發揮干部人事檔案在人力資源管理中的作用淺析

文/徐 昕

干部人事檔案是指各級黨委（黨組）組織人事等部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法及家庭狀況、社會關系等系列情況的歷史記錄材料。主要包括履歷類、自傳類、鑒定考察類、學歷類、政審類、黨團類、獎勵類、處分類、任免類，以及其他類等。干部人事檔案在打造高素質人才隊伍方面發揮著極其重要作用。人才是機關、企事業單位發展進步的關鍵性因素，也是事業發展最為活躍的因素。借助干部人事檔案，通過檔案信息查詢、利用，可以推動人力資源精細化管理，做到人盡其才、才盡其用、用當其時，優化人力資源配置。

本文以臨沂市公路事業發展中心為例，探討新時代干部人事檔案在人力資源管理中的價值發揮問題。臨沂市公路事業發展中心（以下簡稱“中心”）于2019年8月設立，由臨沂市公路局、市農村公路管理處、市高速公路建設辦公室、市公路局檔案館等10余家單位整合組建，是市政府直屬事業單位，主要負責公路建設、管理、應急處置等項工作。

1 干部人事檔案管理與人力資源管理的關系

公路事業類機關單位中，人力資源結構十分復雜，既有行政編制，也有事業編制，還有臨時聘用人員，做好各類人力資源優化配置，十分重要。高效的人力資源管理是建立在事業發展對人力資源需求基礎之上，根據事業發展現實情況，以及人才需求進行合理人才配置，實現人力資源配置最優化。此外，還需根據事業發展需要，培養相應的管理類、專業型人才，鼓勵單位從高校或人才市場引進所需的不同類型人才。干部人事檔案作為人力資源管理工作的重要組成部分，全面記錄了單位所有類型員工的年齡、學歷、性別、專業等基本信息，通過數據分析整合，能夠及時發現單位亟需人才，也可發現員工的某些方面專長、潛力，從而為崗位調整、人才資源配置，甚至是引進人才等提供精準服務。完善的人事檔案內容可為單位人力資源管理部門提供寶貴人事信息，精準掌握人員整體素能，作出客觀、準確評價，在崗位調整、升職加薪等方面都發揮重要作用。

綜上可見，干部人事檔案管理與人力資源管理之間有著密切關聯性。干部人事檔案管理工作是人力資源管理的重要內容之一，是人力資源管理的重要參考依據，也是提高人力資源管理工作質量和效率的重要手段；人力資源管理則是形成干部人事檔案的重要來源和前提。

2 干部人事檔案管理對人力資源管理的主要作用

2.1 提高人力資源管理工作效率

人力資源管理效率是指人力資源有效利用的程度。即，擁有的人力資源圍繞單位績效所做出有效貢獻的程度。影響人力資源管理效率的因素主要包括系統、素質、匹配和激勵四個主要因素。干部人事檔案反映了所有人員的學歷、經歷，用人單位或部門通過查閱干部人事檔案，便可全面了解其綜合情況和能力，通過干部人事檔案查閱適時實地地干預人力資源管理，也可根據干部人事檔案掌握所擁有的人力資源結構是否科學合理，還可以根據干部人事檔案分析人員技能與崗位匹配程度；當然，也可根據干部人事檔案掌握其個性專長，采取相應的激勵措施，從而達到人盡其才、才盡其用的預期效果。

2.2 保障人力資源信息的真實性

高質量的干部人事檔案管理，尤其是通過“三齡兩歷一身份”審核的檔案，能夠顯著增強單位人力資源數據信息的真實性、可靠性，幫助用人單位在其發展、壯大過程中全面把握已有員工總體業務素能，并根據干部人事檔案將新進人員分配至合適崗位，可顯著提升人力資源管理工作質量和效率。例如，中心掛牌成立后，為了有效保障25個內設科室工作的開展，對傳統紙質人事檔案進行了數字化更新，建立一人一檔，尤其是補充和完善了聘用人員人力資源檔案信息，并利用數字備份技術，防止病毒入侵或人為惡意篡改干部人事檔案信息失真問題。

