數字化不動產檔案管理利用發展平臺的構建探討

文／王海斌 烏魯木齊市自然資源和不動產登記中心 新疆烏魯木齊 830000

引言：

隨著時代不斷發展，數字化浪潮正席卷于全球的各個行業，數字化技術不僅為各行各業提供了新的發展動能與發展模式，同時也為傳統行業的發展提供了提質增效的內生動力。2020 年4 月，習近平總書記在中央財經委員會第七次會議上指出，“我們要乘勢而上，加快數字經濟、數字社會、數字政府建設，推動各領域數字化優先升級”。在十四五規劃和2035 年遠景目標綱要中提出“加快數字社會建設步伐”“提高數字政府建設水平”，并對此做出重要部署。在此背景下，不動產檔案管理數字化發展平臺的構建，將逐漸轉變原有的檔案管理方式，切實提升檔案管理的工作效能，進一步推進數字社會的建設步伐。

1、數字化不動產檔案管理的主要內容

所謂數字化，是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術。對于不動產檔案管理而言，搭建數字化管理平臺已成為大勢所趨，現代化的數字技術和先進設備，為數據信息的接收、管理和利用等日常工作提供了良好的技術支撐，極大地推動了不動產檔案全面、全方位地實現數字化管理。數字化技術的介入，極大提升了檔案日常管理的整體效率，使工作人員更重視企業文化，構建出內部員工信念、儀式以及價值觀等元素組成的文化形象，此時工作人員僅需憑借計算機網絡系統對當前的信息進行檢索，即可查看、調取當前在庫的檔案信息。期間應相應地做好數字化系統的定期維護、升級工作，確保檔案信息的真實性與時效性，同時做好檔案信息的整合工作，促進不動產檔案管理工作執行效率以及整體質量得到相應的提升。

2、數字化不動產檔案管理利用發展平臺的優勢分析

數字化不動產檔案管理利用發展平臺是構建“數字中國”、建設“數字政府”的重要拼圖，也是借“數”之勢，打造高質量政府、推動高質量發展的重要環節。數字化是一項近年來快速發展且被各行各業廣泛應用的現代先進技術，其應用于檔案管理主要具備以下優勢：

2.1 數字化檔案管理具有先天的技術優勢

構建數字化平臺進行檔案管理，以職工為本，體現出企業內部的素養文化，展現出企業在日常運行環節表現得各方各面。凸顯出企業文化的基本內涵，使其不僅具備存檔速度快、存儲數量大、存儲類型多的先天優勢，而且還可以利用其技術特點整合庫內的圖紙、文字等各種格式的各類信息，極大促進了館藏數據的集約化、標準化、規范化、網絡化，進而更加凸顯其與傳統人工管理方式的差異性與優越性。

2.2 構建數字化平臺極大提升了工作效率

既往的不動產檔案管理，往往是以純人工、純紙化的方式展開各項檔案工作，其不僅工作效率相對低下，工作模式相對落后，而且無形中也對日常管理與檔案利用帶來諸多不便。通過構建數字平臺，能夠實現檔案的快速收錄、檢索以及調用，而且極大提高了檔案信息的精確性。

2.3 數字化管理能夠突破時間、空間的限制

傳統的不動產檔案管理由于采用純紙化的檔案存管方式，往往難以突破時間和空間的束縛，使得日常的檔案管理與利用存在諸多不便。數字化管理平臺能夠發揮其信息化、網絡化的優勢，通過網絡途徑打破時空壁壘，簡化了檔案管理人員日常檢索與調檔的操作流程，加快了檔案調取審批程序，其不僅節省了檔案管理工作的人力、物力，而且在將來有可能透過數字化管理平臺，加強多個管理部門之間的信息共享與政務協同。

2.4 數字化加密技術將提升檔案安全性

不動產檔案管理中一項重要的內容，便是確保館藏檔案的數據安全。借助計算機技術，可借助密鑰等方式將重要信息鎖定，實現對機要檔案的加密工作。同時可根據不同查詢人員的類別，賦予不同人群不同的調檔權限，以避免查詢人員隨意調取、修改或刪除信息，促使不動產檔案管理工作更加安全以及便捷。良好的數字化加密技術將為數字化不動產檔案管理工作奠定良好的基礎，確保檔案管理工作質量得到提升，全面展現出不動產檔案管理工作的實際價值。

