新時代公路檔案信息化管理研究

文/王建鵬

公路檔案包括公路勘測設計、建設施工、管理養護及科研等活動中產生的、記錄公路部門職能活動，具有憑證、查考和利用價值，反映公路面貌的各種文件、圖表、聲像等資料。近年來，隨著公路事業的快速發展，由此產生的檔案數量和規模呈現出快速增長態勢。面對這種新的情況和問題，我們應積極推進公路檔案信息化管理，更好地為公路事業發展提供服務。

1 公路檔案管理面臨的挑戰

1.1 管轄公路點多、線長，養護要求高

以山東省臨沂市公路事業發展中心為例，該中心承擔著管轄區域內國道、省道、市道公路的管養工作，以及部分道路的建設管理工作。截至2020年底，全市干線公路通車里程達2494.1公里，其中，高速公路687.3公里，普通國省道1806.8公里，基本形成了以6條高速公路為骨架，19條普通國道、省道為脈絡，干支相連、四通八達的干線公路網絡。“四好農村路”建設加快推進，全市公路總里程達到30856.4公里，其中，農村公路28362.3公里，居山東省首位，行政村通硬化路率達100%，全市路網密度高。隨著全市經濟社會的快速發展，以及城鄉一體化進程加快，道路的使用率、改造率都在持續提高，公路建設、管理、養護質量要求越來越嚴。全市公路狀況在全省也處于領先地位，公路檔案管理積極參與全市公路建設及管養，發揮了積極作用。

1.2 檔案形式多樣、豐富，數量增長快

近年來，隨著經濟社會快速發展，全市公路管理的內涵豐富、業務眾多。“十三五”期間，全市建設脫貧道路1589公里，貧困村客運站點1082個，貧困地區鎮村開通公交線路28條，公路檔案范圍日益廣泛、內容日益豐富，數量持續增加。改擴建、新建國道省道主要干線公路，城市、農村公路“白改黑”，“四好農村路”建設，鎮村公路提檔升級工程等，產生了大量文件資料，既有紙質檔案，也有照片檔案，還有視音頻資料，歸檔的主體日益多元，且數量呈現出持續增長態勢。從中心檔案館統計的數據來看，近三年來，全市每年形成公路檔案1950多卷，截至2020年底，館藏檔案總量達63171卷，基本涵蓋了文書檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等多種類型。

1.3 檔案來源多源、廣泛，收集難度大

公路檔案來自交通主管部門、建設單位、監理單位、施工單位、設計單位等，公路檔案來源渠道多加劇了后期檔案的收集難度，公路檔案內容有公路項目建設檔案、公路項目管養檔案、監理檔案和勘察設計類檔案等，載體形式有聲像類、電子類、紙質類等。公路項目檔案來源渠道多，有的文件資料存放于公路管養工程指揮部，有的存放于長期承包管理單位。此外，公路檔案從其立項、勘測、建設到移交，周期往往為數年，周期長是其另一特點，眾多不確定因素極易加大公路檔案丟失、損壞風險。

1.4 檔案利用量大、多樣，需求多元化

公路項目建設完成后，公路改造、擴建、管理維護、等級提升，都需要查詢館藏檔案資料。此外，還涉及審計、紀檢等部門對公路管理中檔案的取證、考核、查詢，社會不特定群體對公路項目檔案查詢、利用需求量持續增加。既有公路管理主管單位查詢、利用，也有設計單位、施工單位、監理單位，以及審計、紀檢，甚至是公檢法等司法部門的查詢。檔案查詢利用量大、主體多樣，需求多元也增加了檔案保管的安全風險，給公路檔案管理提出更高要求。

2 公路檔案信息化管理的主要特點

新時代，公路檔案信息化借助公路業務管理系統與檔案管理系統同步完成檔案資料收集、整理、歸檔，在信息化的同時達到公路檔案數字化目標，即利用公路業務管理軟件直接生成PDF/A格式電子文件入庫，利用掃描設備、軟件等配套工具快速將紙質檔案拆分掃描歸檔入，通過圖文管理軟件將PDF、Excel、Word等軟件生成的電子文件收集存儲，同步轉化為PDF/A格式歸檔入庫。公路檔案信息化管理有如下明顯特點。

