高校檔案信息資源開發利用方法及途徑的探討

莫月紅

（長沙職業技術學院 湖南長沙 410217）

檔案信息資源開發利用是檔案管理的重要組成部分，通過對檔案信息資源進行收集、整理與分析，使得檔案資源能夠被充分利用，檔案資源的價值也能夠被發揮出來。開發和利用檔案信息資源也是為需求者提供服務最主要的方法。在新時代背景下，為高校檔案信息資源開發和利用提供了新的契機，高校應該從傳統的檔案管理理念中解脫出來，深入開發和利用高校檔案信息資源，發揮出檔案信息資源的價值，有利于提升高校檔案資源的利用率[1]。

一、高校檔案信息資源開發利用的意義

1.有利于促進社會發展

高校檔案信息資源是社會信息資源的重要組成部分，在推動社會發展方面有著極其重要的作用。再加上高校檔案信息資源比較特殊，有著比較高的學術價值，真實地反映了師生的研究過程、科研活動經驗等，是進行學術交流、科研成果推廣與應用的重要依據，這是推動社會發展最重要的基礎資源。因此，開發和利用高校檔案信息資源有利于促進社會發展[2]。

2.有利于推動高校科學發展

隨著高校的建立和發展，所儲存的檔案信息資源也越來越豐富，詳細地記錄了高校在各個歷史時期的發展和時間過程，以及高校師生在教學、科學等各個方面的研究成果。這不僅是高校最寶貴的歷史資源，而且還是高校最有價值的精神財富，為高校后續的建設和發展提供了有價值的參考。還有高校檔案信息資源開發利用程度也是衡量高校業績和管理水平的重要標準，對于推動高校科學發展有著極其重要的意義。

3.有利于促進高校人才培養

高校檔案信息資源承擔著傳承高校歷史和文化建設的責任，有著豐富的文化內涵和歷史意義。在高校長期辦學實踐中，高校檔案信息資源越來越豐富和完善，這是高校發展最真實的寫照，也是傳遞高校精神最主要的途徑。不管是高校科研檔案，還是管理檔案，都是高校優良傳統和良好風氣的體現，對于學生進行思想道德教育最好的素材。因此，開發和利用高校檔案資源，不僅有利于提升高校的凝聚力，而且還能推動高校校園文化建設。這對于促進學生全面發展有著極其重要的意義[3]。

二、高校檔案信息資源開發利用的現狀

1.開發利用檔案信息資源手段有待更新

有部分高校對于檔案管理工作重視不夠，使得高校檔案信息管理部門處于一個相對封閉的狀態，許多高校檔案管理工作人員受到傳統檔案管理觀念的影響，對于高校檔案信息資源開發利用不夠重視。仍然采用傳統的方法，以手工檢索和提供原件為主，開發利用檔案信息效率比較慢。在信息時代背景下，高校檔案管理部門也引入了計算機設備和現代化檔案管理技術，有一定的效果，但是從整體上來看，資金投入力度遠遠不夠，所建立的檔案信息數據庫容量比較小，導致許多檔案信息資源沒有錄入，很難為高校的發展提供有效的檔案信息支撐。再加上信息化技術發展速度越來越快，原來的答案信息管理系統很難跟上時代和社會發展的節奏，許多檔案信息資源管理軟件比較落后，對于高校檔案信息資源開發與利用帶來了不利的影響。還有現有的高校檔案信息資源開發利用的手段比較單一，很難為高校科研與教學工作提供有效的檔案信息服務[4]。

2.缺乏專業的檔案信息技術人員

對于高校檔案信息資源開發與利用工作來說，對于工作人員的專業性有了更高的要求，如果沒有專業的教育背景和培訓經歷，很難掌握專業的知識和技能，更別談對于高校答案信息資源進行開發與利用。但是就目前的情況來看，高校檔案管理工作人員素質存在比較大的差異，許多工作人員并沒有接受專業的教育和培訓，對于高校檔案管理工作認識不夠全面，沒有看到檔案信息資源的重要價值。除此之外，高校檔案管理隊伍建設有待進一步完善，許多高校檔案管理人員在內部工作調整的過程中，有可能會被調離檔案管理隊伍，人事之間的調動過于頻繁，對于高校檔案管理隊伍穩定性帶來了不利的影響。再加上，許多高校更加注重科學和教研，在這些方面投入了比較多的資金，對于高校檔案資源開發和利用重視不足，工作人員福利保障也有待提升，這就使得高校檔案管理人員在信息資源開發與利用方面積極性與主動性不夠，更別說在檔案管理工作方面有所創新。