3、數字化不動產檔案管理利用發展平臺的利用原則

3.1 嚴格遵守國家的各項規章制度

檔案事業是國家的一項重要事業，無論是采用傳統的管理辦法還是新技術的引入，嚴格遵守國家的各項規章制度仍舊是檔案工作開展的基本前提。在日常工作中，應加大對國家相關法律和規范條例的學習，確保數字化不動產檔案管理符合檔案接收、管理、利用的標準和程序，促進檔案管理的各環節規范化運轉，為各項工作有效實施提供可靠基礎。不動產的檔案管理中有許多資料，需要檔案管理工作者有較高水平。在不動產數字檔案管理中，要做到科學、合理、有效地管理信息，必須嚴格遵守國家有關法律法規，確保信息的真實、準確、高效性。在有關法規的指引下，工作人員要對城市的現狀和發展有一個全面的認識，以便更好地履行自己的工作職責，從而推動城市的發展。

3.2 確保檔案信息的真實性、完整性、時效性

隨著城市建設的高速發展以及機構改革的不斷深化，不動產檔案也積極轉變管理思路，全面推進檔案工作的精細化管理。數字化不動產檔案管理工作應秉承并強化信息的真實性與完整性，確保檔案信息能夠在管理部門調檔、群眾辦事查檔過程中，完成企業管理工作，將被管理對象設置為項目、資金、人力資源、技術以及市場，簡化工作人員的檔案信息管理流程，加強企業文化機制的運用，充分發揮出管理機制的應用價值，為員工營造出良好的工作環境。同時，數字化檔案管理平臺還需要進行定期更新與維護，持續對檔案數據進行動態更新，確保數字化管理平臺后臺數據的時效性，保障日常工作中工作人員能夠準確地檢索到最新的不動產檔案資源。不動產檔案記載了一座城市各個時期的建筑狀況，為今后城市的發展和規劃提供了一定的參考。所以，在建設和使用數字化檔案管理發展平臺的過程中，我們要確保不動產檔案資料能夠長久地保存、使用，使其在各個時期都能起到應有的作用。在確保檔案資料長期保存的同時，也要確保檔案資料的安全，也就是資料不會遺失，因此必須定期對使用開發平臺的資料進行定期的維護。

3.3 保障檔案管理的安全與可持續性

在不動產檔案館中，有相當一部分在館資料屬于長期合法有效的檔案資源，且這部分檔案信息隨時可以作為有效的信息依據被管理部門或群眾查詢調取。因此，館藏檔案資料信息是需要長期保存，且確保其安全穩定的。在數字化技術的加持下，檔案管理可規避一部分信息遺失遺漏的不良情況，一定程度上降低檔案信息丟失的概率以及資料尋回的成本。與此同時，數字化技術雖然為檔案管理帶來了諸多便利，可通過加強職工文化建設的方式，讓員工意識到企業文化的重要性，保證企業內部員工具有相應向心力、凝聚力，使企業文化成為企業健康發展的基石，給予員工相應的思想保障以提升了工作效率，但依舊不可忽視數字信息的存檔安全問題。工作中應加強對檔案數據進行有效監管，強化網絡安全建設，對工作人員進行網絡安全培訓，對相關軟硬件實施有效管控，并針對數字化檔案管理建立長效管理機制，促進檔案資源長期穩定利用。

3.4 保障新技術的普惠化與便捷化

數字化技術將為檔案查詢與調取提供技術上的支持，為日常工作帶來諸多方便，但對于非專業人員的社會群眾來說，數字化檔案管理平臺還需要兼顧一定的普適性、均好性與便捷性。數字化管理平臺應提供相對簡單易操作的群眾端，避免新技術成為“秀肌肉”的工具。同時不應將數字平臺作為檔案管理的唯一平臺，應為老年人等不便人群提供人文關懷，切實將技術從“空中樓閣”中釋放下來，真正實現數字技術“貼近社會”“貼近群眾”“貼近生活”。