2.3 確保人才招聘的科學性

通過干部人事檔案數據分析，可及時掌握當年即將退休人員數量，根據空編情況或人才結構分析，幫助事業單位招收到對口專業、高素質型亟需人才，使人才引進更具針對性、科學性。如中心掛牌成立以來，先后通過人才招聘、人才引進多名專業人才，及時補充到用人崗位一線，效果較好。因此，干部人事檔案在人才招聘前后都會發揮極其重要的價值和作用。招聘前，通過干部人事檔案預測單位人才缺編數量，也可通過當前單位發展方向，尤其是新拓展業務的綜合分析，研判未來發展對人才需求的數量和類型，使人才招聘工作更具針對性。招聘后，根據應聘人員干部人事檔案，掌握其學歷、經歷和能力情況并進行分析，進行差異化訂單式崗位培訓，為新入職人員量身制定培訓計劃和內容，并安排到相應崗位工作。

2.4 彌補人力資源管理短板弱項

干部人事檔案的真實性、完整性也是彌補或改善用人單位人力資源管理短板的重要參考依據，使人力資源管理能夠始終圍繞用人單位的業務發展、改革轉型需要，為用人單位提供源源不斷的高素質型人才隊伍。目前，普遍存在人力資源開發形式單一，人員交流不暢，人才資源評估不規范，人才競爭機制不科學等問題。通過干部人事檔案管理，利用大數據分析，全面掌握人力資源優勢或不足等現狀，有利于發揚優勢，彌補不足；根據干部人事檔案信息分析，把握崗位人才缺口或冗余情況，及時引進或交流，采取科學人才評估機制，防止出現人才短缺或人浮于事現象。

2.5 利于內部人力資源相互交流

人才資源合理流動是提升人力資源管理的重要手段和現實表現。由于各個崗位的工作性質不同、專業要求不同，以及薪酬待遇不同等，導致長期以來用人單位存在著人才交流難的現象，制約了單位事業的科學發展。通過干部人事檔案管理，將不同部門人才結構進行數據分析，為其制訂職業發展規劃提供精準依據，也為用人部門人才交流打消思想顧慮，真正使人才流起來、動起來，做到人崗相適。

3 改革干部人事檔案管理適應人力資源管理的途徑

新《檔案法》的修訂，突出將“檔案信息化建設”作為重要一個章節；《干部人事檔案工作條例》的頒布，明確提出要推動干部人事檔案工作“科學化、制度化和規范化”建設。這些新變化、新情況為做好新時代干部人事檔案管理工作提出了新的要求。我們應認清新情況、新形勢，采取積極有效的措施，推進干部人事檔案管理工作，更好地適應新形式新變化新要求。

3.1 創新管理體制，全面推進干部人事檔案管理科學化

一是始終堅持黨管干部原則。黨政軍民學、東西南北中，黨是領導一切的。事業單位干部人事檔案管理工作應堅定黨管干部原則，主動接受單位黨委（黨組）對干部人事檔案工作的領導和監督，并將干部人事檔案管理工作納入單位干部人事工作的重要議事日程，從上到下營造重視干部人事檔案管理的濃厚氛圍。二是始終堅持以人為本原則。事業單位干部人事檔案作為國家檔案的重要組成部分之一，也屬于黨和國家的秘密，干部人事檔案工作的透明度不高，長期以來不為外界所熟悉。為此，可借鑒國外發達國家的先進經驗，大力推進干部人事檔案透明度改革，牢固樹立“以人為本、立檔為民”理念，在保護個人隱私基礎上，進一步擴大干部人事檔案透明度和利用效率，充分發揮其在薪酬調整、轉正定級、干部入職中的重要作用，保障職工權益。三是始終堅持“一盤棋”管理原則。中心內設科室多、職能多、人員多，傳統的“同工同酬”管理模式難以調動員工的積極性。因此，可在單位內部實行檔案管理“一盤棋”，設立專門的檔案管理機構或部門統一管理，統一檔案管理標準和要求，根據黨管干部的原則，根據其干部身份、事業編制身份、臨時聘用等不同，采取對應的統一管理、分類施策模式，建立更為精細、科學的人事檔案管理模式。

