新形勢下高校教務管理信息化探析

趙 玲

一、新形勢下推進高校教務管理信息化的意義

（一）不斷提升高校人才培養質量的需要

當今世界，以經濟和科技實力為基礎的綜合國力的競爭日趨激烈，這種競爭實際上是人才的競爭。高等教育的目標是培養高質量、創新型人才，為實現這一目標，必須深化教育改革，更新教育理念，改革教育內容和方法。高等教育信息化推動了高等教育的改革，保障了高質量創新型人才的培養。高校教務管理是高校管理的重要組成部分，是各項教學活動正常進行的樞紐，教務管理的成效直接影響到教學計劃的組織、實施和教學效果的評價，直接關系到教學質量和人才培養質量。教務管理信息化為教學計劃實施、教學資源有效利用、教學質量提高、培養方案落實提供了保障，為提升高校人才培養質量創造了有利條件。

（二）高等教育大眾化的需要

在高等教育大眾化的背景下，高校招生規模不斷擴大，專業不斷增加，教學模式不斷更新，由此產生的學籍管理、教學計劃管理、排課管理、選課管理、考務管理、成績管理等方面的數據也不斷增加。教務管理信息化改變了傳統的數據獲取、加工、處理、傳輸的方式，采用先進的信息技術，實現教師和學生的信息以及教學評價、監督和管理信息的一體化建設，提高了教務管理的效率和教學服務的水平。

（三）高等學校本科教學工作常態化監控和自我評估的需要

《教育部關于普通高等學校本科教學評估工作的意見》 （教高〔2011〕9 號）提出開展本科教學工作常態化監測，為高校教學質量、院系評估、專業評估等提供重要依據。高校教務管理信息化，充分利用信息技術，采集反映教學狀態的基本數據，建立高等學校本科教學基本狀態數據庫。對數據庫數據要及時更新，及時分析本科教學狀況，這樣不僅可以為本科教學工作常態化監測提供基本數據，同時還能保證數據的客觀真實性、準確性和實時性。

高校本科教學自我評估制度是根據學校確定的人才培養目標，圍繞教學條件、教學過程、教學效果進行評估的，包括院系評估、學科專業評估、課程評估等多項內容。教務管理系統信息化可以提供教師和學生對教學工作的評價信息、學生學習效果和教學資源使用效率信息，為建立校內教學質量監測和調控機制，健全學校本科教學質量提供了保障。

二、新形勢下高校教務管理信息化過程中存在的問題

第一，教師、學生對教務管理信息化認識不足，參與教務管理活動的積極性不高。高校教務管理工作是高校教學的基礎，教務管理的數據與教師、學生密不可分，教務管理信息系統中各模塊的開發也是圍繞教學活動展開的。但在實際教學過程中，教師和學生對教學管理活動的參與度和積極性不高。比如學生端的教學評價功能，只有在限制學生必須對教師評價之后才能查看考試分數的情況下，學生才會對任課教師進行評價，而評價也僅限于對教師進行評分，很少有描述性評價，致使學院缺乏評價教師課堂教學質量的客觀依據。另外，雖然教師端設置了查看學生課堂評價的功能，但是教師很少查看或不看，這使得課堂教學問題得不到及時解決，直接影響了教學效果。

第二，教務管理信息系統缺乏個性化設置，與實際教務管理工作不能很好地融合。在教務管理信息化的過程中，學校在硬件、軟件和網絡的配置方面都投入了大量的人力、物力，其中，教務管理信息系統是必不可少的核心部分。基于成本和維護費用的考慮，學校大多會購買通用的教務管理信息系統，通用的教務管理信息系統的模塊設計缺乏對用戶需求的細致化分析，在系統設計中，無法體現學校最新教學管理思路、教學管理模式和各專業特點，存在部分教學事務不能通過系統完成的現象。比如：畢業設計管理中的學生選題模塊，缺乏個性化設置；不能方便快捷地完成教師與學生互選；論文指導和審核過程過于煩瑣，給學生和教師增加不必要的工作量。

