PDCA理論在醫院文書檔案質量管理中的應用

文/馮秀蓮

《文書檔案案卷格式》中將“文書檔案”定義為：反映黨務、行政管理等活動的檔案。可見，醫院文書檔案是指在醫院管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。醫院文書檔案記錄和體現了醫院日常管理狀況，可作為醫院日常管理的重要參考憑證，也是提升醫院日常管理能力和水平的重要抓手。因此，醫院文書檔案管理質量是重點需要把握的領域，其直接影響到文書檔案信息分析的準確性、效率性。PDCA理論廣泛應用于醫療、教育、行政管理的各個領域。其中，P表示計劃（plan）、D表示執行（do）、C表示檢查（check）、A表示處理（action）組成。PDCA理論是一個運動往復不斷升級的“環”狀分析法，由于是經戴明博士采納、宣傳，獲得普及推廣，因此，PDCA理論又被稱之位“戴明環”。PDCA理論在醫院文書檔案質量管理中具有很好的應用效果，被廣泛應用于各個醫療機構，對提升醫院文書管理水平具有積極現實意義。

1 PDCA理論分析

1.1 PDCA理論內涵

PDCA理論由美國質量管理專家沃特·休哈特最先提出，后被美國著名管理學家戴明博士采納和宣傳，并得到了廣泛的普及和應用。因此，PDCA理論又被成為“質量環”“戴明環”。PDCA理論最早誕生于質量管理領域，也最早應用于該領域，隨著實踐中的廣泛應用，也被實踐所證明，是能夠有效提升管理質量、合乎邏輯的管理方法，逐漸成為管理學中通用的應用模型。如今所提出的全面質量管理的方法依據、思想基礎，實際就是PDCA理論的核心思想。

PDCA理論是按照管理流程“計劃、執行、檢查和處理”到“再計劃、再執行、再檢查和再處理”這樣一個循環往復的質量管理運行的科學程序（見圖1）。后期的往復應用又會隨著時間的推移、被不斷注入新的管理理念，又賦予了新的管理內容于其中，其核心思想或實施的主要原理，就是通過科學嚴密的過程質量控制達到預期目標。

通過PDCA理論的分析可知，每一個“PDCA”循環一次，其管理質量會提升一次，通過若干個小循環不斷往復變化，推動相關領域管理問題解決、質量提升。可見，PDCA理論中顯著特點是大循環帶動若干小循環。以某醫院文書檔案管理為例，如果將醫院文書檔案質量管理作為一個大環，那么醫院總務科、人事科、宣傳科、基建科、財務科、審計科、社工部、保衛科等部門或科室的文書檔案管理就是這個大循環下的小循環，通過若干小循環的質量循環、改進，階梯式推動、提升大循環滾動、往上發展。然后，再通過階梯式分析、總結、改進，處理好這些小循環過程中發現的短板、問題和不足，并將業已形成的好的經驗繼續保留，總結制定一套科學標準，然后繼續進入下一個循環周期，如此反復循環，就會不斷提升醫院文書檔案管理質量和水平（見圖2）。

PDCA理論中的一個個循環，A是整個理論循環的核心和關鍵，無論是計劃、執行還是檢查，最終都是要本著問題處理而來。在每一個循環中，A始終是核心，通過每一次的問題“處理”，再將本次問題尚未處理完畢或出現新的問題納入下一個循環中，不斷總結成功經驗、分析問題、部署新的工作計劃。因此，在PDCA理論中，A發揮著承上啟下、橋梁紐帶的功能和作用。整個循環分為4個階段、8個步驟（見表1）。

表1：“戴明環”的四個階段和八個步驟

1.2 PDCA理論應用可行性分析

醫院文書檔案管理是醫院管理的重要組成部分之一，也是一項十分重要的基礎性工作。隨著醫院的發展，管理理論的創新，既要分析總結提煉之前的優秀管理方法，也要緊密結合醫療衛生事業發展的時代要求，與時俱進，契合新時代賦予醫院文書檔案管理的新要求新標準，不斷提升醫院文書檔案管理質量。醫院文書檔案管理應始終與醫院的發展方向、發展目標保持一致，積極采用新的、更為科學的管理理念、管理方式，并發揮自身作用，在變中求不變，在不變中求變地不斷完善，推動醫院管理水平不斷提升，助力醫療衛生事業科學發展。具體到醫院文書檔案質量管理領域，包括了醫院文書檔案管理工作計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）和處理（Action）四個階段。具體工作流程如圖3。

本文以某醫院文書檔案管理為例，為達到《三級綜合醫院評審標準實施細則》中的相關規定和要求，選擇2019年6月—2020年6月收集的1500份文書檔案為本次研究對象，將PDCA理論運用于文書檔案質量管理中，并不斷地改進。現就主要做法和思路做一詳細討論。

2 資料與方法

2.1 資料

選取檔案室收集的2019年6月—2020年6月1500份文書檔案，根據隨機數字表法分成兩組，每一組750份。對照組中，人事檔案300份；財務檔案200份；醫務文書檔案150份；基建檔案100份。觀察組中，人事檔案290份；財務檔案220份；醫務文書檔案140份；基建檔案100份。兩組文書檔案類型比較，差異無統計學意義（P＞0.05）。

2.2 方法

對照組采用傳統文書檔案管理方法進行收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統計；觀察組則應用PDCA理論進行文書檔案管理。

