淺析總編室編務管理制度建設

徐 洋

制度是推動企業發展壯大的動力和保障， 制度的生命力在于執行。出版單位作為重要的精神文化陣地，要高度重視出版制度的建設和執行，堅持正確的價值引領，始終把社會效益放在首位，突出導向意識、提高質量意識，進一步健全完善規章體系、加強質量全流程管理，努力把好出版工作政治關、導向關和價值關， 確保圖書出版質量。總編室是出版社的中樞部門，其編務管理工作是出版工作中不可或缺的一部分。 在加快推進出版產業轉型和融合發展的新要求下， 只有將制度建設融入編務管理工作的各方面、全過程，充分發揮制度優勢，才能推動出版工作高質量發展，實現社會效益和經濟效益雙統一。

一、總編室制度建設的主要內容

出版社總編室編務管理職能主要指的是： 貫徹落實各項出版方針、政策，加強出版流程管理與服務，執行社領導的各項決策，協調內外部門的各項工作，充分發揮內部機構作用，確保編輯出版全流程高效運轉。根據編印環節劃分，總編室制度建設主要包括以下幾個方面：

（一）選題方面

選題環節涉及到的制度有：選題三級論證制度、選題報批制度、重大選題備案制度、合同簽批制度。選題是出版社的核心競爭力， 選題的好壞直接關系到出版社的興衰。因此，出版單位要高度重視選題論證環節，嚴格規范選題審批程序，認真實行選題三級論證制度。總編室應按要求做好年度選題、增補選題的申報工作， 并對重大選題、敏感選題嚴格執行重大選題備案程序。總編室要跟蹤選題批復情況并及時告知編輯；編輯待選題批復后，方可簽訂出版合同。總編室要做好對合同的審核和歸檔工作，并加強對合同的跟蹤管理工作， 尤其要重點關注稿酬支付、重印修訂及合同有效期。

（二）編校方面

編輯環節涉及到的制度有：“三審三校”制度、書號管理制度、CIP管理制度。編輯在收到稿件后，要切實做好書稿的初審、復審和終審工作，對書稿的意識形態、內容導向、書稿質量進行把關。三審環節中，任何兩個環節的審稿工作不能由同一人擔任。同時，要堅持責任校對制和三校一讀制度，通過層層把關，加強對圖書質量的監管。編輯在完成發稿工作后，方可申請書號、領取條碼，并在確定定價及印數后，進行CIP數據申報。圖書印制前，如對書名、作者、定價、開本等信息進行調整，編輯需履行相關簽批手續，并在總編室備案變更，以保證圖書成書信息與中央宣傳部出版物數據中心平臺的信息一致。

（三）出版方面

出版環節涉及到的制度有： 稿酬制度、樣書管理制度、書稿檔案管理制度。總編室是稿酬工作的歸口管理部門，負責按照合同約定的條款，核定書稿字數，對稿酬進行結算、審核。圖書出版后，總編室要做好樣書繳送工作，按時向新聞出版署、版本館、國家圖書館寄送樣書，并及時更新樣書繳送清單。書稿檔案管理要做到一書一檔，檔案包括合同、發稿單、審稿單、三校流程表、質檢表、書稿等。總編室在歸檔時，要仔細檢查資料是否齊全，保證檔案在管理過程中的完整性，并做好登記分類工作，以便今后隨時調閱。

（四）其他方面

除以上制度外，總編室涉及的制度還有：圖書評獎制度、圖書質量管理制度、編輯培訓管理制度等。總編室負責組織圖書評獎工作， 要對行業相關的各類獎項進行收集整理，對各個獎項的評獎要求進行歸納總結，在申報獎項過程中，做到有的放矢、材料規范、報送及時；并時刻關注評選結果。圖書質量是出版社的生命線，出版單位要高度重視圖書質量管理，總編室應與質檢部門密切配合，做好圖書編校質量和圖書裝幀質量自查工作， 并配合上級主管主辦部門做好圖書抽檢工作。要保證圖書質量，編輯是關鍵。總編室應抓好編輯專業技能培訓，不僅要培養編輯的編校能力，還要著力培養編輯的選題策劃能力。

二、制度建設在編務管理中的重要意義

總編室涉及工作繁多，責任重大，要想保證各項工作有序開展、高效運行，根據各板塊工作構建符合實際需求的制度體系就尤為重要。 總編室編務服務管理的制度建設是開展各項編務工作、增強編務服務管理質量和提高編務服務管理水平的重要保障。

