關于固定資產分類、代碼的編制與應用效果分析

楊茗惠YANG Ming-hui

（南水北調東線總公司，北京100000）

0 引言

固定資產具有價值高、使用期限長、周轉速度慢、占總資產比重較大的特點，是企業開展各項業務活動的物質保障。隨著社會建設發展，固定資產的規模不斷增加，構成方式更為復雜，傳統的資產管理方式已經無法滿足當前企業的工作需求。

1 固定資產分類及相關標準

1.1 固定資產分類

固定資產分類是傳統且基礎的固定資產管理方式，對固定資產進行分類有助于規范化管理、清查、登記和統計，固定資產分類一般按照固定資產的功能、用途、類別等屬性或特征進行分類，將具有某種共同屬性或特征的分類對象集合在一起的過程，分類的依據沒有絕對的固定模式，需要管理人員結合企業實際情況來架設類目框架。

1.2 相關標準

固定資產分類的相關標準包括國家標準、行業標準和企業標準三類。國家標準以GB/T 14885-2010《固定資產分類與代碼》為主，其中規定了固定資產分類、代碼及計量單位，適用于固定資產管理、統計等工作。《固定資產分類與代碼》涉及全國各個行業，基本能夠滿足企業固定資產分類的基本要求，當前新修訂的《固定資產分類與代碼》對固定資產門類進行了增補，代碼長度、類目也進行了優化。不過國家標準以寬泛全面為主，對企業實際固定資產的細化規范較少，因此，行業標準成為企業對固定資產分類的主要標準，大多數企業會根據行業標準的要求制定固定資產目錄分類，加強對相關資產、設備的管理分類。只是在社會快速發展的背景下，一些新資產、新設備不斷涌現，網絡信息方面的固定資產逐漸出現，傳統的固定資產目錄并不具備對新型資產的有效歸類，或者是部分方面分類不夠科學合理，導致企業在一些固定資產分類上存有分類困難的情況。針對這種情況就需要從企業的實際需求出發，繼續細化固定資產管理分類標準，編制出企業級別的分類標準，參考國家標準和行業標準，再結合企業具體運行特點，有針對性地細化個別項目，從而增強了企業對固定資產分類管理的效果。

2 固定資產分類優化

2.1 優化需求

固定資產分類需要進一步優化，一方面新型資產的不斷出現，原有的固定資產分類框架難以滿足企業發展的實際需求，在結合企業固定資產實際管理情況后，根據資產屬性和管理模式開展固定資產的分類優化工作。另一方面，為了增強企業對固定資產的統籌規劃，應當在固定資產分類過程中制定統一的分類標準，為所有資產信息的業務共享提供支持。

2.2 優化方案

固定資產分類優化方案需要建立分層優化框架，先從國家標準入手，根據國家分類標準和企業固定資產的屬性，將土地房屋及構筑物、通用設備、專用設備等固定資產進行分類，再經由行業標準和企業標準進行細化，減少其他類固定資產占比較大的情況，科學地建立起固定資產分層優化框架。在固定資產分類框架搭建的過程中要注意業財融合，充分考慮固定資產使用單位的意見，以及下屬各企業固定資產的具體情況，建立統一的固定資產細化和分類標準。固定資產分類應考慮企業對固定資產實際管理需求和資產的全生命周期等。固定資產的類別權衡是分離優化的關鍵，過于細化將會增加企業內部管理的成本，而過于寬泛則難以保障固定資產的安全完整，需要相關人員從資產的全生命周期和企業管理需求進行分析，科學合理地確定固定資產的類別。在實際分類中還要采取動態分類原則，對于一些新技術、新類目的增加運用時，要為分類編制留有一定空間，以此保證固定資產分類的科學性和有效性。

