互聯網時代檔案管理新模式的研究與思考

李 靜

(內蒙古烏蘭察布豐鎮市農牧和科技局，內蒙古 豐鎮 012199)

檔案管理工作是十分重要的工作內容，傳統檔案管理主要以紙質管理模式為主，需要投入大量的人力和物力，費時費力，同時隨著時間的推移，很多檔案信息會出現不同程度的丟失、遺漏等現象，很多有價值的檔案得不到妥善有效的利用白白浪費。通過將互聯網技術應用到檔案管理工作當中，能夠提高整體的管理效率，同時還能夠由紙質管理向著電子化管理轉變，實現對檔案信息的高效收集，高效儲存，節約了檔案的儲存空間，且能夠大大提高檔案管理的工作效率。新時代背景下，將互聯網技術應用到檔案管理中，已經成為一種時代發展要求。但目前檔案管理工作還面臨著不少突出的問題，與互聯網時代的發展要求不相符合，所以需要我們進一步應用新的檔案管理模式，實現檔案管理的創新發展。

1 互聯網在檔案管理中應用的優勢

1.1 豐富檔案儲存方式

互聯網技術在檔案管理中的有效應用對該項工作提出了更高要求。互聯網技術模式下的檔案管理工作相較于傳統紙質檔案管理，管理更加方便，檔案記錄和儲存不僅僅局限于紙張，而是以數字的形式儲存在數據庫當中，儲存的內容逐漸由文字向著圖片、視頻、音頻等多種形式轉變檔案的儲存方式，呈現多樣化發展。另外在檔案查詢、檔案利用過程中，也不再需要人工進行長時間的檢閱查閱，通過登錄檢索平臺，查閱相應的關鍵詞，就能夠檢索到關鍵的信息，大大提升了檔案檢索的效率和質量，提高了檔案資源的利用效率。

1.2 提升管理效率

互聯網在檔案管理中的有效應用，使得檔案管理模式發生了翻天覆地的變化，新時期各項信息數據儲存主要以電子儲存為主，以數據信息取代傳統紙質儲存方式，大大減輕了紙張儲存方式所需要的打印、裝訂等工作，工作效率得以有效的提升。另外隨著時代不斷向前發展，在互聯網當中每天會產生海量的信息，在檔案管理過程中，需要結合部門的實際需求，對各種信息作出有效的收集、整理、加工、分類處理，并將其儲存在數據庫當中，以便更好地利用。所以檔案信息也需要進行必需的加工和整理。互聯網模式之下能夠對各檔案信息快速的規整，保證整理得更加高效，滿足檔案管理工作的時代發展需求。

1.3 大大降低了管理成本

互聯網背景下，網絡世界當中的信息，每天呈現爆炸式增長，信息的生成量比過去成倍地增加。在此背景下，傳統的紙質檔案管理模式不僅需要消耗大量的儲存空間，同時也需要加大人力、物力、財力的投入，使得檔案管理成本不斷增加。而互聯網模式之下，檔案管理工作效率大大提升，檔案管理人員通過依托計算機操作平臺，對相關的文獻資源進行適當的處理，將其儲存在網絡當中，擺脫了硬件的束縛。另外在網絡模式之下，檔案管理工作效率能夠大幅度提升，降低了對人力資源的實際需求，從而使得管理成本大大下降。

2 互聯網時代背景下檔案管理工作面臨的問題

2.1 檔案管理軟件的適應性相對較差

通過將互聯網技術應用到檔案管理工作當中，能夠大大提升工作效率。目前各個檔案管理部門所應用的信息技術和計算機技術具有較強的適應能力，但為了更好地提高檔案管理工作效率，許多軟件企業開始針對檔案管理工作開發了不同的軟件，這些軟件或多或少地會存在兼容性不強的問題，不能夠實現有效的通用。很多檔案管理的相關軟件，適用能力相對較差，針對不同電腦型號不同管理系統有著不同的應用范圍，造成檔案管理軟件常常不能正常運轉，無法發揮其應有的作用，管理效率不高，同時也對檔案信息共享產生了一定的影響。另外檔案管理軟件通用性較差的問題給互聯網技術在檔案管理體系的進一步應用產生了一定阻礙。不同領域不同行業的檔案管理工作要求不同，由于所采用的檔案管理軟件存在一定差異性，在缺乏統一性的軟件基礎上，給檔案的管理和檔案資源的高效共享造成了非常大的阻礙。

2.2 檔案管理標準化、規范化比較欠缺

檔案管理工作是一個系統性、專業性要求較強的工程，在管理工作開展過程中必須具備較強的標準和規范細則，只有這樣才能夠確保信息技術在檔案管理中的有效應用。隨著互聯網時代的不斷向前發展，我國現代檔案管理工作取得了突出成效，但依然會受到發展環境的限制，造成部分的檔案管理信息化建設存在一定的差異性。目前關于檔案管理的信息化還缺乏必要的標準和相應的規范系統。現階段也沒有真正意義上針對檔案管理的基礎性工作制定標準化和規范化的細則，造成了互聯網時代檔案管理工作的開展難度相對較大。

