淺析科技檔案檔號的編制規范

文/中國工程物理研究院化工材料研究所 張光全 趙祺

檔案工作是一項重要的社會事業，基本點是面向各級組織和社會大眾，收集、管理、使用要立足于服務這個主體。如何科學管理海量的檔案數據，有效利用這些數據資源推動社會發展、服務公眾，是需要深入思考又極具現實意義的問題。隨著計算機數據管理在檔案管理系統的廣泛應用，對海量檔案數據的管理和應用帶來了極大的便利。目前，全國各地檔案館都在進行檔案信息化、數字化和網絡化，若想實現檔案數據大范圍共享，突破數字檔案交換與共享的局域性，其中檔案數據的有效管理是關鍵，促使全國各地數字檔案組織與設計標準化、規范化，避免各地數字檔案數據標準不一，數據存儲格式異構、數據安全保障薄弱等問題，實現各地檔案數據的共享共用。

要想實現各地數字檔案組織與設計標準化、規范化，首先要做到檔案數據的組織和設計標準化和規范化，有的同志認為最難于實現的關鍵環節，在于檔案數據信息輸入計算機前的預處理工作。為此，我國先后出臺了《檔案著錄規則》和《中國檔案機讀目錄格式》來規范檔案目錄的標準，其目的就是規范和統一當前檔案著錄項數據格式和交換格式“千差萬別”的狀況。有了檔案著錄數據格式和交換格式的統一，但是全國各行各業的檔案館行業和業務工作采用差異很大的分類法，再加上各地檔案館采用不同公司開發的數字檔案管理系統，這又出現了另一個“千差萬別”的問題，要做到全國統一的檔案數據管理系統幾乎不可能。但是，全國各地檔案館使用的管理系統在設計時都要依據一個數學模型來管理這些檔案數據，我們可以在檔案數據管理的數學模型上做到標準化和規范化，進而統一全國檔案檔號編制結構，利用規范的檔案身份標識——檔號來規范檔案數據進入館藏檔案數據庫前的整理工作。本文簡單討論科技檔案檔號的編制規范。

一、檔號結構和數學意義上的集合

我們在整理檔案時，對每一份檔案都要編制一個檔號，檔號是一份檔案的唯一身份標識。1994年出臺的《檔號編制規則》（DA/T13-94）規定了檔號的結構、編制原則和方法，該規則確定的唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則以及基本的編制方法作為檔號編制的原則被普遍遵循。2015年10月25日，國家檔案局出臺新修訂的《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015），對歸檔文件的分類方法做了詳盡的說明，一般采用“全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—機構（問題）代碼—件號”（圖1）和“全宗號—檔案門類代碼·年度—機構（問題）代碼—保管期限—件號”兩種分類法為基準確定檔號結構，后者與前者相比只是最后兩項交換了一下次序，建議使用前者，對按照機構（問題）分類做了明確說明，機構分類法與問題分類法應選擇其一，不能同時采用。

圖1 文檔的檔號結構

檔案數據庫是以檔案的本體管理為基礎，兼顧數據庫設計和應用發展的需要，將包括檔案實體信息、管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織的數據集合，也就是說，檔案數據庫就是檔案數據的集合。現在全國各地檔案館采用檔案管理系統來管理檔案數據庫，也可以說是對檔案數據集合的管理，每一份檔案在計算機的檔案數據庫里都有唯一的身份標識（數據庫術語叫ID），檔號也是檔案的身份標識，同一份檔案中，二者在檔案管理系統中是相互關聯的。

我們在設計檔號時，檔號結構是有層次的。從數學上來說，一個檔案館的全部檔案數據可以看作一個集合，也就是說頂層是一個集合，在檔號的結構中，頂層是全宗，這個集合對應圖1所示檔號結構中的“全宗”，圖1中的“門類代碼”可看作“全宗”集合的子集，“年度”則可看作“門類代碼”子集的子集；把“檔案門類代碼·年度”當作一個整體，可以看作“全宗”這個集合的子集，從數據庫管理來說，可以看作“全宗”這個數據庫的數據區塊。依次類推，圖1中的保管期限可以看作前面“檔案門類代碼·年度”子集合的子集，從數據庫的管理上來說，則可以看作“檔案門類代碼·年度”數據區塊的子數據區塊，檔號結構中后面的“機構（問題）代碼”道理一樣，從數學上來說，都可看作上一級子集合的子集，從數據庫管理上來說，可看作上一級數據區塊的子區塊。

