新時代高校檔案館藏資源建設與開發(fā)利用研究
——以廣西科技師范學院為例

文/藍艷林

檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻，高校檔案是高校教育教學和高校行政管理事務活動中所形成的原始歷史記錄。高校檔案資源是高校人才培養(yǎng)第一手、最原始的資料，高校檔案文化資源見證了中國教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，見證學校發(fā)展歷史。因此，新時代高校檔案館館藏資源建設與開發(fā)利用，對高校教育事業(yè)發(fā)展和學校建設具有非常重要的意義。在此，本文以廣西科技師范學院為例，研究探討新時代高校檔案館藏資源建設與開發(fā)利用。

1 館藏資源建設與利用情況

據(jù)不完全統(tǒng)計，截至2021年底，廣西科技師范學院共有一級類目11類、二級類目51類，各類檔案館藏資源119626件，其中教學類數(shù)量最多占比最高，達到74140件，占比62.0%。其次是文書類，25195件，占比21.1%。兩類占館藏資源的83.1%。同時，在統(tǒng)計數(shù)據(jù)中電子檔案的數(shù)量為21786件，占檔案總量的18.2%，說明在電子檔案方面的收集不多，信息化的普及率仍較低。在館藏資源利用方面，近4年查詢利用次數(shù)達1528次，占館藏資源總量的1.28%（以件為單位）。各類檔案在利用率占比方面，學籍類檔案利用率最高，達到44.5%。廣西科技師范學院檔案館館藏資源及利用情況詳見表1。

表1：廣西科技師范學院檔案館館藏資源及利用情況

續(xù)表

2 館藏資源存在的問題

廣西科技師范學院檔案館成立于2018年5月，成立近4年來，檔案館的檔案收集、整理、管理等系列工作取得了長足的進步。館藏檔案數(shù)量由2018年的68039件增加到2021年的119626件，年均增速達到約20.69%。檔案利用率也由2001—2010年的0.37%提高到1.28%。然而，由于建館時間不長，部分人員對檔案管理工作的認識不足，導致館藏資源仍存在諸多不足。

2.1 館藏資源偏少，資料來源比較單一

廣西科技師范學院作為一個具有63年歷史、近年全日制學生人數(shù)達17000人的廣西名校，檔案總量達不到12萬件，館藏資源明顯偏少。高校檔案館藏主要來源于校內(nèi)各部門，檔案來源途徑比較單一。檔案歸全率較低，基建檔案館藏資源、名人檔案資源及館際資源建設方面比較欠缺。在11大類51個類目中，檔案以教學類檔案為主，科技類檔案占比不高，僅1.3%，檔案結(jié)構(gòu)仍不合理。館藏質(zhì)量參差不齊，電子檔案占比僅為18.2%，與檔案數(shù)字化信息化建設的要求還有較大差距。

2.2 館藏資源利用率低，服務仍處于“坐等上門”模式

目前，廣西科技師范學院仍以被動提供服務為主，利用者需要到館內(nèi)進行調(diào)檔查閱。由于對檔案宣傳力度不夠，檔案利用人群有限，導致檔案利用率低。據(jù)統(tǒng)計，1958—2000年的檔案利用率為0.46%，2001—2010年的檔案利用率為0.37%，合并以前學校的紙質(zhì)檔案利用率為0.10%。2018年學校成立檔案館后，檔案利用率有所提高，達到1.28%，但仍較低，4年查閱次數(shù)共1528人次，平均到每天，查閱檔案者僅1人次左右。

2.3 館藏資源數(shù)字化滯后，檔案信息化水平低

由于學校經(jīng)費預算緊張，檔案館申請多年的檔案管理系統(tǒng)難以落實，仍用單機版GD2000，難以實現(xiàn)文檔一體化管理。加上部分兼職檔案管理人員對檔案的數(shù)字化認識不足，電子檔案沒有統(tǒng)一收集。檔案管理人員對電子掃描設施設備操作不熟練，導致儀器設備得不到有效應用，檔案數(shù)字化得不到有效實施。最后導致館藏資源數(shù)字化滯后，檔案信息化水平低。