2.3 檔案管理工作存在一定的安全隱患

互聯網技術在檔案管理工作中的應用，既有好處也存在一定的弊端。通過將互聯網技術運用到檔案管理工作當中，能夠大大提升檔案信息資源收集的效果，并做好妥善有效的分類，大大提升了檔案工作效率減輕的人力成本投入。但以計算機為代表的信息化技術也會面臨著諸多安全隱患。電腦系統當中往往存在有大量的漏洞和風險，接入網絡之后會面臨病毒和黑客的攻擊，甚至會造成大量有價值的檔案信息資源被篡改和丟失。另外電腦系統在運轉過程中，由于受到內外部雙重因素的影響，很容易會出現崩潰的風險，在一定程度上給檔案管理工作造成非常大的損害，一旦這些問題出現，將會給檔案信息管理工作埋下巨大安全隱患，大量優質有價值的檔案資源丟失。

2.4 管理人員綜合素質有待進一步提升

互聯網時代背景下，要求檔案管理人員具備信息化操作能力和操作意識，所以必須提升整個檔案管理工作隊伍的專業素質。但當前參與檔案管理的很多工作人員，往往不能夠熟悉的掌握計算機操作要求，不能夠處理一些常見的問題。從現階段的檔案管理工作開展來看，還比較缺少那些既具備檔案管理又具備計算機信息操作能力的人才。所以互聯網時代，檔案管理工作人員需要從專業素質方面入手，加強對信息技術的有效學習，熟練掌握計算機操作技術和信息系統的處理能力。

3 互聯網時代檔案管理新模式分析

3.1 轉變工作理念

從當前檔案管理工作開展情況來看，很多管理人員對檔案管理的重要性沒有充分的認識。結合現階段的管理現狀，就需要注重加強對工作人員的專業技能培訓，讓管理人員能夠充分認識到現代檔案管理工作的重要性并革新工作認識，轉變傳統認識。檔案管理工作當中加快構建信息化的管理系統和管理模式，讓整個工作隊伍能夠更好地轉變傳統的管理理念，并不斷學習現代化的信息技術。通過電子化、信息化的管理模式，不僅能夠提高檔案的管理效率，而且還能夠大大節約儲存空間，促進檔案管理效率的提升。在互聯網時代背景下，檔案管理工作要求相關工作人員能夠盡快對先進的檔案管理模式和技術形式有所掌握和了解，從根本上提升檔案服務工作認知和服務意識。作為檔案管理人員，應該樹立大數據檔案管理思維，要始終堅持技術、業務和數據有效融合，扎實推動“互聯網+檔案”高質量發展。通過深入挖掘數據庫當中的各項含量的資源，為用戶提供精準、便捷的檔案信息服務。

3.2 確保檔案信息的安全性和保密性

互聯網背景下，今后檔案管理工作開展過程中，就需要加快構建健全的檔案管理制度，并且要進一步規范檔案管理的具體細則，明確各項職責，讓現代檔案管理工作均能夠得到有效的規范。通過加快構建完善的檔案管理制度，實施現代化的責任分解，將各項責任落實到崗位，落實到工作人員當中，進一步激發工作人員的工作積極性。同時信息技術，在檔案管理應用過程中，還需要做好系統的保密處理，每一名檔案管理人員都需要樹立保密意識，保證檔案信息的完整性，確保國家利益，個人利益不受損失。每一名檔案管理人員都需要參與到網絡系統建設，設備維護等方面，同時還應該借助高科技手段對檔案管理系統進行定期的檢查和加密處理，確保整個管理系統安全。

3.3 加快構建完善的數據庫系統

互聯網時代背景下的檔案管理工作是以數字檔案形式呈現，所以在開展管理過程中就需要依托信息技術開展檔案信息的傳輸，大大提升檔案信息傳輸的工作效率，實現檔案信息的數字化發展，提高共享效率。而要想確保檔案管理工作的高效運行，就需要加快構建高效運行的數據庫。確保所構建的數據庫網絡傳輸速度較快，具有較強的兼容性，能夠實現對其他數據信息的高效捕獲，高效收集，最終確保數據能夠協調的儲存下來。

4 結束語

以互聯網、計算機、大數據、云計算為代表的信息技術不斷的融合發展，我國逐漸步入到信息時代和互聯網時代，在此背景下，對檔案管理工作提出了全新的要求。但現階段互聯網背景下，很多檔案管理部門的各項管理工作依然面臨著不少突出的問題，不能夠很好地適應互聯網時代的信息加工和信息收集儲存要求，對此就需要轉變傳統的檔案管理理念，提升檔案管理的服務意識，革新檔案管理方法，并將現代化的信息技術充分應用其中，確保檔案管理工作的可持續化發展。