黨校檔案信息數字化建設淺析

文/劉長東

檔案信息數字化是以計算機網絡技術、多媒體技術等手段為基礎，更好地開展檔案管理工作，其具體方式是通過將不同載體和位置的檔案信息以數字化的形式進行存檔，并通過網絡等方式進行查詢和使用。檔案信息數字化建設如今已經成為了黨校檔案管理工作的主要方向，也是新時代黨校檔案管理部門所需要面對的重要問題。本文闡述了加強黨校檔案信息數字化建設的重要意義，并提出了具體的加強檔案信息數字化管理的策略。

1 加強黨校檔案信息數字化建設的意義

如今計算機網絡技術已經在各行各業中廣泛應用，利用數字化的技術管理檔案，其具備信息內容豐富以及具有更加簡便的查閱共享方式等特點，因此，加強檔案信息數字化建設已經成為了時代發展的必然。黨校屬于具備特殊教育職能的學校，其教育對象以黨員和各級領導干部或者是入黨積極分子為主，因此加強黨校的檔案管理水平有著非常重要的意義。黨校檔案信息數字化建設是順應時代發展的必然要求，可進一步提升黨校檔案的管理質量和效率，建立健全的黨校培訓機制，為其提供更好的服務。

1.1 是檔案管理信息化的必然

現代社會的發展是促進檔案信息數字化的主要原因，早在十幾年前，我國政府相關部門就已經將檔案信息數字化納入到相關的管理規定中，經過十多年的不斷發展和完善，更多的規范和標準陸續出臺，我國各地的檔案信息數字化建設工作都取得了一定程度的進展。“十三五”期間，國家對檔案管理信息化建設提出了更加嚴格的要求，檔案信息數字化建設也成為了檔案管理工作中最主要的內容。促進黨校檔案信息數字化建設，提高其電子檔案的管理質量和水平，建立完善的檔案管理制度，是所有黨校檔案管理部門未來需要格外重視的問題。

1.2 是校務管理信息化的途徑

黨校的檔案管理工作與其他的各項工作都有著非常密切的聯系，因此開展科學、規范的檔案管理工作不僅對檔案管理部門本身有著重要價值，而且與黨校的管理水平有著直接的關聯。檔案信息數字化的建設進程對黨校的建設和管理步伐有著直接的影響，檔案信息數字化建設主要涉及硬件和軟件兩方面因素，其中，建立專門的檔案數據管理庫并組建共享、應用的網絡平臺是黨校檔案信息數字化建設的重要組成部分，也是保障黨校中各級之間交流和分享檔案信息數據的關鍵方式，對于促進黨校內部校務管理水平的提高并加強教學和科研效率有著非常有效的積極作用。

1.3 是檔案管理服務提高的體現

檔案數據資料是黨校中非常重要的一項信息資源，檔案管理部門內收集和存儲了整所黨校所有部門的教學、行政、科研等多個方面的信息資料，也是在該部門進行檔案的調用并以此為黨校的各項管理事務提供服務?，F階段黨校內部的教學工作非常繁重，且覆蓋的學員、干部等人員非常多，科研部門也增加了很多研究項目，這些工作量的增加導致所需的檔案信息數量大幅增加。傳統的檔案管理方式以紙質為主，會受到時間、空間等多種條件的限制，無法滿足實際的工作需要，因此建設新型的檔案管理模式勢在必行。建立專門的檔案信息存儲庫和查詢渠道可以實現對檔案的高效管理，檔案信息的調取也更加簡便、快捷，也為黨校的教學和科研工作提供更好的服務。

1.4 是促進檔案管理規范的主要措施

如今我國的科學技術得到了長久的發展，因此檔案記錄載體也有了很大程度的變化，在現代化的時代背景下，數字化的檔案信息存儲形式也應運而生。黨校的檔案信息記錄了其多年的發展歷程，是非常珍貴的歷史財富。其中一些年代相對久遠的檔案信息進行數字化轉換之后，可以得到更好的保護和留存。一些教學檔案經過數字化處理之后也可以避免出現篡改等現象，影響教學質量。在進行文本檔案的收集和保存時，需要采取統一的電子格式，以此讓其歸檔和整理更加高效。加快黨校檔案信息數字化建設進程的推進務必要將紙質的檔案信息儲存方式轉變為電子檔案，以此來有效提升檔案的存儲安全性和規范性。

2 加強黨校檔案信息數字化建設的對策

2.1 加強教學科研相關檔案的收集

加強黨校檔案信息數字化建設的首要對策就是加強對教學、科研等相關工作的檔案收集。首先，需要相關管理人員將教學材料、科研成果、研究報告等資料進行全面的收集。與此同時，還要根據實際的檔案收集情況采取廣泛或者專門收集的方式。其次，檔案管理相關人員需要嚴格掌握檔案信息的產生規律，在每個學期定期開展集中收集工作，并對各個教育部門的實用信息進行跟蹤和調查，第一時間收集到重要資料。最后，如果在教學過程中有一些相對重要的會議、演講、培訓等活動，需要檔案管理人員做好充足的收集準備，并全程進行跟蹤，避免出現檔案信息的丟失和錯漏。

2.2 建設完善的網絡安全系統

現階段隨著網絡技術的不斷發展，網絡安全問題也成為了世界各國各行各業中都非常關注的一個問題。檔案信息是一種非常隱秘且重要的信息資料，因此很多涉密信息務必要嚴加保管。在黨校中采取數字化的技術處理檔案信息資料時就一定要遵循相關規范和原則進行。首先需要將涉及黨校管理業務的相關資料和信息利用網絡技術加以結合，其次是要按照統一的標準進行規劃和管理。只有全方位地保障黨校檔案信息資料的安全，從而充分發揮出其價值。其中非常需要關注的就是一定要對檔案管理的保密手段進行定期更新，從源頭上避免出現信息泄露的情況。

2.3 建立專門的信息檔案管理系統

從我國現階段的黨校檔案管理情況來看，很多黨校所采取的檔案管理載體仍然是紙質化的，電子檔案很難得到普及，這種情況就導致很多黨校的數字化資料非常稀少。為了改變這種情況，運用先進的計算機網絡和多媒體技術來進行檔案存儲和管理，將紙質檔案數字化，利用現代化的技術將檔案資料加以整合，盡可能滿足黨校的教育和服務需求，從根本上提升其管理能力。黨校的數字化檔案信息管理是為了給其教學、科研工作提供服務，因此需要以計算機網絡為平臺建立完善的數據庫，以便為用戶更好地提供服務。

結束語

綜上所述，對于新時代的黨校檔案管理部門來說，檔案信息資料的數字化建設是機遇也是挑戰，傳統檔案管理方式的數字化轉變對于檔案管理部門來說有著非常重要的意義，相關管理人員一定要勇于面對改變、接受創新，積極開展研究工作，進一步推進檔案信息數字化建設進程。另外，雖然數字化的檔案管理手段有著多種優勢，但是并不能完全取代傳統的管理方式，因為很多檔案的記錄媒介也是記錄時代信息的一部分，需要以此考證檔案信息是否真實。因此，只有二者結合的檔案信息管理方式才能更好地服務于黨校的各項工作。