3 固定資產代碼編制

3.1 建立固定資產編碼管理制度

企業需要對固定資產進行代碼編制，國家標準以GB/T 10113-2003《分類與編碼通用術語》為主，固定資產編碼能夠對固定資產整個生命周期進行全面記錄和動態跟蹤，可以清晰地反饋固定資產的使用、折舊、維修、處置等情況，便于管理人員掌控固定資產的實際狀況。固定資產的代碼具有唯一性，“一碼一物”，不會因固定資產狀態發生改變而出現變化，這種唯一性和通用性為固定資產管理提供了巨大的便利，廣泛應用在企業的固定資產管理之中。

3.2 固定資產編碼原則

固定資產代碼的編制原則一般要遵循四點。第一點也是最為關鍵的一點，即固定資產編碼的唯一性原則，無論何種編碼方法或是編碼管理模式所產生的固定資產編碼都必須具有唯一性，這種唯一性是指在企業管理范圍內的唯一。

第二點是固定資產編碼的系統性，需要企業統籌各單位，根據國家標準和行業標準，并充分調研各單位固定資產的實際情況和需求，對固定資產進行系統性劃分及編碼方案，制定統一的編碼結構和方法。

第三點是固定資產編碼具有可擴展性，代碼結構構建時就需要留有足夠的容量，以滿足今后可能擴充的賦碼需求，避免因代碼空間不足而導致需要重新建立，這將會影響固定資產的管理效果，引起固定資產管理的混亂。

第四點是固定資產編碼具備穩定性，尤其是在資產狀態、責任人等信息改變時，固定資產代碼應當保持不變。通常來說，固定資產代碼編制后，在一定范圍內其代碼將保持固定。

3.3 固定資產編碼方法

固定資產編碼通過為固定資產表示唯一物理信息來進行設計，編碼的具體方式需要根據企業的情況和對固定資產管理需求進行設置，沒有嚴格的統一制式。當前企業仍主要采用具有一定含義的代碼進行編制。

采用有一定含義的代碼，其代碼結構通常由單位碼、分類碼和流水碼三個碼段組成。單位碼用于表明固定資產所屬單位，單位碼的設置是為了各單位能夠自主進行編碼工作，相關單位調撥后需要重新編碼。將所有資產按照統一的編碼結構包括單位碼進行編寫，主要為了后續搭建資產信息化平臺時，可以實現各單位固定資產信息的共享，使固定資產可以被充分利用。

分類碼就是固定資產的分類代碼，根據分類標準條例的要求為固定資產指定一個分類號，分類代碼內可進一步劃分細類和細細類，這樣可以為代碼結構提供更多維度，避免出現交叉情況。

流水碼就是固定資產的物理信息，為固定資產分配不同的流水碼以實現固定資產代碼的唯一性。流水碼一般需要在單位碼和分類碼編制后進行設定，其長度通常按照固定資產的總量進行設計。最終得到的具有一定含義的代碼多是10～13左右，例如3位單位碼+7位分類碼+3位流水碼的編碼結構，只要保證固定資產編碼在符合國家、行業和企業標準的基礎上，具有唯一性、系統性、可擴展性和穩定性即可。

在當前企業固定資產管理中，手工管理以及傳統計算機設備已經難以滿足企業固定資產的需求，需要通過更為先進的軟件系統和編碼體系。例如GS1全球統一標識系統是以貿易項目、物流單元、服務關系、資產位置為核心，匯集條碼、射頻等自動采集技術，能夠實現將數據交換、產品分類、數據同步、產品電子代買（EPC）融為一體。這套系統體系由國際物品編碼協會制定并統一管理，已經在世界大多數國家應用，在物流、貿易、電子商務等領域廣泛運用，GS1系統體系也具備編碼的基本特征，其系統性、科學性、統一性和擴展性更為突出。資產代碼有分配給該企業的GS1廠商識別代碼和資產類型代碼組成。例如由21位數字組成的GIAI編碼，4位AI+9位廠商識別代碼+2位固定資產大類+2位設備小類+4位流水碼組成，GS1系統便可以借助自動數據采集技術對不同固定資產或物品進行電子數據交換，可以最大程度減少人工介入，實現自動化管理。

