電子發票對高校財務報銷的影響及應對措施

張 莉

(吉首大學，湖南 張家界 427000)

隨著信息技術蓬勃發展，電子發票發展迅速，全面推廣應用，高校財務也積極按照政策和發展趨勢，在核算過程中廣泛宣傳使用電子發票。電子發票具有環保節能、成本降低、效率提升、優化信息化進程等優點，但高校財務也面臨著一些現狀，如容易造假、難以區分以及重復報銷等，這些難題將是需要面臨和將要迎接的挑戰，高校有必要探討可行的應對措施來識別和分析電子發票。

1 電子發票的定義和特點

電子發票是指在貨物買賣中用到的電子數字方式完成的儲存和傳遞的報銷票據，它具有特有的號碼，自身安全性可以加密驗證，這種電子發票相當于目前的紙質發票，并且具有同樣的法律效力。電子發票突破了傳統紙質發票的概念，采取電子簽名實現其唯一性、防篡改、不可依賴性等特點。通過數字信息形式傳送與保存電子發票內容，并通過網絡平臺傳送給接收方。與傳統紙質發票相比，納稅人在對發票進行申領、開具、流轉、查驗等操作時都可以通過國家稅務機關統一的電子發票管理系統進行，使發票開具更快捷、查詢更方便。電子發票的特點：①電子發票可以優化歸類相似類型信息，有效利用信息，并在一定程度上改善稅收管理。各高校應當在其現有的電子發票管理系統中監測發票的接受以及使用情況，以便在早期階段發現問題并采取相應的措施，更早地防止發票欺詐。②電子發票可以起到幫助降低成本的作用。電子發票的使用有效地減少了紙質發票的使用，節省了紙張成本，節約能源保護環境，同時也有效地提高財務交易的效率，簡化了財務流程。③電子發票在儲存和使用上都更加方便、快捷。原始紙質發票使用和儲存都存在不方便，速度慢等諸多缺點。紙質發票還必須通過郵寄才能發出，在運送及儲存過程中都容易受到損壞，而且工作起來很麻煩。相比之下，電子發票使用和儲存方便、工作速度快，能有效緩解稅收管理的滯后性，提高稅收工作的質量，減少違法犯罪行為的發生。

2 電子發票對高校財務工作的影響

推行電子發票系統有利于促進高校財務系統的信息化建設進程，節約了社會資源，為納稅人營造了更加便利的環境，是實現“互聯網+財務”的重要舉措。電子發票已經與傳統意義上的紙質發票具有相同的功能和效應。

2.1 電子發票有利于簡化財務流程

電子發票能夠方便經辦人進行報稅等工作。電子發票減少了紙質憑據的使用率、節能環保，將財務信息數據化與管理電子化結合。在傳統紙質發票報賬時，若單位抬頭、稅號等發票信息填寫錯誤，經辦人需要重新修改且再次打印，但使用電子發票則只需要在平臺上重新修改后便可生成新的電子發票，大大減少了相應的時間成本，提高了辦事效率。

2.2 電子發票便于財務管理，提高財務信息電子化水平

傳統紙質發票報銷過程中，經辦人若遺失其票據，需要提供丟失說明，且還需要聯系發票方索要票據的復印件并加蓋印章，使其具有效果。并且在不同財務管理系統中，對票據遺失有不同的規章制度，一定程度上增加了財務風險。電子發票的儲存、留底、備查等功能，使從開始的購買到報銷等環節都有了記錄，實現了信息自動化。不僅如此，紙質發票在儲存過程中由于環境因素常常會出現模糊、破損、損壞等問題，對日后財務審核以及查閱管理帶來了隱患。電子發票由于實現了財務管理的信息化，可以在財務平臺上實現統一保管、審閱等操作，提高了工作效率也減輕了財務人員的工作壓力。