（一）制度建設是保證編務工作有序開展的基礎

一本圖書從無到有，需要經過選題申報、合同簽審、三審三校、書號申領、在版編目數據申請等一系列的步驟，圖書出版后，還需進行樣書檢查寄送、書稿檔案歸集整理等工作。而所有這些具體瑣碎、又不可或缺的流程都是在總編室的參與和配合下落實并完成的。 如此龐大而系統的工程，要想有序開展，需要依托完善的制度建設和科學的管理方法，通過約束、組織等手段保障服務工作的有效推進， 進而提高創新能力。 建立健全合理的制度體系，是保障各項工作順利進行的前提，反之，編務工作會陷入混亂無序的狀態。

（二）制度建設是提高編務服務管理能力的關鍵

隨著經濟體制改革的不斷深入， 總編室承擔的各種服務管理職責也越來越多元化。 通過構建完善的內控管理制度可以有效簡化辦事流程， 提高不同職能崗位的服務管理能力和效率。 總編室內控制度主要針對圖書出版過程中從選題申報到項目印制等各個環節的服務管理工作， 并據此形成一套規范的服務管理體系和長效的預防監督機制。通過制度建設，明確總編室如何科學規范地管理各環節的編務工作， 確保總編室在處理各項事務時有章可循， 并將圖書出版編印各環節的崗位責任落實到個人，從而提高總編室編務管理能力和服務質量。

（三）制度建設是促進編務工作高效運行的手段

圖書出版活動是一個綜合性、系統性很強的工程，包括選題策劃、編輯加工、排版校對、設計印刷、宣傳發行等，其涵蓋面廣，流程節點多，這就要求有具備各自特點的職能部門，圍繞編輯工作這一出版活動的中心環節，提供相應的輔助支撐服務。 總編室的服務管理工作不僅包括選題立項、書號申領、CIP申領、評優報獎、檔案管理等項目，還應有相關的制度體系來保障出版流程的規范。結合國家大政方針、行業發展趨勢及部門工作特點，建立切實可行的規章制度， 可以更好地規范管理流程和服務方式，從而提高工作效率。

（四）制度建設是推動編務工作改革創新的保障

踐行新時代發展理念， 加快推進出版產業高質量發展是大勢所趨，提高自主創新能力、推進產業結構優化升級等工作，都離不開完善的制度體系的保障。面對新的發展態勢，傳統的管理方式、服務理念、工作機制以及落后的規章制度已經很難適應新時代的新形勢新特點， 必須大力推進改革創新，健全規章制度建設，完善內控管理流程，只有這樣才能為出版社創新發展提供新動能，否則，人才流失、工作效率低下、創新能力不足等問題會嚴重影響出版社的經濟生產。因此，必須大力推進改革創新，加強服務管理制度建設，從而有效促進出版工作穩定運行、健康發展。

三、編務管理工作中存在的問題

總編室工作具有基礎性、輔助性、綜合性等特點。因關聯部門多，責任重，這就要求總編室必須堅持原則、履職盡責、保證各項工作有序運行。但目前，總編室編務管理工作中還存在較多的問題， 這些問題是制約出版高質量發展的瓶頸。 充分認識制約編務服務管理制度建設中的問題非常關鍵，也是保障制度建設有效執行的核心。

（一）部門之間缺乏有效溝通

編輯出版流程中的各項工作是環環相扣的， 每個環節涉及到不同的部門，需要部門之間共同協作才能完成。隨著“互聯網+”時代的到來，集“編、印、發、核、財”為一體的ERP系統開始廣泛運用， 實現了出版業務流程的系統化管理，加強了各部門之間的線上協同，但同時也產生了一些新的問題。如部分員工習慣于傳統出版模式，未能及時處理更新ERP系統內節點信息， 若項目負責人不能實時跟進，及時溝通，就會造成出版時間的延誤。

（二）管理制度落實不到位

制度的規范是推動出版工作開展的前提， 而其中制度的有效落實和嚴格執行是關鍵。在實際出版工作中，有些人員對制度重視不夠， 將制度建設的重點放在了建章立制，而忽視了制度的有效執行，使制度建設形同虛設，成為一紙空文； 有些人員對制度內容了解不足， 認識淺顯，執行時抓不住重點，遇到突發狀況憑感覺去處理，導致制度管理流于形式。 如編輯未經修訂隨意更改在版編目數據上的書名、作者、著作方式等信息，給后續出版工作造成很大困擾。

（三）部分員工制度意識薄弱

規章制度的建設落實及其防范機制的正常發揮，在主觀上，依賴于員工良好的工作態度及制度意識。當前，單位部分員工制度意識不足，是導致內控制度執行不力、其防范監督機制未能充分發揮的一個主要原因。 部分員工認為制度建設及內控流程管理是編務部門和財務部門的工作，與自己無關。更有甚者，認為行政部門依章辦事增加了出版流程、延誤了出版周期。這就使得單位在內控制度建設和制度推行過程中， 得不到有關業務部門和員工的理解和支持，造成了內控制度建設和推行的困難。