3.檔案信息資源開發方法有待更新

傳統的高校檔案信息資源開發方法比較單一，在開發和利用的過程中，更多的是關注人們所熟悉的領域，主要包括高校科研、大學生就業等，這就導致高校檔案資源開發不夠深入，僅僅涉及幾個區域，沒有辦法充分發揮出高校檔案信息資源的價值。除此之外，就目前的情況來看，從事高校檔案管理的工作人員比較少，檔案室常規的工作已經足夠他們的應付，很難有時間和精力去開發和利用全新的高校檔案資源，同樣也沒有時間去學習新的檔案信息資源開發和利用的方法。還有許多高校檔案工作人員缺乏研究創新能力，沒有根據高校的實際情況去開發和利用檔案信息資源[5]。

三、高校檔案信息資源開發利用的重點

首先，高校特色檔案，真實地記錄了高校的發展軌跡，真實地反映了高校的管理、師資、科研等，從而能夠更好地了解學校的特色，弘揚辦學理念和文化底蘊。因此，一定要做好特色檔案的開發與利用工作。其次，高校檔案編研工作，為高校師生提供更加優質的檔案信息服務，不僅要參考文書檔案的各項信息，而且還要將文書檔案信息電子化，能夠更加便捷地查詢相關的信息。還有一定要做好宣傳工作，使得高校其他部門的人也能夠意識到檔案信息資源開發利用的價值，積極配合檔案管理部門的信息收集、真理的工作，協調好各個部門之間的關系，確保檔案信息電子化能夠被落實。最后，加強檔案信息資源建設統籌管理，在檔案信息開發和利用方面投入更多的人力、物力、財力等，引入現代化軟硬件設備，對于檔案信息資源開發利用的成果進行驗收，確保檔案信息資源開發與利用能夠落到實處[6]。

四、高校檔案信息資源開發利用的方法及途徑

高校檔案信息資源是高校在發展過程中形成的精神財富，高校應該看到檔案信息資源開發與利用的重要價值，在條件允許的情況下，引入現代化的軟硬件設備，注重建設高校檔案信息資源數字化建設，借助現代化信息技術解決高校答案信息資源在開發和利用過程中遇到的難題，從多個層次、多個角度開發和利用高校檔案信息資源，培養出一批專業的高校檔案信息資源管理人才，采取多樣化的形式去開發和利用高校檔案信息資源，提升高校檔案信息資源開發與利用的效果，為高校的發展提供更好的信息資源服務。

1.建設高校檔案信息資源數字化基礎設施

高校檔案信息資源開發是高校檔案管理工作的重要組成部分，因此，高校應該給予檔案資源開發與利用更多的重視，建設高校檔案信息資源數字化基礎設施，引進一批先進的計算機設備，將傳統的紙質檔案轉變為數字化檔案，保存在各類數據庫中，方便檢索。還有，高校應該尋求與第三方企業合作的機會，還要根據高校檔案信息資源管理的實際情況，增加檔案信息管理、借閱管理、科研服務等功能，為高校教學和科研提供有效的檔案信息資源支撐。通過特色高校答案信息資源管理功能，使得師生對于高校檔案資源管理工作有更加全面的認識，為檔案信息資源開發與利用營造良好的氛圍，推動高校檔案信息資源開發與利用工作順利進行[7]。