參與人員及分工：成立由人事科、財務科、基建科、醫務科、辦公室五個科室熟悉日常文書檔案管理工作的人員組成醫院文書管理小組成員，辦公室檔案管理負責人為醫院文書質量控制質控工作領導小組組長，分管辦公室及檔案管理工作的負責人則負責對醫院文書管理小組成員及全院從事日常管理人員進行文書及文書檔案管理的日常培訓和指導的組織、協調工作，定期聽取質控小組關于醫院文書檔案管理情況分析，并組織醫院文書管理小組負責對存在缺陷的文書及文書檔案提出整改意見。

檢查標準及醫院：嚴格以《檔案法》 《會計檔案管理辦法》 《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》 《電子公文歸檔管理暫行辦法》 《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》 《文書檔案案卷格式》等相關法律法規和行業標準作為醫院文書質控標準依據。

檢查方法：觀察組實施PDCA循環，按照“文書檢查”“問題發現”“分析問題”“處置問題”等程序進行全面質量管理和控制，不斷提升醫院文書書寫及文書檔案管理的質量和水平。每半年開展一次文書檔案質量檢查，總結每一次循環發現并解決的文書檔案質量管理中遇到的問題，未解決的問題則納入到下一輪新的PDCA循環中繼續解決。

2.3 評價指標

比較對照組、觀察組兩組文書檔案管理效果及合格率：（1）文書檔案管理效果。醫院檔案部門負責人評價，采用百分制。高效：80—100分；一般：60—79分；不滿意：0—59分。（2）檔案管理總合格率。醫院檔案部門負責人評價，采用百分制。正確：80—100分，達標：60—79分，不合格：0—59分。

2.4 統計學方法

采用SPSS23.0處理數據，計數資料用百分比表示，采用x檢驗，P＜0.05表示差異具有統計學意義。

3 結果

從表1、表2可知，觀察組的文書檔案管理效果、文書檔案管理總合格率均高于對照組文書檔案管理效果和文書檔案管理綜合格率。

表1：兩組文書檔案管理效果

表2：兩組文書檔案管理總合格率

4 討論

醫院文書檔案是由醫院在其日常醫務管理活動中產生的公文積累，屬醫院檔案管理體系中重要組成部分，也記錄了醫院科室設立、人員變動、基礎項目建設、醫療設備引進等重要活動、重大事件的原始信息，對規范醫院管理具有重要的參考、憑證功能。從醫院發展的視角來看，醫院文書檔案構成其建立、發展、壯大的內在基礎。文書檔案管理質量也直接反映了醫院整體管理水平。

本次借助PDCA循環觀察組的文書檔案管理質量明顯高于對照組，觀察組的文書檔案管理滿意效果的占98.4%，文書檔案管理總合格率為97.07%；而對照組分別為91.6%和88.4%。因此，運用PDCA循環可有效提升醫院文書檔案管理質量。具體來說：

首先是查清了問題。2019年6月—2020年6月收集的1500份文書檔案，通過PDCA循環理論分析來看，107份不合格文書檔案的主要問題表現在：歸檔范圍不明確，未按《文書檔案保管期限表》的規定劃分保管期限，上級醫療行政主管部門關于本院批復或意見資料未納入整理范疇；跨年度文件歸檔不準確，因疏忽大意而將年初發文落款日期標注為上一年底；文件頁面編寫不準確，如，較大紙張折疊后重復編寫頁碼，極易造成重號、漏號、跳號和錯號；文書檔案裝訂不規范，如，正本文件訂書釘未取下便裝訂；備考表填寫不完整，甚至備考表不填寫，等等。

其次是查明了原因。導致醫院文書檔案管理質量存在問題的背后原因主要有：一是思想認識不到位。對文書檔案管理質量重要性認識不足，工作上滿足過得去，不求過得硬，工作的精細精神不夠，等等。二是業務素能不過硬。檔案工作者不注重檔案理論知識的學習和應用，對于公文等相關規定和要求掌握不深、不透，發現公文內容、格式等存在問題的能力不足。此外，部分業務部門從事文書檔案收集人員為兼職，實踐經驗匱乏，加之檔案專業知識、文字功底、信息技術等存在短板弱項，也是影響醫院文書檔案管理質量的重要因素。三是制度執行不到位。其他業務部門未按檔案管理部門的規定和要求及時移交檔案，移交檔案程序不規范，關于醫院本身制定的相關文書檔案管理規定落實剛性不足，缺少相應的懲戒機制。未有效結合醫院自身實際制定醫院文書檔案管理的相關制度，尤其是關于醫院文書檔案管理質量方面的規范性文件。四是業務工作量上，由于編制等因素，導致從事醫院文書檔案工作人員較少，與日益增長的文書檔案管理數量不相適應。專門從事文書檔案管理的人員短缺，導致其缺少充分的時間去逐一檢查文書檔案質量，這也是影響文書質量的重要因素之一。

再次是掌握了方法。（1）掌握讓醫院文書質量管理更具計劃性的方法。在計劃環節便針對醫院文書的規范化、標準化提出明確要求，并成立專門的文書質控管理領導小組，使文書質控具有嚴密的組織保障。（2）掌握使文書質量管理更具持續性的方法。PDCA循環具有循環往復的特點，在一個循環周期未能解決的問題會被納入到下一個循環中解決，使文書質量管理具有持續性，根據新的標準和要求，以及醫院發展、文書工作的特點，不斷地提升文書檔案整體質量和水平。