（四）制度體系不夠健全

隨著我國機構改革的不斷深化， 總編室編務管理工作中面臨的新情況、新挑戰越來越復雜多樣，但實際工作中， 與之相匹配的體系建設尚未理順， 管理機制尚未跟上， 造成一些流程上的混亂， 制約了編務工作的全面開展。同時，有些規章制度使用了很長時間，未根據最新政策和實際情況進行及時的修訂和完善， 造成了制度與實際工作的脫節。 如2020年新聞出版署要求出版社所有重印圖書的信息都要錄入書號實名申領系統并繳送樣書，這就需要總編室根據最新要求擬定“重印圖書條碼申領辦法”，并及時修訂“樣書管理辦法”中的相關規定。

四、加強編務服務管理制度的對策

總編室編務服務管理制度建設是一項系統又復雜的工作，必須從服務出版社全局出發，建立一套科學完善的制度體系，做到在發展中完善，在完善中發展，實現有效的約束和執行，從而達到編務服務管理規范化、制度化的目標。

（一）加強制度建設，明確崗位職責

總編室編務工作雖瑣碎繁雜，但根據業務職能，可分為“選題、書號、在版編目數據”管理、“發稿、稿酬、合同”管理、“評優報獎”管理、“樣書、檔案”管理及其他編務管理五大板塊。根據五大板塊工作內容及特點，梳理崗位職責，明確崗位責任，為完善制度建設夯實基礎。各崗位應堅持高效精簡的原則，理清辦事程序，根據工作需要，細化制度建設。通過完善的制度體系、科學的監督機制、清晰的崗位職責，提高制度實施成效。推行目標責任制和責任追究制， 防止規章制度成為一紙空文。 并建立內部縱向、橫向溝通機制，及時對制度予以糾偏及優化。

（二）加強宣傳培訓，提高內控意識

規章制度只有落實到實處才能發揮其服務管理作用。在建立健全內控制度的同時，總編室要對編輯人員進行系統全面的編印流程培訓， 更要組織編務人員進行編務流程、編務服務管理制度的學習。培訓應主要針對制度的解讀和編印流程的實際操作，重點對關鍵節點、信息填報要求、流程簽批等內容進行講解，最終解決編輯人員在實操過程中遇到的困惑。 并通過各種方式加強內控制度的宣傳，強調內控工作的重要性和必要性，講解內控制度中的重點、要點，促使各部門充分了解并重視內控工作，保證內控制度能夠順利開展并推行。

（三）加強管理力度，完善服務責任

作為服務型管理部門， 總編室要做積極主動地做好時間節點管理、項目流程跟進、相關政策搜集等工作，并做好相關規章制度及內控流程的解釋工作， 講清楚制度的硬性規定，明確流程的各個節點，防止出現編校過程中流程未落實到位等現象。同時，在具體工作中，要根據不同類型圖書給予差異化的服務管理方式。 如時效性很強的主題出版圖書，總編室要提前做好選題申報工作，及時做好書號和CIP的申領工作，并時刻關注國家新聞出版署相關評優報獎的信息，積極做好項目申報工作，等等。總編室要在嚴格執行制度、加強流程管理的基礎上，提高服務意識，體現責任擔當。

（四）加強信息交流，提升工作效率

要有效提高總編室服務管理工作效率，按照“橫向互動”的原則，加強與其他部門的信息交流，廣泛聽取意見建議，將服務管理內容體現在制度的擬定實施過程中，使各項規章制度符合實際工作需要。總編室編務人員要主動加強與編輯部門、營銷部門的溝通，深入了解各部門的工作流程及需求，形成詳細的文字材料，用以作為制度擬定的參考依據。并在制度試行過程中，積極主動了解規章制度的可行性及操作性，及時進行優化調整。堅決杜絕讓規章制度流于形式，以切實可行的管理流程，提高編務工作效率。

五、小結

加強總編室服務管理制度建設，是出版社提高圖書質量、助力出版業高質量發展、向出版現代化邁進的重要途徑。總編室要在緊緊圍繞國家大政方針的原則下，根據本社實際，制定切實可行的規章制度和出版流程；通過細化崗位職責、完善服務責任、加強溝通交流等方式，加強制度管理，提高工作成效；要充分發揮制度建設、流程監督等方面的作用，加強圖書質量管理，促進出版產業繁榮發展。