2.充分發揮現代化信息技術的優勢

在高校檔案信息資源開發與利用工作中，引入現代化信息技術，不僅有利于提升資源開發與利用效果，而且能夠有效解決高校檔案資源開發中遇到的難題。隨著網絡信息技術的飛速發展，傳統的高校檔案信息資源開發利用手段過于單一、落后，跟不上高校發展的速度，更別說根據當前高校教學和科研實際對于檔案信息資源進行開發和利用，技術問題已經成為擺在高校檔案管理人員面前最大的難題。因此，高校一定要引入現代化信息技術，將大數據技術、云計算技術應用在檔案信息資源開發利用工作中，有利于提升高校檔案信息資源開發與利用的效率。對于高校檔案信息資源開發與利用工作中存在的問題，組織相關的技術人員進行集中探討，構建出符合目前高校檔案信息資源開發與利用需求的信息系統，這有利于提升高校檔案信息資源的利用率。

3.構建多層次、多渠道檔案信息資源開發利用機制

高校檔案信息資源所涉及的信息內容非常豐富，不僅包括一系列有價值的檔案信息，要想開發和利用這部分檔案信息，必須建立多層次、多渠道檔案信息資源開發利用機制，通過對檔案信息進行分類開發，能夠更好地滿足高校教學、科研的需求。在開發和利用檔案信息資源的過程中，可以按照學院和專業進行答案信息資源匯總和深度開發。除此之外，高校檔案信息資源管理部門應該樹立起全新的服務理念，這有利于提升答案信息資源開發利用效率。在構建多層次、多渠道檔案信息資源開發利用機制過程中，一定要做好相關的服務工作。具體來說包含以下幾點。①超前服務。高校檔案管理工作人員應該了解目前學校教學、科研現狀，提前預測全校教職工可能用到的檔案信息資料，再將其進行有效整合，將有價值的檔案信息資源送到需要的人手中，為高校教職工提供超前服務。②跟蹤服務。高校檔案管理人員應該結合目前學校改革創新的需要，加強教學科研部門與其他部門之間的溝通與交流，通過這樣的探討活動，檔案室工作人員能夠明確自己的工作目標和工作任務，了解學校各個部門檔案信息服務的需求，為其提供有針對性的檔案信息服務，在提供答案信息服務后，一定要做好后續的跟蹤服務工作，這有利于提升高校檔案信息資源利用效率[8]。

4.培養一批專業的檔案信息開發利用人才

在新時代背景下，高校檔案資源管理部門致力于尋求新的資源開發與利用途徑和方法，要想實現這一目標，必須要有一批專業的檔案信息開發利用人才作為支撐。因此，高校一定要注重檔案管理人才隊伍建設，提供相關的教育培訓活動，提升檔案管理工作人員的專業水平，為高校檔案資源開發和利用提供更加優質的服務。首先，一定要加強職業道德教育，通過職業道德教育，使得檔案管理工作人員的理想信念和職業操守能夠更加堅定，積極主動的投入到檔案資源開發與利用的工作中，結合自己所學的知識，不斷創新檔案信息資源開發與利用的方法。與此同時，還應該積極組織檔案管理工作人員參與各種各樣的業務培訓，更新工作人員的專業知識結構，能夠接觸的先進的檔案管理開發和利用方法，不斷提升檔案管理工作人員的業務能力；打造一支高水平的檔案管理資源開發與利用團隊，推動高校檔案管理信息資源開發與利用工作能夠順利推進。高校一定要為檔案管理工作人員指明未來的發展方向，幫助其進行職業生涯規劃，目前有一些檔案管理工作人員的積極性不高，大多數是因為檔案管理工作人員對于自己的職業認識不夠全面，認為只是一個整理檔案的工作，未來沒有什么發展前途，沒有明確的職業生涯規劃。因此，高校檔案管理部門應該結合工作人員的實際情況，鼓勵檔案管理人員去考取相應的證書，拓展他們的知識視野，能夠站在更高的角度上，去思考高校檔案信息資源開發和利用的新方法，并不斷完善。

結語

綜上所述，在新時代背景下，高校一定要看到檔案信息資源開發與利用的重要價值，對于檔案信息資源開發與利用給予足夠的重視，結合高校發展的實際情況，尤其是教學和科研的實際需求，創新高校檔案信息資源開發和利用的新方法，不斷提升高校檔案信息資源開發與利用水平，充分發揮出檔案信息資源應有的價值，為高校的發展提供充足的動力。