其實上面的檔號編制只是適用于按“件”整理方法的文檔，對于科技檔案，國家標準《科技檔案案卷構成一般要求》（GB/T11822）提出科技檔案檔號由全宗號、分類號（或項目代號或目錄號）、案卷號組成。項目代號，由所反映的產品、課題、項目、設備儀器等的型號、代字或代號確定。檔號結構中沒有體現保管期限和年度特征。其中“分類號”具有多樣化、個性化、層次多的特點，不像文書檔案檔號的結構可以整齊劃一。這個數學模型對于按“件”整理的文檔來說很好理解，但是對于科技檔案來說，則需要理清“分類號（或項目代號或目錄號）”中的數學集合問題。

科技檔案涉及項目代號或目錄號，由于特定科研項目不是每年都有，所以就沒有“年度”這個特征，所以無法像文檔一樣用“年度”構造數學意義上“門類代碼”子集合的子集。要構造科技檔案數學意義上“門類代碼”子集合的子集，我們必須用全國不同業務、不同種類科技檔案共有的一個屬性特征才能做到標準化和規范化。我們知道，全國各地的檔案館要對科技檔案進行分類，盡管“分類號”具有多樣化、個性化、層次多的特點，不具整齊劃一的特征，但是每種分類都有一個頂層分類，我們可以用頂層分類的代碼來構建數學意義上“門類代碼”子集合的子集，再用項目代號或目錄號構建數學意義上“門類代碼·頂層分類代碼”子集的下一級子集或數據庫管理上的下一級子數據區塊，這樣我們就能得到圖2所示科技檔案的檔號結構。

中國工程物理研究院是以發展國防尖端科學技術為主的集理論、實（試）驗、設計、生產為一體的綜合性研究院。依據《機關檔案管理規定》，中國工程物理研究院的檔案管理也像全國眾多事業單位一樣，分為文書檔案（WS）、科技檔案（KJ）、財會檔案（CK）和人事檔案（RS）四類一級門類。科技檔案根據分類法分別用KA、KB、KC、KD、KE、KG（基建）、KH（設備儀器）、KJ、KK、KL、KM、KN、KP等頂層分類代碼代表頂層分類，頂層分類下面又用1至9的阿拉伯數字進行了二級、三級、四級分類。比如化工材料研究所的全宗號為03，一個代號為CKD的基建項目第一卷的第一份文件依據圖2的檔號結構可編檔號為03-KJ·KG-CKD-0001-01。

圖2 科技檔案的檔號結構

二、科技檔案檔號結構的說明

上面介紹的科技檔案的結構，只是理論上構建的一種可行性的數學模型，或許有人存在疑惑，實際工作中這種檔號結構可能會遇到一些具體的問題，下面從本人的理解對一些疑惑和工作中的具體問題做一些說明。

（一）為什么不用分類號代碼作為“門類代碼”子集的子集。從圖1文檔檔號的結構，我們不難理解檔號的結構是有層次的，上層與下層具有包含關系，如果我們不用頂層分類代碼，采用可含多層次分類代碼作為“門類代碼”子集合的子集，這樣子集劃分過小，形成的包含關系結構不清晰，容易與后面的項目代號或目錄代號形成犬牙交錯，層次不清。

（二）檔號省略第二項時注意跨類檔案檔號重復的問題。在實際工作中，有些單位檔案部門在編制檔號時會省略某些項。中國工程物理研究院的文檔常會把門類號和保密期限都省略，全宗后緊接著年號和機構（問題）代碼；在科技檔案編制檔號時，有時直接把“門類代碼·頂層分類代碼”給省略了，比如上面提到CKD基建第一卷的第一份文件的檔號就變成了03-CKD-0001-01；但是CKD基建項目也存在設備儀器（KH類）的資料，那么該基建項目設備儀器第一卷的第一份文件就會從03-KJ·KH-CKD-0001-01省略為03-CKD-0001-01，這樣就出現了重復檔號的現象。為了避免跨類代號出現重復檔號的現象，研究院的項目代號不允許跨類重復出現，用CKDS代表CKD基建項目設備儀器的代號（來源設備漢語拼音的第一個字母“S”），這樣上面的檔號變成了03-CKDS-0001-01，避免檔號重復的現象。