2.1 文檔一體化

通過公路檔案業務管理信息系統，從公路建設之初便可實行與檔案同步收集，在公路項目完成后同步實現檔案數字化錄入，并對檔案自動進行分類、匯總、編號。公路項目業主單位、建設單位、施工單位、監理單位將其掌握的工程檔案錄入，便可實現在系統內信息共享，各單位根據其權限查詢到所對應的檔案信息，簡化檔案查詢、利用審批手續，提高工作效率。公路檔案數據錄入后生成相應的案卷目錄，并自動生成卷內目錄、案卷目錄、全引目錄和匯總表等索引，管理系統可自動形成目錄統計、利用統計、查詢統計等報表，規范工程項目竣工檔案管理。

2.2 管理精細化

公路檔案數量多、要求高，建立在制度、人員基礎之上的信息化管理，可實現公路檔案管理精細化目標。利用Web2.0將各種碎片化的公路檔案進行信息化聚合，剔除冗余信息，從檔案資料收集的源頭就實現管理精細化。無論是業主單位、施工單位，還是監理單位，均可登錄檔案信息管理系統，根據不同用戶的權限進行登錄、訪問，實現檔案資源共享。即便公路需要管養和運維，也可直接登錄檔案管理系統，導出相應的檔案資料，實現精準化查詢、利用。

2.3 檔案電子化

根據《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，公路檔案信息化管理系統應本著統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、確保安全的管理原則，利用大數據、云計算、互聯網、物聯網、計算機通信技術等，將檔案管理系統與公路項目業務管理系統無縫銜接，以電子形式移交、存儲公路檔案，簡化檔案移交歸檔工作。

3 公路檔案信息化系統方案

目前，公路檔案管理的依據主要有《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》 《關于貫徹執行公路工程竣交工驗收辦法有關事宜的通知》 《關于印發公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》 《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等。針對公路檔案的特點和這些規范要求，近年來各地完善公路檔案信息化系統方案，加快了公路檔案信息化建設進程。

3.1 設計原則

應堅持五個原則。一是三同步原則。按照同步開工、同步實施、同步交工的原則，將事前介入、中間控制、事后檢查和驗收貫穿于公路檔案管理全過程。二是全過程原則。公路檔案信息化系統應基于公路項目設計、勘測、施工、驗收，以及文件和檔案生命周期全過程管理進行優化設計，涵蓋每一個環節公路檔案管理。三是統一性原則。公路工程檔案范圍廣、種類多、周期長，應基于公路工程檔案特點編制統一的標準和規范性要求，統一公路工程檔案資料收集、整理、編研、利用等全過程質量標準。四是可擴展性原則。一方面，公路檔案信息系統設計應包括各部門、單位分級分層設計，另一方面，也要秉持可擴展性原則，基于靈活的自定義、自調整設計，滿足后期公路部門職能變化的現實需要。五是安全性原則。公路檔案信息化系統設計及應用應確保其系統運行平穩、高效和安全。

3.2 系統結構

根據公路檔案特點，其信息化系統設計應包括五個子系統和三個平臺。五個子系統，即公路工程報表管理子系統、公路工程現場報表填報及審批子系統、公路文件資料管理子系統、OA辦公應用子系統和系統權限及公路檔案數據管理子系統。三個平臺，即公路工程現場檔案資料管理平臺、網絡化管理平臺、檔案管理平臺。其中，公路工程現場檔案資料管理平臺主要是接受公路項目各參與方檔案資料的填報、審查、流轉、檢索和利用等，重點是解決因公路項目周期長、流轉時間久、資料難收集的難題，通過建立較為完備的資料管理系統，做到項目檔案事前、事中、事后全過程管理，實現對公路文件、資料和報表的填報、審查、歸檔等信息化管理。網絡化管理平臺則是解決公路項目公文來往及業主、監理、施工等行政辦公方面業務所產生的檔案資料。檔案管理平臺則是將公路檔案分類管理、檢索、利用等進行統一操作，便于訪問和查詢利用。