第三，教務管理人員素質參差不齊，教務管理隊伍綜合素質不高。高校教務管理隊伍綜合素質決定著高校教務管理工作的質量和成效。面對日益增加的教務管理信息，教務管理人員應在管理意識、管理策略、管理方法和管理手段等方面不斷創新，這樣才能滿足學校、教師和學生等不同主體的需要。由于歷史、環境等諸多因素的限制，高校教務管理隊伍的素質與當今高等教育改革和信息建設要求存在較大差距。教務管理人員日復一日地被煩瑣的教務管理事務所困擾，疲于完成日常工作。部分管理人員缺乏先進的教育管理理念指導，不能很好地實現現代信息技術在教務管理工作中的科學應用。

第四，教務管理信息缺乏規范性，不能有效共享。事務是具有特定目標的若干工作的有序結合。教務管理是指運用管理學知識和教育教學方法論的原理，充分發揮管理的計劃、組織、指揮、協調、控制職能，將之融入教育教學的各環節，并在實踐中不斷地對教學過程各要素加以統籌規劃，再運用管理職能使之有序運行，以實現“提升教學質量”的目標。教務管理主要是面向師生和一線管理人員進行學生事務、教師事務和教學事務處理[1]。教務管理從表面上看是事務管理，實則是對事務所產生的信息的管理，在各項事務流程沒有理順的情況下，有些數據會重復記錄，格式不統一，內容不規范，造成了教務管理部門辦事效率低，服務效果差。因此，如何規范、科學地管理這些信息，如何高效地共享這些信息，成為當前教務管理信息化亟待解決的問題。

三、新形勢下高校教務管理信息化的改進措施

（一）提高教師、學生對教務管理信息化的認識，共同推進教務管理信息化

教務管理人員在強化自身對教務管理信息化認識的同時，還要逐步引導教師和學生等不同主體加深對教務管理信息化的了解，使他們主動參與教務管理信息化活動。群體參與，構建多元共治的教學管理組織結構，是推進高校教務管理信息化的重要舉措[2]。教學管理者是培養方案、教學計劃的設計者，是教學計劃實施的組織者，可以發揮積極的引導作用。教師和學生作為教學活動的主體，是教務管理活動服務的對象。教務管理人員要積極與教師、學生溝通，通過提供各類教學信息，解決各種教學困難，讓教師和學生時刻感受到教務管理信息化帶來的影響，激發他們參與教學管理活動的積極性，及時反映教育和學習中出現的問題。利用實名制、組織化的網絡學習空間（或稱為網絡教學平臺），學校不僅可以隨時查看課程建設情況，而且可以全面地觀察、記錄師生教與學的行為，從而實現對課程建設和教學過程的可管、可控，推動學校教學管理過程的精細化、教學分析的即時化與教學決策的科學化[3]。可見，高校教務管理信息化需要各方共同參與，這樣才能有序開展各項工作。

（二）不斷完善教務管理信息系統，滿足教務管理的各項需要

目前高校使用的教務管理信息系統，雖然包含了系統管理、基礎資源、培養方案、教務運行、成績管理、學籍管理、教學考評、實踐教學、畢業生管理等通用模塊，但往往還不能滿足高校自身發展的需求。因此，在實際教務管理工作中，教務管理人員需要結合學校定位和專業特色，以實際教學為基礎，對教務管理工作的各流程進行系統分析，不斷改進和完善現有教務管理信息系統，使教務管理滲透到高校教學的各個環節，真正服務于高校教學。用戶在使用教務管理信息系統的過程中，逐項記錄現有系統的不足，對需要完善的功能定期匯總，并進行軟件維護。在教務管理信息系統短時間內滿足不了某項需求的情況下，也可以通過引入能夠滿足某一需求的其他管理系統來解決這一問題，例如引入一個獨立的大學生畢業設計（論文）管理系統，通過這個系統來彌補教務管理信息系統功能的不足，進行師生互選管理、過程文檔管理、前中后期工作檢查、評審答辯和成績管理、信息統計等，部分大學生畢業設計（論文）管理系統還可以同時完成格式檢查和知網查重。在此基礎上，進一步實現兩系統數據的共享，使得以教務管理信息系統為核心的信息化平臺逐步滿足教務管理的各項需要。