3 電子發票給高校財務工作提出新的變革要求

相比于企業，高校的經費來源多樣且復雜，對于報銷審核的要求也更加細致。但由于電子發票的具體實施時間短因此隨之帶來的問題也存在不少，給高校的財務工作也提出了新的挑戰。推廣普及使用電子發票，會使大學高校的財務管理運作更加便利，但同時也帶來了新的挑戰。因為在高校的財務會計系統接受各種各樣的發票，同時報賬群體，小組使用的發票復雜，且高校的資金管理通常采用項目制結算，出現在項目周期內報銷完經費，造假發票現象時有發生。介于以上種種現象，針對發票的處理對高校財務人員提出了新的挑戰，具體要求如下。

3.1 重復報銷補貼的風險

為了鼓勵使用電子發票，對電子發票的驗證和識別提出了很高的要求。①電子發票沒有經過驗證，在后期結算期間核對發票的階段就會出現嚴重問題。財務人員必須通過登錄稅務系統檢查發票的真實性，避免發票總額不正確。②財務人員需要提高識別能力，因為電子發票可以多次打印，使得報銷人員容易鉆空子，進行重復多次的報銷。

3.2 電子發票數據被惡意篡改的風險

電子發票必須在網上進行核實，防止造假及時發現偽造。未經核實的電子發票很容易通過各種繪圖程序和其他技術手段被操縱，導致紙質發票與實際金額不匹配。

4 高校財務工作解決電子發票問題的措施

為了享受電子發票所帶來的便利以及工作流程簡化，高校必須從本質上盡可能全面解決電子發票推廣所帶來的困難以及問題。只有順應時代的潮流，我們才能夠有效地解決困難。高校為了能夠顯著提高其電子發票報告和管理的質量，可以采取以下措施。

4.1 加強高校和學院電子發票賬戶的安全防護措施

①登錄稅務局的在線系統檢查發票，以避免病毒檢查等對財務系統的干擾；②對于防止重復電子發票報銷，更新高校財務檢測報告系統，并引入專業掃碼驗證軟件；③使用電子簽名技術，獲得與線下開具的紙質發票相同簽名和印章，以避免偽造；④對電子發票報銷設置標準化報銷流程，完善網上簽批工作，電子發票報銷全覆蓋。

4.2 為在高校財務系統中報銷，建立一個完整的報銷誠信檔案

在電子發票報銷的情況下，須以書面形式約定，由負責款項的一方對賬單的唯一性、真實性和有效性負責。任何機構或個人不得使用偽造和編造的電子發票進行報銷，必須確保這種電子發票只支付了一次。

4.3 提高高校財務管理系統的計算機信息化水平，規范電子發票財務系統

隨著電子發票的普及，高校應該進一步加快財務系統的信息化水平，加強對信息安全的防范。①應系統實現財務會計的自動化，提高財務工作的準確性和效率。②要從財務核算體系上建立統一的核算體系，加強對發票的電子化核對手段，避免出現發票金額真實性和多方付款現象，提高財務核算的效率和準確性。

4.4 提高高校財務系統人員的綜合素質，擴充建設財務人才體系

電子發票開具、報銷、真偽識別等環節離不開財務工作人員的親力親為。因此，需要進一步提高高校財會人員的綜合素質。①加強財務人員對現代網絡科技技術的學習，使財務人員的工作方向更加符合時代潮流。②辦好財務人員的專業知識培訓，提高其專業水平，進而提高財務管理效率和準確性，提高財務人員的審查和鑒定能力。

財務信息化管理需要基于互聯網，而電子發票則體現出高校的財務信息化水平。在如今“大數據”時代，需要逐漸開始推廣電子發票，開啟信息化網絡財務管理模式。高校的財務人員要勇于探索，迎接挑戰，提高自身有關財務水平，對高校財務管理起到推進作用。

5 結束語

總的來說，電子發票的出現、實施和推廣，可以有效地提高財務效率，促進財務機制地改革和整個高校財務工作的長遠發展。大學的財務部門應該改變其自身建設重點。不僅要快速準確地收集數據，在先進地預測和分析基礎上分析數據和促進管理，建立一個信息平臺，成為新時代金融需求的信息源。