現了黨建檔案信息與實物載體的分離，利用掃描等數字化加工方式，將檔案承載的內容信息化，檔案信息可以不再依附固定的載體。檔案部門通過網格技術，將分散保存在不同黨支部的黨建檔案信息資源，在無需物理移動的情況下集中管理，通過互聯網就能迅速共享黨建檔案信息內容。不僅消除了信息孤島，為利用者提供了全面、一體化的服務，更增強了高校檔案館利用信息技術共享黨建檔案信息的能力，增強了檔案館與各機關黨支部之間的協作效率。因此必須加快推進對機關各黨支部，在黨的組織建設、廉政建設、黨支部建設及專項學習教育活動中形成的計劃、方案、總結以及照片、視頻等黨建檔案的數字化加工。二是加速推進黨建信息資源的質量控制。主要是指在檔案數字化過程中，按照數字化技術規范，采用統一的數據格式，實現數據的自動流轉、處理等功能。

(三)加強隊伍建設，實現黨建檔案管理隊伍專業化。一是必須提高黨務工作者對黨建專題檔案建設的認識。思想是行為的先導。開展黨建專題檔案建設是一項工作創新，針對一些黨務工作者重黨務，輕檔案建設的思想問題，更應明確黨建檔案管理前置并不是給基層黨建工作增加工作量，相反是因為黨建檔案的規范化管理，不僅能幫助黨建工作順利開展，又能為黨建工作提供詳實的歷史材料，發揮佐證參考及文化教育作用。因此對于機關黨務工作者來說，必須不斷提升自身的政治理論素養，深刻把握黨建工作的客觀規律，加強對黨建專題檔案管理方式的學習，為黨建工作創新貢獻一己之力。二是強化對黨務工作者的檔案教育培訓。將專題檔案管理的基本原則、主要內容、具體要求及操作方法等內容，依托知識競答、案例解析、分組討論等培訓手段，著力加深黨務工作者對檔案技能的理解和把握，從而高效率地投入到黨建檔案的管理工作中。三是加快建立對黨務工作者檔案管理考核激勵機制。可以將考核的成績與干部任用、提拔評優給予一定的傾斜，調動黨務工作者的積極性，確保黨建檔案管理隊伍的穩定性。