4 固定資產編碼在管理中的應用

4.1 固定資產管理現狀

隨著互聯網和信息化管理的發展，各個行業的固定資產管理以開發應用固定資產信息化管理系統為主，為企業固定資產賬務一致性、臺賬準確性提供支撐，有效地提升了企業固定資產信息化、精細化管理質量，為固定資產編碼的發展應用提供了良好的環境氛圍。固定資產管理系統在企業的運用上多為OA辦公自動化系統的模塊功能，需要與實際工作業務流程相互結合，能夠將業務流與資產編碼相配合，當實際業務發生后，便會觸發設定好的程序，固定資產管理系統會自動化處理固定資產，從申請、審批、使用、折舊、維修、處置等過程全部由系統自動執行，在這個過程中，系統會為管理人員提供固定資產的基礎信息、電子臺賬、資產變化、折舊等數據信息。

在實務工作中，固定資產管理系統中較多使用條碼作為資產編碼與實物資產進行綁定，條碼技術基于計算機信息處理技術、圖片掃描技術等先進科學技術，在固定資產分類管理中運用可以有效解決管理過程中數據信息處理的問題，從而實現高效的固定資產管理。條碼是由寬度不同、反射率不同的條和空組成的圖形，按照編碼規則編制而成。一維條碼適用范圍較小，只能在一個方向（水平方向）表達信息，當條形碼遭到破壞時，條形碼無法讀取，存儲信息量較少，只能儲存字母和數字，30個字符左右容量。而二維條碼適用范圍更廣，可在水平和垂直方向表達信息，存儲信息量更大，可存儲漢字、數字和圖片等信息含量1850字符，當條形碼破損時，錯誤糾正也能使條形碼正確解讀二維碼信息。使用條碼掃描器便可迅速獲得該固定資產的代碼和相關信息，在精準分類方面也能利用編碼來對固定資產進行管理，準確核算固定資產的使用情況，避免遺漏、重復等問題。同時可利用RFID技術作為識別標簽，RFID技術擁有遠距離精確讀取、穿透非金屬物質能力好的優勢，適合使用在遠距離、精確識別的環節，對于固定資產管理有著顯著的促進作用。

4.2 應用效益

傳統的固定資產管理方式采用人工管理方法和手段，數據的采集和錄入以手工操作為主，出錯率高，效率低。主要表現在財務部門和固定資產使用單位溝通不暢，資產情況不能如實反映在賬面上，這都是因為固定資產信息沒有實現系統集成，缺乏有價值的固定資產管理信息統計，導致各項資產的流轉難以有效控制，帶來固定資產管理的困難，進而使資產清查事倍功半，效果有限，出現“前清后亂”。

條碼技術應用后有效解決了固定資產管理數據統計的難題，使固定資產管理系統的功能得到最大化應用，通過網絡信息的優勢，實現了固定資產依據編碼便能做到賬、卡、物的實時對應，可以減少盤點核算的時間和錯誤、遺漏、重復盤點等問題。為了將條碼技術更好地應用于固定資產管理，仍需要做到如下三點，一是管理單位要對資產進行清查和核對，貼條碼前徹底清查資產情況，理順資產規格型號、使用部門、使用人及資產狀況等基本信息，信息務必完整準確，以上是條碼制作的前提；二是明確固定資產責任人，粘貼到對應的實物資產上，公共的資產也需要指定資產保管人員，變動使用人及時進行固定資產調撥流程；三是提高固定資產的管理意識，宣貫固定資產使用單位和管理單位的工作職責，建立固定資產管理績效考核。