（三）樹立服務意識，提高信息素養，建立高素質的教務管理隊伍

建立一支高素質的教務管理隊伍，教務管理人員要做到兩點。

第一，要樹立“以人為本”的服務意識。教務管理人員是學校、院系、教師和學生之間信息傳遞的紐帶，服務意識對教務管理人員來說尤為重要。教務管理人員既要將上級的指示和通知及時、準確地下達給教師和學生，又要對教學運行數據進行歸納處理，對教學過程中出現的問題進行分類整理，以便及時反饋給各級管理部門，使問題得到及時解決。“以人為本”的服務意識體現在教務管理工作的方方面面，面向教師，教學管理者應明確定位，管理者與教師并非領導與被領導關系，也非主角和配角關系，而是平等、和諧、互助的關系[4]。例如教師的課程安排，在教務管理信息系統自動排課之后，還應根據教師的科研情況、身體狀況、家庭情況進行相應的調整，以解決教師的后顧之憂，使其全身心地投入教學工作，提高教學質量。在考慮教師具體情況的同時，還要根據學生的認知規律和認知水平，將不同的課程進行合理的安排，比如大一第二學期的高等數學課程和線性代數課程不能連排，對于同一課程的上課時間也要間隔安排，以便于學生對知識進行復習鞏固。

第二，要提高信息素養。教務管理人員自身要形成信息化管理意識，主動尋求發展與提升，在理論與實踐經驗的指導下，努力學會利用信息化技術手段去獲取數據管理信息，發現問題并解決問題[5]。這要求教務管理人員既要掌握信息技術知識，熟練運用教務管理信息系統、大學生論文檢測系統、實習實踐平臺等信息化技術平臺和常用辦公軟件，又要具備信息意識，具體表現為對所需信息擁有一種敏銳的觀察能力和較強的分析判斷能力。高校的教務管理人員需要有信息意識，及時對信息進行篩選并進行研判分析，制定應對策略。只有這樣，才能及時、準確地提供專業教學運行的基本數據和課程實施狀況數據，以作為評估教學質量、指導和調整教學運行，以及專業建設、課程建設、教材建設等的參考依據。

（四）優化教務管理流程，實現教務管理數據的規范化、科學化

要使教務管理信息規范化，首先要理順教務管理業務流程，其次對各部門內部職能進行劃分與整合，最后通過教務管理信息系統對教務管理數據進行規范化、科學化管理，以實現各部門、各級管理人員、教師和學生對數據的共享，減少傳統教務管理系統中數據重復存儲、數據傳輸速度緩慢的現象，從而節省大量的人力、物力，提高教務管理工作的效率和服務水平。例如學分制下的選課，學生依據專業培養方案，結合自身特點，通過教務管理信息系統學生端的選課功能，可以查看當前學期的教學計劃、課程安排、課容量和課余量、選課結果等；繼而可以完成計劃內選課、計劃外選課，選擇是否重修選課；還可以在規定時間內試聽課程以決定是否退選；學習過程中可對教師的課堂教學進行評價。教師可同步查看課程的選課名單，對學生進行期中和期末學習效果評價。財務部門可根據每個學生的最終選課學分計算應繳學費。學院和學校督導可根據選課進行聽課和教學評價。教務管理人員可根據最終選課人數，及時進行停課、合并課堂、拆分課堂、調整上課地點等操作；還可以對所有選課數據進行分析和評價，為教學活動調整、專業評估、學科建設等提供參考數據。可以發現，規范化的選課數據可以被多個部門共享，有效提高工作效率。

綜上所述，高校教務管理的信息化是一個過程，在這個過程中，需要學校、院系、教師和學生的全面參與。應制定教務管理制度，建立規范的教務管理體系，提高教務管理人員素質，借助教務管理信息化平臺，從而實現管理資源的優化配置和利用，推動學校管理質量和管理效率的提升，加速推進高校教育信息化進程。