3.2 強化管理剛性，全面實行干部人事檔案管理制度化

一是健全規章體系。事業單位等用人部門應根據新修訂的《檔案法》 《干部人事檔案工作條例》 《干部人事檔案材料收集歸檔規定》 《干部人事檔案造假問題處理辦法（試行）》，以及《勞動法》 《事業單位人事檔案管理條例》，進一步明確事業單位干部人事檔案管理部門及工作人員的工作職責，細化人事檔案歸檔范圍、保存期限，全面推動事業單位人事檔案法治化管理。二是完善制度體系。主要是圍繞事業單位檔案管理的相關規定，積極探索新形勢下干部人事檔案管理規章制度，嚴格照章辦事。具體來說，當前需要健全完善的規章制度包括干部人事檔案收集整理制度，要結合事業單位人事檔案管理實際，建立科學、有效、合理的材料收集機制，堅持定向收集與全面收集、長期收集與隨時收集相結合。還應建立信息化管理制度。新修訂的《檔案法》明確將檔案信息化建設作為一項重要內容，這是滿足信息化時代發展的現實需要。應重點做好信息化干部人事檔案錄入、維護和管理，確保干部人事檔案信息真實、準確、完整。還要建立服務利用制度。正確處理好保密與利用之間的關系，從制度體系上規范干部人事檔案管理利用。利用先進的信息技術，通過身份認證或審批實現在線查詢，提高檔案利用效率。三是建立監督體系。事業單位上一級行政管理部門應加大對各事業單位干部人事檔案管理工作的監督檢查力度，進一步督促其落實相關規章制度。另一方面，應賦予干部人事檔案部門及人員一定的管理權力，保障人事檔案當事人必要的知情權。此外，應建立健全考核機制，將干部人事檔案管理工作與單位其他業務工作一道考核，同部署、同落實、同檢查、同考核，強化考核結果應用，樹立目標導向。

3.3 拓寬管理方式，全面加強干部人事檔案管理規范化

一是加快干部人事檔案信息化進程。信息化時代，需要充分利用計算機、網絡信息技術，突破傳統干部人事檔案管理藩籬，加快單位干部人事檔案數據庫建設，加快推進館藏干部人事檔案信息系統建設。此外，以滿足外部需要為契機，積極開發干部人事檔案服務系統，通過掃描個人簡歷、個人經歷、任免材料等信息，通過技術手段，在法律法規允許范圍內通過社保號碼或身份證號碼實現檔案信息查詢，為干部人事調動、選拔、任用等提供支持。二是規范干部人事檔案全過程管理。從干部人事檔案收集、整理、審核、鑒定、歸檔、利用等全過程抓好質量管理，嚴格按照“三化”標準，落實“三不”“三嚴”原則，持續抓好干部人事檔案全過程質量管理。即：科學化、制度化、規范化；審核不合格不接收、不符合要求不歸檔、不符合查閱規定不提供；嚴防丟失毀損、嚴防涂改造假、嚴防失密泄密。三是健全干部人事檔案保障體系。干部人事檔案是事業單位檔案管理的重要組成部分，與文書檔案、科技檔案、財務檔案等共同組成檔案管理體系。要在人、財、物等方面加大干部人事檔案保障力度。配齊配強專業檔案從業人員，在各部門也應配置相應的兼職人員，實行扁平化人員管理網絡，打通部門間聯絡，便于干部人事檔案資料收集、整理。明確干部人事檔案崗位工作職責，出臺制度辦法，統一落實標準。加大干部人事檔案經費支持力度，納入年初部門工作預算，實行專款專用；根據干部人事檔案管理的實際需要，添置必要的儀器設備，如計算機、密集架、掃描儀、刻錄機、人事檔案管理軟件等。

干部人事檔案管理是事業單位干部人事工作的重要組成部分，也是激發人力資源活力的重要支撐。應始終堅持科學化、制度化、規范化的原則和要求，著力構建滿足新時代事業發展需要的干部人事檔案管理工作體系，尋求“人”與“工作”的和諧點，全方位、立體式發掘干部人事檔案信息內容，結合事業單位自身人力資源管理現狀，切實發揮干部人事檔案在優化人力資源配置、激發人的內生動力方面的應有作用。