4、不動產檔案管理的問題和不足

4.1 檔案管理數字化信息化建設緩慢

在當今信息社會，檔案管理數字化信息化建設工作還不夠到位。首先，有關人員要把握當前的時代特點，推進不動產檔案的數字化、信息化。但是，由于不動產檔案管理登記的歷史跨度較長，涉及的資料種類繁多、數量龐大，加上有關部門在資金和其他方面的投入力度不足，導致不動產檔案管理工作中數字化和信息化建設十分緩慢，也影響了不動產檔案管理工作的高質量發展。

4.2 數字化技術在不動產查詢和利用方面的應用存在不足

當前，部分不動產檔案管理工作出現了“雜亂”的現象，盡管有了數字化技術的運用，但是由于缺少對傳統的不動產檔案資料管理觀念的剖析和研究，使得檔案管理工作更多地側重于檔案的保管，而未能充分發揮其在提高檔案使用價值上的作用。比如，某些不動產查詢方案在構建時，由于缺乏數據互聯性，使得不動產信息的訪問應用不夠全面，很難適應不動產市場的實際需求。部分不動產檔案在數據檢索中，盡管能夠進行數字化技術的應用，但是由于沒有充分地考察和分析影響不動產數據使用效率的各種因素，從而導致了信息資源的利用效率低下。

4.3 數字化技術在不動產檔案編號方面的應用存在不足

要想使不動產檔案編號工作能夠更好地發揮其利用價值，就必須對其進行標準化處理。然而，目前，我國的不動產檔案管理工作在開展中，對文件編號缺乏有效的關注，未對收到的文件進行有效的審查，使不動產檔案管理制度的獨特優勢無法得到顯現。比如，某些不動產文件在編號時，沒有充分注意到大數據網絡的流暢性，沒有能夠對大數據在信息傳輸中的作用進行分析，從而使得在缺少了海量數據網絡的情況下，不動產文件編號的管理工作難以得到標準化。目前，已有部分數字化技術在不動產登記工作中運用，但由于沒有真正地對其進行排序、對其屬性進行有效的分析，使其分類方法很難進行調整和創新，工作人員不能在確定有關信息的前提下，對不動產登記編號的管理措施進行調整。由于某些數字化技術沒有達到有效運用，沒有對不動產文件檔案管理的最終效果進行研究，沒有能夠對文件的定向查詢進行有效的分析，從而造成檔案資料了在拍照過程中，很難形成一個標準化的目錄，同時也造成了文件編號的設定與流水編號相關性不高，無法在提高檢索效率的前提下，避免檔案丟失的問題。

5、數字化不動產檔案管理利用發展平臺的構建策略

5.1 明確管理目標，轉變管理思維

首先，無論是采用傳統的不動產檔案管理模式還是引入現代化科技輔助管理，在新時期、新背景下，都要確立一套符合當下發展需求的檔案管理目標。同時，在制定管理目標的過程中，應清晰認識到“數字化技術”是輔佐實現管理目標的現代化“工具”，加強對企業的管理，運用項目調研、設計、建設以及投資管理的方式，掌握企業管理的主要內容，降低對技術本身的影響，統一企業管理目標以及其管理方向與管理內涵，使動產檔案管理模式只影響所設定目標的實施縱深。在管理的思維上，應積極適應與應對數字技術的特性，宣傳企業文化，增加內部得到核心競爭力，確保企業中心工作與職工切身利益結合，轉變以往傳統紙質化檔案管理的思維方法，改變以往“重藏輕用”的檔案管理模式，發揮數字化技術在信息集成、整合、分析方面的優勢，深入挖掘檔案的利用價值，使優秀的企業文化成為企業管理工作的內在動力，積極探尋檔案資源共享，強化網絡化思維與數字化思維，利用數字化平臺動態性、發散性、便捷性等技術特點，推動不動產檔案管理的日常工作。

5.2 完善數字化檔案管理的機制與標準

目前，國內正處于檔案數字化發展的關鍵時期，對于新技術、新方法、新模式制定并提出一套適用的管理制度、規范和標準，是當前亟須完成的關鍵任務，這也是確保檔案管理工作有效推進，提升檔案管理日常工作整體效率，支撐數字化管理模式長效、可持續發展的重要基礎。在當前，可先遵從各項國際、國家標準以及行業規范，同時結合實際工作的需求以及實踐中遇到的各類問題，不斷反思總結，最終形成一套針對性強、契合度高的管理機制與標準。