4.3 實際應用

固定資產編碼在信息化管理中的應用需要采用固定的條碼標簽尺寸和樣式，一維條碼和二維條碼的碼制統一規范，根據企業固定資產管理的需求，能夠滿足各類數據信息項目的整合，例如固定資產的名稱、代碼、購置日期、變更、折舊、責任人等，必須要有明確的形式。在規范整理完固定資產后便可根據條碼的應用規范制作專門的條碼標簽。這個標簽應當具有防水、防腐蝕的質量保障，能夠長期保存。條碼標簽的安裝可采用粘貼、鑲嵌等方式固定在固定資產上。在固定資產管理工作中，管理人員便可以利用條碼掃描器掃描固定資產條碼，之后經由網絡傳輸至固定資產管理系統進行分析處理，再傳到管理人員的手機或其他移動終端上，管理人員便可在現場對固定資產進行查詢和使用，顯著提高了固定資產管理工作的效率。

在固定資產管理系統中引入條碼技術后，盤點人員可以不再打印盤點表，免除紙質打印、盤點人員簽字、部門領導簽字等工作手續。首先確定資產的所有位置，利用條碼掃描器逐個房間掃描資產，將數據信息傳回固定資產管理系統，固定資產管理系統自動比對盤點信息和賬面信息。與賬面信息不符的資產需進一步確認實際情況，進而補充資產變動手續和賬務處理。部分固定資產項目應當具有唯一的身份標識，是有關企業的固定資產管理的基本手段，而在過往固定資產投資項目管理中各地區各企業沒有形成統一的項目代碼標準，企業對項目的調度管理沒有依據，相關監督行為也難以有效開展。因此我國制定了《全國固定資產投資項目代碼編碼規范》GB/T40058-2021，為各地區各企業在投資項目管理中項目代碼使用不規范提供了依據，鞏固并深化固定資產代碼的應用實踐標準，更好地服務于企業固定資產管理工作。

為了確保固定資產編碼的應用效果，部分企業也在固定資產管理系統和固定資產編碼中增添評價模塊，在使用單位、管理人員與固定資產編碼進行交互時便會開展用戶測試，開展用戶權限和數據的收集與分析。這在一些大型集團的固定資產管理中尤為有效，企業可以通過固定資產關系評價測試來發現固定資產編碼運用中出現的問題，例如操作問題、權限問題、網絡問題等，針對出現的問題進行處理和優化，有助于企業梳理固定資產編碼的規范性，增強操作、審批流程，避免對整個固定資產管理系統造成影響。并且在互聯網普及的背景下，也需加強固定資產管理系統的安全性能，規定企業內部人員的使用權限，管理人員應當具備編制、修改、分類的最高權限級別。

新增固定資產在安裝調試驗收完成后，由資產使用單位提供轉固資料，根據轉固資料將固定資產信息輸入編碼數據系統，按照固定資產類別由管理系統自動生成分類碼、單位碼、流水碼。使用單位核對無誤后，便可進行移交并反饋給管理人員，管理人員便可確定固定資產編碼，后續將編碼標簽固定在固定資產之上即可。財務部門落實資產移交價格無誤后會簽完成固定資產轉固的工作。另外，信息化系統針對固定資產編碼也可以設置預警機制，當固定資產編碼不正確時，將會自動提醒管理人員和審批人員，幫助企業做好固定資產編碼工作。

固定資產編碼的實施為企業固定資產管理構建了完善的信息化網絡體系和制度，在管理體系的環境中各級管理人員之間的聯系更加緊密，固定資產信息共享更加頻繁有效。信息化管理模式也使固定資產編碼得到了創新發展，先進的科學技術逐漸應用在固定資產代碼編制上，使編碼更加科學合理，固定資產管理也隨之得到提升，固定資產編碼與管理工作的協同發展促進了企業資產管控能力。

5 結論

固定資產管理一直是企業發展的重要工作內容，固定資產分類以及代碼的編制是固定資產管理工作不斷發展的必然趨勢，而信息化管理也是企業管理發展的主要方向，運用固定資產編碼和先進技術有效實現了固定資產信息高效共享交互，固定資產的信息化管理和相關技術系統的應用都離不開固定資產的分類與編碼工作，證明了固定資產分類與編碼對固定資產管理起到的關鍵作用。