3.3 業務步驟

根據公路檔案管理系統的設計原則及結構組成，其功能模塊主要包括十個方面：檔案收集、檔案檢索、檔案編制、電子借閱、紙質借閱、在線服務、往來公文、數字檔案、數據交互、匯總統計。實現這十個方面的模塊步驟，主要包括收集、整理、掃描、索引、組卷等流程。（1）收集。根據公路項目特點，按照公路工程劃分資料收集范圍和要求，以及施工和監理單位/分部/分項工程、文件類等，收集文件原件。文件收集內容包括收集計劃制定、文件資料移交、文件收集鑒別、錄入文件條目。施工及監理單位應將收集的資料報業主單位。（2）整理。公路檔案收集后，按照單位/分部/分項工程、文件類排序依次整理，工程文件原件則按照文件排序標準進行整理。（3）掃描。收集到的紙質檔案資料，需進行數字化掃描、糾偏、去黑邊、質檢和條目掛接等操作。（4）索引。公路檔案掃描完成，需要將掃描后的文件與公路工程文件掛接，在檔案管理系統中建立相應的文件索引鏈接。應檢查電子文件與原件是否一致，公路工程信息、文件著錄項、文件題名是否準確等。（5）組卷。按照《紙質歸檔文件裝訂規范》 《數碼照片歸檔與管理規范》 《會計檔案案卷格式》等，利用計算機信息技術提升自動組卷質量和效率。

3.4 技術路線

公路檔案信息化系統本著用戶體驗和實際管理需要，采用C/S+B/S混合技術路線，即，C/S（客戶端/服務器）結構+B/S（瀏覽器/服務器）結構模式。其中，C/S結構具有維護便捷，操作效率高的優勢，B/S結構則具有很好的交互性，公路檔案業主單位采用C/S結構，負責公路檔案管理，監理、施工的單位則選用Win32單機系統運行。B/S結構主要用于系統檢索，滿足不同用戶需求。軟件開發選用MVC模式，其中M為模型層，V為表現層，C為控制層，MVC模式具有很好的可擴展性和系統配置靈活性，滿足后期新增公路檔案欄目的需要。數據規范采用XML標準定義，這也是目前檔案界在信息化應用過程中普遍采用的數據規范，可以實現公路檔案管理信息無縫銜接。系統應支持WEB服務標準，可在系統授權范圍內遠程調用功能模塊。

4 公路檔案信息化管理推進措施

4.1 樹立公路檔案信息化思想觀念

應充分認識到公路檔案信息化建設和管理的重大意義和必要性，將公路檔案信息化管理納入公路工作的重要議事日程，與其他業務工作同部署、同落實、同檢查、同考核，切實在思想上轉變公路檔案信息化管理理念，將公路檔案信息化管理作為推動新時代公路事業發展的戰略性任務，列入公路部門綜合管理目標和部門信息化建設考核內容之中，加大推進力度。

4.2 把握公路檔案信息化發展趨勢

公路工程標準化、檔案數字化、辦公自動化是當前公路事業發展的重要特點，也標志著公路建設與管理步入了數字化時代。檔案管理也進入數字化云管理時代，由傳統的紙質檔案管理邁向了文件電子化、檔案信息化管理。從公路檔案查詢、利用的現實需要看，無論是公路的改建、擴建還是翻建，都需查詢原始數據，借助信息網絡技術和平臺查詢、復制電子文本的利用者越來越多，公路檔案信息化越發必要。

4.3 做好公路檔案信息化頂層規劃

將公路檔案信息化建設納入公路部門事業發展規劃，制訂公路檔案信息化管理短中長期發展規劃，分步實施。做好人、財、物支持和保障，根據公路檔案信息化管理需要，添置必要的計算機、服務器、刻錄機、掃描儀等設備，及時升級檔案管理軟件系統，保證檔案信息化的正常推進和發揮作用。

4.4 夯實公路檔案信息化基礎工作

從硬件和軟件兩個方面持續夯實公路檔案信息化工作基礎。硬件方面，主要是加快檔案信息化館室等物質基礎建設，添置信息化所必需的信息設備。軟件則主要是開發或者完善檔案管理信息系統，滿足檔案管理功能需要，確保信息系統及檔案信息安全。還應建立健全檔案信息化管理各項規章制度及考核辦法，明確相關的操作規則和標準規范等，做到有章可循。

4.5 推動公路檔案信息化落實

一分部署，九分落實。公路檔案信息化建設貴在堅持、重在落實。應加快公路電子文件資料的歸檔，確定公路電子檔案信息歸檔范圍及其保管期限，明確不同系統電子數據的歸檔時間、歸檔方法、歸檔程序和歸檔要求，保存于專用服務器，確保數據安全。加快館（室）藏檔案數字化進程，尤其是紙質等傳統檔案數字化，必要時委托第三方進行專業技術管理和檔案數字化，確保數字化進程。