（三）子代號的作用。各地的檔案管理系統其實就是檔案數據庫管理系統，數據庫可以分為不同的數據區塊，不同的數據區塊又可以分為不同的子數據區塊，不同的子數據區塊又可層層下分為更小的子數據區塊，從數學上的集合與子集合上去理解，道理也是一樣的。為了使檔號具有拓展性，我們在檔號結構中增設子代碼，子代碼后還可設下層子代碼。比如一個代號為D88型號試驗進行一期試驗后又進行了二期試驗，那么我們可以分別用D88·1和D88·2表示所對應的項目代號。我們還可巧用子代號對大項目檔號進行分類流水編制。我們知道基建項目的分類比較簡單明確，比如研究院基建項目KG類里分別用了KG1至KG9分別表示項目管理文件、項目準備文件A、項目準備文件B、監理文件、施工文件、建安設備、竣工圖、驗收文件、聲像文件等9個次級分類，當基建項目比較大、文件多時，我們可以用次級分類的數字1～9作為子代號進行分類流水編制檔號。如上面提到的CKD基建的第一份監理文件（KG4）的檔號就編為03-KJ·KG-CKD·4-0001-01，第一份竣工圖（KG7）的檔號可編為03-KJ·KG-CKD·7-0001-01。基建項目特別是一些房地產項目，一期建完后還有二期、三期。假如上面提到的CKD項目完成后的兩三年突然決定要進行二期科研基建項目的建設，我們就可以用字母A（也可用數字1）表示一期、字母B（也可用數字2）表示二期，這樣二期的第一份監理文件（KG4）的檔號就可編為03-KJ·KG-CKD·B·4-0001-01。對于一期已經完成的檔號編制我們可以統一替換更改，也可不改。從上面的例子就能看出，在檔號結構中增設項目代號或目錄號的子代號有利于檔號結構的拓展性。

（四）文件編寫上檔號后不要改變文件的屬性。檔號的結構中含有項目代號或目錄號，對于一些保密單位，有些項目代號或目錄號可能涉密，如果一份公開或內部的檔案在上面標注檔號后就改變了檔案的涉密屬性，有些項目代號或目錄號可能還與保管期限相關聯，標注檔號后就會改變檔案的保管期限。因此我們在構設項目代號或目錄號及其子代號時，應該避免采用包含可能改變文件屬性的敏感字符或數字，這樣就可規避這種問題。

三、結語

在信息時代，檔案數據內容與實際檔案一樣具有憑證價值和情報價值，其數據關聯、數據挖掘以及數據融合產生的二次價值，在大數據時代，數據關聯分析和數據挖掘技術可以直接從檔案數據中挖掘出知識甚至智慧。因此，在互聯網大數據時代，檔案正經歷從分散利用向聯網共享利用的變革時代，規范化、標準化的整理工作是保障檔案信息資源共享平臺建設質量的基礎性工作，然而各立檔單位科技檔案檔號編制凌亂、規則不統一，為此，有些專家提出各地檔案館應該統領實體檔案門類劃分及其分類方法。從實際工作來看，全國統領檔案門類劃分很容易做到，統領科技檔案的分類則很難。從科技檔案的分類方法來看，各種分類都有一個層次，為此，我們利用頂層分類代碼來構建科技檔案數據集合的子集合，依據文檔檔號編制規則，利用“全宗號+門類分類代碼·頂層分類代碼”可以規范全國科技檔案的檔號編制規則。如果我們像統一郵政編碼一樣規范各地檔案館全宗號的編制規則，強制規定的檔號中的“門類分類代碼·頂層分類代碼”不能省略，能夠做到科技檔案檔號編制的規范化。盡管全國各地檔案館分類方法及其分類代碼不同，但是《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）指出，立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性，這樣同一全宗就對應一定的分類方法。頂層分類的穩定性又高于下級各層分類的穩定性，這更有利于科技檔案檔號結構的穩定和規范。