2.4 館藏建設和開發(fā)供求不平衡，利用者傾向性明顯

通過對近4年的“利用檔案、資料及效果登記簿”統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)利用者對館藏檔案利用內(nèi)容具有明顯的傾向性。單位需求利用主要集中在文書、財務憑證等方面；個人查找以歷屆畢業(yè)生需求為主，需求內(nèi)容集中在學籍方面。

2.5 基礎設施標準建設滯后，管理人員組織結(jié)構(gòu)不合理

廣西科技師范學院檔案館沒有獨立的館舍，檔案專用庫房也是由原來的圖書室改造而成，目前館舍在圖書館頂層，溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)、滅火裝置不足，這對檔案的保管會帶來安全隱患。庫房和辦公室一共有9間，面積約為700平米。4間庫房雖采用密集架，但館室面積不足，館舍硬件設施仍相對滯后。在檔案館管理人員方面，在編人員6人雖有1人高級職稱、2人中級職稱，但均不是檔案專業(yè)，基本上沒有檔案管理工作經(jīng)驗，且年齡上50歲以上3人，40—50歲2人，年齡結(jié)構(gòu)偏老，難以適應新時代檔案數(shù)字化信息化的發(fā)展需要。

3 新時代對高校檔案提出了新要求

根據(jù)2021年1月1日起施行的《中華人民共和國檔案法》要求，建立科學的管理制度，加強檔案信息化建設，創(chuàng)新檔案服務形式，推動高校檔案管理的現(xiàn)代化建設，充分利用高校檔案資源服務地方經(jīng)濟社會發(fā)展和學校建設。

3.1 建立科學的管理制度，推動檔案管理的規(guī)范化

對照新的《檔案法》第十九條規(guī)定，廣西科技師范學院檔案館建設基礎水平低，起步晚，需要加大對檔案館建設人力物力財力的支持，以確保學校檔案館適應新時代的建設要求。

3.2 推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，推動檔案管理的現(xiàn)代化

對照新的《檔案法》第三十五、三十六條規(guī)定，廣西科技師范學院檔案館信息化建設比較滯后，迫切需要提高認識，完善設施，利用新技術，加快推進學校檔案管理的現(xiàn)代化。

3.3 創(chuàng)新檔案服務形式，不斷提高檔案服務水平

對照新的《檔案法》第二十八條規(guī)定，廣西科技師范學院檔案館有責任和義務去不斷創(chuàng)新檔案的服務形式，不斷提高自身的檔案服務水平。

4 加快高校檔案的現(xiàn)代化建設

根據(jù)我們當前存在的問題，對照新時代對檔案工作的新要求，尋找差距，結(jié)合實際，加快推進學校檔案的現(xiàn)代化建設。

4.1 注重檔案收集整理，不斷豐富館藏信息資源

檔案的收集整理是檔案能否被有效利用的根本前提，決定了檔案資料的價值性和可利用性。一個館藏檔案不豐富、檔案資源貧乏的檔案部門很難做好檔案提供利用工作。注重檔案的收集和整理首先要確保檔案的完整性，要求檔案員在收集檔案時一定要面面俱到，對上級部門發(fā)文、兄弟單位來文以及單位內(nèi)部發(fā)文等產(chǎn)生的檔案資料都要收集齊全。

4.2 加強制度和基礎設施建設，確保檔案安全

規(guī)范的檔案管理制度和標準的檔案館基礎設施是對檔案安全的基礎保障。一方面要健全各項規(guī)章制度，為安全管理的實施提供保障。另一方面要完善基礎設施，嚴格實行檔案庫房的科學管理。對于電子檔案而言，不光要在“九防”的環(huán)境下儲存，還要利用數(shù)字簽名、訪問控制、防火墻、系統(tǒng)漏洞檢測等技術，減少非法入侵。同時，做好突發(fā)事件應急處置預案，針對可能出現(xiàn)的緊急情況，制訂各種應急預案，確保檔案安全。

4.3 加快檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

電子文件歸檔和管理是檔案信息化建設的重中之重，檔案部門要以《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，加強檔案網(wǎng)絡建設，確保有價值的電子文件及時、完整、真實、有效地保存在檔案部門，為“電子公文和紙質(zhì)公文一樣得到科學保管和有效利用”奠定基礎。因我們檔案館剛成立，收集的檔案信息有限。以后爭取實現(xiàn)高校檔案管理工作的一體化，檔案管理人員還要對紙質(zhì)檔案進行電子形式上的轉(zhuǎn)換，提高檢索效率，加快信息化建設，實現(xiàn)學校檔案的管理現(xiàn)代化。