5.3 提高數字化技術在不動產查詢和利用方面的應用水平

在探討電子技術在不動產檔案管理中的運用方式時，我們必須充分認識到當前不動產檔案管理的混亂狀況，尤其是要對傳統的文件管理理念進行歸納，使之能夠在使用數字化技術的基礎上，實現對不動產檔案管理方法的改革，使之能在一定程度上克服制約條件，提高檔案的使用效率。

5.4 提高數字化在不動產檔案編號方面的應用水平

我們要加強對不動產檔案編號研究，制訂詳細的歸類計劃，使之能在確定檔案的最后狀況的前提下，正確定位文件的位置，為實現文件的標準化、合理利用創造了良好的環境。要充分認識到老舊不動產檔案的特殊性，減少其拆分的次數，數字化檔案管理技術的運用，有助于保證檔案管理工作的規范化，確保了檔案的序號與流水號的連貫，為提升不動產檔案管理工作提供了有利的環境，能夠有效防止檔案丟失。

5.5 強化數字化專門人才的儲備與選用

檔案的數字化、信息化雖然極大地節約了日常檔案管理的人力、物理，但在信息化與數字化構建的過程中，始終離不開專業人才的付出與指引，專業型人才也是數字化平臺攻難關、再創新、可持續的重要內生動力。在人才儲備與選用過程中，應繼續注重對檔案相關人才的培養，其是制定檔案管理目標、確立工作總體方向的“舵手”；同時應注重儲備數字化相關的技術人才，這一類人才是為數字化檔案管理提供技術支撐的重要人員，是推動數字化管理落地的“水手”。在管理工作中，只有“舵手”與“水手”精誠合作，才能實現數字化檔案管理“揚帆遠航”。

5.6 建立數字化不動產檔案信息服務體系

在傳統的檔案管理工作中，往往存在“以藏為主”的工作慣性，形成了“看攤守業，等客上門”的工作模式。而在數字化檔案管理的加持下，檔案管理的工作模式將做出巨大的轉變，將從原有內向的“館藏思維”轉變為外向的“服務思維”，其不僅包括了配合各管理部門調檔提檔，還包含了服務好群眾查詢檔案的各類訴求。同時，打通數據壁壘，做好數據共享，整合優化數據，挖潛數據價值，做好數據分析，都是檔案信息服務體系中不可或缺的重要部分。最后，加強多方參與，定期吸納包括管理部門、公眾等服務對象的詢檔訴求，及時對相關問題做出回應，最大限度發揮數字化檔案管理發展平臺的服務能力與社會功能。

5.7 強化數字平臺信息安全保障體系

數字化的一大隱患即是信息安全問題，為保障數字化不動產檔案存取的安全性，應健全信息安全保障體系，在信息存儲數據庫內設置防火墻，避免黑客進入，降低病毒成功攻擊的頻率。其次，在訪客查詢檔案信息時，應設置核實身份的軟件程序，在身份認證成功后訪客進入本系統。同時應建設密鑰管理工作，保障重要文件不被破壞。再次，對電子檔案做好全周期的監管，并做好紙質、電子兩種檔案并存工作，定期對存檔信息進行多重備份、異地備份。強化內部監控系統，確保內部網絡環境安全，定期對安全保障系統加以維護與升級。同時，應提高全員綜合素質能力，避免不動產檔案管理中文件出現丟失、遺漏等現象，有效保證此方面檔案信息的安全。最后，建立應對信息安全問題的應急響應機制，定期開展信息安全演練，以從容應對各類網絡、數據庫安全問題。

結語：

綜上所述，在信息飛入發展的背景下，各個行業的信息化建設水平都得到相應的提高，使不動產檔案管理工作成為目前信息管理工作的重點之一。因此為保證不動產檔案管理工作的順利進行，需加強數字化平臺的建設工作，保證檔案管理工作的質量、效率得到相應的提升，利用科學技術來確保員工每一項工作的完整性，從而保證在此保證員工各項工作的公開、公正、透明。