5 創(chuàng)新開展高校檔案的服務和利用

創(chuàng)新是引領發(fā)展的第一動力，高校檔案的服務和利用同樣需要創(chuàng)新驅(qū)動。特別是隨著信息化時代的到來，檔案工作者必需通過不斷創(chuàng)新才能做好檔案的管理和服務工作。

5.1 創(chuàng)新服務手段，不斷豐富檔案的服務內(nèi)容

隨著人們對檔案認識、需求越來越大，要求檔案開放的呼聲也越來越高。傳統(tǒng)查找檔案速度慢，查全率和查準率低，迫切需要創(chuàng)新服務手段，不斷豐富檔案的服務內(nèi)容。一是要通過建立檔案網(wǎng)站，開展網(wǎng)上利用服務。建立檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)、檔案網(wǎng)站，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更便捷的服務。二是要開展在線服務。通過在線服務滿足人們持續(xù)高漲的檔案利用需求。

5.2 拓展服務領域，不斷滿足檔案的服務需求

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，人們對檔案服務的需求日益多樣化、個性化。檔案工作者要根據(jù)新時代人民群眾的新需求，拓展服務領域，不斷滿足檔案的服務需求。一是要實現(xiàn)信息服務的社會化。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切，檔案部門既要面對政府機關、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。二是要加強信息資源共享。人類的知識和信息資源在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有的知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。三是要合理開發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過對反饋信息進行分析研究，可以提高檔案信息資源開發(fā)利用的科學性、合理性、系統(tǒng)性。

6 加強檔案人才隊伍建設

以人為本是一切工作的出發(fā)點和落腳點。人是生產(chǎn)力中最活躍、最重要的因素，檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展，同樣離不開檔案人才的培養(yǎng)。建設一支政治過硬、愛崗敬業(yè)、業(yè)務精湛、服務高效的檔案人才隊伍，為黨管檔，確保高校檔案事業(yè)行穩(wěn)致遠。

6.1 提高檔案職業(yè)道德素養(yǎng)

檔案職業(yè)道德規(guī)范是檔案人員普遍遵循的行為準則，是社會對檔案人員的道德行為和道德關系的基本要求的概括。檔案人要切實提升檔案工作者的職業(yè)道德，積極踐行“為黨管檔，為國守史，為民服務”。明確檔案工作職責、使命和目標，樹立檔案服務新理念，明確工作目標、重點，調(diào)動檔案干部的積極性和創(chuàng)造性，激發(fā)檔案干部隊伍活力和潛力，不斷提升檔案工作者的職業(yè)操守和文化素養(yǎng)。

6.2 強化檔案業(yè)務知識培訓

在這個知識更新與科技發(fā)展一日千里的時代，檔案工作者要具備較強的綜合能力，還需通過不斷學習培訓，以確保自身的知識結(jié)構(gòu)能與時俱進。一方面，要系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識，深入了解檔案領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。另一方面，要進一步拓寬知識面，以更好勝任檔案工作需要。如學習社會應急管理，使檔案資源在關鍵時期發(fā)揮輔助決策作用；學習法律知識，只有做到知法、守法和用法，才能運用檔案知識去協(xié)助國家法治建設。

6.3 強化檔案團隊建設

開展檔案團隊建設是一項系統(tǒng)工程，需要建設一個有影響力的領導班子，打造一個堅強的骨干中層，建設一個個人與事業(yè)共同成長的檔案團隊，夯實檔案管理工作基礎。通過開展團隊文化建設，改進工作作風，弘揚“馬上辦”和“釘釘子”精神，切實推動工作提質(zhì)增效。采用科學的激勵手段，激發(fā)檔案系統(tǒng)廣大干部職工的積極性與創(chuàng)造性，讓團隊成員感到競爭壓力，充分挖掘個人潛能，不斷發(fā)展提高自己，達到個人成長與事業(yè)發(fā)展的完美結(jié)合，實現(xiàn)個人與團隊的共同發(fā)展。